Другое · 12 мин
Как сделать перерасчет уволенному сотруднику в 1С
Как выполнить перерасчет уволенному сотруднику в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: доначисление, сторнирование, НДФЛ, взносы, выплата и отчетность — пошагово.
Перерасчет уволенному сотруднику требуется, когда после увольнения обнаружилась ошибка в начислениях: не учли премию, неправильно рассчитали компенсацию отпуска, поздно пришел больничный или изменился оклад задним числом. В 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии для этого есть штатные механизмы, но их нужно применять с учетом периода, в котором выявлена ошибка, — от этого зависят проводки по НДФЛ, взносам и отчетность.
Главный принцип: исправление оформляется не изменением «закрытого» документа увольнения, а отдельным документом перерасчета текущим периодом. Прямая правка прошлых документов ломает последовательность расчетов, провоцирует расхождения в регистрах и приводит к ошибкам в 6-НДФЛ и РСВ.
Ниже разобраны типовые сценарии для 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 и кратко для 1С:Бухгалтерии 8.3, а также проверка результата и типичные ошибки.
Когда требуется перерасчет после увольнения
Типовые ситуации: после увольнения выявлена недоплата (не начислена премия, надбавка, оплата сверхурочных), сотрудник принес больничный лист, открытый до увольнения или в течение 30 дней после него, бухгалтерия неправильно рассчитала компенсацию за неиспользованный отпуск, оклад или тариф изменен задним числом приказом. Возможна и обратная ситуация — сотруднику излишне выплатили, и требуется сторнирование.
От причины зависит документальное оформление. Доначисление премии обычно опирается на приказ о премировании, перерасчет по больничному — на листок нетрудоспособности, сторнирование — на служебную записку и акт об ошибке. Без первичного основания перерасчет в программе лучше не проводить: при проверке сумму не удастся обосновать.
Отдельно оцените период, за который делается перерасчет. Если ошибка относится к прошлому году, потребуется корректировка отчетности (уточненный РСВ, корректировочный 6-НДФЛ), а по НДФЛ возможны разные ставки и вычеты. Если период текущий — исправление пройдет в обычном порядке.
Как выбрать действие
Подготовка: что проверить перед перерасчетом
Сначала сделайте копию информационной базы или убедитесь, что актуальная резервная копия существует. Перерасчет затрагивает регистры расчета, налоговый учет и отчетность — откатить массовые изменения без копии сложно.
Проверьте, закрыт ли период, в котором обнаружена ошибка: проведена ли синхронизация с бухгалтерией, сданы ли 6-НДФЛ и РСВ, отражена ли зарплата в учете. Если отчетность сдана, после перерасчета придется формировать корректировки — зафиксируйте это в плане работ, чтобы не забыть.
Найдите карточку сотрудника и убедитесь, что документ «Увольнение» проведен, а сам сотрудник не удален из базы. В ЗУП 3.1 уволенные сотрудники доступны для перерасчета: в документах доначисления их можно выбрать, программа видит их расчетную базу за прошлые периоды.
Доначисление уволенному сотруднику в 1С:ЗУП 3.1
Основной инструмент — документ «Доначисление, перерасчет» (раздел «Зарплата» → «Доначисления, перерасчеты», либо через журнал «Все начисления»). Создайте новый документ, укажите месяц начисления текущим периодом — именно в нем отразится результат перерасчета.
Добавьте сотрудника в табличную часть. Если доначисление связано с исправлением конкретного прошлого начисления, используйте кнопку «Исправить» или подбор по документу-основанию: программа подтянет исходное начисление и рассчитает разницу. Если это новая выплата (например, премия по приказу), просто выберите вид начисления и укажите сумму и период, за который она положена.
После заполнения нажмите «Рассчитать» или проверьте закладки «НДФЛ» и «Взносы» — программа автоматически доначислит налог и взносы с суммы перерасчета. Проверьте дату получения дохода для НДФЛ: для зарплатных начислений это последний день месяца начисления, для больничных и отпускных — дата выплаты.
- 1Сделайте резервную копию базы и проверьте, сдана ли отчетность за период ошибки
- 2Создайте документ «Доначисление, перерасчет» текущим месяцем
- 3Добавьте уволенного сотрудника и укажите вид начисления, сумму и период основания
- 4Проверьте автоматически рассчитанные НДФЛ и страховые взносы
- 5Проведите документ и сформируйте расчетный листок по сотруднику для контроля
- 6Создайте ведомость на выплату и выплатите сумму
- 7Проверьте отражение в 6-НДФЛ и при необходимости сформируйте корректировки
Сторнирование излишне начисленных сумм
Если при увольнении сотруднику начислили лишнее (например, компенсацию отпуска за дни, которые он уже отгулял), используйте документ «Сторнирование начислений» (раздел «Зарплата»). Создайте его на основании ошибочного документа — программа сформирует отрицательные записи по начислениям, НДФЛ и взносам.
Учтите ограничение: удержать излишне выплаченные суммы с уволенного сотрудника можно не всегда. По Трудовому кодексу взыскание возможно при счетной ошибке или если сотрудник добровольно возвращает деньги. Сам факт сторнирования в программе не означает автоматического возврата денег — вопрос возврата решается отдельно, при согласии сотрудника оформляется возврат в кассу или на расчетный счет.
Излишне удержанный НДФЛ возвращается через документ «Возврат НДФЛ» (раздел «Налоги и взносы»). Он создается после перерасчета налога, на основании заявления сотрудника, и сумма перечисляется на его счет. Просто уменьшить следующую выплату нельзя — других выплат у уволенного обычно уже нет.
Больничный после увольнения
Частый случай — бывший сотрудник приносит листок нетрудоспособности. Если заболевание или травма наступили в течение 30 календарных дней после увольнения, пособие оплачивается в размере 60% среднего заработка независимо от стажа. Если больничный открыт до увольнения, он оплачивается в обычном порядке.
В ЗУП 3.1 введите документ «Больничный лист» на уволенного сотрудника текущим периодом: раздел «Зарплата» → «Больничные листы». Сотрудник доступен для выбора, несмотря на увольнение. Укажите номер листка, период и причину нетрудоспособности — программа рассчитает пособие по сохраненным данным о среднем заработке.
Проверьте процент оплаты: при нетрудоспособности после увольнения программа применяет ограничение 60%, но стоит сверить дату начала болезни с датой увольнения вручную. Выплата оформляется обычной ведомостью, НДФЛ удерживается, страховые взносы на пособие не начисляются.
Выплата перерасчитанных сумм
После проведения перерасчета задолженность перед сотрудником видна в отчетах «Задолженность по зарплате» и в расчетном листке. Для выплаты создайте ведомость (банк, касса или через зарплатный проект) с видом выплаты «Зарплата» текущим месяцем — программа подберет уволенного сотрудника по кнопке «Заполнить» или вручную.
При выплате НДФЛ с перерасчета удерживается и перечисляется в общем порядке в составе единого налогового платежа. Даты удержания и перечисления попадут в 6-НДФЛ — проверьте, что ведомость проведена корректной датой фактической выплаты.
Если сотрудник получал зарплату на карту закрытого зарплатного проекта, уточните реквизиты заранее: после увольнения лицевой счет в проекте мог быть закрыт. В этом случае выплату оформляют на другой счет по заявлению сотрудника или через кассу.
Как проверить результат
Видна сумма доначисления, удержанный НДФЛ, итог к выплате совпадает с ведомостью
Сумма задвоена или перерасчет отразился прошлым периодом
По сотруднику нет остатка задолженности
Осталась кредиторская или дебиторская задолженность
Доход и удержанный налог по перерасчету попали в нужный раздел с корректными датами
Суммы не отражены или дата получения дохода неверна
Сформирован уточненный расчет за период ошибки
База по взносам в отчетности не совпадает с данными учета
Особенности для 1С:Бухгалтерии 8.3
В 1С:Бухгалтерии нет полноценного документа доначисления прошлых периодов, как в ЗУП. Перерасчет оформляется текущим месяцем: создайте документ «Начисление зарплаты» за текущий период, добавьте уволенного сотрудника вручную и укажите сумму доначисления нужным видом начисления. Либо используйте операцию, введенную вручную, для сторнирования — но тогда НДФЛ и взносы придется корректировать отдельными ручными операциями, что повышает риск ошибки.
Если объем кадровых перерасчетов регулярный, корректнее вести расчет в ЗУП с синхронизацией в бухгалтерию: там перерасчеты оформляются штатно, а в бухгалтерию попадают уже готовые проводки и данные для отчетности.
Перед перерасчетом сохраните расчетный листок уволенного сотрудника «как было»: PDF-файл с исходными суммами упростит сверку после исправления и поможет объяснить сотруднику и проверяющим, откуда возникла разница.
Типичные ошибки при перерасчете уволенных
Самая частая ошибка — исправление документа «Увольнение» задним числом после сдачи отчетности. Это приводит к расхождению данных учета и отчетов, а при синхронизации — к дублям или пропавшим проводкам в бухгалтерии.
Вторая ошибка — неверный месяц регистрации перерасчета. Если указать прошлый месяц в документе «Доначисление, перерасчет», программа попытается пересчитать закрытый период, и НДФЛ может отразиться некорректно. Месяц начисления должен быть текущим, а период, за который положена выплата, указывается в самом начислении.
Третья группа ошибок — забытые корректировки отчетности. Перерасчет за прошлый год без уточненного РСВ и корректировочного 6-НДФЛ ведет к расхождениям при камеральной проверке и требованиям из налоговой.
Проверка результата и отчетность
После проведения всех документов соберите контрольный комплект: расчетный листок сотрудника, отчет «Налоги и взносы (кратко)» или аналогичный, оборотно-сальдовую ведомость по счетам 70 и 69 в бухгалтерии после синхронизации. Суммы доначисления, НДФЛ и взносов должны сойтись во всех трех источниках.
Проверьте 6-НДФЛ: доход от перерасчета отражается в периоде выплаты (для больничных) или в периоде начисления (для зарплатных начислений). Если ошибка затронула прошлые периоды, сформируйте корректировочный расчет через механизм уточнения отчетности.
По взносам действует то же правило: изменение базы прошлого периода требует уточненного РСВ за тот период. В ЗУП уточненка создается копированием исходного отчета с признаком корректировки — программа перезаполнит данные с учетом перерасчета.
Что важно запомнить
Перерасчет уволенному оформляется отдельным документом текущим периодом: «Доначисление, перерасчет», «Сторнирование начислений» или «Больничный лист». Документ «Увольнение» не трогаем. После перерасчета проверяем НДФЛ, взносы, выплату и при необходимости сдаем уточненные РСВ и 6-НДФЛ.
Частые вопросы
Можно ли выбрать уволенного сотрудника в документах начисления?
Да. В 1С:ЗУП 3.1 уволенные сотрудники остаются в базе и доступны для выбора в документах «Доначисление, перерасчет», «Больничный лист», «Премия» и ведомостях на выплату. Если сотрудник не подбирается, проверьте, не установлен ли в списке отбор только по действующим сотрудникам.
Каким месяцем проводить перерасчет, если ошибка найдена через полгода после увольнения?
Месяцем, в котором вы фактически оформляете перерасчет. Период, за который положена выплата, указывается внутри начисления. Прошлым месяцем документ проводить не нужно — это нарушит последовательность расчета и отчетность.
Нужно ли пересчитывать компенсацию отпуска, если после увольнения изменился оклад задним числом?
Если приказ об изменении оклада имеет обратную силу и затрагивает периоды, вошедшие в расчет среднего заработка, компенсацию придется пересчитать и доплатить разницу. Оформляется это через «Доначисление, перерасчет» с пересчетом среднего заработка.
Как вернуть излишне удержанный НДФЛ уволенному сотруднику?
После перерасчета налога создайте документ «Возврат НДФЛ» на основании письменного заявления сотрудника с реквизитами счета. Сумма перечисляется на банковский счет — зачесть ее в счет будущих выплат нельзя, так как выплат у уволенного обычно больше нет.
Что делать, если сотрудник не согласен вернуть излишне выплаченную сумму?
Сторнирование в программе отражает бухгалтерскую сторону, но взыскание денег — отдельный юридический вопрос. Без согласия сотрудника удержание возможно только в ограниченных случаях (например, счетная ошибка), часто вопрос решается через суд. Перед сторнированием зафиксируйте расчет и основание ошибки документально.
Нужно ли сдавать уточненный РСВ при перерасчете текущего года?
Если отчетность за период ошибки еще не сдана, перерасчет просто попадет в ближайший расчет. Если РСВ за период уже сдан, а база по взносам изменилась, нужно подать уточненный расчет за тот период с корректными суммами.