Другое · 9 мин
Как сдать СЗВ-М в 1С
Пошаговая инструкция, как сформировать и сдать СЗВ-М в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: подготовка данных, проверка, выгрузка файла, отправка через оператора ЭДО, типичные ошибки.
СЗВ-М — ежемесячный отчёт о застрахованных лицах, который работодатели сдавали в ПФР до конца 2022 года. С 2023 года форма отменена и заменена разделом 1.1 формы ЕФС-1, которая подаётся в Социальный фонд России (СФР). Однако в программах 1С механизм работы с этими сведениями остался практически тем же, а многие бухгалтеры по-прежнему называют отчёт «СЗВ-М» по привычке.
В этой статье разбираем, как сформировать и сдать сведения о застрахованных лицах в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии, как проверить данные перед отправкой и что делать, если отчёт не проходит форматный контроль. Инструкция подходит и для актуальной формы ЕФС-1 (подраздел 1.1), и для ситуаций, когда требуется сдать корректирующую СЗВ-М за прошлые периоды.
Перед началом работы убедитесь, что конфигурация обновлена до актуального релиза: формы отчётности и форматы выгрузки регулярно меняются, и устаревшая версия программы сформирует файл, который фонд не примет.
Что сдаём вместо СЗВ-М и как это устроено в 1С
Форма СЗВ-М применялась для ежемесячного информирования ПФР о работающих застрахованных лицах. С объединением ПФР и ФСС в Социальный фонд России ежемесячные сведения о застрахованных лицах вошли в состав единой формы ЕФС-1. Срок сдачи — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчётным.
В 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии (ред. 3.0) сведения готовятся автоматически на основе кадровых данных: приёмов на работу, увольнений, данных сотрудников. Если учёт ведётся корректно, отчёт заполняется без ручного ввода — программа подбирает всех, кто состоял в трудовых или гражданско-правовых отношениях с организацией в отчётном месяце.
Шаг 1. Проверьте исходные кадровые данные
Качество отчёта полностью зависит от состояния справочника сотрудников. Откройте карточки сотрудников и убедитесь, что у всех заполнены СНИЛС, ФИО и дата рождения. Ошибки в СНИЛС — самая частая причина отказа в приёме отчёта.
Проверьте, что все кадровые документы отчётного месяца проведены: приёмы, увольнения, договоры ГПХ. В 1С:ЗУП помогает отчёт «Кадровые изменения» — по нему видно, какие события зарегистрированы в периоде.
- СНИЛС введён в формате XXX-XXX-XXX XX и проходит контроль контрольной суммы.
- ФИО указаны полностью, без сокращений и лишних пробелов.
- Все уволенные в отчётном месяце сотрудники оформлены документом «Увольнение», а не просто отсутствуют в приказах.
- Договорники ГПХ отражены, так как они тоже включаются в сведения.
Шаг 2. Сформируйте сведения
В 1С:ЗУП перейдите в «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» и нажмите «Создать» → выберите нужную форму (ЕФС-1 или СЗВ-М для корректировок за старые периоды). Укажите отчётный период и организацию, затем нажмите «Заполнить» — программа подберёт сотрудников автоматически.
Альтернативный путь в ЗУП — журнал документов «Сведения о застрахованных лицах, СЗВ-М» (или «Персучёт» в зависимости от релиза). Создайте документ, укажите месяц и тип сведений: «Исходная», «Дополняющая» или «Отменяющая». После заполнения табличной части запишите документ.
- 1Откройте «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность» и создайте нужную форму.
- 2Укажите организацию и отчётный период.
- 3Нажмите «Заполнить» и проверьте состав списка сотрудников.
- 4Запустите встроенную проверку («Проверить» → «Проверка в интернете» или форматный контроль).
- 5Исправьте ошибки, выгрузите файл или отправьте отчёт напрямую.
Шаг 3. Проверьте отчёт перед отправкой
Встроенная проверка в 1С выявляет форматные ошибки: пустые поля, неверные контрольные суммы СНИЛС, нарушения структуры файла. Запустите её кнопкой «Проверить» в форме отчёта. Все строки с ошибками будут подсвечены с указанием причины — исправьте данные в карточках сотрудников и перезаполните отчёт.
Дополнительно рекомендуется сверить количество человек в отчёте со списочной численностью по штатному расписанию и количеством действующих договоров ГПХ. Расхождение — сигнал, что кто-то не попал в сведения или, наоборот, включён лишний.
Как проверить результат
Включены все работавшие в месяце, включая уволенных и договорников ГПХ
Кого-то нет в списке или есть уже уволенный в прошлых периодах
Проверка не выдаёт ошибок контрольной суммы
Ошибки «неверный СНИЛС» у одного или нескольких сотрудников
Отчёт принят, получена квитанция о приёме
Статус «отказ» или долгое отсутствие ответа
Шаг 4. Отправьте отчёт в СФР
Самый удобный способ — отправка напрямую из 1С через сервис «1С-Отчетность». Нажмите «Отправить» в форме отчёта, подтвердите отправку и дождитесь смены статуса. Программа покажет этапы: отправлено → принято в обработку → принято фондом либо отказ с протоколом ошибок.
Если 1С-Отчетность не подключена, выгрузите файл кнопкой «Выгрузить» и передайте его через личный кабинет на портале СФР, программу вашего оператора ЭДО (Контур, СБИС и другие) или на съёмном носителе в отделение фонда — последний вариант доступен не всегда и только для небольших страхователей.
Способы сдачи
Отправка прямо из программы, автоматические статусы и протоколы. Требует действующей подписки и настроенной учётной записи.
Выгрузка файла из 1С и загрузка в Контур, СБИС и т.п. Подходит, если отчётность уже сдаётся через оператора.
Загрузка выгруженного XML-файла вручную. Бесплатно, но без автоматической сверки и уведомлений в 1С.
Типичные ошибки и как их исправить
Чаще всего отчёт возвращают из-за ошибок в персональных данных. Если протокол содержит сообщение о неверном СНИЛС, сверьте номер с карточкой сотрудника и страховым свидетельством. Ошибку «ФИО не соответствует СНИЛС» исправляют уточнением написания фамилии — иногда сотрудник менял фамилию, а в учёте осталась старая.
Вторая группа проблем — состав списка. Если сотрудник отсутствует в отчёте, проверьте, проведён ли его приём на работу и не попадает ли дата приёма на следующий месяц. Лишний сотрудник появляется, когда увольнение не оформлено документом.
Штрафы и сроки: что важно не пропустить
Сведения подаются ежемесячно не позднее 25-го числа следующего месяца. За нарушение срока и за недостоверные или неполные сведения предусмотрены штрафы — как на организацию, так и на должностных лиц. Размер санкций периодически пересматривается, поэтому актуальные суммы уточняйте в действующей редакции статьи 15.33.2 КоАП РФ.
Если обнаружили ошибку после сдачи, подайте корректирующую форму: дополняющую — если кого-то забыли включить, отменяющую — если кто-то попал лишним. В 1С тип формы выбирается при создании документа сведений.
Если что-то пошло не так: маршрут действий
Как выбрать действие
Если ошибка носит системный характер — например, отчёт не заполняется вообще или программа выдаёт ошибку при выгрузке — начните с обновления конфигурации. Большинство проблем с форматами решается установкой актуального релиза. Если обновление не помогает, проверьте настройки учётной политики и оргструктуры: сведения формируются по головной организации, и сотрудники обособленных подразделений должны быть корректно к ней привязаны.
Что важно запомнить
СЗВ-М заменена подразделом 1.1 формы ЕФС-1, но механика в 1С та же: проверьте кадровые данные, сформируйте сведения автозаполнением, прогоните встроенную проверку и отправьте через 1С-Отчетность до 25-го числа. Ошибки исправляйте дополняющими и отменяющими формами.
Частые вопросы
Нужно ли сдавать СЗВ-М, если в организации нет сотрудников?
Если в отчётном месяце не было застрахованных лиц (в том числе единственный учредитель без трудового договора), сведения обычно не подаются. Однако если есть действующие трудовые договоры, даже без начислений, сведения сдать нужно. Спорные ситуации лучше уточнить в отделении СФР.
Как сдать корректировку СЗВ-М за период до 2023 года?
В актуальных релизах 1С устаревшая форма СЗВ-М доступна через список всех отчётов в 1С-Отчетности. Создайте её, укажите нужный прошлый период и тип сведений (дополняющая или отменяющая), заполните и отправьте.
Почему в отчёт не попадает новый сотрудник?
Проверьте, проведён ли документ «Приём на работу» и попадает ли дата приёма в отчётный месяц. Также убедитесь, что сотрудник оформлен именно в вашей организации, а не в другой из списка организаций в базе.
Включаются ли работники по ГПХ в сведения?
Да, лица, работающие по договорам гражданско-правового характера, включаются в сведения о застрахованных лицах, если договор действовал в отчётном месяце. В 1С они подбираются автоматически при условии корректно оформленных договоров.
Что делать, если пришёл отказ после отправки?
Откройте протокол ошибок в форме отчёта — в нём указаны конкретные причины: неверный СНИЛС, ошибки ФИО, нарушение формата. Исправьте данные, перезаполните отчёт и отправьте повторно. Повторная отправка после отказа штрафом не грозит, если уложиться в срок.
Можно ли сдать сведения без подключённой 1С-Отчетности?
Да. Выгрузите XML-файл кнопкой «Выгрузить» и загрузите его в личном кабинете СФР или в программе вашего оператора электронного документооборота. Состав и проверка данных в 1С при этом не меняются.