Другое · 11 мин
Как сделать совмещение должностей в 1С 8.3 ЗУП
Как оформить совмещение должностей в 1С ЗУП 8.3: включение настройки, документ «Совмещение должностей», расчёт доплаты, прекращение совмещения и типичные ошибки.
Совмещение должностей — это выполнение сотрудником дополнительной работы по другой должности в течение своего основного рабочего дня без освобождения от основной работы. В 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 для этого предусмотрен отдельный документ «Совмещение должностей», который назначает сотруднику доплату и позволяет учитывать условия работы по совмещаемой должности.
Важно не путать совмещение с внутренним совместительством: при совместительстве сотрудник работает в свободное от основной работы время, оформляется отдельным приёмом на работу и получает отдельный табельный номер. Совмещение же оформляется в рамках существующего трудового договора дополнительным соглашением и доплатой. В программе это принципиально разные механизмы, и выбор неправильного приводит к ошибкам в расчёте среднего заработка и отчётности.
Ниже разобран полный цикл работы с совмещением в ЗУП 8.3: от включения функциональности до прекращения доплаты и проверки результата в расчётных документах.
Шаг 1. Включите возможность совмещения в настройках
По умолчанию документ «Совмещение должностей» в интерфейсе может быть скрыт. Чтобы он появился, перейдите в раздел «Настройка» → «Реквизиты и доплаты» (в некоторых релизах — «Настройка» → «Расчет зарплаты» → ссылка «Настройка состава начислений и удержаний»). На вкладке «Почасовая оплата» или в блоке доплат установите флажок «Совмещение должностей» (в ряде версий — «Совмещение, временное исполнение обязанностей»).
После включения настройки программа автоматически создаст или активирует вид начисления «Доплата за совмещение должностей, исполнение обязанностей». Проверьте его в разделе «Настройка» → «Начисления»: убедитесь, что формула и порядок обложения НДФЛ и взносами соответствуют вашей учётной политике. Обычно доплата облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке как выплата в рамках трудовых отношений.
Шаг 2. Оформите документ «Совмещение должностей»
Документ находится в разделе «Кадры» → «Все кадровые документы» (кнопка «Создать» → «Совмещение должностей») либо в разделе «Зарплата» → «Совмещения должностей». Создайте новый документ и заполните ключевые поля.
В поле «Сотрудник» выберите работника, которому поручается дополнительная работа. В поле «Совмещаемая должность» укажите позицию штатного расписания, обязанности по которой он будет выполнять. Если совмещение связано с отсутствием другого работника (отпуск, болезнь, вакансия), можно указать этого сотрудника — тогда программа подставит его должность автоматически.
Укажите период совмещения: дату начала и, если срок известен, дату окончания. Если дата окончания заполнена, доплата прекратится автоматически, отдельный документ о прекращении не потребуется. Если срок не определён (например, «до выхода основного работника»), дату окончания оставьте пустой — тогда по факту выхода нужно будет оформить «Прекращение совмещения».
- 1Включите опцию «Совмещение должностей» в настройке состава начислений
- 2Создайте документ «Совмещение должностей» из раздела «Кадры» или «Зарплата»
- 3Выберите сотрудника и совмещаемую должность из штатного расписания
- 4Укажите период совмещения и размер доплаты (процент, сумма или от оклада по должности)
- 5Проверьте начисление на вкладке «Начисления» и проведите документ
Шаг 3. Настройте размер доплаты
Размер доплаты за совмещение законодательно не ограничен и определяется соглашением сторон. В документе доступно несколько способов расчёта: фиксированной суммой, процентом от оклада (ФОТ) сотрудника, процентом от оклада по совмещаемой должности или разницей окладов. Выбор зависит от того, как прописано условие в дополнительном соглашении к трудовому договору.
На вкладке «Начисления» документа отображается назначаемая доплата. При необходимости её можно скорректировать вручную — например, изменить формулу или добавить учёт районного коэффициента. Следите, чтобы доплата рассчитывалась пропорционально отработанному времени: это стандартное поведение типового начисления, и менять его без необходимости не стоит.
Если совмещаемая должность предполагает вредные или особые условия труда, проверьте, перешли ли соответствующие доплаты в документ совмещения. В типовой конфигурации доплаты за условия труда по совмещаемой должности могут не подтягиваться автоматически — тогда их назначают отдельным документом «Изменение оплаты труда».
Наиболее удобный способ для кадрового учёта — доплата процентом от оклада по совмещаемой должности. При индексации окладов доплата пересчитается автоматически, и не придётся оформлять дополнительные документы на изменение суммы.
Шаг 4. Проверьте расчёт доплаты в начислении зарплаты
После проведения документа доплата становится плановым начислением сотрудника. В документе «Начисление зарплаты и взносов» за соответствующий месяц она появится отдельной строкой с видом начисления «Доплата за совмещение должностей». Сумма рассчитывается пропорционально отработанным дням: если совмещение началось в середине месяца, доплата будет начислена только за фактический период действия.
Проверьте расчёт через расчётный листок сотрудника (раздел «Зарплата» → «Отчеты по зарплате» → «Расчетный листок»). Доплата должна отображаться отдельно от оклада, входить в базу НДФЛ и страховых взносов. Если строка отсутствует — чаще всего документ совмещения не проведён, дата начала позже расчётного месяца или в начислении снят признак активности.
Как проверить результат
Доплата за совмещение рассчитана пропорционально отработанному времени
Строки нет или сумма начислена за полный месяц при совмещении с середины месяца
Доплата показана отдельной строкой, входит в базу НДФЛ и взносов
Доплата объединена с окладом или не облагается взносами
Доплата за совмещение учитывается при расчёте отпускных и командировок
Доплата отсутствует в базе среднего заработка
Шаг 5. Прекращение совмещения
Если в документе совмещения была указана дата окончания, доплата прекратится сама — в последнем месяце она рассчитается пропорционально дням действия. Никаких дополнительных действий не требуется, достаточно проверить расчётный листок за месяц окончания.
Если срок не был указан, создайте документ «Прекращение совмещения» (раздел «Кадры» → «Все кадровые документы» или «Зарплата» → «Совмещения должностей»). Выберите сотрудника — программа покажет действующее совмещение — и укажите дату прекращения. С этой даты плановое начисление отменяется.
Досрочное прекращение возможно по инициативе любой из сторон с предупреждением (по общему правилу — за три рабочих дня, письменно). В программе это отражается тем же документом «Прекращение совмещения» с фактической датой; отдельного вида документа для досрочного случая не предусмотрено.
Чем совмещение отличается от совместительства и расширения зон обслуживания
В ЗУП 8.3 это три разных механизма. Внутреннее совместительство оформляется документом «Приём на работу» с видом занятости «Внутреннее совместительство»: у сотрудника появляется отдельная строка в списке, свой график и табельный номер, а оплата идёт за фактически отработанное время вне основной работы. Расширение зон обслуживания и увеличение объёма работы по той же должности вообще не требуют отдельного кадрового механизма — достаточно доплаты через «Изменение оплаты труда».
Выбор неверного инструмента ведёт к ошибкам: при оформлении совместительства вместо совмещения сотрудник получит лишний табельный номер, а табель и отчёты по ФОТ исказятся. При оформлении совмещения вместо совместительства нарушается учёт рабочего времени, что критично для вредных профессий и льготного стажа.
Сравнение вариантов оформления
Дополнительная работа в течение основного рабочего дня. Документ «Совмещение должностей», доплата без отдельного табельного номера
Работа в свободное от основной время по отдельному договору. Отдельный приём, свой график и табель
Замещение отсутствующего работника. Оформляется тем же документом совмещения с указанием замещаемого сотрудника
Дополнительный объём по той же должности. Достаточно доплаты через «Изменение оплаты труда»
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая проблема — доплата не появляется в расчёте зарплаты. Причины: документ не проведён, не включена опция совмещения в настройках, дата начала позже расчётного месяца или у начисления снят флажок активности. Вторая распространённая ошибка — задвоение доплаты, когда совмещение оформили и документом, и вручную через «Изменение оплаты труда».
Ещё одна типичная ситуация — совмещение назначено на период отпуска или командировки сотрудника. Доплата рассчитывается пропорционально отработанному времени, поэтому в дни отсутствия она не начисляется: это нормальное поведение, а не ошибка. Если по условиям соглашения доплата должна сохраняться, потребуется настройка отдельного вида начисления.
Учтите ограничение: документ «Совмещение должностей» не заменяет кадровый перевод. Если сотрудник полностью переходит на другую должность с освобождением от прежней, используйте «Кадровый перевод», а не совмещение.
Частые вопросы
Можно ли оформить совмещение нескольких должностей одному сотруднику?
Да, количество совмещаемых должностей законодательно не ограничено. В программе на каждую должность создаётся отдельный документ «Совмещение должностей» со своим размером доплаты и периодом. Все доплаты будут рассчитываться в «Начислении зарплаты и взносов» отдельными строками.
Входит ли доплата за совмещение в расчёт среднего заработка?
Да, доплата за совмещение относится к выплатам за труд и включается в базу среднего заработка для отпускных, командировок и других случаев. Проверить это можно в настройках вида начисления на вкладке «Средний заработок» — признак должен быть установлен.
Почему доплата не рассчиталась в «Начислении зарплаты и взносов»?
Проверьте по порядку: проведён ли документ совмещения, включена ли опция в настройке состава начислений, попадает ли период совмещения в расчётный месяц, есть ли у сотрудника отработанное время в этом месяце. Также откройте карточку сотрудника и убедитесь, что доплата отображается в списке его плановых начислений.
Как оформить совмещение на время отпуска основного работника?
Создайте документ «Совмещение должностей», укажите замещаемого сотрудника, уходящего в отпуск, — программа подставит его должность. Даты совмещения установите по периоду отпуска. Доплата прекратится автоматически с даты окончания, оформлять прекращение отдельно не нужно.
Нужно ли отражать совмещение в табеле учёта рабочего времени?
Отдельно — нет. Совмещение выполняется в течение основного рабочего дня, поэтому в табеле отражается только работа по основной должности. Именно этим совмещение отличается от совместительства, где часы по второй должности учитываются отдельно.
Облагается ли доплата за совмещение НДФЛ и страховыми взносами?
Да, в общем порядке: это выплата в рамках трудовых отношений. В типовом виде начисления настройки обложения уже заданы корректно, но при создании собственного вида доплаты проверьте код дохода по НДФЛ и вид дохода по взносам.
Что важно запомнить
Совмещение в ЗУП 8.3 оформляется документом «Совмещение должностей» после включения опции в настройках начислений. Доплата рассчитывается автоматически пропорционально отработанному времени, прекращается по дате окончания или документом «Прекращение совмещения». Не путайте совмещение с внутренним совместительством и не отменяйте документы задним числом после сдачи отчётности.