Другое · 10 мин
Как работать в программе 1С ЗУП 8.3: пошаговая инструкция
Пошаговая инструкция по работе в 1С Зарплата и управление персоналом 8.3: приём сотрудников, начисление зарплаты, отпуска, больничные, отчёты и выплаты.
1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 (ЗУП) — основная программа для расчёта зарплаты, кадрового учёта и подготовки регламентированной отчётности в российских компаниях. Работа в ней строится по цепочке: настройка организации → приём сотрудников → учёт рабочего времени → начисления и удержания → выплата зарплаты → сдача отчётов. Если понять эту логику, освоить программу можно за несколько рабочих дней.
Интерфейс ЗУП 8.3 построен на разделах: «Главное», «Кадры», «Зарплата», «Налоги, взносы», «Отчетность, справки», «Настройка». Каждый раздел открывается из верхней панели и содержит журналы документов и справочники. Большинство ежедневных операций выполняется в разделах «Кадры» и «Зарплата».
Ниже — пошаговая инструкция по основным операциям: от первоначальной настройки до расчёта и выплаты зарплаты. Последовательность подходит как для новой базы, так и для освоения уже заполненной программы.
Шаг 1. Первоначальная настройка программы
Перед началом работы заполните сведения об организации: раздел «Настройка» → «Реквизиты организации». Укажите ИНН, КПП, ОГРН, регистрационные данные в ФНС и СФР, банковские реквизиты. От этих данных зависит корректность отчётности и платёжных документов.
Далее проверьте учётную политику: «Настройка» → «Учетная политика» → «Учетная политика организации». Здесь задаются параметры расчёта взносов, применяемые льготы, особенности исчисления НДФЛ. Также настройте графики работы сотрудников («Настройка» → «Графики работы сотрудников») — от них зависит расчёт оклада за неполный месяц и оплата сверхурочных.
Заполните справочники начислений и удержаний. В типовой поставке основные виды расчёта (оклад, премия, отпускные, больничный) уже созданы, но для премий, надбавок и удержаний по исполнительным листам часто требуется добавить собственные элементы через «Настройка» → «Начисления» и «Удержания».
Шаг 2. Приём сотрудника на работу
Приём оформляется документом: раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» → кнопка «Создать» → «Прием на работу». В документе укажите сотрудника (или создайте нового), дату приёма, подразделение, должность, график работы и вид занятости.
На вкладке «Оплата труда» назначьте плановые начисления — оклад, надбавки, премии. Именно здесь задаётся размер оклада и порядок его расчёта. Проверьте, чтобы в поле «Количество ставок» стояло корректное значение: для неполной ставки укажите, например, 0,5.
При создании нового сотрудника заполните личные данные: ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС, паспортные данные, адрес. Эти сведения обязательны для отчётности в ФНС и СФР — незаполненные поля вызовут ошибки при отправке отчётов.
- 1Создайте элемент справочника «Сотрудники» и заполните личные данные
- 2Откройте «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» → «Прием на работу»
- 3Укажите дату, подразделение, должность, график работы
- 4На вкладке «Оплата труда» назначьте оклад и плановые начисления
- 5Проведите документ и распечатайте приказ о приёме (кнопка «Печать»)
Шаг 3. Учёт рабочего времени и отсутствий
Отработанное время в ЗУП учитывается двумя способами: по графику (метод отклонений) или по табелю. При методе отклонений программа считает, что сотрудник отработал все дни по графику, а отсутствия регистрируются отдельными документами. Это стандартный и рекомендуемый подход для большинства организаций.
Отсутствия оформляются документами в разделе «Кадры» или «Зарплата»: «Отпуск», «Больничный лист», «Командировка», «Отгул», «Прогул, отсутствие». Каждый документ автоматически рассчитывает соответствующую оплату — отпускные по среднему заработку, пособие по больничному и т.д.
Если в организации ведут табель, используйте документ «Табель учета рабочего времени» (раздел «Зарплата» → «Отчеты по сотрудникам» → «Табель» или документ «Данные для расчета зарплаты»). Учтите: при одновременном использовании табеля и документов отсутствий возможны задвоения — выберите один метод.
Шаг 4. Начисление зарплаты
Основной документ месяца — «Начисление зарплаты и взносов» (раздел «Зарплата» → «Начисление зарплаты и взносов» → «Создать»). Укажите месяц начисления и нажмите кнопку «Заполнить» — программа автоматически подберёт всех работающих сотрудников, рассчитает оклад по отработанному времени, плановые начисления, НДФЛ и страховые взносы.
Проверьте результат по вкладкам документа: «Начисления», «Удержания», «НДФЛ», «Взносы». По каждому сотруднику можно раскрыть строку и посмотреть детализацию расчёта. Если сумма вызывает сомнения, откройте расчётный листок сотрудника («Зарплата» → «Отчеты по зарплате» → «Расчетный листок») — там видно, из чего сложилась сумма.
Разовые премии и доплаты вводятся отдельными документами («Премия», «Разовое начисление», «Материальная помощь») до расчёта зарплаты — тогда они попадут в общий документ автоматически. Удержания по исполнительным листам оформляются документом «Исполнительный лист» в разделе «Зарплата».
Как проверить результат расчёта
Равен окладу из приказа при полном отработанном времени
Сумма меньше без зарегистрированных отсутствий — проверьте график работы
Удержан с учётом вычетов, база совпадает с доходами
Налог рассчитан дважды или не удержан — проверьте задвоенные документы
Рассчитаны по всем сотрудникам на вкладке «Взносы»
Нулевые взносы при ненулевых начислениях — проверьте учётную политику
Шаг 5. Выплата зарплаты
Выплата оформляется ведомостями: раздел «Зарплата» → «Ведомости в банк» (для зарплатных проектов), «Ведомости в кассу» или «Ведомости через раздатчика». Создайте ведомость, укажите дату выплаты и нажмите «Заполнить» — программа подберёт сотрудников с задолженностью по зарплате.
Дата ведомости критична для НДФЛ: именно датой выплаты определяется дата получения дохода и срок перечисления налога. Не ставьте дату «на всякий случай» — она должна совпадать с фактической выплатой, иначе отчёт 6-НДФЛ будет заполнен неверно.
Для зарплатного проекта после проведения ведомости сформируйте выгрузку в банк: «Зарплата» → «Обмен электронными документами» → «Обмен с банками по зарплатным проектам». Файл выгружается в формате банка и загружается в клиент-банк.
Шаг 6. Отчётность и сверка данных
Регламентированная отчётность формируется в разделе «Отчетность, справки» → «1С-Отчетность». Здесь создаются 6-НДФЛ, расчёт по страховым взносам, персонифицированные сведения о физлицах, ЕФС-1 и другие формы. Отчёты заполняются автоматически на основании проведённых документов.
Перед отправкой используйте встроенную проверку: кнопка «Проверить» в форме отчёта. Программа покажет ошибки контрольных соотношений — например, расхождения между доходами и взносами. Также полезно сверить обороты по зарплате с бухгалтерской программой, если обмен настроен: «Отчетность, справки» → «Синхронизация данных».
Для внутреннего контроля используйте сводные отчёты: «Зарплата» → «Отчеты по зарплате» → «Свод начисленной зарплаты», «Расчетная ведомость Т-51», «Анализ НДФЛ», «Анализ взносов». Они позволяют быстро найти расхождения до сдачи отчётности.
Заведите привычку в конце месяца формировать «Свод начисленной зарплаты» и сравнивать итог с предыдущим месяцем. Резкие отклонения фонда оплаты труда почти всегда означают либо неучтённый документ, либо ошибку ввода — найти её на этом этапе проще, чем после сдачи отчётов.
Шаг 7. Увольнение сотрудника
Увольнение оформляется документом «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» → «Увольнение». Укажите дату увольнения и основание. При проведении программа автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск, начислит зарплату за отработанные дни, удержит НДФЛ и рассчитает взносы.
Проверьте расчёт компенсации: количество дней неиспользованного отпуска видно на вкладке «Компенсация отпуска». Если сотрудник использовал отпуск авансом, программа рассчитает удержание за неотработанные дни отпуска. Окончательный расчёт выплачивается отдельной ведомостью в день увольнения.
Как выбрать действие в типичных ситуациях
Частые вопросы по работе в ЗУП 8.3
Почему оклад рассчитан меньше, чем в приказе о приёме?
Чаще всего сотрудник отработал неполный месяц по графику или зарегистрировано отсутствие. Откройте расчётный листок и сравните фактически отработанные дни с нормой по графику. Также проверьте, что в приёме на работу указана полная ставка и правильный график.
Как исправить ошибку в уже рассчитанной зарплате?
Если период ещё не закрыт, отмените проведение «Начисления зарплаты и взносов», исправьте исходные документы и заполните расчёт заново. Если период закрыт и отчётность сдана, используйте документ «Доначисление, перерасчет» текущим месяцем — старые документы трогать не нужно.
Чем ЗУП отличается от расчёта зарплаты в 1С:Бухгалтерии?
ЗУП ведёт полный кадровый учёт, детальный расчёт среднего заработка, все виды отсутствий, персонифицированный учёт и сложные начисления. В Бухгалтерии расчёт упрощённый и подходит для небольших компаний с простой структурой оплаты труда. При численности от нескольких десятков сотрудников и сложных начислениях ЗУП предпочтительнее.
Нужно ли обновлять программу и как это сделать безопасно?
Обновления содержат актуальные формы отчётности и изменения законодательства, поэтому устанавливать их нужно регулярно. Перед обновлением обязательно сделайте резервную копию базы. Обновление выполняется через «Администрирование» → «Обновление версии программы» или через конфигуратор в файловых базах.
Как выдать расчётные листки всем сотрудникам?
Используйте отчёт «Зарплата» → «Отчеты по зарплате» → «Расчетный листок» — он формируется сразу по всем сотрудникам за выбранный месяц с разбивкой по страницам. Готовый документ можно распечатать или сохранить в PDF для рассылки.
Что делать, если при отправке отчёта появляются ошибки проверки?
Откройте список ошибок в форме проверки — программа указывает конкретное нарушенное контрольное соотношение и сотрудника. Типичные причины: незаполненный ИНН или СНИЛС, расхождение доходов между разделами, некорректная дата ведомости. Исправьте исходные документы и перезаполните отчёт.
Что важно запомнить
Работа в ЗУП 8.3 строится по циклу: настройка → приём сотрудников → учёт времени и отсутствий → начисление → выплата → отчётность. Вводите документы в правильной последовательности, проверяйте расчёт через расчётные листки, следите за датами ведомостей и делайте резервные копии перед изменением настроек.