Как сделать отчет по электронным трудовым книжкам в 1С

С переходом на электронные трудовые книжки работодатель обязан передавать в Социальный фонд России сведения о кадровых событиях: приеме, переводе, увольнении, переименовании организации. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) для этого предусмотрены штатные отчеты и документы, которые формируются автоматически на основе кадровых приказов. Главная задача кадровика — правильно зарегистрировать мероприятие, сформировать отчет и проверить его перед отправкой.

В большинстве конфигураций 1С отчетность по ЭТК строится вокруг формы ЕФС-1 (ранее — СЗВ-ТД). Программа сама подбирает сотрудников, по которым были кадровые события за отчетный период, но корректность данных зависит от того, как велся учет: заполнены ли СНИЛС, правильно ли оформлены приказы, указан ли выбор сотрудника между бумажной и электронной трудовой книжкой.

Ниже разобран практический порядок работы: где находятся нужные отчеты, как их сформировать, как проверить и что делать при ошибках. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП, но логика аналогична в 1С:Бухгалтерии с кадровым учетом и в 1С:КАМИН.

Какие отчеты по ЭТК есть в 1С

В типовой 1С:ЗУП работа с электронными трудовыми книжками охватывает несколько объектов. Основной — отчет «Сведения о трудовой деятельности работников» по форме ЕФС-1 (подраздел 1.1), который пришел на смену СЗВ-ТД. Именно в него попадают мероприятия «Прием», «Перевод», «Увольнение», «Переименование», «Установление второй профессии».

Кроме регламентированной формы, в программе есть служебные документы и отчеты: «Заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности» (фиксация выбора сотрудника — бумажная или электронная книжка), а также аналитические отчеты для внутреннего контроля. Их можно найти через раздел «Кадры» или «Отчеты, справки».

Где найти отчет по электронным трудовым книжкам

Основной путь: раздел «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность». В списке отчетов нажмите «Создать» и выберите «ЕФС-1» (в старых релизах — «СЗВ-ТД»). Форма откроется с возможностью указать отчетный период и организацию.

Альтернативный вариант — документ «Сведения о трудовой деятельности работников, ЕФС-1» в разделе «Отчетность, справки» → «Сведения о трудовой деятельности». Этот документ удобен, когда нужно сформировать сведения вне очередной отчетной кампании, например при увольнении сотрудника — отчет по увольнению подается не позднее следующего рабочего дня.

Для внутреннего контроля полезен отчет «Сотрудники, не подавшие заявление о выборе способа ведения трудовой книжки» (доступен через «Кадры» → «Отчеты по кадрам» либо через универсальный отчет). Он показывает, по кому не зафиксирован выбор между бумажной и электронной формой.

Подготовка данных перед формированием отчета

Отчет собирается из кадровых документов, поэтому до его формирования проверьте полноту учета. Все приемы, переводы и увольнения за период должны быть проведены документами «Прием на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение» — ручные записи в трудовой книжке без кадрового приказа в отчет не попадут.

Убедитесь, что у каждого сотрудника корректно заполнены ФИО, СНИЛС, дата рождения и документ удостоверения личности. Ошибка в СНИЛС — самая частая причина отказа при приеме отчета фондом. Проверить СНИЛС можно прямо в карточке сотрудника: программа подсвечивает неверные контрольные суммы.

Также проверьте, что в карточке организации заполнены регистрационные данные СФР и действующая электронная подпись подключена в настройках обмена, если планируете отправку напрямую из программы.

Пошаговое формирование отчета

Порядок действий в типовой конфигурации одинаков для плановой и внеплановой подачи. Программа сама заполнит табличную часть, ваша задача — контроль.

1. 1
   Откройте «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» и создайте отчет ЕФС-1 (либо документ «Сведения о трудовой деятельности»)
2. 2
   Укажите организацию и отчетный период
3. 3
   Нажмите «Заполнить» — программа подберет сотрудников с кадровыми событиями за период
4. 4
   Проверьте виды мероприятий и даты в табличной части, при необходимости отредактируйте
5. 5
   Выполните «Проверить» → «Проверка в интернете» или встроенный контроль
6. 6
   Запишите файл выгрузки или отправьте отчет через 1С-Отчетность
7. 7
   Сохраните квитанцию о приеме от СФР

После заполнения откройте каждую строку с мероприятием: вид события должен соответствовать кадровому приказу, дата — дате приказа, а в поле «Трудовая функция» — актуальная должность из штатного расписания. При переводе внутри организации указывается подразделение и должность после перевода.

Если сотрудник подал заявление о продолжении бумажной книжки, сведения по нему все равно передаются при кадровых событиях — выбор бумажной формы не освобождает работодателя от подачи отчета при приеме, переводе и увольнении.

Проверка и отправка отчета

Перед отправкой используйте встроенную проверку: кнопка «Проверить» в форме отчета. Программа контролирует заполнение обязательных полей, формат СНИЛС и соответствие видов мероприятий. Дополнительно доступна проверка файла выгрузки через интернет-сервисы фонда.

Отправка выполняется через 1С-Отчетность (если подключен сервис) либо выгрузкой файла XML для загрузки в личный кабинет СФР или через оператора ЭДО. После отправки дождитесь квитанции: статус «Принят» подтверждает сдачу, статус с протоколом ошибок требует исправления и повторной подачи.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус отчета в 1С-Отчетности

Норма

Отчет принят, есть квитанция СФР

Тревожный признак

Протокол с ошибками или статус «Не принят»

Состав табличной части

Норма

Только сотрудники с реальными кадровыми событиями за период

Тревожный признак

Лишние сотрудники или пропущенные увольнения

Даты мероприятий

Норма

Совпадают с датами кадровых приказов

Тревожный признак

Дата отчета вместо даты приказа

Частые ошибки и способы их исправления

Самая распространенная проблема — отчет не заполняется автоматически. Причина почти всегда в том, что кадровое событие оформлено непроведенным документом или документ создан после даты формирования отчета. Проведите приказы и нажмите «Заполнить» повторно.

Вторая типичная ситуация — дублирование мероприятий, когда одно и то же событие отправляется дважды. Для исправления в 1С предусмотрена подача отменяющих сведений: в документе устанавливается признак отмены ранее переданного мероприятия. Не удаляйте строки вручную из уже отправленного файла — это нарушит формат.

Альтернативы и дополнительные возможности

Если штатной формы недостаточно для внутренней аналитики, используйте «Универсальный отчет» по регистру сведений о мероприятиях трудовой деятельности — он позволяет вывести произвольные отборы: по подразделению, виду события, периоду. Такой отчет не заменяет регламентированную форму, но помогает сверить данные перед сдачей.

В 1С:Бухгалтерии (без ЗУП) функционал по ЭТК ограничен: сведения формируются через тот же механизм 1С-Отчетности, но кадровый учет ведется в упрощенном виде, поэтому при большом штате и частых переводах корректнее работать в ЗУП.

Удобно завести регламент: раз в неделю формировать черновой ЕФС-1 и сверять его с журналом приказов. Так ошибки в кадровых документах обнаруживаются до отчетной даты, а не в момент сдачи.

FAQ по отчетам по электронным трудовым книжкам

Отчет ЕФС-1 не заполняется автоматически, хотя увольнения были. Что делать?

Проверьте, что документы «Увольнение» проведены и даты попадают в отчетный период. Убедитесь, что в настройках учетной политики организации включен учет сведений для электронных трудовых книжек. После исправлений нажмите «Заполнить» повторно.

Чем отличается СЗВ-ТД от ЕФС-1 в 1С?

ЕФС-1 — единая форма, пришедшая на смену нескольким отчетам, включая СЗВ-ТД. Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 содержит те же сведения о кадровых мероприятиях. В актуальных релизах 1С используется ЕФС-1, форма СЗВ-ТД осталась только для корректировок за старые периоды.

Как подать отменяющие сведения, если отправили ошибочное мероприятие?

Создайте новый документ «Сведения о трудовой деятельности», добавьте сотрудника и для соответствующего мероприятия установите признак отмены. После отправки фонд аннулирует ранее принятую запись, затем при необходимости подайте корректные сведения.

Нужно ли сдавать отчет, если кадровых событий не было?

Нет, форма с мероприятиями подается только при наличии событий. Нулевой отчет по подразделу 1.1 не требуется. Исключение — первичная подача сведений о трудовой деятельности по состоянию на отчетную дату, если она еще не выполнялась.

Можно ли выгрузить отчет в файл и отправить не из 1С?

Да. В форме отчета есть кнопка «Выгрузить» — программа создаст XML-файл в формате СФР. Его можно загрузить через личный кабинет фонда или передать через оператора электронного документооборота.