Другое · 9 мин
Как рассчитать среднесписочную численность в 1С
Как рассчитать среднесписочную численность работников в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: формулы, настройки, типичные ошибки и проверка результата перед сдачей отчётов.
Среднесписочная численность (ССЧ) — показатель, который организации обязаны передавать в налоговую инспекцию и который используется при расчёте страховых взносов, определении права на спецрежимы и льготы. В 1С этот показатель рассчитывается автоматически на основе кадровых документов, но корректность результата напрямую зависит от того, насколько аккуратно ведётся кадровый учёт в базе.
Основной инструмент — конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП). В ней есть типовой отчёт «Среднесписочная численность работников», который строится по правилам указаний Росстата. В 1С:Бухгалтерии показатель формируется при отправке сведений в составе расчёта по страховым взносам, но детализация там ограничена.
Ключевой момент: программа считает ССЧ не «по списку сотрудников», а по данным о приёмах, увольнениях, ставках и отсутствиях за каждый день периода. Если в базе есть незакрытые увольнения, дубли сотрудников или неоформленные отпуска, результат исказится. Поэтому расчёт всегда начинается с проверки кадровых данных.
Что такое среднесписочная численность и как она считается
Среднесписочная численность — это среднее количество работников списочного состава за период. В списочный состав включаются работники по трудовым договорам, включая временных, сезонных и находящихся в испытательном сроке. Не включаются внешние совместители, работники по договорам ГПХ, а также сотрудницы в отпусках по беременности, родам и по уходу за ребёнком.
Базовая формула: ССЧ за месяц = сумма списочной численности за каждый календарный день месяца / число календарных дней месяца. За год показатель считается как сумма ССЧ за все месяцы, делённая на 12. Работники с неполным рабочим временем, для которых оно установлено по соглашению, учитываются пропорционально отработанному времени.
Важно различать ССЧ и среднюю численность: последняя шире и включает внешних совместителей и подрядчиков по ГПХ. Для отчётности в ФНС используется именно среднесписочная численность — она указывается на титульном листе расчёта по страховым взносам.
Где в 1С:ЗУП находится отчёт по ССЧ
В 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3) отчёт расположен в разделе «Отчетность, справки». Перейдите: Отчетность, справки → Отчеты по персоналу → Среднесписочная численность работников. Если пункта нет в меню, откройте «Все отчеты» и найдите его через строку поиска.
В форме отчёта укажите организацию и период — месяц, квартал или год. Нажмите «Сформировать». Программа выведет расшифровку: численность по дням, отдельно работники на полной ставке и с неполным временем, исключаемые категории.
- 1Откройте «Отчетность, справки» → «Среднесписочная численность работников»
- 2Укажите организацию и нужный период (месяц, квартал, год)
- 3Нажмите «Сформировать» и дождитесь построения отчёта
- 4Проверьте расшифровку: список включённых и исключённых сотрудников
- 5Сверьте итоговое значение с кадровыми документами и при необходимости исправьте данные
- 6Сохраните или распечатайте отчёт для сверки с отчётностью в ФНС
Как подготовить данные перед расчётом
Главная причина неверного ССЧ — неполные или ошибочные кадровые данные. Перед формированием отчёта убедитесь, что в базе оформлены все приёмы на работу и увольнения за период, включая сотрудников, уволенных задним числом. Проверьте, что нет «зависших» сотрудников, которые фактически не работают, но не уволены.
Отдельно проверьте отсутствия: отпуска по беременности и родам, по уходу за ребёнком должны быть оформлены соответствующими документами, а не просто отсутствием начислений. Только тогда программа корректно исключит этих сотрудниц из расчёта. Также проверьте, что внутренние совместители заведены по основному месту работы с нужным количеством ставок, а внешние — помечены как внешние.
Проверка дублей физических лиц
Дубли физлиц — частая скрытая проблема: один человек заведён дважды и может задвоиться в расчёте. В ЗУП есть сервис поиска дублей: Администрирование → Обслуживание → Поиск и удаление дублей. Объедините дубли до расчёта отчёта.
Как 1С учитывает неполное рабочее время и особые категории
Сотрудники с неполным рабочим временем делятся на две группы. Если неполное время установлено по инициативе работодателя или по закону (например, несовершеннолетние), они учитываются в ССЧ как целые единицы. Если неполное время установлено по соглашению сторон — пропорционально отработанному времени.
В ЗУП способ учёта определяется видом занятости и графиком работы сотрудника, указанными в кадровом переводе или приёме. Если сотруднику установили график неполного времени, но не оформили соответствующий вид занятости, программа может посчитать его как полную единицу — и ССЧ завысится.
Как учитываются разные категории
Учитывается как целая единица за каждый день нахождения в списочном составе
Учитывается пропорционально отработанному времени; проверьте вид занятости и график
В ССЧ не включаются; проверьте, что вид занятости указан как внешнее совместительство
Исключаются из ССЧ при условии оформления документа отсутствия в базе
В ССЧ не включаются, но входят в среднюю численность для других целей
Расчёт ССЧ в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 нет полноценного отчёта по ССЧ с расшифровкой, но показатель рассчитывается автоматически при заполнении расчёта по страховым взносам (РСВ) — он попадает на титульный лист. Данные берутся из кадровых документов раздела «Зарплата и кадры».
Если зарплата ведётся в ЗУП, а бухгалтерия — в БП, ССЧ в РСВ подтянется при синхронизации. Проверьте, что синхронизация передаёт кадровые документы, а не только проводки, иначе численность в бухгалтерской базе будет нулевой или устаревшей.
Как проверить правильность результата
После формирования отчёта сверьте итог с простым контрольным расчётом: возьмите численность на начало и конец периода из штатной расстановки и оцените, попадает ли ССЧ в разумный диапазон с учётом движения персонала. Резкое расхождение — повод искать ошибку в данных.
Используйте расшифровку отчёта: кликните по итоговому значению и посмотрите список сотрудников по дням. Проверьте, что уволенные исчезают из расчёта со дня, следующего за увольнением, а принятые появляются с даты приёма.
Как проверить результат
Совпадает со списком работающих сотрудников в штатной расстановке
В списке есть уволенные или отсутствуют принятые сотрудники
Исключены из расчёта, документы отсутствия проведены
Входят в ССЧ как полные единицы
Не входят в отчёт
Увеличивают показатель — неверно указан вид занятости
Каждый человек заведён один раз
Один сотрудник учитывается дважды
Типичные ошибки и их устранение
Чаще всего проблемы возникают не из-за самого отчёта, а из-за состояния учёта. Ниже — наиболее распространённые ситуации и способы их исправить.
Если после исправления данных отчёт показывает старое значение, очистите кэш отчёта: закройте форму и сформируйте заново. В файловой базе иногда помогает перезапуск сеанса.
Частые вопросы
Чем среднесписочная численность отличается от средней численности?
Среднесписочная учитывает только работников списочного состава по трудовым договорам. Средняя численность дополнительно включает внешних совместителей и исполнителей по договорам ГПХ. Для РСВ и налоговых целей используется среднесписочная.
Как округляется ССЧ в 1С?
Показатель за месяц округляется до целых единиц по арифметическим правилам. При расчёте за год сначала округляются помесячные значения, затем их сумма делится на 12 с округлением результата. Типовой отчёт ЗУП выполняет округление автоматически.
Что делать, если организация работала неполный год?
ССЧ за год всё равно считается делением суммы помесячных значений на 12, а не на число месяцев работы. Месяцы до создания организации берутся с нулевой численностью. Отчёт в ЗУП учитывает это автоматически.
Почему в отчёте ССЧ равна нулю, хотя сотрудники есть?
Чаще всего причина в том, что кадровые документы не проведены, выбрана не та организация или в отборе стоит лишний фильтр по подразделению. Также проверьте, что сотрудники приняты именно в текущую организацию, а не в другую базу при раздельном учёте.
Нужно ли включать в ССЧ сотрудников в простое или на больничном?
Да, работники в простое, на больничном, в командировке и в ежегодном отпуске включаются в списочный состав полностью. Исключаются только отдельные категории: отпуска по беременности и родам, по уходу за ребёнком, учебные отпуска без сохранения зарплаты в отдельных случаях.
Что важно запомнить
ССЧ в 1С:ЗУП считается отчётом «Среднесписочная численность работников» на основе кадровых документов. Качество результата зависит от полноты приёмов, увольнений, оформленных отсутствий и правильных видов занятости. Перед сдачей РСВ сверьте расшифровку отчёта с фактическим составом персонала и устраните дубли и незакрытые документы.