Как сделать численность сотрудников в 1С

Численность сотрудников в 1С чаще всего требуется в трёх ситуациях: для внутреннего контроля кадров, для отчётности в статистику и ФНС (среднесписочная численность) и для сверки штатного расписания с фактически занятыми позициями. В типовых конфигурациях — 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия — эти задачи решаются штатными отчётами, без доработок и программирования.

Ключевой момент — понимать, какая именно численность нужна: списочная (все оформленные сотрудники на дату), среднесписочная (расчётный показатель за период) или штатная (количество позиций по штатному расписанию). Это разные величины, и отчёты для них разные. Ошибка в выборе показателя — самая частая причина расхождений при сдаче отчётности.

Ниже разобраны конкретные пути в меню, настройки отчётов, проверка корректности данных и типичные проблемы, из-за которых численность «не сходится».

Какие виды численности существуют и какой отчёт выбрать

Прежде чем формировать отчёт, определите, какой показатель вам нужен. Списочная численность — это количество сотрудников, с которыми заключён трудовой договор, на конкретную дату. В неё включают фактически работающих, отсутствующих по уважительной причине (отпуск, больничный, командировка) и временно переведённых.

Среднесписочная численность — расчётный показатель за период (месяц, квартал, год). Она нужна для отчётности в налоговую и статистику и считается по правилам, утверждённым Росстатом: суммируется списочная численность за каждый календарный день и делится на число календарных дней периода. Отдельные категории (например, внешние совместители, сотрудницы в отпуске по беременности и уходу за ребёнком) в расчёт не включаются.

Штатная численность — это количество ставок по штатному расписанию, а не реальных людей. Она показывает, сколько позиций предусмотрено, сколько занято и сколько вакантно. Путать её со списочной нельзя: один сотрудник может занимать 0,5 ставки или полторы.

Численность в 1С:ЗУП — основные отчёты

В 1С:Зарплата и управление персоналом все нужные отчёты собраны в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты». Основные из них:

• «Списочная численность» — показывает количество сотрудников на выбранную дату с детализацией по организациям и подразделениям.
• «Среднесписочная численность» — расчёт за произвольный период с расшифровкой по месяцам и категориям.
• «Штатная расстановка» — кто какие позиции занимает, включая совместительство и неполные ставки.
• «Остатки штатных единиц» — вакантные и занятые ставки по штатному расписанию.
• «Динамика штатного расписания» — изменение числа ставок во времени.

Порядок формирования простой: откройте нужный отчёт, установите период или дату, выберите организацию (если в базе их несколько) и нажмите «Сформировать». Для детализации используйте кнопку настроек — там можно добавить группировку по подразделениям, должностям или видам занятости.

1. 1
   Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты»
2. 2
   Выберите отчёт «Списочная численность»
3. 3
   Установите дату отчёта и организацию
4. 4
   Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговое число
5. 5
   При необходимости добавьте группировку по подразделениям через кнопку настроек

Численность в 1С:Бухгалтерии

В 1С:Бухгалтерии кадровый учёт ограничен, поэтому и выбор отчётов меньше. Основной инструмент — отчёт «Среднесписочная численность» в разделе «Отчёты». Он рассчитывает показатель за выбранный период на основании кадровых документов: приёмов, увольнений и отсутствий, введённых в программу.

Для списочной численности на дату можно использовать универсальный отчёт по справочнику «Сотрудники» или отчёт «Списки сотрудников» (раздел «Зарплата и кадры» → «Кадровые отчёты» в конфигурациях, где он присутствует). Точный набор зависит от версии конфигурации — проверьте раздел «Отчёты» и подразделы кадровых отчётов.

Важное ограничение: если кадровые документы в бухгалтерии ведутся не полностью (например, отпуска и больничные не отражаются), расчёт среднесписочной может быть неточным. В этом случае показатель лучше считать в ЗУП или проверять вручную.

Подготовка данных: почему численность может не сходиться

Отчёт показывает только то, что введено в базу. Если численность вызывает сомнения, сначала проверьте данные, а не отчёт. Основные причины расхождений:

• непроведённые или помеченные на удаление кадровые документы (приёмы, увольнения, переводы);
• увольнение оформлено «задним числом» после формирования отчёта за прошлый период;
• сотрудник оформлен на другую организацию внутри одной базы;
• внешние совместители и работники по ГПХ попадают или не попадают в отчёт в зависимости от настроек отбора;
• в штатном расписании позиция закрыта, но сотрудник на ней числится, или наоборот.

Для проверки сформируйте отчёт «Кадровые изменения» или журнал кадровых документов за период и сопоставьте с расчётом численности. Каждый приём должен иметь соответствующее увольнение или действующий статус на дату отчёта.

Настройка отчёта под свою задачу

Типовые кадровые отчёты построены на СКД (системе компоновки данных), поэтому их можно гибко настраивать без программирования. Нажмите кнопку «Настройки» в форме отчёта — откроется окно с вкладками отборов, группировок и полей.

Типовые сценарии настройки:

• Численность по подразделениям — добавьте группировку «Подразделение» в структуру отчёта.
• Только основные сотрудники без совместителей — установите отбор по виду занятости.
• Численность с учётом ставок — включите вывод ресурса «Количество ставок», чтобы видеть не людей, а занятые доли ставок.
• Исключение декретниц — добавьте отбор по состоянию сотрудника.

Готовую настройку можно сохранить под своим именем (кнопка «Сохранить вариант» или аналогичная), чтобы не настраивать отчёт заново. Сохранённые варианты доступны в списке вариантов отчёта.

Проверка результата и сверка со штатным расписанием

После формирования отчёта убедитесь, что цифры логичны и согласованы между собой. Базовая проверка: списочная численность на дату должна быть больше или равна числу фактически работающих (разница — отсутствующие), а занятые ставки по штатному расписанию не должны превышать утверждённое количество ставок.

Для сверки используйте пару отчётов: «Штатная расстановка» показывает, кто на какой позиции сидит, а «Остатки штатных единиц» — сколько ставок свободно. Если сумма занятых ставок и вакансий не равна утверждённому штату, ищите позиции, где сотрудник принят без позиции или позиция закрыта с работающим сотрудником.

Контрольные точки

Как проверить результат

Списочная численность на дату

Норма

Совпадает с количеством действующих трудовых договоров в списке сотрудников

Тревожный признак

В отчёте есть уволенные сотрудники или отсутствуют недавно принятые

Среднесписочная за месяц

Норма

Значение близко к списочной численности, отличается на доли из-за приёмов и увольнений в течение месяца

Тревожный признак

Резкие скачки без кадровых изменений или целое число при текучке в периоде

Занятые ставки

Норма

Не превышают утверждённое количество ставок по штатному расписанию

Тревожный признак

Превышение ставок или отрицательные остатки вакансий

Если штатных отчётов не хватает

В большинстве случаев типовых отчётов достаточно. Но если нужен нестандартный срез — например, численность по графикам работы, по возрастным группам или со сложным отбором по нескольким условиям — есть три пути.

Первый — донастроить типовой отчёт через расширенные настройки СКД: добавить вычисляемые поля и отборы. Второй — сформировать универсальный отчёт по регистрам кадрового учёта (в ЗУП — «Отчёты» → «Универсальный отчёт»), выбрав нужный регистр сведений или накопления. Третий — заказать разработку внешнего отчёта у специалиста по 1С, если логика расчёта нестандартна.

Способы получить численность

Типовые кадровые отчёты

Подходят для 90% задач: списочная, среднесписочная, штатная расстановка. Не требуют доработок, но ограничены предустановленной структурой

Настройка варианта отчёта

Подходит, когда нужна своя группировка или отбор. Требует понимания настроек СКД, но не требует программирования

Универсальный отчёт по регистрам

Подходит для нестандартных срезов по кадровым данным. Требует знания структуры регистров конфигурации

Внешний отчёт на заказ

Подходит при сложной уникальной логике. Самый гибкий, но требует привлечения разработчика и тестирования

FAQ

Где в 1С:ЗУП посмотреть среднесписочную численность для налоговой?

Раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Среднесписочная численность». Установите нужный период и организацию. Отчёт рассчитывает показатель по правилам Росстата на основе проведённых кадровых документов, исключая категории, которые не входят в расчёт.

Почему в отчёте сотрудник числится, хотя он уволен?

Проверьте, проведён ли документ увольнения и на какую дату сформирован отчёт. Частая причина — отчёт построен на дату до увольнения, либо документ увольнения создан, но не проведён. Также проверьте, не оформлен ли сотрудник параллельно как совместитель на ту же или другую организацию.

Входят ли внешние совместители в среднесписочную численность?

Нет, внешние совместители в среднесписочную численность не включаются — это правило расчёта, а не настройка программы. Внутренние совместители учитываются как один человек по основному месту работы. Типовые отчёты 1С учитывают эти правила автоматически.

Как посмотреть численность по подразделениям?

Откройте отчёт «Списочная численность» или «Штатная расстановка», зайдите в настройки и добавьте группировку по полю «Подразделение». После формирования отчёт покажет итоги по каждому подразделению и общий итог. Настройку можно сохранить как отдельный вариант отчёта.

Чем отличается количество сотрудников от количества ставок?

Сотрудник — это человек, ставка — единица штатного расписания. Один человек может занимать 0,5 ставки или, наоборот, несколько ставок по совместительству. Поэтому отчёт «Списочная численность» и отчёт по ставкам штатного расписания почти всегда показывают разные числа, и это нормально.

Можно ли выгрузить численность в Excel?

Да. Любой сформированный отчёт в 1С сохраняется в табличный документ: кнопка «Сохранить» или «Файл» → «Сохранить как» с выбором формата Excel (xlsx). Структура группировок и итоги при выгрузке сохраняются.