Как сделать справку о среднесписочной численности в 1С

Справка о среднесписочной численности (ССЧ) работников нужна для отчётности в Росстат, подтверждения права на льготы и спецрежимы, а также для внутренних целей — например, при проверках банков или контрагентов. В типовых конфигурациях 1С показатель рассчитывается автоматически на основании кадровых документов, но корректность результата напрямую зависит от того, насколько полно и правильно ведётся кадровый учёт.

Ниже разобрано, где в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии находится нужный отчёт, как настроить период и параметры, как программа считает численность и что проверить, если цифра выглядит сомнительно. Инструкции ориентированы на актуальные типовые конфигурации; в старых или сильно доработанных базах названия разделов могут отличаться.

Что такое среднесписочная численность и как её считает 1С

Среднесписочная численность — это усреднённое число работников за период (месяц, квартал, год). Методика расчёта утверждена указаниями Росстата: сначала определяется списочная численность за каждый календарный день, затем сумма делится на число календарных дней периода. Работники на неполном рабочем времени по соглашению сторон учитываются пропорционально отработанному времени.

1С автоматизирует именно этот алгоритм. Программа берёт данные из кадровых документов — приёмов на работу, увольнений, кадровых переводов, отпусков, — и по графикам работы определяет, кто числился в каждый конкретный день. Из расчёта исключаются категории, которые по правилам Росстата не входят в ССЧ: внешние совместители, работники по договорам ГПХ, женщины в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребёнком, сотрудники в учебном отпуске без сохранения зарплаты и некоторые другие.

Важно понимать: 1С считает по фактическим данным учёта, а не «по штатке». Если сотрудник принят, но документ приёма не проведён, в расчёт он не попадёт. Если уволенный работник не оформлен документально, он продолжит завышать численность.

Как сформировать справку в 1С:ЗУП

Основной инструмент в «1С:Зарплата и управление персоналом» — кадровый отчёт. Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» и найдите отчёт «Среднесписочная численность» (в некоторых релизах он называется «Численность и текучесть кадров» с соответствующей настройкой, либо доступен через «Отчёты, справки» → «Штатное расписание»). Если отчёт не виден в списке, нажмите «Настройки» в форме списка отчётов и включите его отображение.

В открывшемся отчёте укажите период расчёта и организацию. Если отчётность нужна по обособленному подразделению, дополнительно установите отбор по подразделению через кнопку «Настройки» → «Расширенная настройка» → вкладка «Отбор». Нажмите «Сформировать» — программа выведет таблицу со среднесписочной численностью по месяцам и итогом за период.

Для печатной справки на бланке организации используйте кнопку «Печать» или сохраните табличный документ через «Файл» → «Сохранить копию». Если требуется произвольная форма справки с подписью руководителя, данные из отчёта переносятся в шаблон документа Word — типовой «справки о ССЧ» как отдельного печатного бланка в конфигурации нет.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Среднесписочная численность»
2. 2
   Укажите период расчёта и организацию, при необходимости добавьте отбор по подразделению
3. 3
   Нажмите «Сформировать» и сверьте помесячные значения
4. 4
   Проверьте итог за период и сохраните или распечатайте результат

Как получить данные в 1С:Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии предприятия» (редакция 3.0) кадровый блок урезан по сравнению с ЗУП, но показатель ССЧ доступен. Основной путь — раздел «Отчёты» → «Регламентированные отчёты», где при создании статистической формы (например, П-4 или 1-Т) численность подтягивается автоматически по кадровым данным. Также можно использовать отчёт «Список сотрудников» в разделе «Зарплата и кадры» → «Отчёты по кадрам» и сверку численности вручную.

Если в базе ведётся только бухгалтерский учёт без полноценных кадровых документов (сотрудники заведены справочно, приёмы и увольнения не оформляются), автоматический расчёт будет недостоверным. В этом случае численность считают вручную: выгружают список сотрудников на каждую дату либо используют данные табелей.

Сравнение вариантов

1С:ЗУП

Полноценный автоматический расчёт ССЧ по кадровым документам и графикам. Подходит, если ведётся кадровый учёт; требует корректного оформления приёмов и увольнений.

1С:Бухгалтерия с кадровыми документами

Показатель доступен в регламентированных отчётах. Подходит для небольших организаций; возможности настройки уже, чем в ЗУП.

Ручной расчёт по списку сотрудников

Вариант для баз без кадрового учёта. Трудоёмко и повышает риск арифметических ошибок, используйте только как запасной способ с перекрёстной проверкой.

Какие данные должны быть в базе перед расчётом

Качество справки полностью определяется полнотой учёта. Перед формированием отчёта убедитесь, что в базе оформлены все кадровые события за период: приёмы на работу, увольнения, переводы между подразделениями и организациями группы. Особое внимание — «висячим» сотрудникам: уволенным без документа увольнения и работникам, фактически прекратившим работу.

Проверьте графики работы сотрудников: они влияют на учёт неполного рабочего времени. Если сотруднику установлен неполный рабочий день, но график в базе стоит обычный пятидневный, программа учтёт его как полную единицу, и ССЧ завысится.

Отдельно проконтролируйте категории, исключаемые из расчёта: отпуска по беременности, родам и уходу за ребёнком должны быть оформлены соответствующими документами («Отпуск по уходу за ребёнком», больничные листы), а не просто отсутствием начислений. Только тогда программа корректно исключит этих работников из ССЧ.

Проверка результата и типичные ошибки

После формирования отчёта выполните базовую сверку. Сравните итоговую ССЧ с числом сотрудников по отчёту «Список сотрудников» на конец периода: значения не обязаны совпадать, но не должны различаться катастрофически. Если при списочной численности 50 человек среднесписочная вышла 12 — почти наверняка в расчёт не попала часть работников или неверно настроены графики.

Полезно сформировать отчёт с расшифровкой по сотрудникам (если вариант отчёта это позволяет) и выборочно проверить 2–3 человека: когда принят, когда уволен, какой график. Ручной пересчёт одного месяца по формуле Росстата — лучший способ убедиться, что программа настроена правильно.

Если типового отчёта не хватает

В доработанных и отраслевых конфигурациях отчёт может отсутствовать или считать иначе. Проверьте раздел «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Дополнительные отчёты и обработки»: часто нужный отчёт подключается именно там как внешний.

Если типового решения нет, варианты такие: использовать универсальный отчёт по регистру кадровых данных, заказать доработку у специалиста по 1С или выгрузить данные о движении персонала в Excel и посчитать ССЧ по формуле Росстата вручную. Последний вариант допустим для разовой справки, но для регулярной отчётности лучше настроить автоматический расчёт.

Частые вопросы

Где в 1С:ЗУП найти отчёт, если его нет в списке кадровых отчётов?

Откройте «Кадры» → «Кадровые отчёты», нажмите «Настройки» (шестерёнка) в форме списка и включите отображение нужного отчёта. Также проверьте права пользователя: доступ к кадровым отчётам ограничивается профилями групп доступа.

Почему ССЧ в отчёте дробная, а людей целое число?

Это нормально: среднесписочная — расчётный показатель. Дробное значение возникает из-за движения персонала в течение месяца и пропорционального учёта неполного рабочего времени. В отчётности значение округляется по правилам конкретной формы.

Учитываются ли внешние совместители в среднесписочной численности?

Нет, внешние совместители в ССЧ не включаются — это требование указаний Росстата, и типовая 1С исключает их автоматически. Внутренние совместители учитываются один раз по основному месту работы.

Можно ли сформировать справку за прошлый год после обновления конфигурации?

Да, отчёт строится по историческим данным кадровых документов, обновление их не удаляет. Но если методика расчёта в новых релизах менялась, пересчитанное значение может незначительно отличаться от ранее сданного — сверяйтесь с данными прошлых отчётов.

Как оформить справку на официальном бланке организации?

Типовой печатной формы «справка о ССЧ» в конфигурации нет. Сформируйте отчёт, возьмите из него итоговое значение и перенесите в шаблон Word на фирменном бланке с подписью руководителя и датой, либо подключите внешнюю печатную форму через «Дополнительные отчёты и обработки».