Как сделать перерасчет по зарплате в 1С

Перерасчет зарплаты требуется, когда за уже закрытый период обнаружилась ошибка: не учли больничный, неверно ввели оклад, пропустили отсутствие сотрудника или поздно получили приказ о премии. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и в 1С:Бухгалтерии механика различается, но общий принцип один — программа должна зафиксировать разницу между тем, что начислили, и тем, что нужно было начислить, с корректным пересчетом НДФЛ и страховых взносов.

Перед любым перерасчетом важно понять причину: от нее зависит, каким документом оформлять корректировку. Ошибка в кадровых данных исправляется кадровым документом, ошибка в начислении — документом перерасчета или сторно, а пропущенное отсутствие — документом отсутствия с автоматическим перерасчетом. Если выбрать неправильный инструмент, можно получить двойное начисление или «зависший» НДФЛ.

Ключевое правило безопасности: перерасчет делается в текущем расчетном периоде, но с указанием месяца, за который исправляется ошибка. Не редактируйте и не перепроводите закрытые документы прошлых периодов вручную — это ломает последовательность расчетов, отчеты по НДФЛ и данные, уже сданные в фонды.

Определяем причину перерасчета и выбираем инструмент

Первый шаг — классифицировать ситуацию. От этого зависит документ, которым оформляется исправление, и то, потребуется ли уточненная отчетность.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Начислили лишнее или неверную сумму (переплата)Используйте документ «Сторнирование начислений» — он отменит ошибочное начисление и пересчитает НДФЛ

Не доначислили (забыли премию, доплату, повышение оклада задним числом)Оформите «Доначисление, перерасчет» или отдельное разовое начисление с периодом прошлого месяца

Сотрудник был на больничном или в отпуске, а зарплату начислили полностьюВведите документ отсутствия (больничный, отпуск) с датой прошлого периода — программа сама предложит перерасчет

Ошибка в кадровых данных (оклад, график, ставка)Исправьте кадровый документ, затем выполните перерасчет начислений за затронутые месяцы

Если причина неочевидна, начните с расчетного листка сотрудника (раздел «Зарплата» — «Отчеты по зарплате» — «Расчетный листок») за проблемный месяц: сравните начисленное с табелем и кадровыми приказами. Так вы увидите, что именно завышено или занижено.

Доначисление суммы за прошлый период

Типовая ситуация: оклад повысили приказом задним числом, премию утвердили позже расчета, или сотруднику не доплатили за работу в выходной. В ЗУП для этого предназначен документ «Доначисление, перерасчет» (раздел «Зарплата»). Он появляется в списке документов, если в настройках состава начислений включены перерасчеты.

1. 1
   Откройте раздел «Зарплата» — «Доначисления, перерасчеты» и создайте новый документ
2. 2
   Укажите месяц начисления — текущий, а в поле периода перерасчета — месяц, за который доначисляете
3. 3
   Добавьте сотрудника и вид начисления, введите сумму или отработанное время
4. 4
   Проверьте, что программа автоматически рассчитала НДФЛ и взносы с доначисленной суммы
5. 5
   Проведите документ и сформируйте расчетный листок за текущий месяц — там должна появиться строка перерасчета за прошлый период

В 1С:Бухгалтерии отдельного документа перерасчета нет: доначисление оформляют документом «Начисление зарплаты» текущим месяцом, добавляя строку с нужным видом начисления и комментарием, либо через «Операцию, введенную вручную» для корректировки проводок. Учтите, что в бухгалтерской конфигурации автоматический пересчет НДФЛ за прошлый период ограничен — суммы налога проверяйте вручную.

Доначисление при изменении оклада задним числом

Если оклад изменен кадровым приказом с прошлой даты, сначала проверьте, что кадровый документ («Кадровый перевод» или «Изменение оплаты труда») проведен с правильной датой. Затем в ЗУП зарегистрируйте необходимость перерасчета: программа часто сама формирует запись в механизме «Перерасчеты» (раздел «Зарплата» — «Сервис» — «Перерасчеты»). Доначисление попадет в ближайший документ «Начисление зарплаты и взносов» автоматически при его заполнении.

Сторнирование излишне начисленных сумм

Когда сотруднику начислили лишнее — например, оплатили дни, которые он фактически болел, или дважды ввели премию — применяют документ «Сторнирование начислений» (раздел «Зарплата»). Сторно создает отрицательное начисление, которое уменьшает базу по НДФЛ и взносам и корректно отражается в отчетности.

В документе укажите сотрудника, месяц сторнирования и сторнируемый документ начисления. Программа подтянет суммы с минусом и пересчитает налог. Не пытайтесь «обнулить» ошибку ручным отрицательным начислением произвольного вида — сторнирующий документ сохраняет связь с исходным начислением, что важно для отчетов 6-НДФЛ и РСВ.

Сторно в 1С:Бухгалтерии

В бухгалтерской конфигурации сторно оформляется документом «Сторнирование начислений» (если ведется полноценный зарплатный учет) либо ручной операцией с отрицательными суммами по счетам 70, 68.01 и 69. Ручная операция требует аккуратности: проверьте, что аналитика по сотруднику и виду начисления совпадает с исходной, иначе сводная отчетность разойдется с карточкой работника.

Перерасчет при отсутствии сотрудника (больничный, отпуск, прогул)

Самая частая причина перерасчета — зарплату начислили за полный месяц, а потом выяснилось, что сотрудник болел. В ЗУП достаточно ввести документ отсутствия («Больничный лист», «Отпуск», «Прогул, отсутствие») с датами прошлого периода. При проведении программа обнаружит, что за эти дни уже есть начисление, и зарегистрирует перерасчет.

Доначисление или сторнирование попадет в следующий документ «Начисление зарплаты и взносов»: за дни отсутствия окладная часть уменьшится, а оплата больничного или отпускных начислится отдельно. Проверьте, что в документе начисления появилась закладка или строки перерасчета с указанием прошлого месяца.

Исправление ошибки в самом документе начисления

Если месяц еще не закрыт (зарплата не выплачена, отчетность не сдана), проще всего исправить исходный документ: откройте «Начисление зарплаты и взносов», скорректируйте строки и перепроведите. Это допустимо только до выплаты и до сдачи отчетности.

Если выплата прошла или уведомления по НДФЛ уже отправлены, документ прошлого периода трогать нельзя — оформляйте перерасчет текущим месяцем, как описано выше. Иначе расхождения между учетом и сданными формами придется объяснять при проверке.

Сравнение вариантов исправления

Исправление исходного документа

Подходит, только если период не закрыт: выплаты не было, отчеты не сданы. Самый чистый вариант, не создает лишних документов

Доначисление / сторнирование текущим месяцем

Универсальный способ для закрытых периодов. Сохраняет историю, корректно отражается в 6-НДФЛ, но может потребовать уточненного РСВ

Ручная операция

Только для 1С:Бухгалтерии и нетиповых случаев. Требует ручного контроля НДФЛ и взносов, высокий риск расхождений в отчетности

Проверка НДФЛ, взносов и отчетности после перерасчета

После перерасчета обязательно проверьте налоги. Сформируйте по сотруднику «Анализ НДФЛ» и отчет по взносам за квартал: суммы должны отражать исправленную базу. Если перерасчет затрагивает квартал, за который РСВ или 6-НДФЛ уже сданы, подготовьте уточненные расчеты.

Доплата налога при доначислении отражается в ближайшей выплате; при сторнировании излишне удержанный НДФЛ засчитывается в счет будущих платежей или возвращается сотруднику по его заявлению через документ «Возврат НДФЛ».

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчетный листок сотрудника за текущий месяц

Норма

Есть отдельная строка перерасчета с указанием прошлого месяца, итоговая сумма к выплате изменилась на сумму разницы

Тревожный признак

Перерасчета нет, сумма не изменилась, или появились дубли начислений

Анализ НДФЛ по сотруднику

Норма

Налоговая база соответствует исправленным начислениям, нет «зависшего» излишне удержанного налога без причины

Тревожный признак

База не изменилась или появился отрицательный НДФЛ, который никак не закрывается

Отчет по страховым взносам

Норма

База взносов пересчитана с учетом доначисления или сторно

Тревожный признак

Взносы считаются от старой суммы — документ перерасчета не проведен или взносы не рассчитаны

Типичные ошибки при перерасчете

Еще одна распространенная проблема — перерасчет «в пустоту»: документ создан, но месяц начисления указан будущим или за пределами периода работы сотрудника. Всегда сверяйте месяц начисления, период перерасчета и даты приема/увольнения работника.

Перед массовым перерасчетом сделайте копию информационной базы и отработайте сценарий на одном сотруднике. Сравните расчетный листок до и после: разница в итоге должна в точности равняться сумме доначисления или сторно. Такая проверка занимает несколько минут и отсекает большинство ошибок до выплаты.

FAQ: частые вопросы о перерасчете зарплаты в 1С

Можно ли сделать перерасчет за несколько месяцев сразу?

Да. В документе «Доначисление, перерасчет» можно добавить строки по нескольким прошлым месяцам, а при изменении оклада задним числом ЗУП регистрирует перерасчеты по всем затронутым периодам. Каждый месяц отражается отдельной строкой с собственным периодом — это важно для корректного расчета среднего заработка и отчетности.

Нужно ли сдавать уточненный 6-НДФЛ после перерасчета?

Зависит от характера исправления. Если перерасчет изменил сумму дохода или налога в уже сданном периоде (например, сторнировали начисление прошлого квартала), уточненный расчет за тот период обычно требуется. Если доначисление отражено текущим периодом и доход считается полученным сейчас, корректируется только текущая отчетность. Проверьте заполнение расчета после перерасчета и сопоставьте с ранее сданными данными.

Что делать, если сотрудник уже уволен, а ошибка нашлась позже?

Перерасчет оформляется так же — документом текущего периода с указанием месяца ошибки. Доначисленную сумму выплачивают бывшему работнику, уведомив его о задолженности. Переплату взыскать сложнее: без согласия бывшего сотрудника вернуть деньги обычно возможно только через суд при счетной ошибке. Не забудьте подать уточненные персонифицированные сведения и при необходимости РСВ за период работы сотрудника.

Почему после ввода больничного перерасчет не появился в начислении зарплаты?

Чаще всего документ отсутствия не проведен, либо его даты не пересекаются с уже начисленным периодом, либо потребность в перерасчете не зарегистрировалась. Откройте «Зарплата» — «Сервис» — «Перерасчеты» и проверьте наличие записи. Помогает отмена проведения и повторное проведение больничного, после чего нужно заново заполнить документ «Начисление зарплаты и взносов».

Как перерасчет влияет на средний заработок для отпускных и больничных?

Доначисления и сторно относятся к тем месяцам, за которые они сделаны, поэтому средний заработок пересчитывается. Если отпускные или больничный уже были рассчитаны от неверной базы, их тоже нужно пересчитать — в ЗУП это делается через механизм перерасчетов или повторный расчет соответствующего документа с учетом исправленных данных.

Можно ли отменить ошибочно проведенный документ перерасчета?

Да, если выплата по нему еще не прошла: отмените проведение документа и удалите его, затем перепроведите связанные документы начисления. Если выплата состоялась, отменять документ нельзя — оформляйте обратную корректировку (сторно доначисления или доначисление сторнированного) текущим периодом.