Другое · 12 мин
Как сделать перерасчет в 1С ЗУП: инструкция для расчетчика
Как выполнить перерасчет зарплаты в 1С ЗУП 3.1: доначисления, сторно, исправление документов прошлого периода, перерасчет НДФЛ и взносов, проверка результата.
Перерасчет в 1С: Зарплата и управление персоналом (ЗУП) требуется, когда после расчета и выплаты зарплаты обнаруживается ошибка или появляются новые данные: сотрудник принес больничный задним числом, табельщик исправил часы, кадровик оформил увольнение не той датой. Программа умеет автоматически отслеживать такие ситуации и предлагать доначисления или сторно в текущем периоде.
Главный принцип ЗУП 3.1 — исправления прошлых периодов выполняются не редактированием старых документов «задним числом», а специальными документами перерасчета, которые отражаются в текущем месяце. Это сохраняет историю расчетов, корректно пересчитывает НДФЛ и страховые взносы и не ломает уже сданную отчетность без необходимости.
Ниже разобраны основные сценарии: автоматический перерасчет через механизм доначислений, ручные документы «Доначисление, перерасчет» и «Сторнирование начислений», исправление кадровых документов, а также пересчет налогов и проверка результата перед выплатой.
Когда нужен перерасчет и какой инструмент выбрать
Поводы для перерасчета делятся на три группы. Первая — появление новых данных за прошлый период: больничный лист, исправленный табель, отпуск задним числом. Вторая — ошибка в исходных документах: неверный оклад, не тот вид расчета, неправильная дата увольнения. Третья — изменение законодательных параметров: индексация МРОТ, уточнение районного коэффициента, пересмотр размера алиментов.
Выбор инструмента зависит от ситуации. Если исходный документ правильный, а изменились только внешние данные — достаточно автоматического перерасчета. Если ошибка в самом документе (неверный вид начисления, сумма, период) — документ исправляют специальным механизмом «Исправить» или сторнируют и вводят новый. Если нужно просто доплатить разницу — используют «Доначисление, перерасчет».
Как выбрать действие
Автоматический перерасчет через сервис «Перерасчеты»
ЗУП отслеживает события, которые делают ранее рассчитанные суммы недостоверными: ввод отсутствий задним числом, исправление кадровых документов, изменение плановых начислений. Такие события накапливаются в регистре перерасчетов. Откройте Зарплата → Сервис → Перерасчеты — там отображается список сотрудников и причин, по которым требуется пересчет.
Если механизм включен в настройках, программа при очередном расчете зарплаты сама добавит строки доначисления или сторно в документ «Начисление зарплаты и взносов». Проверьте настройку: Зарплата → Настройки расчета зарплаты, флаг автоматического выполнения доначислений и перерасчетов. Если флаг снят, перерасчеты нужно запускать вручную через документ «Доначисление, перерасчет» с кнопкой «Подобрать».
Практический порядок такой: вводите документ, изменяющий данные прошлого периода (например, «Больничный лист» за прошлый месяц), затем открываете «Перерасчеты» и убеждаетесь, что сотрудник появился в списке. Далее при расчете зарплаты текущего месяца программа автоматически сторнирует дни, пересеченные больничным, и НДФЛ будет пересчитан с учетом новых сумм.
Документ «Доначисление, перерасчет»
Документ находится в разделе Зарплата → Доначисления, перерасчеты. Он предназначен для ручного доначисления сумм за прошлые периоды, когда автоматика не сработала или нужно начислить произвольную разницу: например, доплатить премию, которую забыли учесть, или пересчитать оплату по изменившемуся размеру.
Порядок заполнения: укажите месяц, в котором отражается перерасчет, организацию и подразделение. На закладке «Доначисления, перерасчеты» добавьте сотрудника, выберите вид начисления и укажите период, за который выполняется доначисление. Кнопка «Подобрать» позволяет автоматически загрузить все зарегистрированные программой перерасчеты по сотруднику — это самый безопасный способ, потому что суммы берутся из расчетного механизма, а не вводятся вручную.
После проведения документа НДФЛ и взносы с доначисленных сумм рассчитаются автоматически. Проверьте закладки «НДФЛ» и «Взносы» в самом документе: суммы налога должны появиться с датой получения дохода, соответствующей виду начисления. Для оплаты труда это последний день месяца, для отпускных и больничных — дата выплаты.
- 1Откройте Зарплата → Доначисления, перерасчеты и создайте новый документ
- 2Укажите месяц начисления (текущий) и подразделение
- 3Добавьте сотрудника и нажмите «Подобрать» для загрузки автоматических перерасчетов либо введите вид расчета и сумму вручную
- 4Проверьте закладки НДФЛ и Взносы — налоги должны рассчитаться
- 5Проведите документ и сформируйте расчетный листок сотрудника для контроля
Сторнирование начислений и исправление документов
Если начисление было ошибочным целиком — например, премия начислена не тому сотруднику или отпускные рассчитаны за период, который сотрудник фактически работал, — используйте документ «Сторнирование начислений» (Зарплата → Сторнирования). Документ создается на основании исходного: откройте ошибочный документ и нажмите кнопку «Сторнировать» (или создайте сторно вручную, указав документ-основание). Программа перенесет все строки с отрицательными суммами и пересчитает НДФЛ и взносы.
Альтернатива полному сторно — механизм «Исправить». В документах прошлых периодов (отпуск, больничный, командировка) доступна команда «Исправить»: программа создает копию документа текущим месяцем, где вы меняете ошибочные данные. При проведении исправления автоматически сторнируется разница между старым и новым расчетом. Это предпочтительный способ, потому что сохраняется связь между документами и корректно отражается в отчетности.
Прямое редактирование документа закрытого периода («распровести и исправить») — крайняя мера. Она меняет данные уже сданного периода: потребуется уточненный расчет по взносам, корректировка 6-НДФЛ, а если период закрыт по зарплате и выплачен — возможны расхождения с ведомостями. Перед таким действием сделайте резервную копию базы.
Перерасчет НДФЛ и страховых взносов
При любом доначислении или сторно налоги пересчитываются автоматически в том же документе. Но бывают ситуации, когда нужно пересчитать только НДФЛ без изменения начислений: сотрудник принес заявление на вычет с начала года, изменился статус резидентства, обнаружено излишне удержанное налоговое обязательство.
Для этого служат документы «Перерасчет НДФЛ» (Налоги и взносы → Перерасчет НДФЛ) и «Возврат НДФЛ». Документ «Перерасчет НДФЛ» пересчитывает налог за указанный период: добавьте сотрудника, укажите месяц и налоговый период — программа рассчитает разницу. Излишне удержанный налог возвращается сотруднику через «Возврат НДФЛ» и отражается в ведомости на выплату.
Взносы пересчитываются автоматически при проведении перерасчетных документов и попадают в расчет текущего периода. Если перерасчет затрагивает квартал, по которому РСВ уже сдан, подготовьте уточненный расчет: в отчете РСВ укажите номер корректировки. Аналогично с 6-НДФЛ — при изменении налога за прошлый квартал сдается уточненный расчет с корректировочным номером.
Проверка результата перерасчета
После проведения перерасчетных документов обязательно сверьте результат до выплаты. Основной инструмент — расчетный листок сотрудника (Зарплата → Отчеты по зарплате → Расчетный листок): в нем видны доначисления, сторно, пересчитанный НДФЛ и итоговая сумма к выплате. Сторнированные строки отображаются со знаком минус.
Дополнительно сформируйте «Свод начисленной зарплаты» и «Расчетную ведомость Т-51» за текущий месяц — суммы перерасчетов должны попасть в итоги. Для контроля налога используйте отчеты «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» и карточку учета страховых взносов по сотруднику. Если перерасчет затрагивает сданные периоды, сверьте необходимость уточненных РСВ и 6-НДФЛ.
Как проверить результат
Видны строки доначисления/сторно, НДФЛ пересчитан, итог к выплате изменился на сумму перерасчета
Перерасчета нет в листке или итог не изменился
Строки перерасчета подтянулись автоматически или через «Доначисление, перерасчет»
Сотрудник есть в списке перерасчетов, но в документе строк нет
После проведения перерасчета сотрудник исчез из списка
Сотрудник остается в списке — перерасчет не выполнен
Исчисленный налог соответствует новой базе, нет зависшего излишне удержанного налога
Есть остаток излишне удержанного НДФЛ — нужен возврат
Ограничения и частые сценарии
Перерасчет не выполняется автоматически, если период закрыт датой запрета изменения данных (Администрирование → Даты запрета изменения данных). В этом случае сначала временно откройте период для пользователя с соответствующими правами, выполните документы исправления текущим месяцем и снова установите запрет. Учтите, что документы перерасчета сами должны быть датированы открытым периодом.
Отдельный сценарий — перерасчет при увольнении задним числом. Если сотруднику уже начислили зарплату за дни, когда он фактически был уволен, введите или исправьте документ «Увольнение»: программа зарегистрирует перерасчет и сторнирует лишние начисления. Удержать излишне выплаченные суммы можно только в пределах, допустимых трудовым законодательством, — при спорных ситуациях согласуйте удержание с сотрудником письменно.
Если перерасчетов много (например, массовая индексация задним числом), используйте групповую обработку через «Доначисление, перерасчет» с подбором списка сотрудников подразделения. Для сложных случаев с изменением формул расчета за прошлые периоды привлекайте специалиста по 1С — самостоятельное изменение формул видов расчета может некорректно пересчитать всех сотрудников.
Что важно запомнить
Перерасчеты в 1С ЗУП выполняются текущим периодом: автоматически через сервис «Перерасчеты» или вручную документами «Доначисление, перерасчет», «Сторнирование начислений» и командой «Исправить». НДФЛ и взносы пересчитываются в тех же документах, при затрагивании сданных периодов готовьте уточненные отчеты. Результат всегда проверяйте расчетным листком до выплаты.
Частые вопросы
Почему сотрудник не появляется в списке «Перерасчеты» после исправления документа?
Механизм регистрации перерасчетов срабатывает только при изменении данных через штатные документы. Если вы изменили данные напрямую в документе прошлого периода без команды «Исправить», перерасчет может не зарегистрироваться. Проверьте также, включен ли механизм в настройках расчета зарплаты, и при необходимости создайте «Доначисление, перерасчет» вручную.
Можно ли сделать перерасчет за несколько месяцев сразу?
Да. В документе «Доначисление, перерасчет» для каждой строки указывается период, за который выполняется доначисление, — можно добавить строки за разные месяцы одним документом. НДФЛ будет рассчитан по каждому периоду отдельно с учетом дат получения дохода.
Чем сторно отличается от исправления документа?
Сторно полностью отменяет начисление — все суммы уходят в минус, и результат равен нулю. Исправление создает новую версию документа: сторнируется только разница между старым и новым расчетом. Сторно применяют, когда начисление ошибочно полностью, исправление — когда нужно скорректировать данные.
Нужно ли сдавать уточненный 6-НДФЛ после перерасчета?
Если перерасчет изменил сумму исчисленного или удержанного налога за квартал, по которому отчет уже сдан, — да, подается уточненный расчет с номером корректировки. Если перерасчет отразился в текущем квартале и не меняет показатели прошлых периодов, уточненка не нужна.
Как вернуть сотруднику излишне удержанный НДФЛ после перерасчета?
Возьмите заявление от сотрудника с реквизитами счета, затем создайте документ «Возврат НДФЛ» (Налоги и взносы → Возврат НДФЛ). Сумма возврата попадет в ведомость на выплату. Перечислить налог нужно в течение трех месяцев с даты получения заявления.
Что делать, если перерасчет нужен, а период закрыт датой запрета?
Документы перерасчета датируются текущим открытым периодом, поэтому дата запрета им обычно не мешает. Запрет станет проблемой, только если вы пытаетесь редактировать исходные документы закрытого периода — это лишний аргумент в пользу штатных документов исправления и сторно.