Как рассчитать отпускные в 1С 8.3

Расчёт отпускных в 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 выполняется документом «Отпуск», который автоматически вычисляет средний заработок за 12 календарных месяцев, начисляет сумму отпускных, удерживает НДФЛ и рассчитывает страховые взносы. Чтобы результат был корректным, важно правильно заполнить период отпуска, проверить базу для среднего заработка и убедиться, что в программе актуальны данные о доходах сотрудника.

Инструкция ниже ориентирована на типовую конфигурацию 1С:ЗУП 8.3. В «1С:Бухгалтерии 8» с включённым учётом зарплаты логика похожа, но состав документов и отчётов отличается. Перед началом работы убедитесь, что релиз конфигурации обновлён: формулы расчёта среднего заработка и порядок индексации периодически меняются законодательно.

Подготовка: что проверить перед расчётом

До создания документа убедитесь, что в программе корректно заведены кадровые данные сотрудника: приём на работу, график работы, все начисления за расчётный период. Если сотрудник принят недавно и отработал меньше 12 месяцев, расчётный период будет сформирован автоматически с даты приёма — это нормально.

Проверьте, что все начисления, которые должны входить в средний заработок (оклад, премии, надбавки), имеют правильное назначение в настройках вида расчёта. Начисления с назначением «Повременная оплата труда» и «Премия» обычно входят в базу, а больничные, отпускные прошлых периодов и материальная помощь — исключаются. Если вид расчёта настроен неправильно, сумма отпускных исказится.

Создание документа «Отпуск»

Откройте раздел «Зарплата» → «Отпуска» (или «Кадры» → «Отпуска» в зависимости от настроек) и создайте новый документ. Заполните организацию, сотрудника и период отпуска: даты начала и окончания. Программа автоматически посчитает количество календарных дней отдыха с учётом нерабочих праздничных дней — они в число дней отпуска не включаются.

Если сотрудник берёт несколько видов отпуска одновременно (например, основной и дополнительный за вредные условия), включите соответствующие флажки на закладках документа. Для каждого вида отпуска программа рассчитает свою сумму, но средний заработок будет общим.

1. 1
   Откройте «Зарплата» → «Отпуска» и создайте документ
2. 2
   Укажите сотрудника и период отпуска
3. 3
   Проверьте количество дней — праздничные дни не должны входить в отпуск
4. 4
   Откройте расчёт среднего заработка по кнопке с суммой и сверьте базу
5. 5
   Проверьте НДФЛ и взносы на соответствующих закладках
6. 6
   Проведите документ и сформируйте расчётный листок для контроля

Как программа считает средний заработок

Средний дневной заработок для отпускных считается по формуле: сумма учитываемых выплат за 12 календарных месяцев делится на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней). Если какой-то месяц отработан не полностью, для него применяется пересчёт: 29,3 делится на число календарных дней месяца и умножается на число дней, приходящихся на отработанное время.

Чтобы увидеть детализацию, в документе «Отпуск» нажмите на сумму среднего заработка — откроется форма «Ввод данных для расчёта среднего заработка». Здесь можно посмотреть базу по месяцам, отработанные дни и при необходимости вручную скорректировать данные, например добавить премию, начисленную после расчётного периода, но относящуюся к нему.

Проверка НДФЛ, взносов и суммы к выплате

На закладке «НДФЛ» документа «Отпуск» отображается исчисленный налог. Отпускные облагаются НДФЛ в общем порядке; программа применяет вычеты, если они положены сотруднику и ещё не использованы в текущем месяце. Страховые взносы начисляются на закладке «Взносы» — при условии, что в настройках учётной политики отпускные начисляются сразу, а не при выплате.

Сумма к выплате — это начисленные отпускные минус НДФЛ. Выплатить её нужно не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска. Для выплаты создайте ведомость («Зарплата» → «Ведомости в банк/кассу») с видом выплаты «Отпуска» — тогда в ведомость попадут именно суммы по документам «Отпуск», а не вся зарплата.

Отдельные сценарии расчёта

Отпуск с последующим увольнением

Если сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением, используйте документ «Увольнение» с указанием периода отпуска — программа рассчитает и отпускные, и компенсацию за неиспользованные дни, и окончательный расчёт одним документом. Дата увольнения — последний день отпуска, но все выплаты производятся до его начала.

Отпуск в месяце приёма на работу

Если сотрудник идёт в отпуск, не отработав полного месяца, расчётный период формируется из фактически отработанных дней. В документе проверьте, что база среднего заработка заполнена корректно — при совсем коротком периоде программа может рассчитать средний из оклада или тарифной ставки.

Перерасчёт отпускных

Если после выплаты отпускных обнаружилась ошибка (например, не учтена премия), создайте документ «Перерасчёт отпуска» на основании исходного документа. Программа доначислит разницу или сторнирует излишне выплаченную сумму. Не редактируйте проведённый документ «Отпуск» вручную после выплаты — это нарушит связку с ведомостями и отчётностью по НДФЛ.

Как проверить результат

После проведения документа сформируйте расчётный листок сотрудника («Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётный листок») и убедитесь, что отпускные отражены отдельной строкой с указанием периода. Дополнительно полезен отчёт «Расчёт среднего заработка», который вызывается прямо из документа — он показывает формулу и все исходные данные.

Сверьте дату выплаты отпускных с датой в ведомости: от неё зависит отражение дохода в 6-НДФЛ. Если выплата и начисление попали в разные отчётные периоды, проверьте, что налог перечислен в срок — по отпускным это последний день месяца выплаты.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма в документе «Отпуск»

Норма

Совпадает с расчётом средний заработок × дни отпуска

Тревожный признак

Сумма изменена вручную или не соответствует формуле

Расчётный листок

Норма

Отпускные выведены отдельной строкой за период отдыха

Тревожный признак

Отпускные отсутствуют или задвоены

Ведомость на выплату

Норма

Сумма к выплате равна отпускным минус НДФЛ

Тревожный признак

В ведомость попала вся зарплата месяца

Средний заработок

Норма

Близок к среднемесячному доходу сотрудника

Тревожный признак

Резко занижен или завышен — проверяйте базу

Частые вопросы

Можно ли рассчитать отпускные в 1С:Бухгалтерии 8.3 без ЗУП?

Да, если в настройках параметров учёта включён учёт зарплаты в этой программе и численность сотрудников небольшая. Документ называется «Отпуск» и находится в разделе «Зарплата и кадры». Функциональность проще, чем в ЗУП: нет части кадровых механизмов и гибких настроек премий.

Почему программа не считает средний заработок — поле пустое?

Чаще всего причина в отсутствии начислений за расчётный период: сотрудник принят недавно, зарплата не начислялась или начисления заведены видами расчёта, не входящими в базу среднего. Проверьте расчётный листок за прошлые месяцы и настройки видов начислений.

Как учесть премию, начисленную после ухода сотрудника в отпуск?

Годовые и квартальные премии за период, входящий в расчёт, учитываются даже если начислены позже. Создайте документ «Перерасчёт отпуска» после начисления премии — программа доначислит разницу по среднему заработку.

Что делать, если сотрудник заболел во время отпуска?

Отпуск продлевается или переносится на дни болезни. В программе оформите больничный лист, а затем скорректируйте период отпуска документом «Перерасчёт отпуска» или кадровым приказом о переносе — пересечение отпускных и больничного за одни дни программа автоматически разрулит сторнированием.

Облагаются ли отпускные страховыми взносами?

Да, отпускные входят в базу для страховых взносов в полном объёме. Взносы начисляются в месяце начисления отпускных и отражаются на закладке «Взносы» документа «Отпуск» либо в документе «Начисление зарплаты и взносов» — в зависимости от настроек учётной политики.