Другое · 10 мин
Как провести выплаты умершему сотруднику в 1С
Как оформить в 1С:ЗУП окончательный расчёт, НДФЛ, взносы и выплату зарплаты умершего сотрудника родственникам. Порядок документов, проверки и частые ошибки.
При смерти сотрудника работодатель обязан начислить и выдать неполученную зарплату, компенсацию за неиспользованный отпуск и иные причитающиеся суммы членам семьи или лицу, оплатившему похороны. В 1С:ЗУП эта операция имеет ряд особенностей: увольнение оформляется особым образом, НДФЛ и взносы применяются не ко всем выплатам, а деньги перечисляются не самому сотруднику, а третьему лицу.
Ошибки в этой ситуации дорого обходятся: неверно удержанный НДФЛ придётся возвращать через отчётность, а неправильно оформленная выплата может стать основанием для претензий со стороны наследников и налоговой. Ниже разобран полный порядок действий в 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3.1) — от регистрации факта смерти до контрольной проверки отчётов.
Какие выплаты положены и какие документы запросить
До начала работы в программе соберите документы. Основание для всех операций — свидетельство о смерти (копия). От родственника, претендующего на выплату, потребуются заявление, документ, подтверждающий родство (свидетельство о браке, о рождении), и реквизиты банковского счёта. Лицо, оплатившее погребение, предъявляет чеки или справку о смерти по форме БО-13.
Зарплата, не полученная ко дню смерти, выдаётся членам семьи или нетрудоспособным иждивенцам (ст. 141 ТК РФ). В состав выплат обычно входят: зарплата за отработанные дни, компенсация за неиспользованный отпуск, премии и надбавки, причитающиеся по локальным актам, а также пособие по временной нетрудоспособности, если сотрудник болел. Срок выдачи — не позднее недели со дня подачи документов родственником.
Оформление увольнения в связи со смертью
В разделе «Кадры» создайте документ «Увольнение». В поле «Причина увольнения» выберите «п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ» — прекращение трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в связи со смертью работника. Датой увольнения укажите дату смерти по свидетельству, даже если она приходится на выходной или период болезни сотрудника.
Дата приказа может быть позже даты увольнения — это нормальная ситуация, когда документы поступили с задержкой. Программа не заблокирует такое заполнение. Основание увольнения — реквизиты свидетельства о смерти, их внесите в соответствующее поле документа.
Проверьте, чтобы до проведения увольнения не осталось непроведённых отсутствий: если сотрудник числился на больничном, документ «Больничный лист» должен быть рассчитан и проведён до увольнения, иначе расчёт окончательных сумм будет неполным.
- 1Получите свидетельство о смерти и заявление родственника с документами о родстве
- 2Проведите все незакрытые документы сотрудника: больничные, отпуска, премии
- 3Создайте документ «Увольнение» с причиной «Смерть работника», дата — день смерти
- 4На вкладке «Начисления и удержания» проверьте расчёт компенсации отпуска и зарплаты
- 5Сформируйте ведомость на выплату, укажите получателем родственника
- 6Проверьте отчёты по НДФЛ и взносам — облагаемой базы по умершему быть не должно
Расчёт окончательных начислений
На вкладке «Начисления и удержания» документа «Увольнение» программа автоматически рассчитает зарплату за отработанные дни месяца и компенсацию за неиспользованный отпуск. Количество дней компенсации определяется остатком отпуска на дату увольнения — проверьте его через справку «Остатки отпусков» в карточке сотрудника.
Если по локальным актам положены премии, годовые вознаграждения или районные коэффициенты, убедитесь, что они включены в расчёт. Премии, начисленные уже после смерти (например, по итогам квартала за прошлый период), вводятся отдельным документом «Премия» с видом начисления, не облагаемым НДФЛ и взносами.
Критично проверить настройку вида начисления: в карточке начисления на вкладке «Налоги, взносы, учёт» для выплат умершему НДФЛ должен быть отключён, а по страховым взносам выбран вариант «Не облагается». Стандартные виды начислений в типовой конфигурации уже настроены корректно — программа сама определит ситуацию по причине увольнения.
НДФЛ и страховые взносы: особенности
Выплаты, начисленные в связи со смертью работника и выдаваемые членам семьи, не облагаются НДФЛ (п. 18 ст. 217 НК РФ) и не облагаются страховыми взносами, поскольку трудовые отношения прекратились. Это касается зарплаты, компенсации отпуска и премий за прошлые периоды.
Исключение — суммы, которые были начислены сотруднику при жизни, но не выплачены. НДФЛ с них исчисляется на дату начисления, а уплачивать налог при выдаче родственникам не нужно: обязанность налогового агента прекращается. В 6-НДФЛ такие суммы отражаются как исчисленные, но не удержанные — программа формирует это автоматически по датам документов.
Пособие по погребению за счёт СФР (бывший ФСС) оформляется отдельно через документ «Единовременное пособие за счёт ФСС» в разделе «Отчётность, справки». Оно также не облагается НДФЛ и взносами.
Выплата денег родственнику
Стандартная ведомость на выплату в 1С формируется на сотрудника, а деньги фактически получает третье лицо. Есть два рабочих подхода. Первый: оформить «Ведомость в банк» или «Ведомость в кассу» на умершего сотрудника, а факт передачи денег родственнику зафиксировать заявлением и распиской, приложив их к кассовым документам. В программе при этом всё проводится штатно.
Второй вариант — перечисление на счёт родственника. В этом случае в ведомости укажите реквизиты счёта получателя: в документе «Ведомость в банк» можно вручную скорректировать лицевой счёт либо оформить выплату через документ «Выплата бывшим сотрудникам» (раздел «Зарплата» → «Все начисления» → «Выплаты бывшим сотрудникам»), который позволяет указать получателя, не являющегося сотрудником.
После проведения ведомости проверьте, что задолженность перед сотрудником закрылась: отчёт «Расчётный листок» и оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70 в 1С:Бухгалтерии не должны показывать остаток по работнику.
Как проверить результат
Сальдо на конец месяца равно нулю, НДФЛ по выплатам при увольнении отсутствует
Осталась задолженность или исчислен НДФЛ с компенсации
Выплаты умершему не попали в облагаемую базу раздела 2
Суммы включены в налогооблагаемый доход
База по взносам не увеличилась на суммы окончательного расчёта
Выплаты попали в облагаемую базу
Остаток по сотруднику закрыт
Висит кредиторская задолженность
Синхронизация с 1С:Бухгалтерией и отчётность
Если учёт ведётся в связке ЗУП + БП, после проведения всех документов выполните синхронизацию. В бухгалтерскую программу перенесутся проводки по начислению (Дт затратных счетов — Кт 70) и выплате (Дт 70 — Кт 50/51). Счёт 76.02 «Расчёты по претензиям» здесь не используется — обязательство перед родственниками проходит по счёту 70 до момента выплаты.
В персонифицированную отчётность (персучёт в СФР) сотрудник попадает с датой прекращения трудовых отношений. Уведомление о прекращении трудового договора подайте не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении — в ЗУП это формируется через отчёт «Сведения о трудовой деятельности» или отдельное уведомление в зависимости от формы.
Контрольные точки и ограничения
Самостоятельно в типовой конфигурации можно безопасно выполнить весь цикл: увольнение, расчёт, ведомость, синхронизацию. Помощь специалиста понадобится, если используются доработанные виды начислений, нестандартные премии или обмен с нестандартной бухгалтерской базой — там настройки обложения легко сломать обновлением.
Ограничение типового решения: документ «Выплаты бывшим сотрудникам» не во всех релизах поддерживает произвольного получателя с полными паспортными данными. Если получатель должен фигурировать в документах официально (например, по требованию банка), используйте ведомость на сотрудника с приложением заявления и расписки родственника.
Перед закрытием месяца сверьте три отчёта: расчётный листок сотрудника, свод начислений и 6-НДФЛ. Совпадение сумм и отсутствие облагаемой базы по умершему — признак корректно выполненной операции.
Что важно запомнить
Увольнение оформляется по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ датой смерти. Выплаты умершему не облагаются НДФЛ и взносами — при правильных типовых настройках программа делает это сама. Деньги выдаются родственнику по заявлению в течение недели, задолженность по счёту 70 должна закрыться полностью.
Частые вопросы
Можно ли перечислить зарплату на карту умершего сотрудника?
Технически ведомость пройдёт, но делать этого не стоит: банк может заблокировать счёт после получения сведений о смерти, деньги зависнут, а обязанность выплатить родственникам останется. Правильный путь — перечисление на счёт родственника или выдача наличными под расписку.
Облагается ли НДФЛ премия, начисленная уже после смерти сотрудника?
Нет. Премия за периоды, отработанные при жизни, но начисленная после смерти, выплачивается членам семьи и не облагается НДФЛ на основании п. 18 ст. 217 НК РФ. В программе используйте вид начисления с соответствующими настройками обложения.
Что делать, если за выплатой никто не обратился?
Начисленные суммы депонируются документом «Депонирование зарплаты». Если в течение четырёх месяцев со дня смерти родственники не обратились, суммы включаются в состав наследства и выплачиваются наследникам по нотариальным документам.
Какой документ подтверждает право родственника на получение денег?
Заявление в произвольной форме, паспорт и документ о родстве: свидетельство о браке для супруга, свидетельство о рождении для детей и родителей. Лицо, оплатившее похороны, предъявляет платёжные документы или справку о смерти формы БО-13.
Нужно ли подавать уведомление об увольнении в СФР?
Да. Уведомление о прекращении трудового договора подаётся не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении. В 1С:ЗУП оно формируется в разделе отчётности и передаётся электронно.
Что делать, если НДФЛ всё-таки удержали по ошибке?
Сделайте сторнирующий документ корректировки начисления, верните излишне удержанную сумму родственнику вместе с основной выплатой и подайте уточнённый расчёт 6-НДФЛ за соответствующий период. Чем раньше исправлена ошибка, тем меньше риск пеней.