Как рассчитать компенсацию при увольнении в 1С 8.3 Бухгалтерия пошагово

Компенсация за неиспользованный отпуск — обязательная выплата, которую работодатель начисляет сотруднику в день увольнения вместе с остатком зарплаты. В 1С 8.3 Бухгалтерия расчёт можно выполнить штатными средствами, но важно понимать ограничения программы: в отличие от 1С:ЗУП, «бухгалтерская» конфигурация не ведёт полноценный кадровый учёт стажа и остатков отпусков, поэтому часть данных придётся ввести вручную.

Ошибка в расчёте грозит не только претензиями уволенного сотрудника, но и штрафами от трудовой инспекции, а также доначислением НДФЛ и взносов при проверке. Поэтому ниже разобран весь цикл: от подготовки данных о среднем заработке до проверки проводок и выплаты.

Материал ориентирован на типовую конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8.3» с включённым расчётом зарплаты. Если у вас доработанная конфигурация, названия документов могут немного отличаться, но логика сохраняется.

Что нужно подготовить перед расчётом

До открытия программы соберите исходные данные. Вам понадобятся: приказ об увольнении с датой последнего рабочего дня, данные о дате приёма сотрудника на работу, сведения обо всех использованных отпусках за период работы и начисления за последние 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения.

Проверьте в программе, что за расчётный период проведены все документы начисления зарплаты, премий и отпускных. Если какой-то месяц не закрыт, средний заработок посчитается неверно, и компенсация будет занижена или завышена.

Также убедитесь, что в настройках учётной политики включён расчёт зарплаты: раздел «Главное» → «Настройки» → «Зарплата и кадры». Там же проверьте, что ведётся учёт по сотрудникам, иначе документы начисления будут недоступны в нужном виде.

Как рассчитать количество дней компенсации

За каждый полный отработанный месяц сотруднику положено 2,33 календарных дня отпуска (28 дней / 12 месяцев) при стандартном отпуске в 28 дней. Если у работника удлинённый отпуск (например, у педагогов или при ненормированном дне с дополнительным отпуском), делите фактическую продолжительность отпуска на 12.

Месяц считается полным, если сотрудник отработал в нём половину дней и более. Если меньше половины — месяц в расчёт не берётся. Из полученного количества дней вычтите все дни отпуска, которые сотрудник уже отгулял за весь период работы, включая прошлые годы.

Сотрудникам, проработавшим 11 месяцев, компенсация обычно положена как за полный рабочий год. При увольнении по сокращению штата полная компенсация за год выплачивается уже при стаже от 5,5 месяцев. Эти нюансы программа сама не отследит — их учитывает бухгалтер.

Расчёт среднего дневного заработка

Средний дневной заработок для компенсации считается так же, как для отпускных: сумма учитываемых выплат за 12 календарных месяцев делится на 12 и на 29,3 (среднемесячное число календарных дней). В базу входят оклад, премии и надбавки; не входят больничные, отпускные, командировочные и материальная помощь.

Если какой-то месяц отработан не полностью (были больничные или отпуска), количество дней в нём считается пропорционально: 29,3 делится на число календарных дней месяца и умножается на дни, приходящиеся на отработанное время.

В типовой «Бухгалтерии» при создании начисления «Компенсация отпуска при увольнении» программа может подставить средний заработок автоматически на основании данных информационной базы. Обязательно сверьте предложенную цифру с ручным расчётом — особенно если в расчётном периоде были перерывы в работе или переходы между должностями.

Создание документа начисления в программе

Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Все начисления» (или «Зарплата» → «Начисление зарплаты», в зависимости от интерфейса). Создайте новый документ «Начисление зарплаты» последним днём месяца увольнения или датой увольнения.

Добавьте сотрудника в табличную часть. Затем введите начисление с видом «Компенсация отпуска при увольнении». Если такого вида начисления нет в справочнике, создайте его: раздел «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Начисления». Укажите, что начисление облагается НДФЛ и страховыми взносами в полном объёме.

В поле количества дней введите рассчитанное число дней компенсации, в поле среднего заработка — проверенный средний дневной заработок. Программа перемножит значения и покажет сумму начисления. В этом же документе начислите зарплату за отработанные дни месяца увольнения.

1. 1
   Проверьте, что все начисления за расчётный период проведены
2. 2
   Рассчитайте дни компенсации: месяцы работы × 2,33 минус использованный отпуск
3. 3
   Определите средний дневной заработок за 12 месяцев
4. 4
   Создайте документ «Начисление зарплаты» датой увольнения
5. 5
   Добавьте сотрудника и начисление «Компенсация отпуска при увольнении»
6. 6
   Введите дни и средний заработок, проверьте итоговую сумму
7. 7
   Проверьте НДФЛ и взносы в документе, затем проведите его
8. 8
   Оформите выплату через ведомость в день увольнения

НДФЛ и страховые взносы с компенсации

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении полностью облагается НДФЛ — это одно из немногих исключений из льгот по увольнительным выплатам. Программа удержит налог автоматически при проведении документа начисления, если вид начисления настроен корректно.

Страховые взносы на пенсионное, медицинское и социальное страхование, а также взносы на травматизм начисляются на компенсацию в полном объёме. Проверьте, что в документе на закладке взносов суммы рассчитаны и база соответствует начислению.

Не путайте компенсацию отпуска с выходным пособием: пособие при сокращении в пределах трёхкратного среднего заработка НДФЛ и взносами не облагается, а компенсация отпуска — облагается всегда. Смешение этих выплат в одном виде начисления — частая причина ошибок в отчётности.

Выплата и проверка результата

Окончательный расчёт с сотрудником должен быть произведён в день увольнения. Создайте ведомость на выплату: раздел «Зарплата и кадры» → «Ведомости в банк» (или «в кассу»). Программа подтянет сумму к выплате за вычетом НДФЛ.

После проведения всех документов сформируйте расчётный листок сотрудника за месяц увольнения и сверьте: сумма компенсации, удержанный НДФЛ, итог к выплате. Дополнительно выдайте сотруднику записку-расчёт по форме Т-61 — в типовой конфигурации её можно сформировать из кадровых документов или заполнить по данным расчётного листка.

Проверьте проводки документа начисления: компенсация должна отразиться по дебету счёта затрат (20, 25, 26, 44 — в зависимости от должности) и кредиту счёта 70, НДФЛ — по кредиту 68.01, взносы — по кредиту счетов 69.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сумма компенсации

Норма

Равна дням × средний дневной заработок

Тревожный признак

Не сходится с ручным расчётом

НДФЛ в документе

Норма

Удержан с полной суммы компенсации

Тревожный признак

Налог не рассчитан или база занижена

Проводки

Норма

Дт затратного счёта — Кт 70, НДФЛ — Кт 68.01

Тревожный признак

Начисление попало на неверный счёт затрат

Ведомость на выплату

Норма

Сумма к выплате = начислено минус НДФЛ

Тревожный признак

В ведомости не хватает суммы или лишние удержания

Типичные ошибки и как их избежать

Самая распространённая ошибка — неверный подсчёт дней компенсации из-за отсутствия учёта отпусков прошлых лет. Бухгалтер считает дни только за текущий год, а сотрудник не отгуливал отпуск два года, и компенсация занижается вдвое.

Вторая ошибка — неправильный расчётный период. Если сотрудник увольняется в месяце приёма или отработал меньше года, средний заработок считается за фактически отработанное время, а не за 12 месяцев. Программа может подставить некорректную базу, если данные введены неполностью.

Третья группа ошибок — настройка вида начисления: если у начисления снят флаг обложения НДФЛ или взносами, отчётность 6-НДФЛ и РСВ будет сформирована с искажениями, что приведёт к требованиям из налоговой.

Часто задаваемые вопросы

Может ли 1С 8.3 Бухгалтерия сама посчитать дни компенсации?

В типовой конфигурации автоматический расчёт остатка отпуска ограничен: программа не ведёт полноценный учёт рабочих лет и использованных отпусков. Дни компенсации надёжнее рассчитать вручную по формуле и ввести в документ готовым числом. Для полного автоматического расчёта предназначена конфигурация 1С:ЗУП.

Как быть, если сотрудник отработал меньше месяца?

Если отработано менее половины месяца, компенсация не положена. Если половина и более — месяц округляется до полного, и начисляется 2,33 дня (при стандартном отпуске). Средний заработок в этом случае считается из фактических начислений и фактически отработанных дней.

Облагается ли компенсация при увольнении НДФЛ и взносами?

Да, в полном объёме. Компенсация за неиспользованный отпуск — исключение из правила о необлагаемых увольнительных выплатах. Не облагается только выходное пособие в пределах установленного лимита, но это отдельная выплата.

Что делать, если после выплаты обнаружилась ошибка в расчёте?

Недоплату нужно доначислить и выплатить сотруднику с компенсацией за задержку, а в отчётность внести уточнения. Переплату удержать с уволенного сотрудника можно только в ограниченных случаях (счётная ошибка), поэтому перед проведением документа всегда сверяйте сумму с ручным расчётом.

Нужно ли округлять дни компенсации до целых?

Законодательство не обязывает округлять. Округление в большую сторону допустимо и выгодно сотруднику, округление в меньшую — нарушение. Многие организации закрепляют правило округления в локальных актах и считают компенсацию с дробными днями.

Как оформить увольнение, если зарплата в базе ещё не начислена за месяц увольнения?

Сначала рассчитайте и проведите начисление за месяц увольнения (оклад за отработанные дни), затем в том же документе добавьте компенсацию отпуска. Только после этого формируйте ведомость на выплату — иначе окончательный расчёт будет неполным.