Как рассчитать зарплату в 1С 8.3 Бухгалтерия пошагово

Расчет заработной платы в 1С 8.3 Бухгалтерия строится вокруг документа «Начисление зарплаты», но корректный результат зависит от подготовительной работы: настройки учетной политики, штатных позиций, способов отражения в учете и видов начислений. Если пропустить подготовительный этап, программа посчитает суммы по умолчанию, которые почти гарантированно не совпадут с реальными обязательствами компании.

Конфигурация «1С:Бухгалтерия 8» рассчитана на небольшие организации: здесь нет полноценного кадрового учета отпусков и больничных по производственным календарям, как в «1С:Зарплата и управление персоналом». Отпускные и больничные рассчитываются вручную или вводятся готовыми суммами, а вот оклад, премии, НДФЛ и страховые взносы программа считает автоматически.

Ниже — полный цикл от настройки до выплаты зарплаты и сдачи отчетности. Порядок действий подходит для типовой конфигурации без доработок; если конфигурация изменена сторонними разработчиками, названия команд могут отличаться.

Шаг 1. Проверьте настройки учета зарплаты

Откройте раздел «Главное» → «Настройки налогов и отчетов» → вкладка «Зарплата и кадры». Здесь укажите, что учет ведется в этой программе (не во внешней), проверьте применяемые тарифы страховых взносов и ставку взносов на травматизм. Если организация применяет пониженные тарифы (например, для субъектов малого предпринимательства), это должно быть отражено в настройках — иначе суммы взносов будут завышены.

Далее перейдите в «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Общие настройки». Проверьте дату выплаты зарплаты по умолчанию и порядок расчета аванса. В 1С:Бухгалтерии аванс обычно оформляется выплатой фиксированной суммы или процента от оклада, а не расчетом за первую половину месяца.

Отдельно проверьте справочник «Способы отражения зарплаты в учете» («Зарплата и кадры» → «Справочники и настройки»). Каждый способ связывает начисление со счетом затрат: 20, 25, 26, 44 и т.д. Без этого проводки по начислению сформируются некорректно или не сформируются вовсе.

Шаг 2. Заполните данные о сотрудниках

Каждый сотрудник должен быть принят на работу документом «Прием на работу» («Зарплата и кадры» → «Кадровые документы»). В документе указываются подразделение, должность, оклад, способ отражения в учете и условия труда. Без приема на работу сотрудник не попадет в документ начисления.

В карточке сотрудника проверьте данные для расчета НДФЛ: статус налогового резидента и применяемые вычеты. Вычеты на детей вводятся через «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Виды вычетов» либо непосредственно в карточке сотрудника через ссылку «Налог на доходы». Если сотрудник подал заявление на стандартный вычет, но в программе он не заведен, НДФЛ будет удержан больше положенного.

Для уволенных сотрудников оформляется документ «Увольнение». Программа при увольнении рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск, но средний заработок для этой компенсации часто приходится проверять вручную — в Бухгалтерии он рассчитывается упрощенно.

Шаг 3. Настройте виды начислений и удержаний

Справочник «Начисления» («Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты») содержит предопределенные виды: оплата по окладу, премия, больничный, отпускные. У каждого начисления заданы способ расчета, обложение НДФЛ (код дохода) и взносами. Проверьте, что премии и доплаты, которые вы используете, имеют правильные коды дохода — от этого зависит корректность отчетов 6-НДФЛ и РСВ.

Если нужного начисления нет, создайте его копированием похожего: так сохранятся корректные настройки налогообложения. Создание «с нуля» чревато ошибками: например, забытый код дохода по НДФЛ приведет к тому, что сумма не попадет в отчетность.

Шаг 4. Создайте документ «Начисление зарплаты»

Перейдите в «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Создать» → «Начисление зарплаты». Укажите месяц начисления, организацию и подразделение (если расчет ведется по подразделениям). Затем нажмите «Заполнить» — программа подтянет всех работающих сотрудников и рассчитает начисления по окладу пропорционально отработанным дням по производственному календарю.

Если сотрудник отработал неполный месяц (болел, был в отпуске, принят в середине месяца), программа учтет это автоматически по данным кадровых документов. Однако отсутствия, не оформленные документами, программа не увидит: если человек фактически не работал, а больничный или отпуск в базе не заведен, оклад будет начислен полностью.

Премии и разовые доплаты добавляются в табличную часть вручную или документом «Премия». После любых ручных изменений в строке сотрудника пересчитайте НДФЛ и взносы — итоговые суммы в документе не всегда обновляются автоматически.

1. 1
   Проверьте настройки: тарифы взносов, способы отражения, даты выплаты
2. 2
   Оформите приемы, увольнения и кадровые изменения за месяц
3. 3
   Создайте «Начисление зарплаты» и нажмите «Заполнить»
4. 4
   Проверьте и при необходимости скорректируйте отработанные дни и разовые начисления
5. 5
   Проверьте колонки НДФЛ и взносов по каждому сотруднику
6. 6
   Проведите документ и сформируйте расчетные листки
7. 7
   Создайте ведомость на выплату и зарегистрируйте выплату
8. 8
   Проверьте проводки и свод начислений

Шаг 5. Проверьте НДФЛ и страховые взносы

В документе начисления НДФЛ отображается в отдельной колонке и рассчитывается нарастающим итогом с начала года с учетом вычетов и ранее удержанного налога. Если сумма выглядит неожиданной, откройте детализацию по ссылке в ячейке НДФЛ — там видно, какие доходы и вычеты вошли в расчет.

Страховые взносы в 1С:Бухгалтерии рассчитываются в том же документе на вкладке «Взносы» либо отдельным документом в зависимости от релиза. Проверьте, что применен правильный тариф: для субъектов МСП действует пониженный тариф с выплат сверх МРОТ, и программа должна учесть это автоматически при корректной настройке.

Контрольный ориентир: НДФЛ с обычного оклада резидента без вычетов равен 13% от начисленного (при доходах в пределах базовой шкалы). Если видите заметно другое значение — ищите причину в вычетах, статусе резидента или доходах прошлых месяцев, а не правьте цифру вручную.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма НДФЛ по сотруднику

Норма

Около 13% от налогооблагаемой базы с учетом вычетов

Тревожный признак

Налог сильно больше или меньше без объяснимых причин

Отработанные дни

Норма

Соответствуют табелю и кадровым документам

Тревожный признак

Полный месяц при фактическом отсутствии сотрудника

Проводки по начислению

Норма

Дт счета затрат — Кт 70, взносы на 69, НДФЛ на 68.01

Тревожный признак

Операции без проводок или незаполненные счета

Свод начислений за месяц

Норма

Совпадает с документом начисления и ведомостями

Тревожный признак

Расхождения между сводом и выплаченными суммами

Шаг 6. Оформите выплату зарплаты

Выплата оформляется документом «Ведомость в банк» (при зарплатном проекте), «Ведомость на счета» (выплата на карты по реестру) или «Ведомость в кассу». Создайте ведомость из раздела «Зарплата и кадры» → «Ведомости», нажмите «Заполнить» — программа подтянет суммы к выплате за вычетом НДФЛ.

На основании ведомости создается «Списание с расчетного счета» или «Расходный кассовый ордер». Именно факт выплаты регистрирует дату получения дохода для НДФЛ, поэтому реальная дата перечисления денег должна совпадать с датой в программе — от этого зависит корректность 6-НДФЛ.

Перечисление НДФЛ и взносов в бюджет оформляется отдельными платежными поручениями. Удобно использовать обработку «Помощник уплаты налогов» или формировать платежки из списка задач бухгалтера на начальной странице.

Шаг 7. Проверьте результат отчетами

После проведения всех документов сформируйте «Расчетные листки» и «Свод начисленной зарплаты» («Зарплата и кадры» → «Отчеты по зарплате»). Свод должен сойтись с оборотами по счету 70 в оборотно-сальдовой ведомости: начислено по кредиту, удержано и выплачено по дебету.

Также полезен отчет «Анализ взносов в фонды» и сверка НДФЛ через «Регистры налогового учета по НДФЛ». Эти отчеты покажут расхождения до сдачи отчетности, когда исправление еще не требует корректировочных форм.

Частые вопросы

Почему сотрудник не попадает в документ «Начисление зарплаты»?

Чаще всего отсутствует или не проведен документ «Прием на работу», либо дата приема позже расчетного месяца. Также проверьте, не оформлено ли увольнение более ранней датой и не выбрано ли в документе начисления другое подразделение.

Можно ли в 1С:Бухгалтерии рассчитать отпускные и больничные?

Документы «Отпуск» и «Больничный лист» в конфигурации есть, но средний заработок рассчитывается упрощенно и требует ручной проверки. При большом количестве таких случаев практичнее вести расчет в 1С:ЗУП с синхронизацией в Бухгалтерию.

Как начислить аванс за первую половину месяца?

В 1С:Бухгалтерии аванс обычно выплачивается ведомостью на фиксированную сумму или процент от оклада без полноценного расчета. Окончательный расчет и удержание НДФЛ выполняются документом «Начисление зарплаты» за весь месяц.

Что делать, если НДФЛ посчитался неверно?

Не правьте сумму вручную. Откройте детализацию расчета в ячейке НДФЛ, проверьте статус резидента, вычеты и доходы с начала года. Частая причина — незаведенный вычет или доход, введенный задним числом, после чего нужно пересчитать документы за последующие месяцы.

Нужно ли менять тарифы взносов вручную?

Нет, при своевременном обновлении конфигурации программа применяет актуальные тарифы автоматически по дате начисления. Ваша задача — только корректно указать категорию страхователя (например, субъект МСП) в настройках учетной политики.

Как исправить ошибку в уже выплаченной зарплате?

В текущем периоде создайте корректирующий документ начисления (сторно или доначисление) с правильными суммами. Если ошибка затронула сданную отчетность, после исправления потребуется подать уточненные 6-НДФЛ и/или РСВ за соответствующий период.