Как сделать штатную расстановку в 1С

Штатная расстановка в 1С:ЗУП — это актуальная картина занятых и вакантных должностей по подразделениям: кто где работает, сколько ставок занято и сколько осталось свободными. Она строится автоматически на основе штатного расписания и кадровых документов, но чтобы цифры сходились, учёт нужно правильно включить и вести дисциплинированно.

Главная ошибка начинающих — пытаться «нарисовать» расстановку вручную. В 1С она является производной: если в штатном расписании есть позиция, а сотрудник принят на эту позицию документом «Приём на работу», расстановка покажет занятую ставку. Любое расхождение — признак ошибки в документах, а не в отчёте.

Ниже разберём, как включить ведение штатного расписания, создать позиции, оформить изменения, сформировать саму расстановку и проверить её корректность. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 8.3, но логика аналогична и в других кадровых конфигурациях.

Что такое штатная расстановка и чем она отличается от штатного расписания

Штатное расписание — это план: перечень позиций (подразделение + должность), количество ставок по каждой, условия оплаты и надбавки. Оно отвечает на вопрос «сколько и каких единиц должно быть в организации».

Штатная расстановка — это факт: те же позиции, но с указанием конкретных сотрудников, которые их занимают, и количества вакантных ставок. Именно расстановку запрашивают руководители, когда хотят увидеть реальную укомплектованность подразделений.

Важно понимать: расстановка не редактируется напрямую. Чтобы «поправить» её, нужно изменить либо штатное расписание (добавить/закрыть позицию), либо кадровые документы (принять, перевести, уволить сотрудника). Это принципиальное отличие 1С от таблиц в Excel.

Шаг 1. Включите учёт штатного расписания

Откройте раздел «Настройка» → «Реквизиты и настройки» → «Штатное расписание» (в некоторых версиях путь: «Настройка» → «Кадровый учёт»). Установите флажок «Ведётся штатное расписание». Без этого шага позиции штатного расписания в программе просто не появятся, а приёмы на работу будут оформляться свободным текстом.

Дополнительные опции включайте осознанно:

• История изменений штатного расписания — позиции изменяются документами «Изменение штатного расписания» с датой, а не правкой «задним числом». Включайте, если штатка меняется хотя бы несколько раз в год.
• Автоматическая проверка соответствия штатному расписанию — программа будет предупреждать, если приём превышает количество ставок или тарифная ставка не совпадает с позицией.
• Использовать вилку ставок — если в расписании оклад задаётся диапазоном «от–до».

Шаг 2. Создайте позиции штатного расписания

Перейдите в раздел «Кадры» → «Штатное расписание» и создайте позиции. Каждая позиция — это связка «подразделение + должность» с указанием количества ставок, оклада или тарифа, надбавок и графика работы. Если используется история изменений, позиции создаются документом «Изменение штатного расписания» или «Утверждение штатного расписания».

Заполняйте условия оплаты внимательно: именно из позиции данные подтянутся в приём на работу и далее в расчёт зарплаты. Ошибка в окладе на уровне позиции разойдётся по всем сотрудникам, принятым на неё.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» и нажмите «Создать» (или создайте документ изменения).
2. 2
   Укажите подразделение и должность — программа сформирует наименование позиции автоматически.
3. 3
   Задайте количество ставок, оклад/тариф, надбавки и график работы.
4. 4
   Проверьте дату вступления в силу — она определяет, с какого момента на позицию можно принимать сотрудников.
5. 5
   Проведите документ и убедитесь, что позиция появилась в списке штатного расписания.

Если одна и та же должность есть в нескольких подразделениях, для каждого подразделения создаётся отдельная позиция. Это нормально: расстановка строится именно в разрезе подразделений.

Шаг 3. Оформляйте кадровые события документами

Расстановка наполняется только через документы: «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение». При приёме в поле «Позиция штатного расписания» выбирайте конкретную позицию — тогда ставка станет занятой. Если оставить поле пустым или вести учёт без штатки, расстановка будет неполной.

При переводе сотрудника между подразделениями оформляйте «Кадровый перевод», а не увольнение с новым приёмом: так сохранится непрерывность стажа и корректная история в расстановке. Совместители и сотрудники на неполной ставке отображаются с долей ставки (0,5, 0,25 и т.д.), и сумма занятых ставок по позиции может быть дробной — это норма.

Шаг 4. Сформируйте отчёт «Штатная расстановка»

Откройте «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Штатная расстановка» (или «Отчёты» → «Штатная расстановка» в зависимости от версии). Укажите дату, на которую нужна картина, и организацию. Отчёт покажет по каждому подразделению позиции, количество ставок, занятые ставки с ФИО сотрудников и число вакансий.

Полезные настройки отчёта:

• Отбор по подразделению — для расстановки конкретного отдела.
• Группировка по подразделениям или по должностям — под разные задачи руководства.
• Показ вакантных ставок — быстрый список незакрытых позиций для рекрутинга.

Для официального документа используйте унифицированную форму Т-3 (штатное расписание) и печатную форму расстановки из того же раздела отчётов. Сохраните вариант настроек, чтобы не настраивать отборы каждый раз.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма ставок по отчёту

Норма

Совпадает с утверждённым штатным расписанием

Тревожный признак

В расстановке есть позиции, которых нет в расписании, или наоборот

Занятые ставки

Норма

Равны числу действующих сотрудников с учётом долей ставок

Тревожный признак

Сотрудник работает, но в расстановке не виден — приём оформлен без позиции

Вакансии

Норма

Вакантны только реально незакрытые ставки

Тревожный признак

«Лишние» вакансии из-за дублей позиций или непроведённых приёмов

Шаг 5. Вносите изменения: новые ставки, сокращения, переименования

Любое изменение штатной структуры оформляется документально. При включённой истории используйте «Изменение штатного расписания» (раздел «Кадры»): в нём можно добавить позицию, изменить количество ставок, оклад или закрыть позицию с указанной даты. Закрытие позиции возможно только после освобождения всех ставок — сначала переведите или увольните сотрудников.

При сокращении последовательность такая: документ изменения штатного расписания с датой закрытия ставки → кадровые документы по сотрудникам → проверка расстановки на дату после сокращения. Если закрыть позицию раньше, чем оформлены увольнения, программа выдаст ошибку о занятых ставках.

Типичные проблемы и как их исправить

Если расстановка «не сходится», ищите причину в данных, а не в отчёте. Сотрудник не отображается — проверьте, что приём проведён и в нём указана позиция. Лишняя вакансия — найдите дубль позиции и закройте её документом изменения. Ставка занята уволенным — убедитесь, что документ увольнения проведён и его дата корректна.

Для массовой диагностики используйте отчёт «Соответствие штатному расписанию» (если включён контроль) — он покажет все расхождения между кадровыми документами и штаткой: превышение ставок, отличия в окладах, приёмы на закрытые позиции.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Организация небольшая, штатка почти не меняетсяВедите штатное расписание без истории — правьте позиции напрямую, проще и быстрее

Позиции меняются регулярно или нужна история для проверокВключите историю изменений и работайте только документами «Изменение штатного расписания»

Расстановка нужна «на вчера», а документы ещё не введеныСначала введите приёмы нужными датами, затем формируйте отчёт — ручная правка отчёта недопустима

Полезно раз в месяц сверять штатную расстановку со списочной численностью: расхождение почти всегда означает непроведённый кадровый документ или приём без позиции. Такая сверка занимает несколько минут и избавляет от накопления ошибок к отчётному периоду.

Частые вопросы

Можно ли отредактировать штатную расстановку вручную?

Нет. Расстановка — это отчёт, а не редактируемый документ. Чтобы изменить её содержимое, скорректируйте источники: штатное расписание (документом изменения) или кадровые документы сотрудников.

Почему сотрудник не попадает в штатную расстановку?

Чаще всего приём на работу проведён без указания позиции штатного расписания или документ не проведён вовсе. Откройте карточку приёма, проверьте поле «Позиция» и дату документа.

Как показать только вакантные должности?

В отчёте «Штатная расстановка» включите отбор или вариант отображения вакансий: программа оставит только позиции, где количество занятых ставок меньше утверждённого. Это удобно для планирования подбора персонала.

Что делать, если одна должность есть в нескольких подразделениях?

Создавайте отдельную позицию штатного расписания для каждого подразделения с собственным количеством ставок. Тогда расстановка корректно покажет укомплектованность каждого подразделения в отдельности.

Нужно ли включать историю изменений штатного расписания?

Если штатка меняется чаще пары раз в год или требуется восстановить картину на прошлую дату — да. Без истории старые версии позиций теряются, и расстановку на прошедшую дату корректно не сформировать.

Как оформить сокращение ставки?

Сначала убедитесь, что ставка свободна (сотрудник уволен или переведён), затем документом «Изменение штатного расписания» уменьшите количество ставок или закройте позицию с нужной даты. После этого проверьте расстановку на дату после изменения.