Как провести зарплату в 1С: пошаговая инструкция

Начисление и выплата зарплаты в 1С строится по единой схеме: сначала проверяются кадровые данные и отработанное время, затем создаётся документ начисления, после него — ведомость на выплату, и в конце формируются проводки и отчётность по НДФЛ и взносам. Порядок действий почти одинаков в 1С:ЗУП и в зарплатном блоке 1С:Бухгалтерии, отличается в основном состав документов и глубина настроек.

Главная причина ошибок в расчёте зарплаты — не сам документ начисления, а некорректные исходные данные: неоформленный приём сотрудника, неправильный график работы, отсутствующий отпуск или больничный, неверно настроенные виды начислений. Поэтому перед проведением зарплаты всегда стоит проверить кадровый контур, а не только сам расчёт.

Ниже разобран полный цикл: от подготовки программы до выплаты и контроля результата, с типичными ошибками и способами их проверки.

Подготовка: что проверить перед начислением зарплаты

Перед первым начислением убедитесь, что в программе заведены все сотрудники документом «Приём на работу» (в 1С:ЗУП) или заполнены карточки сотрудников (в 1С:Бухгалтерии). В карточке должны быть указаны дата приёма, подразделение, должность, размер оклада или тарифной ставки и график работы. Если сотрудник принят «просто элементом справочника» без кадрового документа, автоматический расчёт по окладу может не сработать.

Проверьте производственный календарь и графики работы сотрудников: раздел «Настройка» → «Графики работы сотрудников» (в ЗУП). Незаполненный календарь на текущий год приводит к неверной норме часов и, как следствие, к искажению оплаты за неполный месяц. Также убедитесь, что все отпуска, больничные, командировки и прогулы введены в программу до расчёта — документ начисления учитывает только те отклонения, которые уже проведены.

Отдельно проверьте настройки учётной политики: дату выплаты зарплаты, способ отражения в учёте, применяемые тарифы взносов и льготы. В 1С:Бухгалтерии это делается в разделе «Главное» → «Настройки зарплаты», в ЗУП — в «Настройка» → «Реквизиты организации» и «Учётная политика».

Начисление зарплаты: основной документ

Центральный документ расчёта — «Начисление зарплаты и взносов» (в 1С:ЗУП) или «Начисление зарплаты» (в 1С:Бухгалтерии). Создайте его из раздела «Зарплата» → «Начисление зарплаты и взносов» → кнопка «Создать». Укажите месяц начисления, организацию и, при необходимости, подразделение.

Нажмите кнопку «Заполнить» — программа автоматически подберёт всех работающих сотрудников и рассчитает начисления по их плановым видам расчёта с учётом отработанного времени, отклонений и нормы по графику. Если заполнять документ вручную построчно, легко пропустить сотрудника или не учесть отсутствие.

После заполнения откройте карточку расчёта по нескольким сотрудникам (двойной щелчок по строке) и сверьте: отработанные дни и часы, размер оклада, учтённые отклонения. Сумма «к начислению» должна быть логичной — оклад при полном месяце, пропорция при неполном.

1. 1
   Проверьте кадровые документы, графики и отклонения за месяц
2. 2
   Создайте «Начисление зарплаты и взносов» за нужный месяц
3. 3
   Нажмите «Заполнить» и дождитесь автоматического расчёта
4. 4
   Проверьте отработанное время и суммы по выборочным сотрудникам
5. 5
   Проверьте вкладки НДФЛ и взносы в том же документе
6. 6
   Проведите документ и сформируйте расчётные листки для контроля

Расчёт НДФЛ и страховых взносов

НДФЛ и взносы рассчитываются в том же документе начисления автоматически — на отдельных вкладках. НДФЛ считается нарастающим итогом с начала года с учётом вычетов, заявленных сотрудником. Если у сотрудника есть право на вычет на детей, оно должно быть оформлено документом «Заявление на вычеты НДФЛ» (в ЗУП) или в карточке сотрудника — иначе налог будет завышен.

Страховые взносы рассчитываются по тарифам, заданным в учётной политике организации. Для малого бизнеса обычно применяется пониженный тариф с выплат сверх МРОТ — проверьте, что в настройках выбран правильный вид тарифа, иначе взносы посчитаются по общему тарифу и будут завышены.

Полезный контроль: сумма НДФЛ по документу должна быть примерно равна 13% (или применяемой ставке) от облагаемой базы за вычетом вычетов. Резкие отклонения по отдельным сотрудникам — повод открыть их карточку и проверить доходы с начала года.

Выплата зарплаты: ведомости и даты

После проведения начисления создайте ведомость на выплату: «Зарплата» → «Ведомости в банк» (для зарплатного проекта), «Ведомости в кассу» или «Ведомости через раздатчика». В 1С:Бухгалтерии аналогично — «Зарплата и кадры» → «Ведомости». Нажмите «Заполнить» — программа подтянет суммы к выплате: начислено минус НДФЛ и другие удержания.

Обратите внимание на дату ведомости — она определяет дату фактического получения дохода для НДФЛ и период, в который выплата попадёт в 6-НДФЛ. Дата должна совпадать с реальным днём перечисления денег. Если платите через банк, после ведомости формируется платёжное поручение или выгрузка в клиент-банк; при выплате из кассы — расходный кассовый ордер.

Если часть сотрудников получает зарплату на карты в разных банках, создаются отдельные ведомости по каждому способу выплаты. Не объединяйте разные способы в одну ведомость — это ломает сверку с банком и кассой.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок сотрудника

Норма

Начислено минус НДФЛ равно сумме к выплате, отклонения учтены

Тревожный признак

Сумма к выплате не сходится с ведомостью, пропали отпускные или больничный

Ведомость на выплату

Норма

Итог по ведомости равен сумме к выплате по начислению, дата совпадает с платежом

Тревожный признак

Пустые строки, нулевые суммы, дата не совпадает с реальной выплатой

Оборотно-сальдовая ведомость

Норма

После выплаты на счёте 70 нет сальдо (или только аванс/долги), счёт 68.01 закрыт уплатой

Тревожный признак

Красные остатки, развернутое сальдо по сотрудникам, зависшие суммы

Отчёт «Анализ НДФЛ» / проверка 6-НДФЛ

Норма

Исчисленный и удержанный налог сходятся, нет отрицательных сумм

Тревожный признак

Расхождения между исчисленным и удержанным, минусовой НДФЛ

Проводки и отражение в бухгалтерском учёте

В 1С:Бухгалтерии проводки по зарплате формируются автоматически при проведении документов: начисление — Дт счёта затрат (20, 25, 26, 44) Кт 70, удержание НДФЛ — Дт 70 Кт 68.01, взносы — Дт счёта затрат Кт 69. Способ отражения задаётся в настройках зарплаты и может быть переопределён для отдельных сотрудников или подразделений.

В 1С:ЗУП бухгалтерские проводки не формируются напрямую — вместо этого создаётся документ «Отражение зарплаты в бухучёте», который затем выгружается в 1С:Бухгалтерию при настроенной синхронизации. Проверьте, что способы отражения заполнены, иначе выгрузка пройдёт с пустыми счетами или ошибками.

После формирования проводок откройте оборотно-сальдовую ведомость по счетам 70 и 69 и убедитесь, что суммы соответствуют начислению. Расхождения чаще всего означают незаполненный способ отражения или ручные операции, сделанные в обход зарплатных документов.

Типичные ошибки и как их избежать

Наиболее частые проблемы связаны не с кнопками, а с данными. Ниже — ошибки, которые регулярно встречаются при расчёте зарплаты, и их последствия.

Если ошибка уже допущена в прошлом периоде, не правьте документы задним числом без необходимости: в ЗУП для этого предусмотрены документы «Перерасчёт» и механизмы сторнирования, которые корректно отражаются в учёте. Прямое изменение закрытого периода ломает уже сданную отчётность.

Полезная привычка — перед выплатой формировать свод начислений за месяц и сравнивать итог с прошлым месяцем. Если фонд оплаты труда изменился без видимых причин (приёмы, увольнения, премии), это почти всегда сигнал ошибки в данных, которую проще найти до выплаты, чем после.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли начислить зарплату в 1С:Бухгалтерии без 1С:ЗУП?

Да, в 1С:Бухгалтерии есть встроенный зарплатный блок: приёмы, начисления, НДФЛ, взносы, ведомости и отчётность. Он подходит для небольших штатов с простыми начислениями. Если нужны сложные графики, кадровый учёт в полном объёме, штатное расписание и детальные расчёты — лучше использовать 1С:ЗУП с синхронизацией.

Почему программа не рассчитала оклад сотруднику?

Чаще всего причины такие: сотрудник заведён без кадрового документа приёма, в приказе не назначено плановое начисление (оклад), не заполнен график работы или производственный календарь, либо сотрудник уволен до начала месяца. Проверьте эти пункты по порядку — в большинстве случаев проблема в отсутствующем виде расчёта в приёме на работу.

Как исправить ошибку в уже выплаченной зарплате?

Не редактируйте проведённые документы прошлых периодов напрямую. В 1С:ЗУП используйте документы перерасчёта и сторнирования — они создадут корректные корректировки в текущем периоде. Если ошибка затронула НДФЛ или взносы, после исправления проверьте, не требуется ли уточнённая отчётность.

Как выплатить зарплату, если сотрудники получают её по-разному?

Создайте отдельные ведомости по каждому способу: «Ведомость в банк» — для зарплатного проекта, «Ведомость на счета» — для перечислений на произвольные карты, «Ведомость в кассу» — для наличной выплаты. Каждая ведомость заполняется кнопкой «Заполнить» и закрывает свою часть задолженности.

Что делать, если НДФЛ посчитался с копейками или минусом?

Небольшие копеечные разницы допустимы из-за округления налога до целых рублей по каждому сотруднику. Отрицательный НДФЛ — признак излишне удержанного налога в прошлых периодах или перерасчёта: проверьте доходы и вычеты сотрудника с начала года через отчёт «Анализ НДФЛ» и при необходимости оформите возврат налога отдельным документом.

Нужно ли начислять аванс отдельным документом?

Да. За первую половину месяца создаётся либо документ «Начисление за первую половину месяца» с расчётом по отработанному времени, либо ведомость на выплату фиксированного аванса — в зависимости от настроек. Полный расчёт с НДФЛ и взносами выполняется документом начисления за весь месяц, который учтёт уже выплаченный аванс.