Другое · 12 мин
Как рассчитать больничный уволенному сотруднику в 1С:ЗУП
Пошаговая инструкция по расчёту больничного после увольнения в 1С:ЗУП: оплата 60% среднего заработка, оформление документа, налоги, ошибки и проверка результата.
Если сотрудник заболел в течение 30 календарных дней после увольнения, бывший работодатель обязан оплатить ему больничный лист. Особенность такой ситуации в том, что пособие всегда рассчитывается в размере 60% среднего заработка независимо от страхового стажа работника. В 1С:Зарплата и управление персоналом эта операция оформляется стандартным документом «Больничный лист», но с рядом нюансов, которые важно учесть, чтобы не занизить и не завысить выплату.
В статье разберём, когда возникает обязанность оплаты, как правильно оформить документ в 1С:ЗУП, как программа считает пособие, какие налоги и взносы применяются, а также какие ошибки встречаются чаще всего. Инструкция актуальна для типовой конфигурации 1С:ЗУП редакции 3.1.
Когда бывшему работодателю нужно оплачивать больничный
Обязанность оплатить листок нетрудоспособности возникает при одновременном выполнении нескольких условий. Во-первых, заболевание или травма должны наступить в течение 30 календарных дней после даты увольнения. Во-вторых, на момент болезни сотрудник не должен быть трудоустроен на новое место работы — если он уже принят к другому работодателю, пособие платит новый работодатель.
Важно понимать, что оплачивается именно заболевание или травма самого уволенного работника. Больничные по уходу за ребёнком или другим членом семьи, открытые после увольнения, оплате у бывшего работодателя не подлежат. Это частая причина споров, поэтому при получении листка всегда проверяйте код причины нетрудоспособности.
Если сотрудник заболел до увольнения, а больничный закрылся уже после него, действуют обычные правила: пособие считается по стандартным процентам от стажа (60, 80 или 100%), а ограничение в 60% не применяется. Разница принципиальна, поэтому дата начала нетрудоспособности — ключевой контрольный параметр.
Как выбрать порядок расчёта
Какие данные подготовить перед расчётом
Перед тем как заводить документ в программе, убедитесь, что у вас есть все исходные данные. Потребуется номер электронного больничного листа (ЭЛН) или бумажный листок нетрудоспособности, если регион ещё работает с бумажными формами. Для ЭЛН в 1С:ЗУП должен быть настроен обмен с ФСС (СФР) — тогда данные листка загрузятся автоматически.
Проверьте, что в карточке сотрудника корректно указаны данные для расчёта среднего заработка: доходы за два предшествующих календарных года. Если сотрудник работал у вас меньше этого периода, запросите справку о заработке с предыдущих мест работы или используйте данные о выплатах, которые уже есть в базе. При отсутствии данных о заработке пособие рассчитывается исходя из МРОТ.
Также уточните, не устроился ли бывший сотрудник на новую работу. Письменное заявление от него с подтверждением отсутствия трудоустройства и просьбой об оплате больничного — стандартная практика, которая защищает работодателя при проверках.
Как оформить документ «Больничный лист» в 1С:ЗУП
Документ создаётся в разделе «Зарплата» → «Больничные листы» либо через «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников». Нажмите «Создать» и выберите сотрудника — уволенные сотрудники доступны для выбора, если в настройках подбора не снят соответствующий фильтр. Если бывший работник не отображается, проверьте, что в форме выбора включён показ сотрудников, с которыми трудовые отношения прекращены.
Заполните номер листка нетрудоспособности и период болезни. Для электронного больничного используйте кнопку «Загрузить из ФСС» или механизм «1С-Отчётность»: программа подтянет данные по номеру ЭЛН и СНИЛС сотрудника. После загрузки сверьте даты и причину нетрудоспособности с тем, что предъявил работник.
Ключевой шаг — установка процента оплаты. Программа по умолчанию рассчитает процент от страхового стажа, указанного в карточке сотрудника. Для больничного после увольнения откройте вкладку «Оплата» и вручную установите процент оплаты 60%. В поле «Условия исчисления» при необходимости укажите соответствующий код. После этого проверьте расчёт среднего заработка на вкладке «Начислено (подробно)» или через кнопку «Показать подробности расчёта».
- 1Получите от бывшего сотрудника заявление и номер ЭЛН (или бумажный листок)
- 2Создайте документ «Больничный лист» в разделе «Зарплата» и выберите уволенного сотрудника
- 3Загрузите данные ЭЛН из СФР или введите период и причину нетрудоспособности вручную
- 4На вкладке «Оплата» установите процент оплаты 60% вместо процента по стажу
- 5Проверьте расчёт среднего заработка и итоговую сумму пособия
- 6Проведите документ и сформируйте выплату через ведомость
Как программа считает сумму пособия
Расчёт строится по стандартной формуле: средний дневной заработок умножается на 60% и на количество календарных дней болезни. Средний дневной заработок определяется как сумма облагаемых взносами выплат за два предшествующих календарных года, делённая на 730. При этом действуют ограничения: заработок за каждый год принимается не выше предельной базы по страховым взносам, а итоговое пособие в пересчёте на полный месяц не должно быть меньше МРОТ.
Если страховой стаж сотрудника меньше шести месяцев, пособие в любом случае ограничивается размером МРОТ за полный календарный месяц. Для уволенных это правило применяется вместе с ограничением 60% — программа выберет меньшую из сумм.
Проверить расчёт можно прямо в документе: нажмите на сумму начисления или кнопку с зелёным плюсом в табличной части «Начислено». Откроется форма с детализацией: база за два года, средний дневной заработок, применённый процент, дневное пособие и итоговая сумма с разбивкой по дням. Эту форму удобно распечатать и приложить к заявлению сотрудника.
Как проверить результат расчёта
Установлено 60% для болезни, начавшейся после увольнения
Стоит 80% или 100% — программа применила процент по стажу
Учтены выплаты за два предшествующих года в пределах лимита
База пустая или неполная — не загружены справки о заработке
Не ниже МРОТ в пересчёте на месяц
Сумма ниже МРОТ при полном месяце болезни
Начало болезни в пределах 30 дней после увольнения
Начало позже 30-го дня — основания для оплаты нет
Выплата, НДФЛ и страховые взносы
Пособие по временной нетрудоспособности облагается НДФЛ полностью, включая и часть, финансируемую СФР. В 1С:ЗУП налог рассчитывается автоматически при проведении документа «Больничный лист» — убедитесь, что в документе указана корректная дата выплаты, поскольку именно она определяет дату получения дохода для НДФЛ по больничным.
Страховыми взносами пособие по нетрудоспособности не облагается — это касается всей суммы. Если в отчётах по взносам вы видите обложение больничного, проверьте корректность вида расчёта в настройках начислений: типовая конфигурация таких ошибок не допускает, проблема обычно связана с доработанными начислениями.
Выплата производится в ближайший после назначения пособия день, установленный для выплаты зарплаты. Оформляется обычной ведомостью (в банк, кассу или на счёт) — бывший сотрудник выбирается в ведомости так же, как действующий. Убедитесь, что в карточке физлица актуальны банковские реквизиты, особенно если после увольнения сотрудник закрыл зарплатную карту.
Типичные ошибки и как их избежать
Самая распространённая ошибка — программа автоматически применяет процент по стажу, а расчётчик забывает вручную установить 60%. В результате бывшему сотруднику переплачивают, а вернуть излишне выплаченное пособие без его согласия практически невозможно. Всегда сверяйте процент на вкладке «Оплата» перед проведением.
Вторая группа ошибок связана с базой среднего заработка. Если сотрудник проработал у вас недолго и справки с прошлых мест работы не загружены, пособие будет занижено — это нарушение прав работника и риск претензий со стороны СФР и трудовой инспекции. Загружайте справки через документ «Справка о заработке для расчёта пособий (входящая)» в разделе «Отчётность, справки».
Отдельная ситуация — уволенный сотрудник отсутствует в подборе при создании документа. Причина обычно в настройках отбора списка сотрудников или в том, что документ создаётся не в той организации. Проверьте, что в форме выбора включён показ уволенных, а в шапке документа указана правильная организация.
Особые сценарии: отпуск с последующим увольнением и болезнь в отпуске
Если сотрудник ушёл в отпуск с последующим увольнением и заболел во время этого отпуска, пособие рассчитывается по общим правилам с учётом стажа, так как датой прекращения трудовых отношений считается последний день отпуска, а больничный открыт до неё. Отпуск при этом не продлевается — отпускные уже выплачены.
Сложнее ситуация, когда больничный открыт в последний рабочий день перед увольнением по инициативе сотрудника. Уволить сотрудника в период нетрудоспособности по инициативе работодателя нельзя, но по собственному желанию — можно, если сотрудник настаивает. Пособие в этом случае платится по обычным правилам, так как болезнь началась в период действия трудового договора.
Если 30-дневный срок после увольнения истёк, но больничный продолжается (например, открыт на 28-й день, а закрыт на 40-й), оплате подлежит весь период нетрудоспособности, а не только дни в пределах 30-дневного срока. Решающее значение имеет дата начала болезни.
Часто задаваемые вопросы
Нужно ли оплачивать больничный, если сотрудник уволен по сокращению?
Да, правило о 60% среднего заработка применяется независимо от основания увольнения: собственное желание, соглашение сторон или сокращение. Условия те же — болезнь началась в течение 30 дней после увольнения и новое место работы отсутствует.
Почему уволенный сотрудник не отображается при выборе в документе «Больничный лист»?
Проверьте настройки отбора в форме выбора сотрудников — должен быть включён показ лиц, с которыми трудовые отношения прекращены. Также убедитесь, что документ создаётся по той организации, где сотрудник был уволен, и что увольнение проведено документом, а не только записано в карточке.
Как оплачивается больничный, если заработка за два года не было?
Пособие рассчитывается исходя из МРОТ на дату наступления страхового случая. При этом ограничение в 60% по-прежнему применяется к рассчитанному среднему заработку, но итоговое пособие за полный месяц не может быть ниже МРОТ — программа выполняет это сравнение автоматически.
Кто платит первые три дня больничного уволенному сотруднику?
Действует общий порядок: первые три дня нетрудоспособности оплачивает работодатель за свой счёт, остальные дни — СФР. Увольнение сотрудника этот порядок не меняет, поэтому в документе сумма автоматически разбивается на часть за счёт работодателя и часть за счёт фонда.
Можно ли оформить больничный уволенному, если обмен с СФР не настроен?
Да. Введите данные листка нетрудоспособности вручную: номер, период, причину, дату выдачи. Для электронного больничного без прямого обмена запросите у сотрудника распечатку ЭЛН или сведения из личного кабинета на портале СФР. Расчёт от способа ввода данных не зависит.
Что делать, если пособие уже выплачено, но обнаружилась ошибка в проценте?
Если переплата возникла из-за счётной ошибки, её можно удержать, но только с согласия работника или через суд. Создайте в 1С:ЗУП документ «Возврат задолженности сотрудником» или скорректируйте начисление сторнирующим документом. Если пособие занижено — сделайте доначисление новым документом и доплатите в ближайший срок выплаты.
Что важно запомнить
Больничный, открытый в течение 30 дней после увольнения, оплачивается в размере 60% среднего заработка независимо от стажа. В 1С:ЗУП документ «Больничный лист» создаётся по бывшему сотруднику, процент 60% устанавливается вручную на вкладке «Оплата». Перед выплатой проверьте отсутствие нового трудоустройства, корректность базы среднего заработка и причину нетрудоспособности.