Другое · 13 мин
Как рассчитать сотрудника при сокращении в 1С
Как оформить увольнение по сокращению в 1С:ЗУП: документ увольнения, выходное пособие, сохраняемый заработок, НДФЛ и взносы, проверка расчёта.
Увольнение по сокращению штата — один из самых «дорогих» для работодателя видов расторжения договора: помимо зарплаты и компенсации отпуска сотруднику положены выходное пособие и сохраняемый средний заработок на период трудоустройства. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) эти выплаты рассчитываются автоматически, но только при условии, что документ увольнения оформлен правильно, а график работы и средний заработок в базе актуальны.
Ошибки при расчёте сокращения — частая причина трудовых споров и доначислений при проверках. Типичные проблемы: неверно выбрано основание увольнения, пособие начислено за неправильное количество рабочих дней, НДФЛ удержан с необлагаемой суммы или, наоборот, не удержан с превышения лимита. Поэтому расчёт стоит не только выполнить, но и проверить по контрольным точкам.
Ниже разобран порядок действий в 1С:ЗУП 8.3: от кадрового документа до проверки начислений и формирования отчётности. Отдельно рассмотрены сценарии с досрочным увольнением, выплатой за второй месяц и особенностями налогообложения.
Что положено сотруднику при сокращении и как это отражается в 1С
При расторжении договора по сокращению штата работник получает: заработную плату за отработанные дни, компенсацию за неиспользованный отпуск, выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также сохраняемый средний заработок на период трудоустройства — за второй месяц, а по решению службы занятости и за третий. Если сотрудник согласен уволиться досрочно, дополнительно выплачивается компенсация за дни до истечения двухмесячного срока предупреждения.
В 1С:ЗУП все эти выплаты привязаны к основанию увольнения. Если в документе «Увольнение» выбран пункт о сокращении численности или штата, программа автоматически добавляет в табличную часть начисления «Выходное пособие» и рассчитывает его по среднему заработку. Компенсация отпуска и остаток зарплаты считаются так же, как при обычном увольнении.
Сохраняемый заработок за второй и третий месяцы в день увольнения не начисляется — он выплачивается позже, когда бывший сотрудник подтвердит, что не трудоустроился. Для этого в ЗУП предусмотрен отдельный документ «Увольнение списком» или разовое начисление через «Премия»/«Прочее начисление» в зависимости от настройки видов расчёта, но стандартный путь — документ «Сохраняемый средний заработок» (в ряде релизов — «Выплата бывшим сотрудникам»).
Подготовка: что проверить в базе перед расчётом
До создания документа увольнения убедитесь, что в базе корректно ведётся кадровый учёт по сокращаемому сотруднику. Проверьте график работы — от него зависит количество рабочих дней в месяцах после увольнения, а значит, и сумма пособия. Если сотрудник работал по индивидуальному графику или графику сменности, убедитесь, что он заполнен на период после даты увольнения: программа берёт рабочие дни именно из графика.
Второй блок проверки — средний заработок. Откройте в документе увольнения калькуляцию среднего и сверьте, что в расчётный период (12 месяцев, предшествующих месяцу увольнения) попали все начисления: премии, доплаты, индексации. Если в расчётном периоде была индексация окладов по организации, проверьте, что коэффициент индексации учтён — это влияет на размер пособия.
Третий момент — остатки отпусков. Программа считает компенсацию по данным регистров остатков отпусков. Если кадровый учёт вёлся неполно (например, отпуска оформлялись без документов), остаток может быть неверным. Сформируйте справку по остаткам отпусков и сверьте с реальными данными до расчёта, а не после.
Что проверить до расчёта
График заполнен на месяцы после даты увольнения
График не заполнен — пособие посчитается по пятидневке или не посчитается вовсе
В расчёт попали все премии и доплаты за 12 месяцев
Период пустой или неполный — средний занижен
Совпадает с кадровыми данными
Расхождения — компенсация будет неверной
Оформление документа «Увольнение» при сокращении
Создайте документ «Увольнение» (раздел «Кадры» — «Приёмы, переводы, увольнения» или журнал «Все кадровые документы»). Укажите сотрудника, дату увольнения и выберите основание — пункт о сокращении численности или штата работников. Именно от основания зависит состав автоматических начислений: при других основаниях выходное пособие не появится.
На вкладке с начислениями программа покажет три основные строки: зарплата за отработанные дни последнего месяца, компенсация неиспользованного отпуска и выходное пособие. Откройте расчёт пособия: там видно средний дневной заработок и количество оплачиваемых рабочих дней в месяце, следующем за датой увольнения. Сверьте количество дней с производственным календарём и графиком сотрудника.
Если сотрудник увольняется досрочно с выплатой дополнительной компенсации за оставшиеся до конца срока предупреждения дни, эта сумма добавляется отдельным видом расчёта — в типовой поставке она рассчитывается автоматически при указании даты окончания срока предупреждения в документе, либо добавляется вручную через начисление по среднему заработку.
- 1Проверьте график работы, средний заработок и остаток отпуска сотрудника
- 2Создайте документ «Увольнение», укажите дату и основание «сокращение численности или штата»
- 3Проверьте автоматически рассчитанные строки: зарплату, компенсацию отпуска, выходное пособие
- 4Проверьте НДФЛ и взносы: пособие и сохраняемый заработок не облагаются в пределах трёхкратного среднего месячного заработка
- 5Проведите документ, сформируйте расчётный листок и записку-расчёт (форма Т-61)
- 6Выплатите суммы через ведомость в день увольнения
Как считается выходное пособие и сохраняемый заработок
Выходное пособие определяется по формуле: средний дневной заработок × количество рабочих дней в первом месяце после увольнения по графику сотрудника. Средний дневной заработок считается из выплат за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения, делённых на фактически отработанные дни этого периода.
Сохраняемый заработок за второй месяц считается аналогично, но оплачиваются рабочие дни второго месяца после увольнения. Если сотрудник в это время трудоустроился, оплачиваются только дни до трудоустройства — на практике сумму пересчитывают пропорционально. В 1С такая выплата оформляется документом начисления бывшему сотруднику с видом расчёта «Сохраняемый средний заработок на период трудоустройства».
Особый случай — работники Крайнего Севера и приравненных местностей: для них сохраняемый заработок может выплачиваться за более длительный период, а необлагаемый лимит выше — шестикратный средний месячный заработок. Проверьте, что в карточке сотрудника и настройках организации корректно указан районный коэффициент и территориальные условия, иначе программа применит стандартный лимит.
Виды выплат при сокращении
Выплачивается в день увольнения за первый месяц. Рассчитывается автоматически в документе «Увольнение».
Выплачивается после подтверждения нетрудоустройства. Оформляется отдельным начислением бывшему сотруднику.
Только по решению службы занятости. Требует справки и ручного контроля основания.
Полагается при согласии сотрудника уволиться до истечения двухмесячного срока предупреждения. Добавляется отдельным видом расчёта.
НДФЛ и страховые взносы с выплат при сокращении
Выходное пособие и сохраняемый средний заработок не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в совокупном пределе трёхкратного среднего месячного заработка (для работников северных районов — шестикратного). Всё, что сверх лимита, облагается НДФЛ и взносами в общем порядке. Компенсация за неиспользованный отпуск облагается полностью — льгота на неё не распространяется.
В 1С:ЗУП лимит контролируется автоматически, если видам расчёта присвоены правильные категории дохода и коды. Проблемы возникают, когда пособие начисляют самодельным видом расчёта «премия» или «материальная помощь» — тогда программа либо удержит НДФЛ со всей суммы, либо не удержит с превышения. Используйте только штатные предопределённые виды расчёта для сокращения.
Проверить результат можно в документе увольнения на вкладке «НДФЛ» и «Взносы»: необлагаемая часть пособия должна стоять с соответствующим кодом вычета, а облагаемой базы по ней быть не должно. Если сумма пособия большая (например, у сотрудника высокий оклад и длинный период оплаты), сравните её с трёхкратным средним месячным заработком вручную.
Выплата за второй и третий месяцы: как оформить в 1С
Когда бывший сотрудник обращается за выплатой за второй месяц и предъявляет подтверждение отсутствия записи о трудоустройстве, в ЗУП создаётся отдельный документ начисления. В актуальных релизах это делается через «Зарплата» — «Все начисления» с выбором документа для выплат бывшим сотрудникам, либо через специализированный документ «Увольнение» с доначислением, если обращение быстрое.
Важный нюанс: выплаты бывшим сотрудникам должны попасть в отчётность — в расчёт по страховым взносам и в справку о доходах. Убедитесь, что сотрудник не «закрыт» окончательно в учёте: карточка физического лица должна быть доступна для начислений. Проводите такие выплаты отдельной ведомостью с датой фактической выплаты — от неё зависит срок перечисления НДФЛ при наличии облагаемой части.
Для третьего месяца дополнительно потребуется решение службы занятости. В программе само начисление не отличается, но храните основание в деле: при проверке выплату за третий месяц без решения службы занятости могут признать необоснованной.
Проверка результата и документальное оформление
После проведения документа сформируйте расчётный листок сотрудника и записку-расчёт при увольнении (унифицированная форма Т-61 доступна в печатных формах документа). В листке должны быть видны отдельными строками: оплата по окладу, компенсация отпуска, выходное пособие, удержанный НДФЛ и итог к выплате.
Сверьте итоговую сумму с ведомостью на выплату. В день увольнения все суммы должны быть выплачены полностью — задержка даже на один день влечёт обязанность уплатить компенсацию за задержку и риск спора. Отдельно проверьте, что данные ушли в отчётность: увольнение отражается в персонифицированных сведениях, а выплаты — в расчёте по взносам и справке о доходах за соответствующий период.
Если расчёт вёлся в 1С:Бухгалтерии (без ЗУП), автоматики меньше: пособие придётся рассчитать вручную по среднему заработку и начислить документом «Начисление зарплаты» с правильно настроенным видом начисления. В этом случае контроль лимита по НДФЛ полностью ложится на бухгалтера.
Часто задаваемые вопросы
Почему в документе «Увольнение» не появилось выходное пособие?
Чаще всего причина в основании увольнения: пособие добавляется автоматически только при выборе пункта о сокращении численности или штата. Также проверьте, что в настройках видов расчёта начисление «Выходное пособие» не отключено и в карточке сотрудника заполнен график работы.
Как проверить, правильно ли посчитан средний заработок для пособия?
Откройте в документе форму расчёта среднего заработка: там видны помесячные суммы и отработанные дни за 12 месяцев. Сверьте их с расчётными листками сотрудника. Проверьте, что учтены премии и индексация, а периоды отпуска и больничного исключены из отработанных дней.
Облагается ли НДФЛ компенсация отпуска при сокращении?
Да, полностью. Льгота по необложению распространяется только на выходное пособие и сохраняемый средний заработок в пределах трёхкратного (на Севере — шестикратного) месячного заработка. Компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ и взносами в общем порядке.
Нужно ли сразу выплачивать средний заработок за второй месяц?
Нет. В день увольнения выплачиваются только зарплата, компенсация отпуска и выходное пособие. Заработок за второй месяц выплачивается после обращения бывшего сотрудника с подтверждением, что он не трудоустроен, за третий — дополнительно по решению службы занятости.
Сотрудник согласен уволиться раньше двух месяцев. Что начислить дополнительно?
Помимо стандартных выплат положена дополнительная компенсация в размере среднего заработка за рабочие дни с даты фактического увольнения до даты истечения двухмесячного срока предупреждения. Она также не облагается НДФЛ и взносами в пределах общего трёхкратного лимита.
Как оформить сокращение, если учёт ведётся в 1С:Бухгалтерии, а не в ЗУП?
Создайте документ увольнения, рассчитайте пособие вручную по среднему дневному заработку и начислите его отдельным видом начисления с корректной категорией дохода для НДФЛ и настройкой необложения взносами. Автоматического контроля лимита нет, поэтому сумму превышения и налог с неё посчитайте самостоятельно.
Что важно запомнить
Расчёт при сокращении в 1С:ЗУП строится на документе «Увольнение» с правильным основанием: программа сама начислит зарплату, компенсацию отпуска и выходное пособие по среднему заработку. Перед расчётом проверьте график работы, средний заработок и остаток отпуска. Пособие и сохраняемый заработок не облагаются НДФЛ и взносами в пределах трёхкратного месячного заработка; выплаты за второй и третий месяцы оформляются отдельно после подтверждения нетрудоустройства.