Как сделать проводки по зарплате в 1С: настройка, начисление и проверка

Проводки по зарплате в 1С формируются не вручную, а автоматически — на основании документов начисления, удержания и выплаты. Задача бухгалтера сводится к трём вещам: правильно настроить способы отражения затрат, корректно ввести кадровые и расчётные документы и проверить сформированные проводки перед закрытием месяца. Если цепочка настроена верно, программа сама распределит начисления по счетам 20, 25, 26, 44, рассчитает НДФЛ и страховые взносы.

Ошибки в этой цепочке приводят к типовым проблемам: зарплата «висит» на 70 счёте без закрытия, НДФЛ не совпадает с отчётом 6-НДФЛ, взносы попадают не на те статьи затрат. Чаще всего причина — не в документах, а в настройках: не заполнен способ отражения для нового сотрудника или подразделения.

Ниже разобран рабочий порядок действий для двух типовых конфигураций: «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП), где ведётся расчёт, и «1С:Бухгалтерия предприятия», куда выгружаются проводки. Если у вас зарплата считается прямо в 1С:Бухгалтерии, логика та же, только документы находятся в разделе «Зарплата и кадры».

Какие проводки формирует зарплатный учёт

Прежде чем настраивать программу, полезно понимать, какой результат должен получиться. Типовой набор проводок по зарплате за месяц выглядит так:

Счёт дебета зависит от того, где трудится сотрудник: производственный персонал уходит на 20 или 25, администрация — на 26, продавцы — на 44. Именно это распределение и задаётся способами отражения в учёте. Если способ не указан, программа либо подставит значение «по умолчанию», либо оставит строку незаполненной — и проводка будет неверной.

Настройка способов отражения затрат

В 1С:ЗУП способы отражения создаются в разделе «Настройка» → «Предприятие» → «Способы отражения зарплаты в бухучёте» (в некоторых релизах путь: «Настройка» → «Способы отражения зарплаты в учёте»). Для каждого способа укажите наименование, счёт дебета, статью затрат и при необходимости подразделение. Создайте отдельные способы для производства, администрации и торгового персонала.

Дальше способы назначаются по уровням. Общий для организации задаётся в настройках учётной политики зарплаты: «Настройка» → «Реквизиты организации» → вкладка «Учётная политика и другие настройки» → «Бухучёт и выплата зарплаты». Для подразделения — в карточке подразделения, для сотрудника — в карточке сотрудника или кадровом документе «Кадровый перевод».

Приоритет работает так: если у сотрудника указан свой способ отражения, используется он; если нет — берётся способ подразделения; если и там пусто — общий для организации. Это удобно: достаточно задать общий способ и переопределять его только для исключений.

1. 1
   Создайте способы отражения: Настройка → Способы отражения зарплаты в бухучёте — укажите счёт, статью затрат, подразделение.
2. 2
   Задайте общий способ для организации в учётной политике зарплаты.
3. 3
   Назначьте способы подразделениям, где затраты отличаются от общих.
4. 4
   Укажите индивидуальные способы сотрудникам-исключениям (например, директору — на 26 счёт).
5. 5
   Проверьте новых сотрудников: при приёме на работу способ подставляется из подразделения, но его стоит контролировать.

Начисление зарплаты и взносов

Основной документ — «Начисление зарплаты и взносов» (в ЗУП: «Зарплата» → «Начисление зарплаты и взносов»). Создайте его в конце расчётного месяца, укажите месяц начисления и нажмите «Заполнить» — программа подтянет всех сотрудников, их оклады, отработанное время, надбавки и удержания.

Перед проведением проверьте ключевые колонки: отработанные дни, начислено по видам расчёта, НДФЛ и взносы. Если у сотрудника пустые суммы, чаще всего не введён кадровый документ (приём на работу), нет планового начисления или не заполнен график работы. Сам документ «Начисление зарплаты и взносов» в ЗУП проводок в бухучёте не делает — он формирует расчётные данные, а проводки создаются следующим шагом.

В 1С:Бухгалтерии, если зарплата ведётся там, документ называется «Начисление зарплаты» («Зарплата и кадры» → «Все начисления») и он формирует проводки сразу при проведении: Дт затратного счёта Кт 70, Дт 70 Кт 68.01 и взносы на 69 счёт.

Отражение зарплаты в бухучёте

В ЗУП после начисления создайте документ «Отражение зарплаты в бухучёте» («Зарплата» → «Отражение зарплаты в бухучёте»). Укажите месяц и нажмите «Заполнить» — программа соберёт все начисления, удержания, НДФЛ и взносы и разнесёт их по способам отражения, настроенным ранее.

Откройте вкладки документа и проверьте: на вкладке «Начисленная зарплата и взносы» у каждой строки должны быть заполнены счёт дебета и субконто. Пустые колонки — признак того, что для какого-то сотрудника или вида начисления не задан способ отражения. Исправьте настройку и перезаполните документ, а не правьте строки вручную — ручные правки «сотрутся» при следующем перезаполнении.

После проведения документ синхронизируется с 1С:Бухгалтерией (при настроенном обмене) или выгружается через файл. В Бухгалтерии на его основе создаётся проводки по счетам 70, 68.01, 69 и затратным счетам. Дату отражения ставьте последним числом месяца начисления — так требования учёта и отчётность сойдутся по периодам.

Проводки по выплате зарплаты

Выплата оформляется ведомостями: «Ведомость в банк» (для зарплатного проекта), «Ведомость на счета» (перечисление на карты вне проекта) или «Ведомость в кассу». В ЗУП эти документы находятся в разделе «Выплаты». Заполните ведомость кнопкой «Заполнить» — программа подтянет суммы к выплате: начислено минус НДФЛ и прочие удержания, с учётом ранее выплаченного аванса.

Проводка по выплате формируется в 1С:Бухгалтерии на основании банковской выписки или кассового документа: Дт 70 Кт 51 (или 50). Важно, чтобы сумма в банковском документе совпала с ведомостью — при расхождении 70 счёт не закроется, и на нём повиснет сальдо. Если банк списал комиссию за перечисление, она отражается отдельной проводкой и не уменьшает задолженность перед сотрудником.

Депонирование (сотрудник не получил деньги в кассе вовремя) оформляется записью в ведомости и проводкой Дт 70 Кт 76.04. При последующей выдаче — обратная проводка с 76.04 на 50.

Проверка результата и типичные ошибки

Итоговая проверка делается по оборотно-сальдовой ведомости в 1С:Бухгалтерии. Откройте ОСВ по счету 70 за месяц: кредитовый оборот должен равняться начисленной зарплате, дебетовый — сумме НДФЛ, удержаний и выплат. Сальдо на конец — это долг перед сотрудниками на начало следующего месяца (обычно зарплата за вторую половину месяца, выплачиваемая в следующем).

Сверьте также счета 68.01 (НДФЛ) и 69 (взносы): начисленные суммы в ОСВ должны совпадать с данными расчётных листков и отчёта «Анализ НДФЛ» / «Анализ взносов» в ЗУП. Расхождение хотя бы на копейки говорит о ручных операциях или непроведённых документах.

Контрольные точки

Как проверить результат

ОСВ по счёту 70 за месяц

Норма

Кредитовый оборот = начислено, дебетовый = НДФЛ + удержания + выплаты, сальдо кредитовое

Тревожный признак

Дебетовое сальдо или остатки по отдельным сотрудникам после полной выплаты

Документ «Отражение зарплаты в бухучёте»

Норма

У всех строк заполнены счёт дебета, статья затрат, подразделение

Тревожный признак

Пустые колонки счёта или субконто в отдельных строках

Счёт 68.01 в ОСВ против отчёта «Анализ НДФЛ»

Норма

Суммы совпадают до копейки

Тревожный признак

Расхождение — есть ручные операции или непроведённые документы

Ведомости и банковские выписки

Норма

Сумма по выписке равна сумме ведомости

Тревожный признак

Расхождение — 70 счёт не закрывается

Ответы на частые вопросы

Можно ли сделать проводки по зарплате вручную операцией?

Технически да, через «Операции, введённые вручную» в 1С:Бухгалтерии, но делать этого не стоит. Ручные проводки не попадут в регистры зарплатного учёта: расчётные листки, 6-НДФЛ и РСВ не увидят этих сумм, и отчётность разойдётся с бухучётом. Ручная операция оправдана только для разового исправления прошлого периода по согласованию с аудитором.

Почему в документе «Отражение зарплаты» пустой счёт дебета у сотрудника?

Почти всегда причина в отсутствии способа отражения: не задан ни у сотрудника, ни у его подразделения, ни в учётной политике организации. Проверьте все три уровня, заполните нужный и перезаполните документ. Реже причина — новый вид начисления, для которого требуется отдельная настройка отражения.

Как отразить аванс в проводках?

Аванс — это только выплата: Дт 70 Кт 51 (50) на основании ведомости на аванс. Отдельного начисления аванса обычно не делают, если он считается как фиксированная сумма или процент. Если аванс рассчитывается за первую половину месяца по фактически отработанному времени, в ЗУП используется документ «Начисление за первую половину месяца».

Что делать, если проводки по зарплате попали не на тот счёт затрат?

Не исправляйте проводки вручную. Найдите сотрудника или подразделение с неверным способом отражения, исправьте настройку, затем откройте документ «Отражение зарплаты в бухучёте» за нужный месяц и перезаполните его. Если месяц уже закрыт и отчётность сдана, корректировку делают текущим периодом сторнирующей записью.

Нужно ли настраивать обмен между ЗУП и Бухгалтерией?

Если зарплата считается в ЗУП, а учёт ведётся в Бухгалтерии — да, без обмена проводки не перенесутся. Обмен настраивается в разделе «Администрирование» → «Синхронизация данных» в обеих программах. Альтернатива для небольших компаний — вести начисление зарплаты сразу в 1С:Бухгалтерии, тогда обмен не нужен вовсе.

Как проверить, что все проводки по зарплате за месяц сформированы?

Сформируйте ОСВ по счетам 70, 68.01 и 69 за месяц и сверьте обороты с отчётами ЗУП: «Полный свод начислений, удержаний и выплат», «Анализ НДФЛ», «Анализ взносов». Все суммы должны совпасть. Затем убедитесь, что в Бухгалтерии проведены документы отражения зарплаты и все выписки по выплатам за этот период.