Другое · 12 мин
Как сделать штатное расписание в 1С ЗУП
Пошаговая инструкция по созданию штатного расписания в 1С ЗУП: настройка, ввод позиций, изменение, закрытие, отчёты и проверка данных.
Штатное расписание в 1С:ЗУП — это основа кадрового учёта и расчёта зарплаты: от него зависят приёмы на работу, переводы, начисления и отчётность. Если штатное расписание не ведётся или заполнено с ошибками, программа не сможет корректно контролировать оклады, надбавки и количество занятых ставок.
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» штатное расписание ведётся документами: каждый документ фиксирует состояние штатки на определённую дату, а история изменений сохраняется автоматически. Это позволяет в любой момент посмотреть, какие позиции действовали в прошлом периоде и какие начисления были к ним привязаны.
Ниже разобран полный цикл работы: включение функциональности, создание первого документа, заполнение позиций, внесение изменений, закрытие позиций, проверка через отчёты и типичные ошибки, из-за которых расчётчики получают расхождения в данных.
Включение функциональности штатного расписания
По умолчанию в некоторых настройках программы штатное расписание может быть отключено, и тогда приёмы на работу создаются без привязки к позициям. Чтобы включить механизм, откройте раздел «Настройка» → «Кадровый учёт» и установите флаг «Ведётся штатное расписание». После этого станут доступны дополнительные опции.
Среди опций обратите внимание на «История изменений штатного расписания» — её рекомендуется включить сразу. Без истории изменение позиции перезаписывает данные, и восстановить, какой оклад действовал раньше, будет невозможно. Также при необходимости включите «Вилку» ставок, если в организации оклад или надбавка задаётся диапазоном «от–до», и «Разряды и тарифы», если используется тарифная сетка.
Ещё одна полезная настройка — контроль соответствия кадровых документов штатному расписанию. При включённом контроле программа не даст принять сотрудника на закрытую позицию или на большее количество ставок, чем предусмотрено штаткой. Это защищает от случайных ошибок при массовом вводе документов.
Создание первого документа штатного расписания
Первичное заполнение штатки выполняется документом «Штатное расписание» из раздела «Кадры» → «Штатное расписание». При создании документа укажите организацию, дату, с которой расписание вступает в силу, и при необходимости номер приказа — эти данные попадут в печатную форму Т-3.
Дата документа имеет принципиальное значение: именно с неё программа начнёт считать позиции действующими. Если вы вводите штатное расписание «задним числом» для уже работающей организации, ставьте реальную дату утверждения штатки, а не текущий день — иначе история приёмов и начислений разойдётся с позициями.
После заполнения шапки переходите на вкладку со списком позиций. Позиции можно добавлять по одной кнопкой «Добавить» или подбирать группами. Для новой организации удобнее сначала создать все позиции, а затем провести документ одним разом.
- 1Включите ведение штатного расписания в разделе «Настройка — Кадровый учёт»
- 2Создайте документ «Штатное расписание» в разделе «Кадры», укажите организацию и дату вступления в силу
- 3Добавьте позиции: подразделение, должность, количество ставок
- 4Задайте начисления и размер оплаты для каждой позиции
- 5Проведите документ и проверьте результат отчётом «Штатное расписание (Т-3)»
Заполнение позиции штатного расписания
Каждая позиция включает обязательный минимум: подразделение, должность и количество ставок. Ставки могут быть дробными — например, 0,5 для полставки. Если по одной должности в подразделении предусмотрено несколько одинаковых ставок, их указывают одной строкой с нужным количеством, а не множат строки.
В разделе «Оплата труда» позиции добавляются начисления: оклад по дням или по часам, надбавки, доплаты. Для каждого начисления указывается размер — фиксированная сумма, процент или формула. Если включена вилка, заполняются минимальное и максимальное значения. Итоговый ФОТ по позиции программа считает автоматически.
Дополнительно можно указать график работы сотрудников, категорию персонала, условия труда по спецоценке и произвольное описание позиции. Эти сведения подставляются в кадровые документы при приёме сотрудника на позицию, что избавляет от повторного ручного ввода.
Если позиция требует уникального обозначения (например, «Инженер ПТО № 2»), включите в настройках использование разных позиций для одинаковых сочетаний подразделения и должности. Тогда каждая строка штатки будет самостоятельной позицией с собственной историей.
Перед массовым вводом позиций проверьте справочник должностей: дубли вроде «Менеджер», «менеджер» и «Менеджер по продажам (дубль)» приведут к разрозненной штатке и ошибкам в отчётах. Сначала почистите справочник, потом создавайте позиции.
Изменение штатного расписания
Любое изменение действующей штатки — увеличение оклада, добавление ставок, переименование должности — оформляется новым документом «Изменение штатного расписания». Править исходный документ задним числом нельзя: это разрушит историю и приведёт к пересчёту уже начисленной зарплаты.
В документе изменения есть две вкладки: «Изменить позиции» и «Закрыть позиции». На первой выбираются существующие позиции, и корректируются их параметры — количество ставок, размер начислений, график. На второй фиксируется закрытие позиций, которые выводятся из штатки. Изменения вступают в силу с даты документа.
Индексация заработка оформляется отдельным документом «Изменение плановых начислений» или через изменение штатного расписания — в зависимости от того, меняется ли оклад по позиции в целом или только у конкретных сотрудников. Если оклад поднимается по позиции, программа может автоматически пересчитать начисления всех занимающих её сотрудников — для этого предусмотрен соответствующий флаг в документе.
Дату изменения выбирайте аккуратно: если поставить её внутри уже рассчитанного месяца, программа при пересчёте может потребовать сторнирования или доначисления. Безопаснее назначать изменения с первого числа следующего месяца.
Закрытие и удаление позиций
Позиция, которая больше не нужна, закрывается документом «Изменение штатного расписания» на вкладке «Закрыть позиции». Закрытие не удаляет позицию из базы — она остаётся в истории с датой окончания действия, и старые кадровые документы продолжают на неё ссылаться.
Перед закрытием убедитесь, что по позиции нет работающих сотрудников: их нужно сначала перевести на другие позиции или уволить. Если занятые ставки есть, программа выдаст предупреждение, а отчёт по расстановке покажет зависших сотрудников на закрытой позиции.
Полностью удалить позицию из справочника можно только если на неё нет ни одной ссылки в документах. На практике это почти никогда не выполняется для действующей учётной базы, поэтому стандартный путь — именно закрытие, а не удаление.
Проверка результата: отчёты по штатному расписанию
Основной инструмент проверки — отчёты раздела «Кадры» → «Отчёты по кадрам». Унифицированная форма Т-3 формируется отчётом «Штатное расписание (Т-3)» и показывает состав позиций на выбранную дату. Сверьте её с утверждённым бумажным документом: количество ставок, оклады и ФОТ должны совпадать.
Отчёт «Штатная расстановка» показывает, кто из сотрудников какие позиции занимает, сколько ставок свободно и где есть превышение. Именно по нему выявляют типичную проблему — сотрудник принят «вне штатки» или занимает больше ставок, чем предусмотрено позицией.
Для анализа истории изменений используйте отчёт «Изменения штатного расписания»: он показывает, какие документы, когда и что меняли по каждой позиции. Это удобно при разборе вопросов «почему у сотрудника изменился оклад» — цепочка документов восстанавливается за минуту.
Как проверить результат
Количество ставок и ФОТ совпадают с утверждённым штатным расписанием
В отчёте отсутствуют позиции или ФОТ отличается — документ не проведён или дата вступления в силу неверна
Все работающие сотрудники привязаны к действующим позициям, свободные ставки видны
Есть сотрудники без позиции или на закрытых позициях
Цепочка документов изменений непрерывна, даты не пересекаются
Позиция отредактирована задним числом в исходном документе
Типичные ошибки и их последствия
Самая частая ошибка — работа без включённой истории изменений: при корректировке оклада старое значение теряется, и прошлые периоды в отчётах начинают показывать новые данные. Вторая по распространённости — ручное изменение оклада в кадровом документе сотрудника в обход штатки, из-за чего позиция и фактические начисления расходятся.
Также часто встречаются: дубли позиций из-за повторного создания вместо изменения, неверная дата вступления штатки в силу (текущая вместо фактической) и закрытие позиций с работающими сотрудниками. Каждая из этих ошибок всплывает позже — при расчёте среднего заработка, формировании Т-3 или проверке со стороны аудита.
Особые сценарии: вилка окладов, разряды, несколько организаций
Вилка окладов и надбавок
Если политика компании допускает диапазон оплаты по позиции, включите в настройках «Используются вилки ставок и надбавок». Тогда в позиции задаются минимум и максимум, а конкретный размер фиксируется в кадровом документе сотрудника. Учтите, что печатная форма Т-3 в этом случае показывает диапазон, что не всегда удобно для согласования.
Разряды и тарифы
Для организаций с тарифной системой включите использование разрядов и тарифов. В позиции тогда указывается разряд, а размер оплаты подтягивается из тарифной сетки. При изменении тарифной сетки начисления по позициям пересчитываются централизованно, без правки каждой строки.
Несколько организаций в одной базе
Штатное расписание ведётся отдельно по каждой организации. Если в базе несколько юрлиц, для каждого создаётся свой комплект документов штатки. Позиции между организациями не пересекаются, поэтому перевод сотрудника между юрлицами оформляется как увольнение и приём либо специальным документом перевода, если он предусмотрен настройками.
Что важно запомнить
Штатное расписание в 1С:ЗУП включается в настройках кадрового учёта, создаётся документом «Штатное расписание», а все корректировки — только новыми документами изменения. Контроль результата выполняется отчётами Т-3 и «Штатная расстановка». Редактировать прошлые документы и закрывать позиции с работающими сотрудниками нельзя.
Частые вопросы
Можно ли загрузить штатное расписание из Excel?
Штатного типового механизма загрузки позиций из Excel в ЗУП нет. На практике используют обработку «Загрузка данных из табличного документа» для справочников (должности, подразделения), а сами позиции вводят вручную или через сторонние обработки. Для разового ввода штатки среднего размера ручной ввод обычно быстрее, чем настройка загрузки.
Как изменить оклад сразу всем сотрудникам на позиции?
Создайте документ «Изменение штатного расписания», измените размер начисления по позиции и установите флаг отражения изменений в начислениях сотрудников. Программа предложит автоматически создать документ изменения плановых начислений для всех занимающих позицию. Проверьте дату вступления изменений в силу — она должна совпадать в обоих документах.
Что делать, если сотрудник принят без привязки к позиции?
Откройте кадровый документ приёма и укажите в нём позицию штатного расписания вручную. Если позиции ещё нет — сначала создайте её документом штатного расписания с датой не позже даты приёма. После привязки проверьте отчёт «Штатная расстановка»: сотрудник должен отображаться как занимающий ставку.
Почему в форме Т-3 не выводится часть позиций?
Чаще всего причина в дате формирования отчёта: позиции, вступающие в силу позже указанной даты или уже закрытые к ней, в отчёт не попадают. Также проверьте, что документы штатного расписания проведены и относятся к той же организации, по которой строится отчёт.
Можно ли вести штатное расписание без истории изменений?
Технически можно, но делать этого не стоит. Без истории каждое изменение позиции перезаписывает прежние данные, и отчёты за прошлые периоды начинают показывать актуальные оклады вместо действовавших тогда. Восстановить утраченную историю можно только из резервной копии.
Как оформить временное увеличение ставок на сезон?
Создайте документ «Изменение штатного расписания» с увеличением количества ставок на дату начала сезона, а по его окончании — второй документ с возвратом к исходному количеству или закрытием добавленных ставок. Заранее запланируйте дату второго документа, чтобы временные ставки не остались открытыми и не искажали ФОТ.