Как сделать отмену приема на работу в СЗВ-ТД в 1С

Ошибочно проведенный прием на работу — одна из самых частых проблем при работе с отчетом СЗВ-ТД. Сотрудника приняли «про запас», указали неверную дату или вовсе перепутали человека, а сведения уже ушли в ПФР (СФР). В зависимости от того, на каком этапе обнаружена ошибка, порядок действий в 1С различается: где-то достаточно отменить документ, а где-то потребуется сдать отменяющую форму.

Важно понимать ключевой принцип: если отчет СЗВ-ТД еще не отправлен, достаточно исправить кадровый документ и перезаполнить отчет. Если же сведения уже приняты фондом, отменить мероприятие «Прием» можно только подачей новой формы СЗВ-ТД с признаком отмены — просто удалить данные из программы недостаточно, в базе фонда запись останется.

Определите статус отчета: отправлен или нет

Прежде чем что-либо отменять, выясните, ушли ли сведения в фонд. Откройте отчет СЗВ-ТД (раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» или журнал «Исходящие документы» в ЗУП) и посмотрите его состояние. Возможны три ситуации: отчет создан, но не отправлен; отправлен, но ответа еще нет; отправлен и получен положительный протокол.

В первом случае вы работаете только со своей базой — никаких отменяющих форм не нужно. Во втором имеет смысл дождаться результата контроля: если форматно-логический контроль выявит ошибку, отчет будет отклонен, и вы просто подадите новый. В третьем случае запись уже зафиксирована в сведениях о трудовой деятельности сотрудника, и исправлять ее придется отменяющей формой.

Отмена приема, если отчет еще не отправлен

Самый простой сценарий. Откройте журнал «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» (в 1С:ЗУП) или «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы» (в 1С:Бухгалтерии), найдите нужный документ «Прием на работу». Если прием ошибочен полностью, пометьте документ на удаление или отмените его проведение через контекстное меню.

Если ошибка только в реквизитах (дата, подразделение, должность, дата трудового договора), не удаляйте документ, а исправьте его: откройте, скорректируйте поля и перепроведите. Учтите, что исправление документа «задним числом» может затронуть начисления — проверьте, не рассчитана ли уже зарплата за период.

После правки документа откройте подготовленный СЗВ-ТД и нажмите «Заполнить» — отчет перезаполнится актуальными данными, и ошибочное мероприятие из него исчезнет. Перед отправкой проверьте список сотрудников в форме глазами: лишних мероприятий «Прием» быть не должно.

1. 1
   Найдите документ «Прием на работу» в журнале кадровых документов
2. 2
   Исправьте реквизиты или отмените проведение документа
3. 3
   Откройте подготовленный СЗВ-ТД и нажмите «Заполнить»
4. 4
   Проверьте, что ошибочное мероприятие исчезло из отчета
5. 5
   Проведите проверку заполнения и только потом отправляйте

Отмена приема, если СЗВ-ТД уже принят фондом

Когда получен положительный протокол, сведения о приеме уже попали в электронную трудовую книжку сотрудника. Отменить их можно только новой формой СЗВ-ТД, в которой то же самое мероприятие «Прием» подается с признаком отмены. Дата, структурное подразделение, должность и другие реквизиты в отменяющей форме должны точно совпадать с ранее поданными — иначе фонд не сопоставит записи.

В 1С:ЗУП откройте документ «Прием на работу» и установите флаг отмены мероприятия (в типовых релизах он доступен по ссылке «Отменить» рядом с мероприятием ЭТК или через команду отмены кадрового мероприятия). После этого создайте новый отчет СЗВ-ТД за текущую дату и заполните его — в форму попадет мероприятие «Прием» с признаком «Отмена».

В 1С:Бухгалтерии механизм аналогичен: в кадровом документе предусмотрена отмена мероприятия ЭТК, после чего отменяющая запись включается в очередной СЗВ-ТД. Если в вашей версии программы флага отмены нет, обновите конфигурацию — поддержка отменяющих форм появилась в типовых решениях давно и входит в актуальные релизы.

Как заполнить отменяющую форму правильно

Отменяющий СЗВ-ТД создается как обычный отчет: «Отчетность, справки» → «СЗВ-ТД» → «Создать». Дата отчета — текущая (дата фактической подачи), это не ошибка: отмена подается тем днем, когда вы ее формируете. В табличной части должна быть одна строка по сотруднику с мероприятием «Прием», той же датой мероприятия, что была в исходном отчете, и отметкой «Отмена».

Реквизиты «Дата», «Подразделение», «Должность», «Код выполняемой функции» и трудовой договор (номер и дата) должны в точности повторять первоначально поданные сведения. Если хотя бы одно поле отличается, фонд может не найти исходную запись, и отмена не пройдет — придется разбираться через уточняющие формы или обращение в СФР.

Если ошибочный прием был подан в составе большого отчета по нескольким сотрудникам, в отменяющую форму включайте только того сотрудника, чье мероприятие нужно отменить. Остальные записи уже корректны и повторно подавать их не требуется.

Частные сценарии и особые случаи

Неверная дата приема

Если сам прием правильный, но ошиблась дата, действует то же правило: сначала отменяющая форма с неверной датой, затем — новый СЗВ-ТД с корректным мероприятием «Прием» и правильной датой. Одновременно исправьте дату в кадровом документе, чтобы данные базы совпадали с поданными сведениями.

Прием оформлен, но сотрудник не вышел на работу

Если человек не приступил к работе и трудовой договор аннулирован, в кадровом учете это отражается отменой приема. В СЗВ-ТД, если сведения уже поданы, мероприятие отменяется описанным выше способом. Если отчет еще не отправлялся — просто отмените документ и перезаполните форму.

Ошибочно выбран сотрудник

Когда прием подали на другого человека (например, на однофамильца), отменяющую форму подают на ошибочного сотрудника, а затем — корректный СЗВ-ТД на того, кто реально принят. Проверьте СНИЛС в обеих формах: именно по нему фонд идентифицирует человека.

Проверка результата после отмены

После отправки отменяющей формы дождитесь протокола приема. Положительный протокол означает, что форма принята и запись о приеме аннулирована в сведениях о трудовой деятельности. Отрицательный протокол содержит код ошибки — чаще всего это несовпадение отменяемых реквизитов с ранее поданными.

Дополнительно убедитесь, что в самой программе данные приведены в соответствие: документ приема отменен или исправлен, в журнале мероприятий ЭТК по сотруднику отображается отмена. Если сотрудник реально работает (случай с неверной датой), проверьте, что новый корректный СЗВ-ТД также принят.

Контрольные точки

Как проверить результат

Протокол приема отменяющей формы

Норма

Положительный протокол, ошибок нет

Тревожный признак

Отказ с указанием несовпадения реквизитов

Журнал мероприятий ЭТК по сотруднику

Норма

Мероприятие «Прием» помечено как отмененное

Тревожный признак

Мероприятие активно, признак отмены не установлен

Кадровый документ в базе

Норма

Прием отменен или исправлен, данные совпадают с поданными

Тревожный признак

Документ проведен с ошибочными данными

FAQ

Можно ли отменить прием в СЗВ-ТД, если сотрудник уже уволен?

Да, но сначала отменяется мероприятие «Увольнение» (если оно подано), затем — «Прием». Логика фонда не позволяет отменить прием, пока по нему существует связанное увольнение. В программе отменяйте мероприятия в обратном порядке их подачи.

Что делать, если отменяющая форма отклонена с ошибкой?

Прочитайте код и текст ошибки в протоколе. Чаще всего причина — расхождение реквизитов с исходной формой. Сверьте дату мероприятия, должность, подразделение, номер и дату трудового договора с первоначально отправленным отчетом и подайте отмену повторно с точными данными.

Нужно ли сообщать сотруднику об отмене записи?

Формально обязанности уведомлять об отмене нет, но сотрудник видит сведения в электронной трудовой книжке. Если запись была ошибочной, лучше устно или письменно пояснить ситуацию, чтобы избежать обращений и жалоб.

Можно ли вместо отмены подать форму «Корректировка»?

Для мероприятия «Прием» при полностью ошибочной записи используется именно отмена. Корректировочный вариант применяется, когда нужно изменить отдельные реквизиты ранее поданного мероприятия. При сомнениях ориентируйтесь на подсказки в форме отчета вашей версии 1С.

Как отменить прием, если база 1С была восстановлена из старой копии и документов нет?

Сначала восстановите кадровые документы в базе (введите их заново по первичным данным), затем установите признак отмены мероприятия и сформируйте отменяющий СЗВ-ТД. Отправить отмену без документа-основания в типовой конфигурации затруднительно.