Другое · 8 мин
Как проводить больничный в 1С ЗУП
Как оформить и провести больничный лист в 1С ЗУП: ввод документа, расчёт пособия, работа с ЭЛН, сторнирование начислений и типичные ошибки кадровика.
Оформление больничного листа — одна из самых частых операций в 1С:Зарплата и управление персоналом. От корректности проведения документа зависит размер пособия сотрудника, сумма взносов и данные отчётности в СФР. Ошибка в датах, стаже или среднем заработке приводит к переплатам, которые сложно удержать, или к недоплате, за которую организация может получить претензии.
В типовой конфигурации больничный оформляется документом «Больничный лист» из раздела «Зарплата» или «Кадры». Документ рассчитывает пособие за счёт работодателя и за счёт ФСС/СФР, при необходимости сторнирует зарплату за дни отсутствия и формирует данные для проактивных выплат. Ниже разобран полный цикл: от получения листка нетрудоспособности до проверки расчёта и отправки сведений в фонд.
Подготовка: что проверить перед вводом больничного
Прежде чем создавать документ, убедитесь, что в программе корректно заполнены базовые данные. В карточке сотрудника должен быть указан страховой стаж для оплаты больничных — он влияет на процент оплаты (60, 80 или 100% среднего заработка). Стаж вводится в карточке физического лица по ссылке «Трудовая деятельность» или подсчитывается автоматически по трудовой книжке, если история внесена.
Также проверьте, что в настройках организации указаны реквизиты для обмена с СФР и что у пользователя есть права на ввод документов начисления зарплаты. Если компания работает с электронными больничными, должен быть настроен обмен с СЭДО СФР — без него данные ЭЛН придётся вводить вручную.
Если сотрудник принёс бумажный листок (в отдельных случаях они ещё выдаются, например для работы с гостайной), сверьте номер, период, код причины нетрудоспособности и наличие отметки о нарушении режима. Все эти поля потребуются при вводе.
Создание документа «Больничный лист»
Перейдите в раздел «Зарплата» → «Больничные листы» и нажмите «Создать». В документе укажите организацию, дату документа и сотрудника. Поле «Месяц» определяет, к какому расчётному периоду отнесётся пособие, — обычно это месяц, в котором закрыт больничный.
Далее введите номер листка нетрудоспособности и период освобождения от работы — даты «с» и «по» с бумажного бланка или из ЭЛН. Выберите причину нетрудоспособности: заболевание, травма, уход за больным ребёнком, карантин и т.д. От причины зависят правила расчёта и ограничения по оплачиваемым дням.
Если больничный является продолжением ранее выданного листка, установите флаг «Является продолжением листка нетрудоспособности» и выберите первичный документ. Это важно: первые три дня за счёт работодателя оплачиваются только по первичному листку, продолжение полностью идёт за счёт фонда.
- 1Откройте «Зарплата» → «Больничные листы» → «Создать»
- 2Укажите сотрудника, месяц начисления и номер листка
- 3Введите период нетрудоспособности и причину
- 4Для ЭЛН загрузите данные из СФР по номеру листка
- 5Проверьте расчёт на вкладке «Оплата» и проведите документ
Работа с электронным больничным (ЭЛН)
Большинство листков теперь оформляется в электронном виде, и работодатель узнаёт о них через СЭДО СФР. В 1С ЗУП обмен встроен: при настроенном сертификате и подключении программа получает уведомления об открытии, продлении и закрытии ЭЛН по вашим сотрудникам.
В документе «Больничный лист» достаточно ввести номер ЭЛН и нажать кнопку загрузки данных из фонда — программа подтянет период, причину нетрудоспособности, код МО и отметку о нарушении режима. Вручную эти поля заполнять не нужно, что исключает опечатки.
После проведения больничного и расчёта пособия за счёт работодателя сведения о застрахованном лице и доходах отправляются в СФР для назначения оставшейся части пособия. В ЗУП для этого предусмотрены отдельные документы и регламент отправки — проверьте, что ответы фонда получены и ошибок в обмене нет.
Расчёт пособия и вкладка «Оплата»
На вкладке «Оплата» программа автоматически рассчитывает средний заработок за два предшествующих календарных года. Если у сотрудника были другие работодатели в расчётном периоде, внесите справку о заработке (форма 182н или сведения из СФР) через ссылку в документе — иначе пособие будет занижено.
Проверьте процент оплаты: он зависит от стажа и причины нетрудоспособности. Для ухода за ребёнком при амбулаторном лечении первые дни оплачиваются по стажу, последующие — в размере 50%. Также контролируйте ограничения: пособие не может быть ниже расчёта из МРОТ и выше предельной базы по взносам за соответствующие годы.
Если в листке есть отметка о нарушении режима, введите дату нарушения — с этого дня пособие рассчитывается в ограниченном размере. Программа делает это автоматически, но дату нужно указать вручную.
Как проверить результат
Совпадает с расчётом по справкам о доходах за 2 года
Занижен — не внесена справка с предыдущего места работы
Соответствует страховому стажу сотрудника
60% при большом стаже — стаж не заполнен в карточке
Первые 3 дня за счёт работодателя, остальное — фонд
Вся сумма на работодателе — неверно указана причина или продолжение
Сторнирование начислений за дни болезни
Если больничный вводится после того, как сотруднику уже начислили зарплату за дни болезни как за отработанные, эти суммы нужно сторнировать. В типовой ЗУП документ «Больничный лист» умеет делать это автоматически: на вкладке «Начислено (подробно)» или через механизм вытеснения видов расчёта.
При типовой настройке больничный вытесняет оплату по окладу за дни отсутствия, если оба документа попадают в один расчётный период. Если зарплата за месяц уже рассчитана и выплачена, потребуется документ «Сторнирование начислений» или перерасчёт в следующем периоде — в этом случае образуется долг за сотрудником, который удерживается из ближайших выплат.
Проведение, выплата и отражение в учёте
После проверки нажмите «Провести». Пособие попадёт в ведомость на выплату вместе с зарплатой или отдельной ведомостью — пособие за счёт работодателя обычно выплачивается в ближайший день выплаты зарплаты. НДФЛ с больничного удерживается при выплате, поэтому важно, чтобы дата выплаты в ведомости была фактической.
В бухгалтерском учёте пособие за счёт работодателя отражается на затратных счетах, а часть за счёт СФР — на расчётах с фондом. При синхронизации с 1С:Бухгалтерией данные переносятся документом «Отражение зарплаты в бухучёте», поэтому проверьте, что способы отражения для пособий настроены корректно.
Финальный контроль — сверка с отчётами: пособие должно попасть в расчёт по страховым взносам, 6-НДФЛ и персонифицированные сведения. Расхождения обычно означают, что документ проведён не в том периоде или отменён после формирования отчётности.
Что важно запомнить
Больничный проводится документом «Больничный лист»: для ЭЛН данные загружаются из СФР по номеру, расчёт зависит от стажа и справок о заработке, а дни болезни должны вытеснять или сторнировать начисленную зарплату. Проверяйте процент оплаты, разделение сумм между работодателем и фондом и попадание пособия в отчётность.
Частые вопросы
Что делать, если сотрудник принёс больничный после выплаты зарплаты?
Введите документ «Больничный лист» текущим месяцем с фактическими датами болезни. Программа сторнирует излишне начисленную зарплату, образуется долг за сотрудником, который удержится при следующей выплате. Переплату НДФЛ скорректирует перерасчёт налога в том же периоде.
Почему программа не загружает ЭЛН по номеру?
Чаще всего листок ещё не закрыт медучреждением или не передан в СЭДО. Также проверьте, что обмен с СФР настроен, сертификат действителен, а СНИЛС сотрудника в базе совпадает с данными фонда — по несовпадающему СНИЛС листок не найдётся.
Как оплатить больничный совместителю?
Документ создаётся отдельно по каждому месту работы. Для внешнего совместителя учитываются сведения о том, что пособие назначается по основному месту или по нескольким — это зависит от того, где он работал в расчётном периоде. В ЗУП это отражается в настройках документа и справках о заработке.
Можно ли исправить уже проведённый больничный?
Да, если отчётность ещё не сдана — отмените проведение, исправьте данные и проведите заново. Если сведения уже ушли в СФР или отчёты сданы, используйте механизм исправления документов (документ-исправление), чтобы изменения корректно отразились в учёте и корректирующей отчётности.
Как проверить, правильно ли рассчитан средний заработок?
Откройте в документе расшифровку расчёта среднего заработка — там видны суммы по годам и исключаемые периоды. Сверьте их со справками о доходах и данными учёта. Помните, что заработок за каждый год ограничен предельной базой по взносам.