Другое · 10 мин
Как считать среднесписочную численность работников в 1С
Пошаговая инструкция: как рассчитать среднесписочную численность работников в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии, какие отчёты использовать и как проверить данные.
Среднесписочная численность (ССЧ) — показатель, который работодатели обязаны сдавать в ФНС ежегодно, а также используют при заполнении отчётов в статистику, расчёте страховых взносов и определении права на льготные режимы. В программах 1С показатель рассчитывается автоматически на основе кадровых данных, но корректность результата напрямую зависит от того, насколько полно и правильно ведётся кадровый учёт.
Основные инструменты для расчёта ССЧ есть в 1С:ЗУП (отчёты «Среднесписочная численность работников», «Штатная численность») и в 1С:Бухгалтерии (регламентированный отчёт «Сведения о среднесписочной численности»). Логика расчёта в обеих программах опирается на правила, установленные приказом Росстата: работники с неполным рабочим временем учитываются пропорционально, а отдельные категории (внешние совместители, исполнители по ГПХ) в ССЧ не включаются.
Ниже разобрано, как работает расчёт, где взять готовый отчёт в разных конфигурациях, какие настройки влияют на результат и как проверить цифры перед сдачей отчётности.
Что входит в расчёт среднесписочной численности
ССЧ — это среднее за период количество работников, с которыми заключены трудовые договоры. В расчёт включаются сотрудники на основном месте работы, внутренние совместители (как один человек), работники на испытательном сроке, находящиеся на больничном, в отпусках и командировках. Каждый работник учитывается как целая единица за каждый календарный день действия трудового договора, включая выходные и праздники.
Не включаются в ССЧ внешние совместители, лица, работающие по договорам гражданско-правового характера, а также отдельные категории, прямо перечисленные в методических указаниях Росстата: например, работники, находящиеся в отпуске по беременности и родам и в отпуске по уходу за ребёнком, и сотрудники в учебном отпуске без сохранения зарплаты.
Отдельное правило касается работников с неполным рабочим временем по соглашению сторон: они учитываются пропорционально отработанному времени. При этом сотрудники, для которых сокращённая продолжительность установлена законом (несовершеннолетние, работники вредных производств), учитываются как целые единицы.
Как считается ССЧ: формула и логика программы
Расчёт строится в два этапа. Сначала определяется ССЧ за каждый месяц: суммируется списочная численность за каждый календарный день месяца и делится на число календарных дней в месяце. Затем ССЧ за год (или иной период) считается как сумма месячных значений, делённая на количество месяцев в периоде — даже если организация работала неполный год, делить нужно на 12.
Для работников с неполным рабочим временем программа применяет пропорциональный учёт: отработанные человеко-часы делятся на нормальную продолжительность рабочего дня, а результат — на число рабочих дней месяца. Поэтому важно, чтобы графики работы и количество ставок в кадровых документах были заполнены корректно.
Результат округляется до целых единиц по правилам арифметики. В 1С округление выполняется автоматически при формировании регламентированного отчёта, а в аналитических отчётах ЗУП можно увидеть и дробное значение — это нормально и полезно для проверки.
Расчёт ССЧ в 1С:ЗУП
В 1С:Зарплата и управление персоналом основной инструмент — отчёт «Среднесписочная численность работников». Он находится в разделе «Кадры» → «Отчёты по кадрам». Достаточно указать период и организацию, при необходимости — подразделение, и нажать «Сформировать».
Отчёт показывает помесячную и итоговую численность с разбивкой по категориям: основные работники, внутренние совместители, работники с неполным временем. Это позволяет увидеть, какие именно сотрудники повлияли на итог, и быстро найти ошибку, если цифра выглядит подозрительно.
Дополнительно полезен отчёт «Списочная и среднесписочная численность» (в некоторых версиях — «Численность и текучесть кадров»), который показывает динамику по периодам и помогает сопоставить ССЧ со списочным составом на конкретные даты.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Отчёты по кадрам»
- 2Выберите отчёт «Среднесписочная численность работников»
- 3Укажите период и организацию, при необходимости отбор по подразделению
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте помесячную разбивку
- 5Сверьте итог с регламентированным отчётом для ФНС
Расчёт ССЧ в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии ССЧ формируется через регламентированный отчёт «Сведения о среднесписочной численности»: раздел «Отчёты» → «Регламентированные отчёты» → «Создать» → выбор формы сведений. После нажатия «Заполнить» программа рассчитает показатель по данным кадрового учёта.
Если в программе ведётся только бухгалтерский учёт без полноценного кадрового блока, проверьте, что в справочнике «Сотрудники» корректно указаны даты приёма и увольнения, а также вид занятости. При упрощённом учёте программа может не учитывать неполную ставку — тогда расчёт придётся скорректировать вручную или перенести кадровый учёт в ЗУП.
Обратите внимание: в конфигурациях, где кадровый учёт ведётся в 1С:ЗУП, а отчётность сдаётся из Бухгалтерии, сведения о ССЧ обычно заполняются в ЗУП и передаются в составе обмена либо вводятся вручную. Дублирование расчёта в двух программах без синхронизации — частый источник расхождений.
Где считать ССЧ
Подходит, если кадровый учёт ведётся полноценно: точный расчёт с учётом ставок, графиков и отсутствий. Требует актуальных кадровых документов.
Подходит для небольших организаций с простым штатом. При неполных ставках и сложных графиках возможны неточности.
Используется как контрольный: табель плюс формула Росстата. Трудоёмко при штате больше пары десятков человек.
Настройки, влияющие на правильность расчёта
Точность ССЧ в 1С определяется качеством исходных данных. Критичны следующие моменты: все приёмы и увольнения должны быть проведены документами с правильными датами; количество ставок в кадровых приказах должно соответствовать реальной занятости (0,5 ставки, а не целая единица); вид занятости (основное место, внутреннее или внешнее совместительство) — указан верно.
Отдельно проверьте сотрудников в отпусках по беременности и уходу за ребёнком: в ЗУП такие отсутствия оформляются документами «Отпуск по беременности и родам» и «Отпуск по уходу за ребёнком», и программа исключает их из ССЧ автоматически. Если отсутствие оформлено просто как «отсутствие» или не оформлено вовсе, сотрудница ошибочно попадёт в расчёт.
Для неполного рабочего времени важно, чтобы сотруднику был назначен соответствующий график работы, а не только указана доля ставки. От графика зависит пропорциональный пересчёт отработанного времени.
Как проверить результат перед сдачей
Минимальная проверка — сопоставить ССЧ из отчёта со списочной численностью на конец периода (отчёт «Штатные сотрудники» или «Список сотрудников»). Если штат стабилен и все работают на полную ставку, значения должны быть близки. Сильное расхождение без объективных причин (массовые приёмы-увольнения, неполные ставки) — повод разобрать помесячную детализацию.
Полезно выборочно пересчитать один месяц вручную: взять списочную численность по дням из табеля или отчёта «Остатки отпусков и движения персонала», сложить и разделить на число дней. Совпадение с программой подтверждает корректность настроек.
Перед отправкой сведений в ФНС убедитесь, что в отчёте указан правильный отчётный период и что показатель округлён до целого. При сдаче через 1С-Отчётность программа сама выполнит форматно-логический контроль, но содержательную проверку числа она не заменяет.
Как проверить результат
Значения близки при стабильном штате и полных ставках
Разница в разы без причин — проверять виды занятости и ставки
Плавные изменения, соответствующие датам приёмов и увольнений
Резкие скачки в месяцах без кадровых событий
Исключены из ССЧ автоматически
Включены — отсутствие не оформлено документом
Частые вопросы о расчёте ССЧ в 1С
Почему ССЧ в отчёте дробное число?
Дробное значение возникает из-за работников с неполным рабочим временем, которые учитываются пропорционально, и из-за усреднения по дням при движении персонала в течение месяца. В аналитических отчётах это нормально; в сведениях для ФНС показатель округляется до целого.
Включаются ли внешние совместители в ССЧ?
Нет, внешние совместители в среднесписочную численность не включаются по правилам Росстата. Проверьте, что в кадровых документах им указан вид занятости «Внешнее совместительство» — тогда 1С исключит их из расчёта автоматически.
Почему отчёт в ЗУП и сведения в Бухгалтерии показывают разные цифры?
Чаще всего причина в том, что кадровые данные в двух программах не синхронизированы: увольнение или приём проведён только в одной из них. Выполните обмен данными, сверьте списочный состав на одну дату и перезаполните отчёт.
Как учесть сотрудника на 0,5 ставки?
В кадровом приказе укажите количество ставок 0,5 и назначьте сотруднику график неполного рабочего времени. Программа пересчитает его вклад в ССЧ пропорционально отработанному времени, если сокращение установлено по соглашению сторон.
Нужно ли включать работников по договорам ГПХ?
Исполнители по гражданско-правовым договорам в ССЧ не включаются. Однако они учитываются отдельно для других показателей (например, средней численности для статистики), поэтому в ЗУП оформляйте их через соответствующие документы ГПХ, а не как сотрудников.
Что делать, если организация работала неполный год?
Сумму помесячных значений ССЧ всё равно делите на 12. Например, при работе с сентября суммируются значения за четыре месяца и делятся на 12, а не на 4. Программа выполняет это автоматически при формировании годовых сведений.
Что важно запомнить
ССЧ в 1С считается автоматически по кадровым документам: в ЗУП — отчётом «Среднесписочная численность работников», в Бухгалтерии — регламентированными сведениями. Ключ к точному результату — корректные даты приёмов и увольнений, верные виды занятости, оформленные отсутствия и правильные графики неполного времени. Перед сдачей сверьте ССЧ со списочной численностью и помесячной детализацией.