Другое · 10 мин
Как сделать изменение в штатном расписании в 1С
Как изменить штатное расписание в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: добавление позиции, изменение оклада, сокращение ставки. Пошаговая инструкция, ошибки и проверка.
Штатное расписание в 1С — это не просто печатная форма, а рабочий механизм, от которого зависят кадровые документы и расчёт зарплаты. Если изменить его неправильно, программа начнёт неверно считать начисления, а отчёты покажут расхождения с реальным положением дел в компании. Поэтому любые правки — добавление должности, изменение оклада, сокращение ставки — нужно проводить корректно и с правильной датой.
Порядок действий зависит от того, в какой конфигурации вы работаете. В 1С:ЗУП 8.3 изменения оформляются специальными документами с сохранением истории, а в 1С:Бухгалтерии 8.3 штатное расписание ведётся в упрощённом виде. Ниже разобраны оба варианта, а также типичные ошибки и способы проверить результат.
Подготовка: что проверить перед изменением штатного расписания
Перед любыми правками убедитесь, что в программе вообще ведётся штатное расписание и определён его режим. В 1С:ЗУП это проверяется в настройках: раздел «Настройка» → «Реквизиты организации» → вкладка «Учетная политика и другие настройки» → «Штатное расписание». Там же задаётся, используется ли история изменений и ведётся ли учёт по разрядам и тарифам.
Если история изменений отключена, программа хранит только актуальное состояние, и прошлые редакции расписания восстановить будет нельзя. Для кадрового учёта это рискованно: при проверке или споре с сотрудником не получится показать, какая позиция действовала на конкретную дату. Рекомендуется включать историю с самого начала работы.
Также подготовьте первичные данные: приказ руководителя об изменении штатного расписания, новые оклады или тарифные ставки, дату вступления изменений в силу. Помните о требовании трудового законодательства уведомлять работников об изменении условий трудового договора заблаговременно — дата в документе 1С должна соответствовать реальному сроку, а не задним числом.
Как добавить новую должность в штатное расписание
В 1С:ЗУП откройте раздел «Кадры» → «Штатное расписание» → «Изменения штатного расписания» и создайте документ «Изменение штатного расписания». Укажите организацию, подразделение (если изменение касается одного подразделения) и дату вступления в силу. В табличной части нажмите «Добавить позицию» и заполните карточку: должность, подразделение, количество ставок, оклад или тариф, надбавки.
При создании новой позиции программа предложит сначала завести её в справочнике «Штатное расписание» — это нормально: позиция создаётся, а документ фиксирует, с какой даты она действует. Если в компании применяются графики работы, не забудьте указать нужный график в карточке позиции, иначе при приёме сотрудника его придётся назначать вручную.
В 1С:Бухгалтерии 8.3 путь проще: раздел «Зарплата и кадры» → «Штатное расписание» → «Создать». Новая строка сохраняется напрямую, без отдельного документа изменения. Учтите, что в типовой бухгалтерской конфигурации история изменений штатного расписания ограничена, поэтому для полноценного кадрового учёта чаще используют ЗУП.
- 1Откройте «Кадры» → «Штатное расписание» → «Изменения штатного расписания»
- 2Создайте документ «Изменение штатного расписания», укажите дату вступления в силу
- 3Нажмите «Добавить позицию» и заполните должность, подразделение, число ставок
- 4Укажите оклад, надбавки и график работы
- 5Проведите документ и проверьте позицию в отчёте «Штатное расписание»
Как изменить оклад или количество ставок по существующей позиции
Изменение условий по уже действующей позиции оформляется тем же документом «Изменение штатного расписания». В табличной части выберите нужную позицию из списка действующих — программа подтянет текущие данные. Затем скорректируйте оклад, тарифную ставку, количество ставок или состав надбавок и проведите документ.
Важно понимать, что изменение оклада в штатном расписании не изменяет автоматически начисления уже принятых сотрудников. Для них нужно дополнительно оформить кадровый перевод или документ «Изменение оплаты труда» (в ЗУП это можно сделать прямо из формы изменения штатного расписания — программа предложит зарегистрировать изменения для работников, занимающих позицию).
Если увеличивается количество ставок — например, с одной до двух, — просто измените число в колонке «Количество ставок». Свободная ставка станет доступна для приёма нового сотрудника. Уменьшение количества ставок до нуля фактически означает закрытие позиции, о чём ниже.
Как сократить или закрыть позицию
Закрытие позиции также выполняется документом «Изменение штатного расписания»: выберите позицию и установите флажок «Закрыта» (или укажите дату закрытия, в зависимости от версии конфигурации). После проведения позиция перестанет отображаться как доступная для приёма и перевода сотрудников.
Перед закрытием проверьте, не занята ли позиция. Если на ней числятся работники, сначала оформите их перевод на другие позиции или увольнение — иначе получите конфликт данных: сотрудник числится на закрытой ставке. Отчёт «Штатная расстановка» поможет увидеть, кто занимает каждую позицию.
Если сокращение связано с реальным сокращением штата, помните о юридической стороне: уведомление работников и службы занятости в установленные сроки. Программа зафиксирует даты документов, но соблюдение процедуры — ответственность кадровой службы.
Массовые изменения и документ «Утверждение штатного расписания»
Когда меняется сразу много позиций — например, индексация окладов по всей компании или реорганизация структуры, — удобнее использовать документ «Утверждение штатного расписания». Он фиксирует новую редакцию расписания целиком с указанной даты. Все позиции, не вошедшие в новую редакцию, считаются закрытыми.
Для индексации в ЗУП есть отдельный механизм: документ «Изменение плановых начислений» или специальная обработка индексации заработка, которая пересчитывает оклады на коэффициент и одновременно создаёт изменения в штатном расписании. Это снижает риск ручных ошибок при большом количестве позиций.
После массовых изменений обязательно сверьте результат: сформируйте отчёт «Штатное расписание» на дату изменения и сравните с приказом об индексации или реорганизации. Расхождение даже в одной позиции приведёт к ошибкам в расчёте зарплаты соответствующих сотрудников.
Сравнение документов изменения
Подходит для точечных правок: новая позиция, смена оклада, закрытие ставки. Ограничение — при массовых правках придётся вносить много строк.
Подходит для полной смены редакции при реорганизации. Ограничение — все неуказанные позиции закрываются, легко ошибиться при неполном списке.
Подходит для пропорционального повышения окладов. Ограничение — работает только с коэффициентом, не для разных изменений по разным позициям.
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения документов проверьте три вещи. Во-первых, сформируйте отчёт «Штатное расписание» на дату вступления изменений в силу — новые позиции должны отображаться, закрытые — отсутствовать. Во-вторых, откройте «Историю изменений штатного расписания» и убедитесь, что нет пересекающихся по датам документов на одну и ту же позицию. В-третьих, проверьте сотрудников, чьи позиции изменились: их плановые начисления должны соответствовать новым условиям.
Если обнаружили ошибку в уже проведённом документе, не редактируйте его «молча» в закрытом периоде. Корректный путь — сторнирующий или исправительный документ с правильной датой. В ЗУП для этого предусмотрен механизм исправления документов.
Как проверить результат
Новые и изменённые позиции отображаются корректно
Позиция отсутствует или показывает старые данные
Начисления соответствуют новым условиям позиции
У работников остались старые оклады
Документы идут последовательно без пересечений дат
Два документа действуют на одну дату или есть разрывы
Частые вопросы
Можно ли изменить штатное расписание задним числом?
Технически программа позволяет провести документ прошлой датой, но делать это стоит только если период ещё не закрыт: зарплата не выплачена, отчёты не сданы. Иначе потребуется пересчёт начислений и корректировка отчётности. Безопаснее оформлять изменения текущей или будущей датой.
Почему после изменения оклада в штатном расписании зарплата сотрудника не изменилась?
Потому что штатное расписание задаёт условия позиции, а начисления работника хранятся в его кадровых документах. Нужно дополнительно оформить «Изменение оплаты труда» или кадровый перевод для конкретного сотрудника.
Как посмотреть, какая редакция штатного расписания действовала на прошлую дату?
В 1С:ЗУП сформируйте отчёт «Штатное расписание» и укажите нужную дату в параметрах — отчёт покажет редакцию, действовавшую на тот момент, при условии что история изменений включалась с начала учёта.
Чем отличается закрытие позиции от её удаления?
Закрытие фиксируется документом с датой и сохраняет историю: позиция перестаёт действовать, но данные о ней остаются. Удаление элемента справочника разрушает историю и возможно только если по позиции нет ни одного кадрового документа.
Нужно ли вести штатное расписание в 1С:Бухгалтерии, если есть ЗУП?
Нет, дублировать не нужно. Если зарплата и кадры ведутся в ЗУП, штатное расписание ведётся там, а в бухгалтерскую программу передаются только итоговые данные по начислениям для формирования проводок.
Что делать, если документ «Изменение штатного расписания» не проводится?
Чаще всего причина в пересечении дат с другим документом по той же позиции, незаполненных обязательных реквизитах или попытке закрыть занятую позицию. Прочитайте текст сообщения об ошибке — программа обычно указывает конкретную причину и проблемную строку.
Что важно запомнить
Все изменения штатного расписания в 1С:ЗУП оформляются документами с датой вступления в силу, история изменений должна быть включена. Изменение позиции не меняет начисления сотрудников — для них нужны отдельные кадровые документы. После правок всегда проверяйте результат отчётами и не редактируйте закрытые периоды.