Другое · 9 мин
Как вести электронные трудовые книжки в 1С
Как настроить электронные трудовые книжки в 1С:ЗУП: выбор формы, отчётность СЗВ-ТД, исправление ошибок и типовые проблемы при переходе на ЭТК.
С 2020 года работодатели обязаны передавать сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР (ныне — Социальный фонд России, СФР) в электронном виде по форме СЗВ-ТД. Для работников, выбравших электронный формат, бумажная трудовая книжка больше не ведётся, а все кадровые события — приём, перевод, увольнение, переименование организации — фиксируются в отчёте СЗВ-ТД не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. В конфигурациях 1С (в первую очередь «1С:Зарплата и управление персоналом») этот процесс автоматизирован, но требует корректной настройки.
Статья описывает практическую последовательность: как оформить заявления сотрудников, настроить учётную политику, регистрировать кадровые события, сформировать и отправить СЗВ-ТД, а также исправить ошибки. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП редакции 3.1 — наиболее распространённую конфигурацию для кадрового учёта. В «1С:Бухгалтерии» с базовым кадровым учётом механика аналогична, но часть настроек выглядит иначе.
Что нужно сделать до начала работы с ЭТК
Электронная трудовая книжка — это не отдельный документ в базе, а набор сведений, которые передаются в СФР. Поэтому подготовка включает организационные и технические шаги. Сначала убедитесь, что у организации есть действующая электронная подпись и настроен обмен отчётностью с СФР (через 1С-Отчётность или другой оператор). Без работающего канала сдачи отчётности вся дальнейшая настройка бессмысленна.
Проверьте, что программа обновлена до актуального релиза: формат СЗВ-ТД периодически меняется, и устаревшие версии формируют файлы, которые фонд не примет. Также заполните регистрационные данные организации — ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР: эти сведения включаются в каждый отчёт, и ошибка в них приведёт к отказу в приёме.
Оформление заявлений сотрудников о выборе формы трудовой книжки
Каждый сотрудник должен был письменно выбрать: продолжать вести бумажную трудовую книжку или получать сведения в электронном виде. В 1С этот выбор фиксируется в карточке сотрудника, чтобы программа понимала, по кому нужно формировать СЗВ-ТД, а по кому — вести бумажный учёт.
Откройте карточку сотрудника (раздел «Кадры» → «Сотрудники») и найдите блок, связанный со сведениями о трудовой книжке. Установите признак выбранного варианта по заявлению работника. Если сотрудник выбрал электронный формат, бумажная книжка выдаётся ему на руки под подпись, а в 1С фиксируется факт выдачи. Если выбрал бумажную — вы продолжаете вносить записи в книжку, но сведения о кадровых событиях в СЗВ-ТД всё равно подаются (с оговорками по форме записей).
Для вновь принимаемых сотрудников, у которых это первое место работы, трудовая книжка ведётся только в электронном виде — бумажную заводить не нужно. Убедитесь, что в документе приёма на работу корректно отражён этот статус.
Настройка учётной политики и кадровых документов
В разделе настроек организации (обычно «Настройка» → «Реквизиты организации» или «Учётная политика») проверьте параметры, влияющие на кадровую отчётность. Убедитесь, что включено ведение сведений для СЗВ-ТД и правильно указаны данные страхователя. В некоторых релизах есть отдельная настройка способа регистрации кадровых событий — приказами или кадровыми документами; выберите тот, который соответствует реальному документообороту.
Кадровые события для электронной трудовой книжки регистрируются стандартными документами: «Приём на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение», а также документами переименования должности или подразделения, если это влияет на запись о трудовой деятельности. Важно, чтобы даты документов совпадали с датами приказов — именно от них отсчитывается срок сдачи СЗВ-ТД.
Отдельное внимание уделите основаниям увольнения: в документе «Увольнение» статья ТК РФ должна быть указана точно по формулировке кодекса, так как она попадает в сведения о трудовой деятельности. Проверьте настройку классификатора оснований — некорректная формулировка станет причиной замечаний со стороны фонда.
Как сформировать и отправить СЗВ-ТД
Отчёт СЗВ-ТД находится в разделе «Отчётность, справки» → «1С-Отчётность» либо в кадровом разделе (название пункта зависит от релиза). Создайте новый отчёт, выберите организацию и отчётный период. Программа автоматически подберёт кадровые события, по которым сведения ещё не передавались: приёмы, переводы, увольнения, переименования.
Проверьте сформированный список событий: у каждого должны быть указаны дата события, вид кадрового мероприятия, данные сотрудника (ФИО, СНИЛС) и при необходимости основание. Критично контролировать СНИЛС — сведения без корректного номера фонд не примет, а связать их с лицевым счётом работника будет невозможно.
После проверки нажмите «Записать», затем используйте кнопку отправки в контролирующий орган. Если подключена 1С-Отчётность, файл уйдёт напрямую; иначе выгрузите файл и передайте его через программу оператора ЭДО. Дождитесь квитанции о приёме — только она подтверждает, что сведения приняты.
- 1Проведите кадровый документ (приём, перевод, увольнение) с корректной датой приказа
- 2Создайте отчёт СЗВ-ТД и заполните его автоматически
- 3Проверьте СНИЛС, даты событий и основания увольнений
- 4Отправьте отчёт через 1С-Отчётность или выгрузите файл для оператора ЭДО
- 5Получите квитанцию о приёме и сохраните её в архиве отчётности
Исправление ошибок и отмена событий
Если в переданных сведениях обнаружилась ошибка, её нельзя просто отредактировать — нужно подать корректирующий или отменяющий СЗВ-ТД. В 1С для этого предусмотрен механизм: создайте новый отчёт за тот же период, в котором отметьте событие как отменяемое (признак отмены) или подайте корректные сведения повторно, в зависимости от характера ошибки и требований действующего формата.
Типовая ситуация — отмена приказа о приёме (например, сотрудник не вышел на работу и трудовой договор аннулирован). В этом случае кадровый документ в 1С отменяется, а в СФР подаётся СЗВ-ТД с отменяющим событием, чтобы запись не осталась в электронной трудовой книжке работника. Аналогично поступают при ошибочной дате перевода или неверной статье увольнения.
Перед отправкой исправлений сверьтесь с квитанциями: исправлять нужно именно те сведения, которые фонд принял. Если первичный отчёт был отклонён, достаточно исправить данные и отправить отчёт заново — отмена не требуется.
Проверка результата и контроль сроков
После отправки отчёта проверьте три вещи: наличие квитанции о приёме, отсутствие протокола с ошибками и полноту списка событий. Если фонд вернул отчёт с замечаниями, в тексте протокола указано, какие записи отклонены и почему — чаще всего это ошибки в СНИЛС, ФИО или формате дат.
Для регулярного контроля используйте встроенные отчёты по кадровым событиям и напоминания о неотправленных СЗВ-ТД, которые показывает 1С-Отчётность. Полезно завести регламент: в конце каждого рабочего дня кадровик проверяет, были ли изданы приказы, и при наличии событий сразу формирует отчёт. Это исключает пропуск срока «не позднее следующего рабочего дня».
Сотрудники могут проверить свои электронные сведения через портал госуслуг. Если работник сообщает о расхождении, сверьте его данные с отправленными отчётами и при подтверждении ошибки подайте корректирующий СЗВ-ТД.
Как проверить результат
Положительная квитанция получена, отчёт в статусе «Сдан»
Отчёт отклонён или квитанция не получена в разумный срок
Записи о приёме, переводе, увольнении соответствуют приказам
События отсутствуют или содержат неверные даты и основания
Отчёт отправлен не позднее следующего рабочего дня после приказа
Просрочка — риск штрафа за каждое событие
Частые вопросы по ведению ЭТК в 1С
Нужно ли сдавать СЗВ-ТД, если кадровых событий не было?
Нет. СЗВ-ТД — событийный отчёт: он формируется только при наличии кадровых мероприятий (приём, перевод, увольнение, переименование). «Нулевые» отчёты не предусмотрены, в отличие от персонифицированной отчётности других форм.
Сотрудник выбрал бумажную трудовую книжку. Нужно ли подавать на него СЗВ-ТД?
Да, сведения о кадровых событиях передаются в электронном виде по всем сотрудникам независимо от выбранной формы. Разница в том, что работнику с бумажной книжкой вы продолжаете вносить записи в неё, а выбравшему электронный формат — нет.
Что делать, если отчёт отклонён из-за ошибки в СНИЛС?
Проверьте номер в карточке сотрудника и сверьте его с документом работника. Исправьте СНИЛС в данных сотрудника, перезаполните отчёт СЗВ-ТД и отправьте заново. Если ошибка в данных самого фонда, работнику потребуется уточнить сведения через СФР.
Можно ли вести ЭТК в 1С:Бухгалтерии или обязательно нужна ЗУП?
В «1С:Бухгалтерии» есть базовый кадровый учёт и формирование СЗВ-ТД, этого достаточно для небольшой организации. 1С:ЗУП нужна при развитом кадровом документообороте: массовых переводах, сложных графиках, совместительстве и подробной истории сотрудника.
Как исправить неверную дату увольнения в уже принятых сведениях?
Оформите в 1С отмену или исправление приказа об увольнении, затем подайте корректирующий СЗВ-ТД: сначала отменяющее событие с ошибочными данными, затем событие с правильной датой. Точный порядок зависит от текущего формата отчёта — сверьтесь с подсказками в программе.
Что важно запомнить
Электронная трудовая книжка в 1С — это сведения СЗВ-ТД, которые формируются из кадровых документов. Зафиксируйте выбор формы книжки каждым сотрудником, регистрируйте события корректными документами, отправляйте отчёт не позднее следующего рабочего дня и контролируйте квитанции. Ошибки исправляйте только корректирующими отчётами, не редактируя проведённые документы задним числом.