Как сделать договор ГПХ в 1С

Договор гражданско-правового характера (ГПХ) в 1С оформляется иначе, чем трудовой договор: у подрядчика нет ставки, графика работы и отпусков, а вознаграждение начисляется отдельным документом по акту выполненных работ. Ошибки в оформлении приводят к неверному расчёту страховых взносов и НДФЛ, поэтому важно с самого начала выбрать правильный тип договора и проверить настройки начисления.

Ниже разобран порядок работы в типовых конфигурациях 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия. Названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от релиза, но общая логика одинакова: сначала создаётся физическое лицо, затем договор, после этого — начисление и выплата.

Ключевая особенность учёта ГПХ: с вознаграждения начисляются страховые взносы на пенсионное и медицинское страхование, но не начисляются взносы на социальное страхование (по нетрудоспособности и в связи с материнством). Взносы на травматизм начисляются, только если это прямо предусмотрено договором. Программа делает это автоматически, если вид начисления настроен корректно.

Подготовка: что проверить перед оформлением договора

До создания договора убедитесь, что в базе заведено физическое лицо подрядчика с корректными данными: ФИО, ИНН, СНИЛС, дата рождения, адрес. Эти сведения попадут в отчётность (РСВ, персонифицированные сведения, справки о доходах), и ошибка в СНИЛС или ИНН приведёт к отказу при сдаче отчётов.

Проверьте статус налогоплательщика: если подрядчик — нерезидент, ставка НДФЛ будет выше стандартной. Статус задаётся в карточке физического лица в разделе «Подробнее» или на закладке налогового учёта, в зависимости от конфигурации.

Также уточните, не является ли исполнитель самозанятым или ИП. Договор с ИП и самозанятым в программе оформляется иначе: организация не платит за них НДФЛ и взносы, и отражать такого исполнителя в зарплатных документах как подрядчика по ГПХ нельзя — это приведёт к излишнему начислению налогов.

Как создать договор ГПХ в 1С:ЗУП

Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники» и создайте нового сотрудника. Заполните данные физического лица или выберите существующего. Затем перейдите к оформлению договора: в карточке сотрудника используйте ссылку «Оформить документ» → «Договор (работы, услуги)» либо раздел «Кадры» → «Договоры подряда» — название зависит от версии.

В документе укажите организацию, сотрудника, даты начала и окончания договора, сумму вознаграждения. Обязательно проверьте поле «Вид договора» — должно быть выбрано значение, соответствующее гражданско-правовому договору (подряд или оказание услуг), а не трудовому. От этого зависит расчёт взносов.

Проверьте начисление, которое программа подставила автоматически. В его настройках должно быть указано, что выплата облагается НДФЛ и взносами на ОПС и ОМС, но не облагается взносами на случай нетрудоспособности. Если начисление настроено неверно, налоги посчитаются с ошибкой во всех последующих документах.

1. 1
   Создайте физическое лицо и сотрудника с корректными ИНН и СНИЛС
2. 2
   Оформите документ «Договор (работы, услуги)», укажите сроки и сумму
3. 3
   Проверьте вид договора и настройки начисления по взносам
4. 4
   Проведите документ и убедитесь, что договор отображается в карточке сотрудника

Как оформить договор ГПХ в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии (ред. 3.0) сначала включите функциональность учёта договоров ГПХ: раздел «Главное» → «Функциональность», закладка «Сотрудники» — отметьте пункт о договорах гражданско-правового характера. Без этого соответствующие документы не появятся в интерфейсе.

Затем перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Договоры подряда» и создайте новый документ. Укажите сотрудника (при необходимости создайте его прямо из документа), период действия договора и сумму. Счёт учёта затрат программа подставит по умолчанию — проверьте, что он соответствует характеру работ (например, 25, 26 или 44 в зависимости от подразделения).

Начисление вознаграждения выполняется документом «Начисление зарплаты» или отдельной операцией по договору — в зависимости от настроек учётной политики. Программа автоматически рассчитает НДФЛ и страховые взносы по правилам для ГПХ.

Начисление вознаграждения и налоги

Вознаграждение по договору ГПХ начисляется по факту выполнения работ — как правило, на основании акта. В ЗУП для этого используется документ «Начисление по договорам подряда» (или начисление через «Разовые начисления»), в Бухгалтерии — документ начисления с указанием договора.

НДФЛ удерживается при выплате вознаграждения. Учтите: подрядчик по ГПХ имеет право на стандартные и профессиональные налоговые вычеты. Профессиональный вычет (в сумме документально подтверждённых расходов) в программе отражается отдельным документом или в карточке начисления — если подрядчик подал заявление, не забудьте его зарегистрировать, иначе НДФЛ будет удержан с полной суммы.

Выплата оформляется стандартными ведомостями (в банк, кассу). В ведомости подрядчик появится вместе с суммой к выплате за минусом НДФЛ. Если подрядчик не попал в ведомость автоматически, проверьте, проведён ли документ начисления и не указана ли в нём другая дата выплаты.

Отчётность по подрядчикам ГПХ

Подрядчики по ГПХ попадают в расчёт по страховым взносам (РСВ): их выплаты отражаются в приложениях с соответствующим признаком застрахованного лица, при этом раздел по взносам на соцстрахование по ним не заполняется. Также они включаются в персонифицированные сведения о физлицах и в справки о доходах (бывшая 2-НДФЛ в составе 6-НДФЛ).

В ЕФС-1 (раздел кадровых событий) сведения о договорах ГПХ подаются при заключении и расторжении договора — это отдельное кадровое событие, которое в ЗУП формируется автоматически при проведении договора. Проверьте, что событие создано и включено в отчёт, иначе отчётность будет неполной.

Сроки подачи кадровых сведений по ГПХ ограничены, поэтому не откладывайте формирование отчёта на конец квартала: удобнее проверять кадровые события сразу после оформления договора.

Контрольные точки

Как проверить результат

Вид договора в карточке сотрудника

Норма

Указан договор ГПХ (подряд/услуги), нет ссылки на трудовой договор

Тревожный признак

Сотрудник оформлен приёмом на работу — взносы и кадровые события посчитаются неверно

Начисленные взносы

Норма

Есть взносы на ОПС и ОМС, нет взносов на ВНиМ

Тревожный признак

Начислены взносы на соцстрахование — ошибка в настройке начисления

Кадровое событие в ЕФС-1

Норма

Событие о заключении договора ГПХ сформировано и включено в отчёт

Тревожный признак

События нет — отчётность неполная, возможен штраф

Типичные ошибки и ограничения

Самая частая ошибка — оформление подрядчика обычным приёмом на работу «для простоты». В этом случае программа начислит взносы на соцстрахование, сформирует лишние кадровые документы, а при проверке такие выплаты вызовут вопросы. Если договор уже оформлен неверно, исправляйте через отмену документа и переоформление, а не ручными корректировками налогов.

Вторая распространённая проблема — дубли физических лиц. Если подрядчик раньше работал в организации по трудовому договору, создавать новое физлицо нельзя: возникнут двойные записи в отчётности, и РСВ может не пройти контроль. Используйте существующую карточку физлица и создайте для него новый договор.

Ограничение типовых конфигураций: в базовых версиях 1С:Бухгалтерии учёт ГПХ может быть урезан, а в ЗУП некоторые сценарии (например, авторские договоры с особыми ставками взносов) требуют отдельной настройки видов начислений. Если типовой механизм не покрывает вашу ситуацию, корректнее настроить отдельное начисление, чем править проводки вручную.

FAQ

Можно ли оформить договор ГПХ с сотрудником, который уже работает по трудовому договору?

Формально программа позволяет создать договор ГПХ для действующего сотрудника — используется то же физическое лицо. Но на практике это рискованно: выплаты тому же человеку за работы, похожие на его трудовую функцию, налоговая может переквалифицировать. Допускается, только если предмет договора явно отличается от должностных обязанностей.

Как отразить в 1С договор с самозанятым?

Самозанятый не оформляется как подрядчик по ГПХ в зарплатном учёте: организация не платит за него НДФЛ и взносы. Оплата отражается как обычное приобретение услуг через документы поступления/оплаты, а основанием служит чек из приложения «Мой налог». Перед выплатой проверьте статус исполнителя — он может измениться.

Почему программа не начисляет взносы на соцстрахование по договору ГПХ — это ошибка?

Нет, это нормальное поведение. С вознаграждений по ГПХ взносы на страхование по нетрудоспособности и в связи с материнством не начисляются. Если же взносы на ОПС и ОМС тоже не считаются — проверьте настройки вида начисления и вид договора.

Нужно ли подавать ЕФС-1 при заключении договора ГПХ?

Да. Заключение и расторжение договора ГПХ — кадровые события, которые отражаются в ЕФС-1 в установленный срок. В ЗУП событие формируется автоматически при проведении договора, но стоит проверить, что оно включено в отчёт.

Как учесть профессиональный вычет по НДФЛ для подрядчика?

Подрядчик подаёт заявление с документами, подтверждающими расходы. В 1С вычет регистрируется в документе начисления по договору или отдельной операцией учёта НДФЛ — после этого налог удерживается с разницы между вознаграждением и вычетом. Без заявления вычет не применяется.

Что делать, если договор ГПХ ошибочно оформили как трудовой?

Отмените проведение кадрового документа приёма, оформите договор ГПХ корректно и пересчитайте начисления за затронутый период. Если отчётность уже сдана, потребуется уточнение РСВ и 6-НДФЛ. Ручные правки налоговых регистров без исправления первичных документов делать не следует.