Как сделать отчет СЗВ в 1С: пошаговая инструкция

Отчеты СЗВ — это персонифицированные сведения, которые работодатель обязан передавать в Социальный фонд России (СФР, бывший ПФР). К ним относятся СЗВ-ТД (сведения о кадровых событиях: прием, перевод, увольнение) и СЗВ-СТАЖ (годовые сведения о стаже). В конфигурациях 1С:Зарплата и управление персоналом и 1С:Бухгалтерия эти формы формируются автоматически на основе кадровых документов, но результат напрямую зависит от полноты и корректности учета.

Главная причина ошибок при сдаче СЗВ — не сама процедура формирования, а некорректные данные: незаполненный СНИЛС, неверные даты кадровых приказов, непроведенные документы увольнения. Поэтому работа с отчетом начинается с проверки учета, а не с кнопки «Заполнить».

Ниже описан полный цикл: подготовка данных, формирование СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ, проверка, выгрузка в файл и отправка. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП ред. 3.1, но логика в 1С:Бухгалтерии 3.0 аналогична — отличаются только названия разделов меню.

Подготовка данных перед формированием отчета

СЗВ-ТД подается при каждом кадровом событии (прием, перевод, увольнение, переименование должности) — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. СЗВ-СТАЖ сдается ежегодно, а также при выходе сотрудника на пенсию. Перед формированием убедитесь, что все кадровые документы за период проведены и содержат корректные даты.

Проверьте личные данные сотрудников: СНИЛС, ИНН (если заполняется), ФИО и дату рождения. Ошибка в СНИЛС — самая частая причина отказа в приеме отчета. В ЗУП откройте справочник «Сотрудники» и пройдитесь по тем, у кого были кадровые события в периоде.

Также проверьте регистрационные данные организации: регистрационный номер в СФР, ИНН и КПП. Они подставляются в отчет из карточки организации, и ошибка там приведет к отказу всей пачки.

Как сформировать СЗВ-ТД в 1С:ЗУП

В 1С:ЗУП 3.1 перейдите в раздел «Отчетность, справки» и откройте журнал «СЗВ-ТД». Нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, отчетный период (месяц и год) и тип сведений — обычно «Исходные». Если отчет корректирует ранее сданный, выбирается корректирующий тип.

После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить» — программа автоматически подберет все кадровые события за период и сформирует табличную часть: для каждого сотрудника будет указано мероприятие (прием, перевод, увольнение), дата, должность и основание. Проверьте, что все ожидаемые события попали в отчет.

Если событие не подтянулось, чаще всего причина в том, что кадровый документ не проведен или датирован другим периодом. Исправьте документ и нажмите «Заполнить» повторно — табличная часть перезаполнится.

1. 1
   Откройте «Отчетность, справки» → «СЗВ-ТД», нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, отчетный период и тип сведений «Исходные»
3. 3
   Нажмите «Заполнить» и сверьте список событий с кадровыми приказами
4. 4
   Запустите проверку отчета встроенной кнопкой «Проверить»
5. 5
   Запишите документ и выгрузите файл или отправьте через 1С-Отчетность

Как сформировать СЗВ-СТАЖ

СЗВ-СТАЖ создается в разделе «Отчетность, справки» → «СЗВ-СТАЖ». Укажите отчетный год и тип сведений. Нажмите «Заполнить» — программа подберет всех сотрудников, работавших в отчетном году, включая уволенных, и сформирует периоды работы по каждому.

Особое внимание уделите сотрудникам с особыми условиями труда, отпусками без сохранения зарплаты, простоями и периодами болезни: эти интервалы должны быть отражены с правильными кодами. Программа заполняет их по данным учета рабочего времени, поэтому при неаккуратном ведении отсутствий коды могут быть неверными.

Если сотрудник увольняется в связи с выходом на пенсию, СЗВ-СТАЖ по нему сдается отдельно и в короткий срок — не дожидаясь годовой отчетности. Создайте отчет с типом «Назначение пенсии» и включите в него только этого сотрудника.

Проверка отчета перед отправкой

В документах СЗВ есть встроенная проверка: кнопка «Проверить» в командной панели. Она выявляет незаполненные поля, ошибки формата СНИЛС, отсутствие обязательных данных. Все замечания нужно устранить до выгрузки — иначе файл с высокой вероятностью не пройдет контроль в СФР.

Дополнительно сверьте отчет с учетом вручную: количество событий в СЗВ-ТД должно совпадать с количеством кадровых приказов за период, а список сотрудников в СЗВ-СТАЖ — со списком работавших в году. Удобно использовать отчет «Штатные сотрудники» или «Остатки отпусков и кадровые отчеты» для сверки.

Контрольные точки

Как проверить результат

Встроенная проверка 1С

Норма

Ошибок нет или только информационные замечания

Тревожный признак

Ошибки формата, незаполненные обязательные поля

Состав событий СЗВ-ТД

Норма

Все приказы за период отражены в отчете

Тревожный признак

Часть приемов или увольнений отсутствует

Список сотрудников в СЗВ-СТАЖ

Норма

Включены все работавшие в году, включая уволенных

Тревожный признак

Сотрудники пропущены или попали лишние

Выгрузка и отправка в СФР

Если у вас подключен сервис «1С-Отчетность», отправка выполняется прямо из программы: в журнале отчетов выделите документ и нажмите «Отправить». Статус сдачи отслеживается там же — дождитесь положительного протокола контроля.

Без 1С-Отчетности используйте выгрузку в файл: кнопка «Выгрузить» в документе формирует XML-файл, который загружается в личный кабинет страхователя на портале СФР или передается через оператора ЭДО. Сохраните файл в отдельную папку с понятным именем, включая период и тип отчета.

Как исправить ошибки и подать корректировку

Если после сдачи обнаружилась ошибка, создайте новый документ СЗВ с корректирующим типом сведений. Для СЗВ-ТД предусмотрены формы корректировки и отмены ранее поданного события: сначала отменяется ошибочная запись, затем при необходимости подается правильная.

Не редактируйте исходный документ после сдачи «задним числом» без фиксации того, что именно было отправлено. Храните выгруженные файлы и квитанции о приеме — по ним всегда можно восстановить состав сданных сведений.

Частые вопросы по отчетам СЗВ в 1С

Где в 1С:Бухгалтерии находится СЗВ-ТД?

В 1С:Бухгалтерии 3.0 отчеты СЗВ формируются через раздел «Отчеты» → «Регламентированные отчеты» → «1С-Отчетность», либо через журнал «Зарплата и кадры» → «СЗВ-ТД» / «СЗВ-СТАЖ» в зависимости от версии. Логика заполнения аналогична ЗУП: шапка, кнопка «Заполнить», проверка, выгрузка.

Почему сотрудник не попадает в СЗВ-СТАЖ?

Проверьте, что прием на работу проведен, период работы попадает в отчетный год, а в карточке сотрудника заполнен СНИЛС. Также убедитесь, что сотрудник не оформлен в другой организации базы — отчет формируется по конкретной организации из шапки.

Как подать СЗВ-ТД на увольнение в тот же день?

Проведите приказ об увольнении, создайте СЗВ-ТД за текущий месяц, нажмите «Заполнить» — событие подтянется автоматически. Если в отчете уже есть другие события, сданные ранее, создайте отдельный документ только с этим событием, чтобы не дублировать сведения.

Что делать, если СФР вернул отчет с ошибкой?

Откройте протокол ошибок в 1С-Отчетности или в личном кабинете СФР, найдите сотрудника и код ошибки. Исправьте данные в карточке сотрудника или кадровом документе, затем сформируйте корректирующую форму и отправьте повторно. Исходный отчет заново как «Исходный» не сдается.

Нужно ли сдавать СЗВ-ТД, если кадровых событий не было?

Нет. СЗВ-ТД сдается только при наличии кадровых событий в периоде. «Нулевая» форма не предусмотрена. СЗВ-СТАЖ сдается ежегодно по всем сотрудникам, работавшим в отчетном году, независимо от кадровых изменений.

Можно ли сформировать СЗВ за прошлый период?

Да, создайте документ с нужным отчетным периодом — программа подберет события за него. Но помните, что за нарушение сроков подачи предусмотрены штрафы, поэтому просроченные сведения стоит сдать как можно скорее.