Как провести увольнение в 1С: пошаговая инструкция

Увольнение сотрудника в 1С — это не только кадровый приказ: программа должна корректно закрыть расчёты с работником, удержать НДФЛ, начислить взносы и подготовить данные для отчётности. Ошибка на любом этапе приводит к неверной компенсации за отпуск, долгам по зарплате или штрафам за недостоверные сведения.

В типовой конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 8» вся процедура выполняется одним документом «Увольнение», который объединяет кадровое перемещение и начисления. В более старых конфигурациях (например, «1С:Управление нашей фирмой» или базовых учётных решениях) действия разнесены по нескольким документам, и порядок их ввода имеет значение.

Перед тем как проводить увольнение, убедитесь, что в базе введены все начисления за текущий месяц, отражены больничные, отпуска и командировки сотрудника, а также актуальны остатки отпусков. Именно от этих данных зависит сумма компенсации.

Подготовка: что проверить до создания документа

Начните с проверки остатка отпусков. В 1С:ЗУП откройте отчёт «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» — «Отчёты, справки») по увольняемому сотруднику. Если остаток отрицательный или расходится с кадровыми данными, разберитесь с причиной до увольнения: после проведения документа исправлять остатки сложнее.

Убедитесь, что сотруднику не оформлены незакрытые отсутствия: незакрытый больничный или отпуск, пересекающий дату увольнения, блокирует корректный расчёт. Если больничный пришёл после увольнения (в течение 30 дней), его оплачивают отдельно — но это уже следующий сценарий.

Проверьте задолженность по зарплате и авансу. Если аванс за месяц уже выплачен, программа учтёт это при окончательном расчёте; если нет — увольнение рассчитает всю сумму целиком.

Создание документа «Увольнение» в 1С:ЗУП

Перейдите в раздел «Кадры» — «Увольнения» и создайте новый документ. Укажите организацию, сотрудника и дату увольнения — это последний рабочий день. Программа автоматически подтянет подразделение, должность и условия трудового договора из кадровых данных.

Выберите основание увольнения из классификатора: статья ТК РФ определяет формулировку в трудовой книжке и влияет на то, облагается ли выплата налогами. Например, выходное пособие при сокращении в пределах трёхкратного среднего заработка НДФЛ не облагается — программа применит это правило автоматически, если выбрано правильное основание.

Если увольняется несколько сотрудников (сокращение штата), используйте документ «Увольнение списком» — он создаёт отдельные кадровые приказы по каждому, но экономит время на вводе общих реквизитов.

1. 1
   Проверьте остатки отпусков и незакрытые отсутствия сотрудника
2. 2
   Создайте документ «Увольнение» в разделе «Кадры»
3. 3
   Укажите дату увольнения и основание по ТК РФ
4. 4
   Проверьте на вкладке «Начисления» компенсацию отпуска и зарплату
5. 5
   Проверьте НДФЛ и взносы на соответствующих вкладках
6. 6
   Проведите документ и сформируйте приказ (Т-8 или своя форма)
7. 7
   Создайте ведомость на выплату окончательного расчёта
8. 8
   Проверьте отражение в отчётах: ЕФС-1, персонифицированные сведения

Как программа рассчитывает компенсацию и зарплату

На вкладке «Начисления» документ показывает зарплату за фактически отработанные дни месяца и компенсацию за неиспользованный отпуск. Компенсация рассчитывается исходя из среднего дневного заработка за последние 12 календарных месяцев — расчёт можно раскрыть кнопкой с зелёным «плюсом» или через печатную форму «Расчёт среднего заработка».

Если сотрудник отработал в организации меньше года, средний заработок считается за фактический период. Если расчётный период пуст (например, сотрудник принят и уволен в одном месяце), программа использует данные текущего месяца или оклад — проверьте, что сумма выглядит правдоподобно.

Компенсацию можно скорректировать вручную: изменить количество дней отпуска или средний заработок. Делайте это только при наличии документального основания (например, исправление ошибочно введённого отпуска прошлых лет), иначе при проверке расхождение придётся объяснять.

Удержания при увольнении

Если сотрудник использовал отпуск авансом, программа предложит удержание за неотработанные дни отпуска. Внимание: сумма удержаний при увольнении ограничена нормами ТК РФ — как правило, не более 20% от выплаты, а в отдельных случаях удержание вовсе запрещено (например, при увольнении по сокращению или призыву в армию). 1С применяет ограничение, но контролировать основание должен расчётчик.

Исполнительные листы (алименты и прочие) действуют и на выплаты при увольнении: программа удержит их в обычном порядке. После увольнения исполнительный лист нужно вернуть в ФССП с отметкой об удержаниях — в 1С это отражается в учёте, но саму почтовую отправку программа не делает.

НДФЛ, взносы и выплата окончательного расчёта

НДФЛ при увольнении исчисляется на дату выплаты дохода. Все суммы при увольнении облагаются НДФЛ, кроме отдельных необлагаемых выплат (например, выходное пособие в установленных пределах). Вкладка «НДФЛ» документа показывает налог по каждому виду дохода — сверьте итог с расчётным листком.

Страховые взносы начисляются на компенсацию за отпуск и зарплату в общем порядке. Необлагаемое выходное пособие в пределах лимита взносами тоже не облагается — это контролируется видом начисления, привязанным к основанию увольнения.

Выплату оформите документом «Ведомость в банк» (или «Ведомость в кассу») с видом выплаты «Увольнение». По ТК РФ окончательный расчёт выдаётся в день увольнения; программа контролирует дату ведомости, но ответственность за соблюдение срока несёт работодатель.

Если день увольнения приходится на выходной день сотрудника (например, при сменном графике), датой увольнения всё равно ставится последний день по графику или согласованная дата. Выплату в этом случае производят не позднее следующего дня после предъявления требования о расчёте — отразите это датой ведомости, чтобы НДФЛ попал в правильный период.

Отчётность после увольнения

После проведения увольнения сформируйте подраздел 1.1 ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД) с кадровым событием «Увольнение» — срок подачи в Социальный фонд России ограничен, как правило, следующим рабочим днём после приказа. В 1С:ЗУП отчёт формируется из раздела «Отчётность, справки» — «1С-Отчётность».

Данные об уволенном попадут в ежемесячные «Персонифицированные сведения о физических лицах» и в расчёт по страховым взносам за квартал. Проверьте, что сотрудник не остался в списках действующих: в карточке сотрудника должен быть статус увольнения, а в плановых начислениях — дата прекращения.

Если организация ведёт электронные трудовые книжки, сведения передаются автоматически через ЕФС-1. Бумажная трудовая книжка (если сотрудник её сохранил) заполняется вручную по данным приказа.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок сотрудника

Норма

Компенсация, зарплата, НДФЛ и удержания посчитаны, итог совпадает с ведомостью

Тревожный признак

Пустые строки начислений или отрицательная сумма к выплате без объяснения

Карточка сотрудника

Норма

Статус «Уволен», плановые начисления прекращены датой увольнения

Тревожный признак

Начисления продолжают действовать, сотрудник попадает в штатное расписание

Отчёт ЕФС-1 (подраздел 1.1)

Норма

Кадровое событие «Увольнение» присутствует и принято фондом

Тревожный признак

Событие отсутствует или отчёт отклонён с ошибками

Остаток отпусков после увольнения

Норма

Остаток обнулён компенсацией или удержанием

Тревожный признак

Остаток «висит» — компенсация не рассчитана

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — неверный остаток отпуска из-за того, что отпуска прошлых лет вводились вручную или переносились из другой программы. Решение: до увольнения сверить остатки отчётом «Остатки отпусков» и при необходимости ввести корректировку документом «Ввод остатков отпусков».

Вторая ошибка — увольнение проведено, а потом обнаружился больничный за период до увольнения. В этом случае отменяйте проведение увольнения, вводите больничный, пересчитывайте и проводите увольнение заново. Если выплата уже прошла, потребуется уточнение по НДФЛ и, возможно, корректировка отчётности.

Третья ситуация — отмена увольнения по соглашению сторон. В 1С документ «Увольнение» помечается на удаление или отменяется, но если по нему уже сдан ЕФС-1, в фонд подаётся отменяющая форма. Делать это нужно до конца отчётного периода, иначе придётся сдавать корректировки.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Сотрудник увольняется по собственному желанию без пособияСтандартный документ «Увольнение», компенсация отпуска + зарплата

Сокращение штата с выходным пособиемОснование по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, проверьте вид начисления пособия на необлагаемый лимит

Увольняется сразу группа сотрудниковИспользуйте «Увольнение списком», затем проверяйте каждого по расчётному листку

Увольнение нужно отменить до выплатыОтмените проведение документа и удалите связанные ведомости

Выплата уже прошла, а ошибка найденаНе отменяйте документ напрямую — оформляйте корректировки и уточнённую отчётность

Особенности в других конфигурациях 1С

В «1С:Бухгалтерии 8» (при ведении зарплаты в ней) увольнение оформляется кадровым документом, а компенсация и зарплата рассчитываются документом «Начисление зарплаты» — там нужно вручную добавить сотруднику начисление «Компенсация отпуска при увольнении», если автоматический расчёт не настроен. Средний заработок в бухгалтерской конфигурации рассчитывается по упрощённой схеме, поэтому сверка с расчётным листком обязательна.

В «1С:Управлении нашей фирмой» увольнение выполняется кадровым приказом, а расчёт — через «Начисление зарплаты и взносов». Состав автоматических начислений при увольнении зависит от настроек, поэтому перед первым увольнением в этой конфигурации проверьте на тестовом сотруднике, какие суммы программа посчитает сама.

Частые вопросы

Можно ли провести увольнение задним числом?

Технически документ проведётся, но это нарушит последовательность расчёта: зарплата за месяц увольнения, НДФЛ и отчётность будут пересчитаны. Если период уже закрыт и отчёты сданы, потребуются уточнённые формы. Правильный путь — исправить документы хронологически, начиная с самого раннего затронутого периода.

Почему программа не рассчитала компенсацию за отпуск?

Чаще всего остаток отпуска равен нулю или отрицательный — проверьте отчёт «Остатки отпусков». Также компенсация не появится, если в настройках вида начисления снят признак использования при увольнении или сотрудник оформлен как внешний совместитель с отдельным договором, по которому отпуск не вёлся.

Как уволить сотрудника, который находится на больничном?

По инициативе работодателя увольнять в период нетрудоспособности нельзя, но по собственному желанию или соглашению сторон — можно. В 1С сначала введите больничный (если он уже предъявлен), затем увольнение. Больничный, предъявленный в течение 30 дней после увольнения, оплачивается отдельно в размере 60% среднего заработка.

Что делать, если после увольнения нашли ошибку в расчёте?

Если выплата ещё не прошла — отмените проведение документа, исправьте исходные данные и проведите заново. Если деньги уже выплачены, используйте механизм корректировок: доначисление оформляется отдельным документом, а по НДФЛ и отчётности подаются уточнённые формы.

Нужно ли увольнять в 1С сотрудника на испытательном сроке иначе?

Нет, документ тот же — меняется только основание (статья ТК РФ о неудовлетворительном результате испытания) и срок предупреждения. Компенсация за отпуск положена, если сотрудник проработал больше половины месяца; программа рассчитает её автоматически по фактическому остатку.

Как проверить, что уволенный не попадёт в следующую зарплату?

Откройте документ «Начисление зарплаты и взносов» за следующий месяц и заполните его — уволенный не должен подтянуться в табличную часть. Дополнительно проверьте карточку сотрудника: плановые начисления должны быть прекращены датой увольнения, иначе программа продолжит начислять оклад.