Другое · 12 мин
Как рассчитать среднесписочную численность за месяц в 1С
Пошаговая инструкция по расчёту среднесписочной численности за месяц в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия: формула, отчёт, проверка данных, типичные ошибки и ответы на вопросы.
Среднесписочная численность (ССЧ) — показатель, который организации сдают в налоговую инспекцию, фонды и используют для определения права на льготы, спецрежимы и способы сдачи отчётности. В 1С этот расчёт автоматизирован, но корректный результат зависит от того, насколько аккуратно ведётся кадровый учёт: приёмы, увольнения, переводы и отсутствия сотрудников.
Логика расчёта одинакова во всех конфигурациях: среднесписочная численность за месяц равна сумме списочной численности за каждый календарный день месяца, делённой на число календарных дней. При этом некоторые категории сотрудников включаются в списочную численность, но исключаются из среднесписочной — например, работники в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребёнком.
Ниже разобрано, где в 1С находится нужный отчёт, как интерпретировать его данные, что делать, если цифры выглядят неверно, и как проверить результат вручную.
Что такое среднесписочная численность и как считается формула
Списочная численность — это количество работников, с которыми заключён трудовой договор, на каждый календарный день, включая выходные и праздники. В выходной день численность принимается равной численности за предшествующий рабочий день.
Среднесписочная численность за месяц определяется по формуле: сумма списочной численности за все календарные дни месяца делится на количество календарных дней в этом месяце. Даже если организация работала неполный месяц, делить нужно на полное число календарных дней.
Сотрудники, работающие неполное рабочее время по соглашению сторон, учитываются пропорционально отработанному времени. Внешние совместители и исполнители по договорам ГПХ в среднесписочную численность не включаются вовсе.
Где в 1С:ЗУП найти расчёт среднесписочной численности
В конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом» расчёт выполняется отчётом. Откройте раздел Кадры → Отчёты по сотрудникам (в некоторых релизах — Отчёты, справки → Отчёты по сотрудникам) и найдите отчёт «Среднесписочная численность сотрудников». В ранних версиях ЗУП он может называться «Численность и текучесть кадров» с соответствующим видом отчёта.
Укажите период — конкретный месяц — и организацию, если в базе ведётся несколько юридических лиц. Нажмите «Сформировать». Отчёт покажет среднесписочную численность с расшифровкой по категориям: основные работники, внутренние совместители, а также отдельно — работники, учитываемые пропорционально отработанному времени.
Если нужна детализация по подразделениям, используйте настройки отчёта (кнопка «Настройки» или «Ещё → Изменить вариант»): добавьте группировку по подразделениям или должностям. Это удобно для внутреннего анализа, хотя для отчётности в ФНС требуется общий показатель по организации.
- 1Откройте Кадры → Отчёты по сотрудникам → Среднесписочная численность сотрудников
- 2Установите период — нужный месяц
- 3Выберите организацию при ведении нескольких юрлиц
- 4Нажмите «Сформировать» и проверьте итоговый показатель
- 5При необходимости расшифруйте значение по сотрудникам двойным щелчком или настройками отчёта
Как получить показатель в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии» кадровый учёт ограничен, поэтому и инструменты другие. Основной способ — регламентированный отчёт «Сведения о среднесписочной численности»: раздел Отчёты → Регламентированные отчёты → Создать, затем выберите форму по категории «ФНС». При создании отчёта численность рассчитывается автоматически на основе кадровых данных.
Автозаполнение опирается на документы «Приём на работу» и «Увольнение», а также на сведения о ставках. Если в базе кадровые документы не вводились (зарплата считается в другой программе), показатель придётся указать вручную в форме отчёта.
Дополнительно в некоторых релизах доступна справка-расчёт через раздел «Зарплата и кадры → Отчёты по зарплате», где можно посмотреть штатную численность. Учтите: штатная и среднесписочная численность — разные показатели, путать их нельзя.
Сравнение вариантов
Подходит при полноценном кадровом учёте; даёт расшифровку по категориям и подразделениям, учитывает неполное время и исключаемые категории автоматически
Подходит для небольших организаций без ЗУП; ограничение — требует корректных кадровых документов, иначе показатель придётся вводить вручную
Подходит для проверки автоматики или при отсутствии кадрового учёта в 1С; трудоёмко и требует внимательности при учёте неполного времени
Какие данные влияют на расчёт и что проверить заранее
Отчёт берёт данные из кадровых документов, поэтому ошибки учёта напрямую искажают ССЧ. Перед формированием отчёта за месяц убедитесь, что все приёмы и увольнения проведены вовремя и с правильными датами. Сотрудник, уволенный «задним числом» после закрытия месяца, попадёт в расчёт некорректно.
Отдельно проверьте отсутствия: отпуска по беременности и родам и по уходу за ребёнком должны быть оформлены соответствующими документами, а не просто неявками. Только тогда программа исключит этих сотрудников из среднесписочной численности, как требуют правила.
Для сотрудников с неполным рабочим временем важно, как оформлено условие: если неполное время установлено по соглашению сторон (по инициативе работника), в ССЧ они учитываются пропорционально; если неполное время установлено работодателем или по закону — как целые единицы. В ЗУП это определяется видом занятости и настройками графика.
Проверка результата и расшифровка показателя
Самый надёжный способ проверки — сопоставить ССЧ со списочной численностью. Если в организации 25 стабильно работающих сотрудников без движения в течение месяца, ССЧ должна быть равна 25. Заметное отклонение без объективных причин (приёмов, увольнений, декретных отпусков) — сигнал искать ошибку в данных.
Для детальной проверки сформируйте отчёт «Списочный состав» или «Штатные сотрудники» на начало и конец месяца и сравните с расшифровкой ССЧ. В ЗУП по ячейке отчёта можно получить список сотрудников, вошедших в показатель, — это позволяет точечно найти лишнего или пропавшего работника.
Полезно также пересчитать вручную один проблемный участок: например, сотрудник принят 15-го числа — он добавляет к сумме списочной численности 17 дней (при 31 дне в месяце), то есть около 0,55 единицы ССЧ.
Как проверить результат
Равна фактическому количеству сотрудников или близка к нему
Значительно ниже списочной численности без увольнений и декретов
Исключены из ССЧ, но видны в списочном составе
Входят в ССЧ как обычные работники — значит, отпуск оформлен не тем документом
Учтено пропорционально отработанному времени (дробные значения)
Учтено как целая единица — ССЧ завышена
В показатель не входят
Включены в расчёт — проверьте вид занятости в карточке сотрудника
Типичные ошибки и ограничения
Частая проблема — дубли физических лиц. Если один человек заведён дважды (например, после повторного приёма создали новую карточку вместо восстановления старой), он может учесться в численности дважды. Перед сдачей отчётности стоит поискать дубли через поиск по ФИО и дате рождения в справочнике физических лиц.
Вторая ошибка — округление. ССЧ в отчётности ФНС показывается в целых единицах, при этом округление выполняется по математическим правилам уже итогового значения, а не промежуточных. Не округляйте доли по каждому сотруднику с неполным временем — это искажает итог.
Третья ошибка — учёт внешних совместителей. В ЗУП вид занятости «Внешний совместитель» автоматически исключает человека из ССЧ, но если сотрудника ошибочно приняли как «основного», он попадёт в расчёт и завысит показатель.
Ограничение автоматического расчёта: программа считает только по тем данным, которые есть в базе. Если часть кадровых событий оформляется на бумаге и не вводится в 1С, автоматический расчёт будет неверным, и его придётся корректировать вручную.
Как действовать в нестандартных ситуациях
Если организация создана в середине месяца, ССЧ всё равно делится на полное число календарных дней месяца. Программа в ЗУП делает это автоматически, но при ручной проверке об этом легко забыть — и получить завышенное значение.
Если в базе несколько организаций с одними и теми же сотрудниками (переводы внутри группы), формируйте отчёт по каждой организации отдельно. Сводный показатель по группе для ФНС не нужен — каждая организация отчитывается самостоятельно.
Когда кадровый учёт ведётся в другой системе, а отчётность сдаётся из 1С, рассчитайте ССЧ во внешней программе или вручную и внесите готовое число в регламентированный отчёт. Не пытайтесь «подогнать» автоматический расчёт — лучше зафиксировать корректное значение напрямую.
Как выбрать действие
Удобно завести привычку сверять ССЧ ежемесячно, а не только перед сдачей годовых сведений: расхождение в один-два человека проще найти в свежих данных, чем восстанавливать картину за целый год, когда документы уже закрыты и отредактировать их сложнее.
Частые вопросы
Включаются ли в среднесписочную численность сотрудники в отпуске без сохранения зарплаты?
Да. Работники в отпуске за свой счёт включаются в списочную и среднесписочную численность, поскольку трудовой договор с ними действует. Исключаются только отдельные категории: отпуска по беременности и родам, по уходу за ребёнком, а также работники, обучающиеся в учебных заведениях с отпуском без сохранения зарплаты по специальным основаниям.
Почему в отчёте ССЧ дробное число?
Дробное значение — норма для расчёта: оно появляется из-за приёмов и увольнений в середине месяца и сотрудников с неполным рабочим временем, учитываемых пропорционально. Округляется показатель только в итоговой форме для сдачи, до целых единиц по математическим правилам.
Как учитывается сотрудник, уволенный в пятницу?
Он включается в списочную численность до дня увольнения включительно. За следующие выходные он уже не учитывается, поскольку трудовой договор прекращён. Дата увольнения в документе «Увольнение» определяет последний день включения в расчёт.
Нужно ли включать ИП и учредителей в среднесписочную численность?
Индивидуальный предприниматель не включается в ССЧ своего бизнеса, так как не состоит сам с собой в трудовых отношениях. Учредитель организации включается только если с ним заключён трудовой договор и он получает зарплату как работник.
Что делать, если в 1С:Бухгалтерии отчёт не заполняется автоматически?
Проверьте, заведены ли сотрудники в справочнике и проведены ли документы приёма на работу с корректными датами. Если кадровый учёт в программе не ведётся, автозаполнение работать не будет — введите рассчитанный вручную показатель непосредственно в форму отчёта.
Как рассчитать ССЧ за квартал или год, если известна помесячно?
Сложите среднесписочную численность за все месяцы периода и разделите на количество месяцев (3 для квартала, 12 для года). Организации, работавшие неполный год, всё равно делят на 12. В ЗУП можно сразу сформировать отчёт за нужный период — программа выполнит этот расчёт автоматически.
Что важно запомнить
Среднесписочная численность в 1С считается автоматически: в ЗУП — отчётом «Среднесписочная численность сотрудников», в Бухгалтерии — регламентированным отчётом. Точность результата зависит от качества кадровых документов: проверяйте даты приёмов и увольнений, оформление декретных отпусков, виды занятости и отсутствие дублей сотрудников. Перед сдачей сведений сверьте показатель со списочной численностью и расшифровкой по сотрудникам.