Как провести займ сотруднику в 1С ЗУП

Выдача займа сотруднику в 1С:ЗУП оформляется документом «Договор займа сотруднику», после чего программа автоматически начисляет проценты и удерживает платежи из зарплаты. Если ставка по займу ниже двух третей ключевой ставки ЦБ (а для валютных займов — ниже 9%), у сотрудника возникает материальная выгода, с которой нужно удержать НДФЛ по ставке 35%. Всё это в конфигурации уже предусмотрено, но требует правильной настройки.

Ниже разобран полный цикл: от включения функциональности до проверки удержаний в расчётном листке. Инструкция ориентирована на актуальные релизы 1С:ЗУП редакции 3.1, в более старых версиях названия документов могут немного отличаться.

Что включить перед оформлением займа

По умолчанию учёт займов сотрудникам в программе может быть отключён. Проверьте настройку: перейдите в раздел «Настройка → Реквизиты и дополнительные сведения» (или «Настройка → Расчёт зарплаты» в зависимости от релиза) и найдите флаг «Выдаются займы сотрудникам». После его установки в журнале «Зарплата» появится ссылка «Займы сотрудникам».

Дополнительно убедитесь, что в учётной политике и настройках НДФЛ нет ограничений: материальная выгода облагается по коду дохода 2610, программа использует его автоматически, но если вы вели нестандартные доработки видов дохода, проверьте, что код присутствует в справочнике.

Оформление договора займа сотруднику

Основной документ — «Договор займа сотруднику» (Зарплата → Займы сотрудникам). В нём указываются сотрудник, сумма займа, срок, процентная ставка годовых и порядок погашения. Дата документа определяет момент начала начисления процентов.

1. 1
   Откройте Зарплата → Займы сотрудникам → Договоры займов сотрудникам
2. 2
   Создайте новый документ, выберите сотрудника и укажите сумму и срок займа
3. 3
   Задайте процентную ставку годовых (0 для беспроцентного займа)
4. 4
   Выберите форму предоставления: единовременно или траншами
5. 5
   Настройте график погашения: ежемесячно или в конце срока, укажите размер платежа или срок
6. 6
   Проведите документ и проверьте сформированный график платежей

Программа поддерживает два способа погашения: дифференцированные платежи (равные доли основного долга плюс проценты на остаток) и аннуитетные (равный ежемесячный платёж). Также можно задать погашение только процентов ежемесячно с выплатой тела долга в конце срока. Выбор зависит от условий договора с сотрудником — график в документе должен совпадать с бумажным договором.

Если заём выдаётся частями, используйте режим «траншами»: укажите несколько дат и сумм выдачи. Проценты по каждому траншу программа посчитает отдельно с даты его выдачи.

Как отразить фактическую выдачу денег

Сам по себе договор займа не формирует выплату. Перечисление денег сотруднику оформляется документом «Выдача займа сотруднику» — его удобно создать на основании договора. В документе указывается дата и сумма выдачи; если предусмотрены транши, создаётся несколько документов выдачи.

Важно понимать границу ответственности: 1С:ЗУП фиксирует задолженность и рассчитывает проценты, но бухгалтерская проводка по счёту 73.01 формируется уже при синхронизации с 1С:Бухгалтерией. Если обмен не настроен, проводки по выдаче займа бухгалтер делает вручную в учётной программе.

Начисление процентов и удержание платежей из зарплаты

При ежемесячном документе «Начисление зарплаты и взносов» программа автоматически подтягивает данные по займам на вкладку «Займы»: сумму погашения основного долга, начисленные проценты и материальную выгоду. Удержание происходит вместе с выплатой зарплаты — отдельного документа создавать не нужно.

Проценты рассчитываются исходя из фактического числа дней пользования займом в месяце. Если сотрудник уходит в отпуск без сохранения или в расчётном месяце нет начислений, удержание может не пройти полностью — остаток переносится на следующие периоды, но за этим нужно следить вручную через отчёт по займам.

Материальная выгода и НДФЛ

Если ставка по займу ниже 2/3 ключевой ставки ЦБ РФ (для рублёвых займов), разница считается материальной выгодой сотрудника. Программа рассчитывает её на последний день каждого месяца и включает в доход с кодом 2610, НДФЛ удерживается по ставке 35% при ближайшей выплате дохода.

Для беспроцентного займа материальная выгода считается от полной суммы по ставке 2/3 ключевой ставки. Это частая причина вопросов: сотруднику выдали «бесплатный» заём, а у него появился налог. Заранее предупреждайте работника и закладывайте это в условия договора.

Есть освобождение: материальная выгода не облагается НДФЛ, если заём выдан на покупку или строительство жилья и сотрудник подтвердил право на имущественный вычет уведомлением из налоговой. В программе это отражается настройкой в договоре займа — отметьте, что заём целевой на жильё и вычет подтверждён.

Изменение условий и досрочное погашение

Если условия меняются (пролонгация, изменение ставки, отсрочка платежа), используйте документ «Изменение условий договора займа сотруднику», созданный на основании исходного договора. Не редактируйте исходный проведённый документ задним числом — это исказит уже рассчитанные проценты и НДФЛ прошлых периодов.

Досрочное погашение оформляется документом «Погашение займа сотрудником» — например, когда сотрудник вносит деньги в кассу вне зарплаты. Укажите сумму и, при необходимости, что погашается: основной долг, проценты или и то и другое. После этого график пересчитывается.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок сотрудника

Норма

Видны удержание платежа по займу и, при льготной ставке, НДФЛ с матвыгоды

Тревожный признак

Удержаний нет либо сумма не совпадает с графиком договора

Отчёт «Займы сотрудникам» (Зарплата → Отчёты)

Норма

Остаток задолженности уменьшается согласно графику

Тревожный признак

Остаток «завис» или появились неучтённые суммы

Регистр НДФЛ

Норма

Доход с кодом 2610 отражён на последний день месяца

Тревожный признак

Матвыгода отражена в другие даты или отсутствует при льготной ставке

Отчёты и контроль задолженности

Для контроля используйте типовой отчёт «Займы сотрудникам» в разделе «Зарплата → Отчёты, справки». Он показывает выданные суммы, начисленные проценты, погашенные платежи и остаток долга по каждому договору. Сверяйте его ежемесячно после расчёта зарплаты.

При синхронизации с 1С:Бухгалтерией сверяйте остатки по счёту 73.01 с данными отчёта по займам. Расхождения обычно означают, что какая-то выдача или погашение отражены только в одной из программ.

Удобно вести нумерацию договоров займа сквозной и совпадающей с бумажными договорами. Тогда при сверке и проверках любой документ находится за секунды, а расхождений между учётом и первичкой не возникает.

Частые вопросы

Можно ли выдать беспроцентный займ сотруднику в 1С ЗУП?

Да, в договоре укажите ставку 0%. Но помните: у сотрудника возникнет материальная выгода, с которой программа ежемесячно рассчитает НДФЛ по ставке 35%. Исключение — целевой заём на жильё с подтверждённым имущественным вычетом.

Что делать, если сотрудник увольняется с непогашенным займом?

Удержать из окончательного расчёта можно только сумму в пределах ограничений ТК РФ. Остаток долга оформите соглашением о добровольном возврате, а в программе отразите погашения по мере поступления денег документом «Погашение займа сотрудником».

Почему в начислении зарплаты не появилась вкладка «Займы»?

Проверьте три вещи: включена ли настройка «Выдаются займы сотрудникам», проведён ли договор займа и документ выдачи, и попадает ли текущий месяц в период действия графика погашения.

Как оформить займ в валюте?

В договоре займа можно указать валюту. Для валютных займов материальная выгода считается, если ставка ниже 9% годовых. Расчёты и удержания в программе всё равно ведутся в рублях с пересчётом по курсу.

Нужно ли заводить отдельный вид удержания для займа?

Нет. Все удержания по займам (основной долг и проценты) выполняются встроенным механизмом через документ «Начисление зарплаты и взносов». Создавать произвольные удержания не нужно — это приведёт к двойному учёту и ошибкам в отчётности.