Как сделать штатную расстановку в 1С ЗУП

Штатная расстановка в 1С: ЗУП — это документ, который отражает, какие сотрудники занимают конкретные позиции штатного расписания, в каком объёме (ставки) и на каких условиях оплаты. Без корректно настроенной штатной расстановки программа не сможет автоматически контролировать вакансии, сверять кадровые документы со штатным расписанием и формировать отчёты по занятым и свободным ставкам.

Механизм доступен только при включённом ведении штатного расписания в настройках программы. Если штатное расписание не ведётся, документ «Штатная расстановка» не формируется — вместо него используется прямой приём сотрудников на позиции справочника без контроля ставок. Поэтому первый шаг — проверить настройки учётной политики кадрового учёта.

Ниже разобран полный цикл работы: включение механизма, заполнение штатного расписания, формирование расстановки, проверка расхождений и типичные ошибки, которые приводят к «зависшим» ставкам и некорректным отчётам.

Что такое штатная расстановка и чем она отличается от штатного расписания

Штатное расписание — это план: какие должности и подразделения существуют в организации, сколько ставок предусмотрено по каждой позиции и какой установлен оклад или тариф. Штатная расстановка — это факт: кто из сотрудников реально занимает эти ставки на конкретную дату.

Разница принципиальна для контроля. Штатное расписание может содержать 10 ставок менеджеров, а расстановка покажет, что занято 7, а 3 — вакантны. Именно эту связку используют кадровики при приёме новых сотрудников: программа подскажет, есть ли свободная ставка в нужном подразделении.

В 1С ЗУП 3.1 штатная расстановка не является самостоятельным документом, который нужно «вводить вручную». Она строится автоматически по данным кадровых приказов: приёмов на работу, кадровых переводов и увольнений. Задача пользователя — правильно настроить механизм и корректно оформлять кадровые документы.

Включение ведения штатного расписания

Откройте раздел «Настройка» и перейдите по ссылке «Кадровый учет». В форме настроек найдите блок «Штатное расписание» и установите флаг «Ведется штатное расписание». После этого станут доступны дополнительные опции.

Ключевые опции, влияющие на расстановку:

• Автоматическая проверка соответствия штатному расписанию — программа будет предупреждать, если приём или перевод не соответствует позиции (например, превышено количество ставок);
• История изменений штатного расписания — позволяет хранить версии позиций с датами изменения, что необходимо для корректных отчётов за прошлые периоды;
• Использование вилки окладов — если по позиции допускается диапазон оплаты, а не фиксированная сумма.

Если учёт в программе уже ведётся, а штатное расписание включается «задним числом», потребуется ввести позиции и привязать к ним действующих сотрудников. Это трудоёмкая операция — планируйте её на период минимальной кадровой активности.

Создание позиций штатного расписания

Перейдите в раздел «Кадры» и откройте «Штатное расписание». Создайте новую позицию командой «Создать». В форме укажите подразделение, должность, количество ставок и дату утверждения позиции. На вкладке «Оплата труда» задайте начисления: оклад, надбавки, премии, которые являются плановыми для этой позиции.

Обратите внимание на поле «Количество ставок». Если по факту в подразделении работают три бухгалтера, а в позиции указана одна ставка, то при включённой автоматической проверке программа будет выдавать предупреждение при каждом приёме сверх лимита. Дробные ставки (0,5; 0,25) указываются в кадровом документе сотрудника, а в позиции задаётся общее количество целых единиц.

При включённой истории изменений изменение оклада или количества ставок оформляется документом «Изменение штатного расписания», а не редактированием позиции напрямую. Это сохраняет корректность отчётов за прошлые даты.

1. 1
   Откройте «Кадры — Штатное расписание» и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните подразделение, должность и количество ставок
3. 3
   Укажите дату утверждения позиции
4. 4
   На вкладке «Оплата труда» добавьте плановые начисления с размерами
5. 5
   Запишите и проверьте позицию в списке штатного расписания

Как формируется штатная расстановка

Расстановка строится автоматически. Когда вы проводите документ «Прием на работу», в нём указывается позиция штатного расписания — и сотрудник «занимает» ставку. Кадровый перевод перемещает сотрудника на другую позицию, увольнение освобождает ставку.

Чтобы посмотреть расстановку, откройте «Кадры — Штатное расписание» и в командной панели списка выберите отчёт «Штатная расстановка» (также доступен через «Кадры — Кадровые отчеты»). В отчёте можно установить дату, на которую требуется картина, отбор по организации и подразделению.

Отчёт показывает по каждой позиции: количество ставок, занятые ставки с фамилиями сотрудников, вакантные ставки и условия оплаты. Если сотрудник работает по совместительству, он отобразится отдельной строкой по соответствующей позиции.

Приём сотрудника с привязкой к позиции

В документе «Прием на работу» обязательно заполните поле «Позиция» (или «Подразделение» и «Должность» — в зависимости от настроек программа сама подберёт позицию). Укажите количество занимаемых ставок: для полного рабочего дня — 1, для работы на полставки — 0,5.

Если включена автоматическая проверка, при попытке принять сотрудника на позицию без свободных ставок программа выдаст предупреждение. Это не жёсткая блокировка — документ можно провести, но такие превышения накапливаются и искажают отчётность по вакансиям.

Плановые начисления в приёме подставляются из позиции штатного расписания автоматически. Если сотруднику нужен индивидуальный оклад, отличный от позиции, измените его в документе приёма — это не нарушит расстановку, но отразится в отчётах по фонду оплаты труда.

Проверка расстановки и поиск расхождений

Для контроля используйте два инструмента. Первый — отчёт «Штатная расстановка» с группировкой по подразделениям: сверьте количество сотрудников по отчёту с фактическим списочным составом. Второй — отчёт «Соответствие штатному расписанию» (или аналогичный контрольный отчёт в разделе кадровых отчётов), который показывает сотрудников, чьи условия не совпадают с позицией.

Типичные признаки проблем: сотрудник есть в списках, но отсутствует в расстановке (приём оформлен без позиции); вакантная ставка, хотя сотрудник работает (увольнение предыдущего не проведено); превышение ставок без предупреждений (отключена автоматическая проверка).

Контрольные точки

Как проверить результат

Сотрудник в отчёте «Штатная расстановка»

Норма

Отображается по своей позиции с верной ставкой и датой приёма

Тревожный признак

Отсутствует или числится по старой позиции — проверьте кадровые документы

Вакантные ставки

Норма

Количество вакансий совпадает с реальными незаполненными ставками

Тревожный признак

Вакансий больше — вероятно, есть непривязанные к позициям сотрудники

Отчёт на прошлую дату

Норма

Данные соответствуют приказам того периода

Тревожный признак

Расхождения — не включена история изменений штатного расписания

Изменение расстановки: переводы и увольнения

Перемещение сотрудника между позициями оформляется документом «Кадровый перевод». В нём укажите новую позицию, дату перевода и при необходимости изменённые условия оплаты. С даты перевода ставка по старой позиции освобождается, по новой — занимается.

Массовые изменения (например, реорганизация подразделения) удобнее проводить документом «Изменение штатного расписания» для позиций и «Кадровый перевод списком» для сотрудников. Это сокращает количество ручных операций и снижает риск пропустить кого-либо.

Увольнение оформляется одноимённым документом с указанием даты. Непроведённое увольнение — самая частая причина «зависших» занятых ставок. Проверяйте, что документ проведён и дата увольнения корректна.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Нужно изменить оклад или число ставок по позиции для всех сотрудниковИспользуйте документ «Изменение штатного расписания»

Нужно изменить условия одному сотруднику или перевести егоОформите «Кадровый перевод»

Сотрудник не отображается в расстановкеОткройте его приём и проверьте заполнение поля позиции штатного расписания

Ставка занята уволенным сотрудникомПроверьте, проведён ли документ увольнения и верна ли его дата

Ограничения и частые вопросы внедрения

Механизм штатной расстановки требует дисциплины: все кадровые движения должны оформляться документами с указанием позиций. Если часть сотрудников принята «напрямую» без позиций, расстановка будет неполной, а отчёты по вакансиям — бесполезными.

В организациях с несколькими обособленными подразделениями проверьте, что позиции создаются в правильных подразделениях учётной структуры. Позиция, созданная в головном подразделении, не даст корректной расстановки по филиалу.

При переходе на ведение штатного расписания в уже работающей базе рекомендуется сначала ввести все позиции, затем массово привязать действующих сотрудников через изменение кадровых данных, и только после этого включать автоматическую проверку соответствия. Обратный порядок приведёт к потоку предупреждений и необходимости разбирать каждое вручную.

FAQ

Можно ли вести штатную расстановку без штатного расписания?

Нет. Расстановка — это отражение занятости позиций штатного расписания. Если расписание не ведётся, доступен только список сотрудников по подразделениям и должностям без контроля ставок и вакансий.

Почему сотрудник не попадает в штатную расстановку?

Чаще всего в документе приёма или перевода не заполнена позиция штатного расписания. Откройте кадровый документ сотрудника, проверьте поле позиции и при необходимости исправьте документ или введите кадровый перевод с указанием позиции.

Как посмотреть вакантные ставки?

Сформируйте отчёт «Штатная расстановка» на текущую дату — по каждой позиции будет видно количество ставок, занятые ставки и число вакансий. Также доступен отдельный отчёт по вакансиям в разделе кадровых отчётов.

Что делать, если нужно изменить оклад по позиции задним числом?

При включённой истории изменений создайте документ «Изменение штатного расписания» с нужной датой. Изменение «задним числом» может потребовать перерасчёта зарплаты за затронутые периоды — проверьте начисления сотрудников на этой позиции.

Как оформить сотрудника на 0,5 ставки?

В документе приёма укажите позицию штатного расписания и количество ставок 0,5. В расстановке такой сотрудник займёт половину ставки, а вторая половина останется вакантной и доступной для другого работника.

Почему отчёт на прошлую дату показывает неверные данные?

Вероятная причина — не включена история изменений штатного расписания, поэтому программа применяет текущие параметры позиций ко всем периодам. Включите историю в настройках кадрового учёта и оформляйте изменения позиций документами.