Другое · 12 мин
Как сделать ЕФС-1 в 1С: пошаговая инструкция
Как сформировать ЕФС-1 в 1С:ЗУП и Бухгалтерии: подразделы 1.1, 1.2, 2 и 3, настройка учетной политики, проверка ошибок, отправка в СФР и исправление отказов.
ЕФС-1 — единая форма сведений, которую работодатели сдают в Социальный фонд России вместо прежних СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, ДСВ-3 и части разделов РСВ. Форма объединяет кадровые события, стаж, взносы на накопительную пенсию и данные о работе на вредных производствах. В продуктах 1С отчет формируется автоматически на основе кадровых документов и данных учета, но только при правильной настройке.
Основная сложность при работе с ЕФС-1 в 1С — не сама кнопка «Сформировать», а корректность исходных данных: кадровых приказов, видов стажа, кодов особых условий труда. Если кадровый документ проведен с ошибкой или не проведен вовсе, событие либо не попадет в отчет, либо попадет с неверными реквизитами, и СФР вернет отчет с отказом.
Ниже разобран порядок действий в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: где находится отчет, как выбрать нужный подраздел, как проверить данные перед отправкой и что делать при типовых ошибках. Инструкция актуальна для актуальных релизов конфигураций; в старых релизах форма может называться иначе или отсутствовать.
Что такое ЕФС-1 и какие подразделы нужно сдавать
Форма ЕФС-1 состоит из нескольких самостоятельных подразделов, каждый из которых заменил отдельный прежний отчет. Подраздел 1.1 содержит сведения о кадровых событиях: прием, перевод, увольнение, приостановление и возобновление трудового договора, переименование организации. Подраздел 1.2 — сведения о стаже за год (бывший СЗВ-СТАЖ). Раздел 2 — сведения о взносах на накопительную пенсию (бывший ДСВ-3). Раздел 3 — сведения о работе в особых условиях труда по итогам спецоценки.
Сдавать нужно только те подразделы, для которых есть события. Если в отчетном периоде никто не принимался и не увольнялся, подраздел 1.1 не формируется. Стаж (подраздел 1.2) сдается по итогам года по всем сотрудникам, а также при увольнении пенсионера или выходе сотрудника на пенсию — в течение трех рабочих дней.
Подготовка: настройки и данные, без которых отчет не соберется
Перед формированием ЕФС-1 проверьте, что программа обновлена до релиза, поддерживающего актуальную версию формы. Форматы отчетности меняются, и старый релиз может формировать отчет по устаревшему формату, который СФР не примет. Обновление выполняется через «Администрирование» → «Обновление версии программы» либо вручную.
Второе условие — заполненные регистрационные данные организации: ИНН, КПП, регистрационный номер в СФР, код территориальных условий. Эти сведения указываются в карточке организации («Главное» → «Реквизиты организации» или «Настройка» → «Организации»). Незаполненный регистрационный номер СФР — одна из самых частых причин отказа.
Третий блок подготовки — кадровые данные. Все приемы, переводы и увольнения должны быть оформлены документами и проведены. Свободные записи в личной карточке без кадрового документа в отчет не попадут. Также проверьте у сотрудников СНИЛС, ИНН, паспортные данные — они подставляются в отчет из карточки физического лица.
Формирование подраздела 1.1: кадровые события
Откройте «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» и нажмите «Создать». В списке видов отчетов найдите «ЕФС-1» (в некоторых конфигурациях — «Единая форма сведений»). При создании программа предложит выбрать подраздел — отметьте 1.1. Либо воспользуйтесь путем «Кадры» → «Отчеты по сотрудникам» → «ЕФС-1», если такой пункт есть в вашей конфигурации.
Укажите период: для кадровых событий это дата события или интервал, за который сдаются сведения. Нажмите «Заполнить» — программа подберет все кадровые события за период: приемы, переводы, увольнения, изменения наименования должности, приостановления договоров. Каждое событие образует отдельную строку по сотруднику с кодом события, датой и реквизитами приказа.
Проверьте, что количество строк соответствует числу кадровых приказов за период. Если событие отсутствует, откройте соответствующий документ и убедитесь, что он проведен, а в нем корректно указаны дата и подразделение. После исправления перезаполните отчет.
- 1Откройте «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» → «Создать» → «ЕФС-1»
- 2Выберите подраздел 1.1 и укажите отчетный период
- 3Нажмите «Заполнить» и сверьте строки с кадровыми приказами
- 4Запустите «Проверка» → «Проверить в интернете» или встроенную проверку
- 5Исправьте ошибки, перезаполните отчет и отправьте в СФР
Формирование подраздела 1.2: сведения о стаже
Подраздел 1.2 формируется по итогам календарного года по всем сотрудникам, а также внеочередно — при увольнении сотрудника-пенсионера или при подаче им заявления о назначении пенсии. Создайте отчет ЕФС-1, выберите подраздел 1.2 и отчетный год, затем нажмите «Заполнить».
Программа собирает периоды работы из кадровых документов и документов отсутствий: отпусков без сохранения, больничных, отпусков по уходу за ребенком, простоев. Каждому периоду присваивается код вида стажа. Откройте отдельных сотрудников и проверьте, что периоды не пересекаются ошибочно и не имеют необъяснимых разрывов — разрыв между приемом и увольнением без основания вызовет вопросы при камеральной проверке.
Особое внимание уделите сотрудникам, у которых в течение года менялись условия труда или были длительные неоплачиваемые отпуска: для них важна корректность кодов «ДЛДЕТИ», «АДМИНИСТР» и иных кодов периодов. Эти коды подтягиваются из видов отсутствий в кадровых документах, поэтому ошибки исправляются именно там, а не вручную в отчете.
Разделы 2 и 3: взносы на накопительную пенсию и особые условия труда
Раздел 2 заполняется только работодателями, которые уплачивают дополнительные взносы на накопительную пенсию сотрудников (по заявлениям сотрудников или корпоративным программам). Если таких взносов нет, раздел не сдается. При наличии — создайте ЕФС-1 с разделом 2, укажите квартал и заполните: суммы подтянутся из данных учета взносов.
Раздел 3 сдают организации, у которых есть рабочие места с вредными или опасными условиями труда по результатам специальной оценки. Для корректного заполнения в 1С должны быть настроены штатное расписание с указанием особых условий труда по позициям и сведения о спецоценке (класс условий, дата отчета). Сотрудники на таких позициях попадут в раздел автоматически с указанием периода работы в особых условиях.
Если позиции с вредными условиями есть, а раздел 3 заполняется пустым, проверьте в штатном расписании, установлен ли для позиции признак особых условий труда и указан ли код. Без этого признака программа не отнесет сотрудника к подлежащим включению в раздел.
Сравнение подразделов ЕФС-1
Кадровые события. Сдается не позднее следующего рабочего дня после приказа. Нужен при любом приеме, переводе, увольнении.
Стаж. Ежегодно по всем сотрудникам, внеочередно — при увольнении пенсионера. Требует корректных видов стажа в документах.
Взносы на накопительную пенсию. Только при наличии таких взносов, ежеквартально.
Особые условия труда. Только при наличии вредных позиций по спецоценке. Требует настройки штатного расписания.
Проверка, отправка и исправление ошибок
Перед отправкой запустите встроенную проверку: кнопка «Проверка» в форме отчета. Программа проверит форматно-логический контроль: заполненность обязательных полей, корректность СНИЛС, соответствие кодов событий. Дополнительно доступна проверка через интернет-сервис, если подключена 1С-Отчетность.
Отправка выполняется кнопкой «Отправить» при настроенной 1С-Отчетности либо через выгрузку файла и загрузку в личный кабинет СФР или оператора ЭДО. После отправки дождитесь квитанции о приеме: статус «Сдано» появляется только после положительного протокола контроля СФР. Отрицательный протокол содержит коды ошибок — по ним определяется, какие сведения отклонены.
Типовые причины отказа: неверный регистрационный номер страхователя, СНИЛС сотрудника не проходит проверку, событие сдано повторно, дата события раньше даты приема сотрудника. Исправления вносятся в исходные данные (карточку сотрудника, кадровый документ, реквизиты организации), после чего формируется корректирующий или отменяющий отчет.
Как проверить результат
«Сдано» с положительным протоколом СФР
«Ошибка» или отрицательный протокол с кодами отказа
Каждое событие соответствует кадровому приказу, даты совпадают
События нет, дублируется или дата не совпадает с приказом
Нет необъяснимых разрывов и пересечений, коды периодов корректны
Разрывы без кода, пересекающиеся периоды
Все СНИЛС проходят встроенную проверку
Предупреждения о некорректном СНИЛС
Если ЕФС-1 формируется в 1С:Бухгалтерии без ЗУП
В 1С:Бухгалтерии 8 кадровый учет ведется в ограниченном объеме, но ЕФС-1 доступен: кадровые события оформляются документами «Прием на работу», «Кадровый перевод», «Увольнение», и на их основе заполняется подраздел 1.1. Отчет создается через «Отчеты» → «Регламентированные отчеты» → «Создать» → «ЕФС-1».
Ограничение бухгалтерской конфигурации — менее детальный учет стажа и отсутствий. Если в организации сложные кадровые процессы, много видов отсутствий или вредные позиции, корректнее вести учет в 1С:ЗУП с синхронизацией в бухгалтерскую программу. Иначе подразделы 1.2 и 3 придется контролировать вручную.
Перед годовой сдачей подраздела 1.2 полезно сформировать в 1С справку о стаже по нескольким сотрудникам со сложными периодами (декрет, неоплачиваемые отпуска) и сверить коды с кадровыми документами. Выявленная в январе ошибка исправляется одним документом, а после сдачи — только корректировкой всего отчета.
Что важно запомнить
ЕФС-1 в 1С формируется из проведенных кадровых документов через «1С-Отчетность»: выбирается нужный подраздел, отчет заполняется автоматически, проверяется и отправляется в СФР. Ключ к чистой сдаче — актуальный релиз, корректные реквизиты организации и исправные исходные документы, а не ручные правки в самом отчете.
Частые вопросы
Какой срок сдачи подраздела 1.1 при увольнении сотрудника?
Сведения о кадровых событиях, включая увольнение, представляются не позднее следующего рабочего дня после издания приказа. В 1С отчет можно сформировать и отправить в тот же день, что и приказ. Просрочка влечет штраф за каждое застрахованное лицо, поэтому кадровые события удобно сдавать сразу пакетом за день.
Почему в ЕФС-1 не попадает принятый сотрудник?
Чаще всего документ приема не проведен или помечен на удаление. Также проверьте дату приема: если она выходит за пределы выбранного отчетного периода, событие не подберется. Третья причина — прием оформлен в другой организации базы при ведении нескольких юрлиц. После исправления перезаполните отчет кнопкой «Заполнить».
Нужно ли сдавать ЕФС-1, если в организации нет сотрудников?
Подразделы 1.1 и 1.2 сдаются только при наличии застрахованных лиц и событий. Если сотрудников нет совсем, нулевая форма по этим подразделам не требуется. Исключения и требования могут уточняться СФР, поэтому при сомнениях сверьтесь с актуальным порядком заполнения формы или уточните в своем отделении фонда.
Как исправить уже сданный ЕФС-1 с ошибкой?
Создайте новый отчет за тот же период с корректирующим или отменяющим типом сведений по конкретному сотруднику. В 1С вид корректировки выбирается в строке по сотруднику: «корректировка» заменяет ранее поданные сведения, «отмена» аннулирует ошибочное событие. Предварительно исправьте исходный кадровый документ, чтобы данные не разошлись.
Чем ЕФС-1 отличается от персонифицированных сведений о физлицах?
Это разные формы. Персонифицированные сведения о физических лицах сдаются ежемесячно в налоговую и содержат данные о доходах. ЕФС-1 сдается в СФР и содержит кадровые события, стаж и взносы на накопительную пенсию. В 1С оба отчета формируются через 1С-Отчетность, но из разных данных учета.
Можно ли сдать ЕФС-1 без подключенной 1С-Отчетности?
Да. Сформируйте и проверьте отчет, затем выгрузите файл кнопкой «Выгрузить» и загрузите его в личный кабинет страхователя на портале СФР либо передайте через оператора электронного документооборота. Убедитесь, что формат выгрузки соответствует актуальной версии — для этого релиз конфигурации должен быть свежим.