Как рассчитать выходное пособие при увольнении в 1С

Выходное пособие — одна из самых «капризных» выплат в зарплатном учёте: оно зависит от причины увольнения, рассчитывается по среднему заработку и по-разному облагается НДФЛ и страховыми взносами. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) 3.1 расчёт автоматизирован, но программа корректно посчитает сумму только при правильно оформленном увольнении и настроенном виде начисления.

Типовой сценарий выглядит так: кадровик оформляет документ «Увольнение», в котором указывает основание по Трудовому кодексу, а программа на этой основе предлагает компенсации — остаток отпуска и выходное пособие. Если основание введено неверно, пособие либо не появится вовсе, либо рассчитается не в том размере, и ошибка обнаружится только при выплате или проверке.

Ниже разобран практический порядок работы: какие пособия положены по закону, как проверить настройки, как рассчитать сумму в документе увольнения, как контролируется налогообложение и какие ошибки встречаются чаще всего. Отдельно рассмотрен случай, когда пособие выплачивается за второй и третий месяц после увольнения.

Когда положено выходное пособие и в каком размере

Размер пособия определяется статьёй 178 Трудового кодекса и зависит от причины расторжения договора. Минимальное пособие — средний двухнедельный заработок — выплачивается при призыве на военную службу, отказе от перевода в другую местность, признании работника нетрудоспособным, отказе от изменённых условий договора и в ряде других случаев.

Пособие в размере среднего месячного заработка положено при ликвидации организации и сокращении численности или штата. При этом за работником может сохраняться средний заработок на период трудоустройства — до двух, а в исключительных случаях до трёх месяцев. Коллективным или трудовым договором размер пособия может быть увеличен, тогда расчёт в 1С нужно будет скорректировать вручную или через отдельный вид начисления.

Важно понимать: пособие за первый месяц после увольнения по сокращению или ликвидации начисляется сразу в документе увольнения. Выплаты за второй и третий месяц оформляются позже, отдельными документами, на основании заявления бывшего работника и подтверждения, что он не трудоустроился.

Проверка настроек перед расчётом

Прежде чем считать конкретное увольнение, убедитесь, что в программе включены нужные механизмы. Откройте «Настройка» → «Расчёт зарплаты» и проверьте, что используются компенсационные выплаты при увольнении. В типовой поставке ЗУП 3.1 вид начисления «Выходное пособие» уже существует, но его параметры стоит сверить с вашей учётной политикой.

В карточке вида начисления проверьте три вещи: назначение начисления (выходное пособие), порядок обложения НДФЛ (не облагается в пределах нормы, сверх нормы — код дохода 2014 с вычетом 503) и обложение страховыми взносами (не облагается в пределах трёхкратного среднемесячного заработка). Если в вашей базе вид начисления создавался копированием или вручную, именно ошибки налогообложения — самый частый источник проблем.

Расчёт пособия в документе «Увольнение»

Создайте документ «Увольнение» (раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» или «Все кадровые документы»). Заполните дату увольнения, сотрудника и основание расторжения договора — именно от основания зависит, какие компенсации программа предложит автоматически.

На вкладке «Компенсации» или в соответствующем блоке документа программа покажет компенсацию отпуска и выходное пособие. Для пособия автоматически определяется количество оплачиваемых дней: программа берёт рабочие дни по графику сотрудника в месяце, следующем за увольнением. Средний заработок рассчитывается по общим правилам — из начислений за 12 месяцев, предшествующих месяцу увольнения.

1. 1
   Создайте документ «Увольнение» и укажите дату, сотрудника и основание по ТК РФ
2. 2
   Проверьте, что в документе появилось выходное пособие с нужным количеством дней
3. 3
   Нажмите на сумму среднего заработка и сверьте расчётную базу за 12 месяцев
4. 4
   Проверьте итоговую сумму и налогообложение на вкладке с НДФЛ и взносами
5. 5
   Проведите документ и сформируйте расчётный листок сотрудника

Если сумма пособия в документе равна нулю — почти всегда причина в основании увольнения. Увольнение по собственному желанию или по соглашению сторон не даёт права на пособие по умолчанию, и программа его не предложит. Для соглашения сторон пособие начисляется только если оно предусмотрено соглашением — тогда сумму вводят вручную или используют отдельный документ начисления.

Проверка среднего заработка и количества дней

Щёлкните по сумме среднего заработка в документе — откроется форма с детализацией расчёта. Сверьте, какие начисления попали в базу: туда должны входить оклад, премии и доплаты за труд, но не должны входить больничные, отпускные прошлых периодов и материальная помощь. Если сотрудник работал меньше 12 месяцев, база берётся за фактически отработанный период.

Количество оплачиваемых дней программа определяет по производственному календарю или индивидуальному графику сотрудника. Для месячного пособия это рабочие дни в месяце после увольнения, для двухнедельного — рабочие дни в двух неделях после увольнения. Если у сотрудника суммированный учёт рабочего времени, проверьте, что в настройках расчёта среднего используется средний часовой, а не дневной заработок.

Контрольные точки

Как проверить результат

Средний дневной заработок

Норма

Совпадает с ручным расчётом: база за 12 месяцев / отработанные дни

Тревожный признак

В базу попали больничные, отпускные или периоды исключены неверно

Количество дней пособия

Норма

Равно рабочим дням по графику в оплачиваемом периоде

Тревожный признак

Дни посчитаны по календарю, а не по графику сотрудника

НДФЛ

Норма

Не удержан с суммы в пределах трёх среднемесячных заработков

Тревожный признак

Налог удержан со всей суммы пособия

НДФЛ и страховые взносы с выходного пособия

Выходное пособие не облагается НДФЛ и страховыми взносами в пределах трёхкратного среднего месячного заработка, а для работников районов Крайнего Севера и приравненных местностей — шестикратного. Сумма превышения облагается НДФЛ по коду дохода 2014 и страховыми взносами в общем порядке.

В ЗУП 3.1 это контролируется автоматически: программа сравнивает начисленное пособие с расчётным пределом и делит сумму на необлагаемую и облагаемую части. Проверить результат можно в документе увольнения на вкладке «Начисления и удержания» и в отчёте «Анализ НДФЛ» или «Анализ взносов». Если вся сумма пособия попала в облагаемый доход — проверяйте настройки вида начисления и районный коэффициент в карточке организации.

Выплаты за второй и третий месяц после увольнения

Если уволенный по сокращению или ликвидации сотрудник не нашёл работу, ему положен средний заработок за второй месяц, а по решению службы занятости — за третий. В ЗУП 3.1 для этого предназначен документ «Выходное пособие» (раздел «Зарплата»), который создаётся после увольнения на бывшего сотрудника.

В документе указывается период, за который сохраняется заработок, и программа рассчитывает сумму по тому же среднему заработку, что был определён при увольнении. Основание для выплаты — заявление работника и трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности), подтверждающие отсутствие нового места работы. Без этих документов начислять выплату не следует, даже если технически программа это позволяет.

Типичные ошибки и как их избежать

Отдельная группа ошибок — периоды, исключаемые из расчёта среднего. Если сотрудник в расчётном году был в длительном отпуске или на больничном, а программа учла эти суммы в базе, средний заработок занизится. Проверяйте детализацию расчёта по кнопке в документе и при необходимости корректируйте период вручную.

Частые вопросы

Почему в документе увольнения не появляется выходное пособие?

Чаще всего причина в основании увольнения: по собственному желанию и по соглашению сторон пособие по умолчанию не положено. Также проверьте, что в настройках расчёта зарплаты включён соответствующий вид начисления и что у сотрудника есть начисления для расчёта среднего заработка.

Как начислить пособие при увольнении по соглашению сторон?

По соглашению сторон пособие выплачивается, только если оно предусмотрено самим соглашением или коллективным договором. В ЗУП сумму можно ввести вручную в документе увольнения либо начислить отдельным документом «Разовое начисление» с корректно настроенным видом расчёта.

Облагается ли НДФЛ пособие директору при увольнении?

Для руководителей, заместителей и главных бухгалтеров действует тот же предел — три среднемесячных заработка. Компенсации сверх этой суммы облагаются НДФЛ и взносами, а программа отслеживает превышение автоматически при корректных настройках вида начисления.

Что делать, если средний заработок рассчитался неверно?

Откройте детализацию расчёта по клику на сумму среднего заработка и проверьте базу и отработанные дни. Если ошибка в исходных данных — исправьте начисления или отсутствия за расчётный период и пересчитайте документ. Ручная правка итоговой суммы без исправления базы не рекомендуется.

Как оформить выплату за второй месяц после сокращения?

Получите от бывшего сотрудника заявление и подтверждение отсутствия трудоустройства, затем создайте документ «Выходное пособие» в разделе «Зарплата», укажите оплачиваемый период — программа рассчитает сумму по среднему заработку, сохранённому при увольнении.

Нужно ли пересчитывать пособие, если уволенный сотрудник быстро нашёл работу?

Пособие за первый месяц выплачивается независимо от последующего трудоустройства и не пересчитывается. А вот сохраняемый заработок за второй и третий месяцы выплачивается только за период, когда человек не был трудоустроен, поэтому при трудоустройстве в середине месяца выплата считается пропорционально.