Другое · 11 мин
Как сдать корректирующий отчет СЗВ-ТД по одному сотруднику в 1С ЗУП
Пошаговая инструкция: как сформировать и сдать корректирующий отчет СЗВ-ТД по одному сотруднику в 1С ЗУП, исправить ошибки и избежать штрафов.
Ошибка в сведениях о трудовой деятельности обнаруживается не всегда сразу: неправильная дата приема, пропущенное кадровое событие, неверное наименование должности или код функции. В таких случаях работодатель обязан подать в СФР (бывший ПФР) корректирующую форму СЗВ-ТД, и 1С:ЗУП позволяет сделать это точечно — только по одному сотруднику, не трогая остальных.
Корректировка может понадобиться в двух ситуациях: когда нужно отменить ошибочно поданное сведение (например, лишнее увольнение) и когда нужно заменить или дополнить ранее отправленные данные. От сценария зависит, какой тип формы выбрать и какие признаки проставить в отчете.
Ниже разобран порядок действий в типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом: от анализа ошибки до выгрузки файла и проверки его приема фондом.
Когда требуется корректирующий СЗВ-ТД
Корректировка подается, если ранее отправленный отчет уже принят фондом, но содержит ошибки. Типичные причины: неверная дата кадрового события, неправильно указанное наименование должности или структурного подразделения, ошибочный код выполняемой функции, пропущенное мероприятие (перевод, переименование должности), лишнее событие, которого не было вовсе.
Важно различать две ситуации. Если отчет еще не принят СФР — достаточно дождаться отказа или отозвать отправку и подать правильный первичный вариант. Если отчет принят — единственный способ исправить данные в электронной трудовой книжке сотрудника — подать корректирующую или отменяющую форму.
Отдельный случай — ошибка обнаружена самим сотрудником в его электронной трудовой книжке (например, через Госуслуги). Работник вправе обратиться к работодателю с заявлением об исправлении, и работодатель обязан подать корректирующие сведения.
Корректирующая и отменяющая формы: что выбрать
В 1С:ЗУП при создании документа СЗВ-ТД доступны разные виды сведений. Выбор зависит от характера ошибки, и неверный выбор — одна из самых частых причин повторной пересдачи.
| Вид формы | Когда применяется | Что происходит с данными |
|---|---|---|
| Корректирующий | Событие было, но реквизиты указаны неверно (дата, должность, подразделение, код) | Новые сведения заменяют ошибочную запись |
| Отменяющий | События не было вовсе (лишний прием, ошибочное увольнение) | Запись обнуляется, удаляется из ЭТК |
| Первичный (дополняющий) | Событие было, но не подавалось вообще | Добавляется новая запись |
Как выбрать действие
Ключевой принцип отменяющей формы: сведения в ней должны в точности совпадать с ошибочно поданными — та же дата, тот же вид мероприятия, те же реквизиты приказа. Именно по этому совпадению фонд находит и аннулирует запись. Если в отменяющей форме указать «правильные» данные, фонд не найдет исходную запись и отмена не сработает.
Подготовка: что проверить до создания документа
Прежде чем формировать корректировку, убедитесь в трех вещах. Во-первых, исходный отчет принят СФР — статус отправки виден в журнале обмена с контролирующими органами (раздел «Отчетность, справки» — «1С-Отчетность»). Во-вторых, кадровые документы в базе приведены в соответствие с реальностью: если ошибка была в самом приказе (прием, перевод, увольнение), сначала исправьте или отмените кадровый документ, иначе корректировка снова заполнится неверными данными.
В-третьих, проверьте персональные данные сотрудника: СНИЛС, ФИО, дату рождения. Ошибка в СНИЛС — частая причина того, что сведения «не находят» человека в базе фонда. Если СНИЛС был указан неверно, корректировка оформляется особым образом, и иногда проще согласовать порядок исправления с отделением СФР.
Создание корректирующего СЗВ-ТД по одному сотруднику
Откройте раздел «Отчетность, справки» — «СЗВ-ТД» (в некоторых релизах — «Кадры» — «Электронные трудовые книжки» — «СЗВ-ТД»). Создайте новый документ «Сведения о трудовой деятельности, СЗВ-ТД».
В шапке документа укажите организацию, отчетный период (месяц и год, в котором подается корректировка) и выберите вид сведений — «Корректирующий». Поле «Дата» документа — текущая дата формирования отчета.
- 1Откройте «Отчетность, справки» — «СЗВ-ТД» и создайте новый документ
- 2Выберите вид сведений «Корректирующий», укажите организацию и отчетный период
- 3По кнопке «Добавить» внесите в табличную часть только нужного сотрудника
- 4Заполните строку с кадровым событием: вид мероприятия, дата, должность, подразделение, реквизиты приказа
- 5Проверьте, что в документе нет других сотрудников — команда «Заполнить» не используется
- 6Проведите документ и выполните проверку встроенным контролем
- 7Выгрузите файл или отправьте через 1С-Отчетность
Ключевой момент: не используйте автоматическое заполнение документа — оно подтянет всех сотрудников с кадровыми событиями за период. Добавьте сотрудника вручную кнопкой «Добавить», затем заполните строку мероприятия. Если кадровый документ в базе уже исправлен, можно воспользоваться подбором события по сотруднику — программа подставит актуальные данные из учета.
В строке мероприятия укажите: вид кадрового мероприятия (прием, перевод, увольнение и т.д.), дату события, наименование должности по штатному расписанию, структурное подразделение, код выполняемой функции (если применимо), дату и номер приказа-основания. Все реквизиты должны быть корректными — именно эта запись заменит ошибочную.
Отменяющий СЗВ-ТД: особенности заполнения
Если нужно аннулировать ошибочное событие, создайте документ с видом «Отменяющий». В табличную часть добавьте сотрудника и заполните строку мероприятия данными, которые в точности повторяют ошибочно поданные сведения: тот же вид мероприятия, та же ошибочная дата, те же реквизиты приказа.
Логика здесь обратная корректирующей форме: вы не указываете «как правильно», а указываете «что именно отменить». Фонд ищет запись по совпадению реквизитов и удаляет ее. После успешной отмены, если событие все-таки должно существовать (например, увольнение было, но с другой датой), подайте корректирующую или первичную форму с правильными данными — как правило, уже следующим отчетом, после протокола приема отмены.
Проверка, выгрузка и отправка
Перед отправкой выполните проверку документа встроенными средствами: в форме документа есть команда проверки, которая выявит незаполненные обязательные поля, несоответствие форматов и логические ошибки. Дополнительно рекомендуется проверить выгруженный файл программой CheckXML или аналогичным средством контроля — это снижает риск отказа на этапе форматного контроля.
Отправить отчет можно двумя способами: напрямую из 1С через сервис «1С-Отчетность» (если подключен) или выгрузив XML-файл кнопкой «Выгрузить» и загрузив его через личный кабинет работодателя на сайте СФР либо через оператора ЭДО. После отправки отследите статус: сначала квитанция о доставке, затем протокол приема или уведомление об отказе с расшифровкой ошибок.
Как проверить результат
Получен положительный протокол контроля, отчет принят
Уведомление об отказе с кодами ошибок
Ошибочная запись заменена или удалена, отображаются корректные сведения
Старая ошибочная запись осталась или появилась дублирующая
В файле один сотрудник и одно мероприятие
В файле лишние сотрудники или события
Итоговая проверка — запросить у сотрудника выписку из электронной трудовой книжки (он может получить ее на Госуслугах) через несколько дней после приема корректировки. Это самый надежный способ убедиться, что сведения в фонде действительно исправлены.
Сроки и ответственность
Общие сроки сдачи СЗВ-ТД: при приеме и увольнении — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа, по прочим кадровым событиям — до 15-го числа месяца, следующего за месяцем события. Для корректирующих форм жесткий отдельный срок законодательно не установлен так же однозначно, но исправлять ошибку следует как можно скорее после ее обнаружения — особенно если сотрудник обратился с заявлением.
За непредставление сведений, представление недостоверных или неполных данных предусмотрена административная ответственность должностных лиц. Кроме того, ошибки в ЭТК создают практические проблемы самому работнику: при назначении пенсии, проверке стажа, трудоустройстве. Это дополнительный аргумент не откладывать корректировку.
Частые вопросы
Можно ли исправить СЗВ-ТД, если отчет еще не принят СФР?
Корректирующую форму подавать не нужно. Дождитесь результата обработки: если придет отказ — исправьте ошибку и подайте первичный отчет заново; если отчет принят — только тогда формируйте корректировку.
Что делать, если в корректировку случайно попали другие сотрудники?
Если документ еще не отправлен — удалите лишних сотрудников из табличной части и выгрузите файл заново. Если уже отправлен и принят — проверьте, не исказились ли сведения по этим сотрудникам; при совпадении данных с ранее поданными вреда обычно нет, при расхождении потребуется еще одна корректировка.
Нужно ли подавать ЕФС-1 вместо СЗВ-ТД?
СЗВ-ТД как самостоятельная форма вошла в состав единой формы ЕФС-1 (раздел сведений о трудовой деятельности). В актуальных релизах 1С:ЗУП порядок работы аналогичен: создается соответствующий документ отчетности, выбирается вид сведений и добавляется сотрудник. Логика корректирующих и отменяющих сведений сохраняется.
Как исправить ошибку в СНИЛС сотрудника?
Это особый случай: сведения с неверным СНИЛС могут не сопоставиться с лицевым счетом. Сначала исправьте СНИЛС в карточке сотрудника в 1С, затем согласуйте порядок подачи корректировки с отделением СФР — обычно требуется отмена сведений по ошибочному номеру и подача корректных данных с верным СНИЛС.
Сотрудник уволился, а ошибку нашли после увольнения — можно ли корректировать?
Да, обязанность подать достоверные сведения сохраняется и после увольнения работника. Сформируйте корректирующий или отменяющий отчет по этому сотруднику в обычном порядке — факт увольнения не мешает корректировке ранее поданных данных.
Нужно ли прикладывать пояснения к корректирующему отчету?
Формально пояснительная записка не требуется — форма сама содержит все необходимые признаки. Однако при спорных ситуациях (многократные корректировки, исправление давних периодов) сопроводительное письмо с описанием причины ускоряет рассмотрение и снижает риск вопросов со стороны фонда.
Что важно запомнить
Корректировка СЗВ-ТД по одному сотруднику делается отдельным документом с видом «Корректирующий» или «Отменяющий» без автозаполнения. Отменяющая форма повторяет ошибочные данные, корректирующая — содержит правильные. Подавайте ее только после приема первичного отчета, предварительно исправив кадровые документы в базе, и проверяйте результат по выписке из электронной трудовой книжки.