Другое · 9 мин
Как сделать график работы для сотрудника в 1С
Как создать и настроить график работы сотрудника в 1С:ЗУП: виды графиков, заполнение календаря, привязка к сотруднику, типичные ошибки и проверка результата.
График работы в 1С:ЗУП — это не просто справочная информация: от него зависит расчёт зарплаты повременщиков, учёт отработанного времени, табель и анализ переработок. Если график настроен неверно, программа будет неправильно считать норму часов, и ошибки попадут в расчётные ведомости. Поэтому настройку стоит делать внимательно и проверять результат на контрольном месяце.
Инструкция подходит для типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1. В других конфигурациях (например, 1С:Управление нашей фирмой) логика похожа, но расположение разделов отличается. Ниже разберём, какие виды графиков бывают, как создать график с нуля, заполнить его по шаблону и привязать к сотруднику.
Где в 1С хранятся графики работы и что они определяют
Графики работы находятся в разделе «Настройка» → «Графики работы сотрудников». Это справочник, в котором каждый элемент описывает один режим рабочего времени: пятидневку, сменный график «два через два», сутки через трое и т.д. Один график может использоваться для любого количества сотрудников — не нужно создавать отдельный график на каждого человека.
На основе графика программа строит производственный календарь сотрудника: определяет его рабочие и выходные дни, норму рабочего времени в часах и днях за месяц. Эта норма участвует в расчёте оклада пропорционально отработанному времени, в доплатах за работу в выходные и праздники, в расчёте среднего заработка.
Важно понимать разницу между графиком работы и производственным календарём. Производственный календарь — общий для всей страны (или региона) и задаёт праздничные дни и переносы. График работы ссылается на него, но описывает режим конкретного подразделения или должности.
Какие виды графиков можно настроить
Перед созданием графика определитесь, какой способ заполнения подходит под ваш режим работы. В 1С:ЗУП доступно несколько вариантов, и от выбора зависит, как именно вы будете описывать расписание.
Способы заполнения графика
Подходит для пятидневки, шестидневки и любых режимов с фиксированными днями. Расписание повторяется каждую неделю.
Для сменных режимов: 2/2, сутки через трое, неделя через неделю. Задаётся длина цикла и шаблон дней.
Для нерегулярных режимов, когда дни не повторяются по схеме. Трудоёмко, требует ручной простановки каждого месяца.
Уточняющая настройка: позволяет задать разную длительность дня, вечерние и ночные часы внутри любого из способов.
Для большинства офисных сотрудников достаточно варианта «по дням недели». Для производства, охраны, медицины и торговли со сменными режимами используют циклические графики. Ручное заполнение по календарю — крайняя мера, потому что его нужно актуализировать каждый месяц, и забывчивость здесь приводит к ошибкам в расчёте.
Создание графика: пошаговая настройка
Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников» и нажмите «Создать». Задайте понятное наименование, например «Пятидневка 8 часов» или «Смена 2/2 по 12 часов» — по названию график должны легко узнавать кадровик и расчётчик.
- 1Откройте «Настройка» → «Графики работы сотрудников», нажмите «Создать»
- 2Укажите наименование и год, на который заполняется график
- 3Выберите способ заполнения: по дням недели или по циклам
- 4Заполните шаблон: рабочие и выходные дни, время начала и окончания, перерывы
- 5Укажите дату отсчёта цикла для сменных графиков
- 6Нажмите «Заполнить» — программа разложит шаблон на календарь года
- 7Проверьте итоговую норму часов по месяцам и запишите график
При заполнении шаблона обратите внимание на перерывы: обеденный перерыв не входит в рабочее время, поэтому 8-часовой день с перерывом с 13:00 до 14:00 задаётся как работа с 9:00 до 18:00 с перерывом в один час. Если перерыв не указать, программа посчитает день как 9 рабочих часов, и норма завысится.
Для сменных графиков ключевое поле — дата отсчёта. Это день, с которого начинается цикл. Если смена «два через два» должна начаться с рабочего дня 1 января, дата отсчёта — 1 января, и первые два дня цикла помечаются рабочими. Ошибка в дате отсчёта сдвигает весь график, и сотрудники «поедут» по табелю.
Учёт ночных, вечерних часов и сокращённых дней
Если сотрудники работают в ночное время, в настройках графика нужно включить учёт видов времени и расписать в шаблоне, какие часы считаются ночными. Ночные часы (по ТК РФ — с 22:00 до 6:00) оплачиваются в повышенном размере, и программа выделит их в отдельный вид времени только если они явно указаны в расписании.
Для смен, переходящих через полночь (например, с 20:00 до 8:00), рабочее время разбивается на два календарных дня. В шаблоне это отражается указанием времени окончания «на следующий день». Проверьте, чтобы суммарная длительность смены и ночных часов сошлась с вашим локальным актом о режиме работы.
Предпраздничные дни по Трудовому кодексу сокращаются на один час. В типовой конфигурации это сокращение учитывается автоматически при заполнении графика на основе производственного календаря, но если вы заполняете график вручную, сокращение нужно проставить самостоятельно.
Как привязать график к сотруднику
Сам по себе созданный график ни на что не влияет, пока он не назначен сотруднику. Привязка выполняется кадровыми документами, а не в карточке справочника «Сотрудники» вручную.
- Приём на работу — в документе на вкладке условий труда указывается график работы. Действует с даты приёма.
- Кадровый перевод — если график меняется у действующего сотрудника, создайте кадровый перевод и измените только график, отметив соответствующее поле.
- Изменение графика списком — для массовой смены графика у группы сотрудников используйте документ «Изменение графика работы списком сотрудников» из раздела «Кадры».
После проведения документа программа хранит историю смены графиков. Это важно: расчёт за прошлые периоды всегда выполняется по тому графику, который действовал в те даты. Не редактируйте старый график «задним числом», если по нему уже были расчёты, — корректнее назначить новый график с нужной даты.
Проверка результата и типичные ошибки
После настройки проверьте график до расчёта зарплаты. Откройте карточку графика и посмотрите таблицу нормы времени по месяцам: для пятидневки норма должна совпадать с производственным календарём, для сменных графиков — с вашим утверждённым расписанием.
Как проверить результат
Совпадает с производственным календарём или утверждённым расписанием смен
Норма завышена или занижена, перерывы не учтены
Рабочие и выходные дни совпадают с фактическим режимом
Выходные сдвинуты — ошибка в дате отсчёта цикла
Оклад делится на норму по графику сотрудника
Используется норма другого графика — проверьте кадровые документы
Если организация работает по нестандартному режиму, которому не подходит ни один шаблон, комбинируйте подходы: создайте циклический график как основу и вручную скорректируйте отдельные дни в таблице заполнения. Это безопаснее, чем полностью ручное ведение календаря.
Перед массовым назначением нового графика проверьте его на одном тестовом сотруднике: проведите кадровый перевод, сформируйте табель и начислите зарплату за месяц. Если норма и начисления сошлись — применяйте график ко всей группе.
FAQ: частые вопросы по графикам работы в 1С
Можно ли назначить сотруднику два разных графика в течение месяца?
Да. Создайте кадровый перевод с даты смены графика — программа разделит месяц на два периода и посчитает норму по каждому графику пропорционально. Главное, чтобы документы были проведены в правильной хронологии и даты не пересекались.
Что делать, если график не заполнен на новый год, а зарплату уже нужно считать?
Откройте график, установите новый год в шапке и нажмите «Заполнить» — шаблон сохранится, и программа разложит его на новый календарь. После этого пересчитайте документы начисления. Проверьте норму января до выплаты.
Как настроить индивидуальный график на один месяц, не меняя основной?
Используйте документ «Данные для расчёта зарплаты» с шаблоном индивидуального графика или документ «Изменение графика работы» на ограниченный период. После окончания периода назначьте обратно основной график кадровым документом.
Почему в табеле у сотрудника не те выходные, что по факту?
Чаще всего причина в дате отсчёта цикла сменного графика или в том, что сотруднику назначен не тот график. Проверьте историю кадровых документов и дату отсчёта в карточке графика. Исправляйте через новый кадровый документ, а не правкой прошлых периодов.
Нужно ли создавать отдельный график для сотрудника на неполной ставке?
Да, если режим отличается по дням или часам. Для неполного рабочего времени создаётся график с сокращённой длительностью дня или недели, а в кадровом документе дополнительно указывается доля ставки. Норма тогда считается по специальному графику, а не по полной пятидневке.
Что важно запомнить
График создаётся один раз в справочнике «Графики работы сотрудников», заполняется по шаблону или циклу и назначается сотруднику кадровым документом. Проверяйте норму часов до расчёта, не правьте закрытые периоды и не забывайте перезаполнять графики на новый год.