Как провести выходное пособие при сокращении в 1С

Выходное пособие при сокращении штата — обязательная выплата, предусмотренная статьёй 178 Трудового кодекса РФ. Работнику положено пособие в размере среднего месячного заработка, а при отсутствии трудоустройства — сохранение среднего заработка на второй и в отдельных случаях третий месяц. В 1С:Зарплата и управление персоналом (далее — 1С:ЗУП) эта выплата оформляется штатными документами, но требует корректной настройки вида расчета и проверки налогообложения.

Ошибки при проведении пособия приводят к доначислению НДФЛ и взносов при проверке, спорам с уволенным сотрудником и штрафам за нарушение сроков расчёта. Поэтому важно не только завести документ, но и убедиться, что сумма рассчитана от правильного среднего заработка, не облагается налогами в пределах лимита и попадает в ведомость в день увольнения.

Ниже разобран полный цикл: от подготовки настроек до проверки отчётов. Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП 3.1 — наиболее распространённую конфигурацию для расчёта зарплаты. В «1С:Бухгалтерии 8» с подсистемой зарплаты логика похожа, но часть операций выполняется вручную.

Проверьте основание и определите размер пособия

До работы в программе убедитесь, что увольнение оформляется именно по сокращению — пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ. От основания зависит и размер выплаты, и её налогообложение, и код дохода в отчётности. Если сотрудник увольняется по соглашению сторон, пособие выплачивается только при условии, что оно предусмотрено трудовым или коллективным договором, и настраивается иначе.

Стандартный размер пособия — один средний месячный заработок. Локальными актами или трудовым договором может быть установлена повышенная сумма. Средний заработок считается по правилам постановления Правительства № 922: берутся начисления за 12 месяцев, предшествующих месяцу увольнения, и фактически отработанные дни.

Отдельно проверьте, кому пособие не положено или выплачивается в сокращённом размере: работникам по срочным договорам до двух месяцев и сезонным работникам действуют особые правила (двухнедельный средний заработок вместо месячного). Эти нюансы в программе придётся контролировать вручную.

Настройте вид расчета для выходного пособия

В 1С:ЗУП 3.1 предопределённый вид расчета «Выходное пособие» обычно уже присутствует, но доступен только после включения настройки. Откройте раздел «Настройка» → «Расчет зарплаты» → ссылка «Настройка состава начислений и удержаний» → вкладка «Компенсационные выплаты» и установите флажок «Выходное пособие». После этого вид расчета появится в списке начислений.

Проверьте ключевые параметры начисления по пути «Настройка» → «Начисления» → «Выходное пособие». На вкладке «Налоги, взносы, учет» должно быть указано: НДФЛ — «Не облагается» (или облагается с учётом лимита, в зависимости от релиза), страховые взносы — вид дохода, соответствующий необлагаемым компенсациям при увольнении. В актуальных релизах программа сама контролирует необлагаемый лимит — три среднемесячных заработка (шесть для сотрудников организаций в районах Крайнего Севера).

Если в вашей организации пособие выше законодательного минимума, создайте копию вида расчета для облагаемой части либо проверьте, что типовой механизм корректно разделяет сумму на необлагаемую и облагаемую части. Не изменяйте предопределённый элемент без необходимости — при обновлении релиза настройки могут сброситься.

Оформите увольнение по сокращению

Перейдите в раздел «Кадры» → «Приемы, переводы, увольнения» и создайте документ «Увольнение» (для одного сотрудника) или «Увольнение списком» (при массовом сокращении). Укажите дату увольнения и основание — пункт 2 части 1 статьи 81 ТК РФ. Именно от основания программа понимает, что требуется начислить пособие.

На вкладке «Компенсации» документа проверьте автоматически рассчитанные строки: компенсацию за неиспользованный отпуск и выходное пособие. Программа покажет средний дневной заработок и количество оплачиваемых рабочих дней в месяце, следующем за увольнением. Щёлкните по сумме, чтобы раскрыть детализацию расчёта среднего заработка — сверьте расчётный период и учтённые начисления.

Если средний заработок рассчитан неверно (сотрудник недавно принят, был длительный отпуск без сохранения, не введены начисления прошлых периодов), скорректируйте данные в форме расчёта среднего вручную. При массовом сокращении документ «Увольнение списком» формирует отдельные приказы на каждого сотрудника, но расчёт ведётся централизованно — это ускоряет проверку.

1. 1
   Включите «Выходное пособие» в настройке состава начислений и проверьте налогообложение вида расчета
2. 2
   Создайте документ «Увольнение» или «Увольнение списком» с основанием п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ
3. 3
   Проверьте расчёт среднего заработка и количество оплачиваемых дней на вкладке «Компенсации»
4. 4
   Проведите документ и сформируйте ведомость на выплату в день увольнения
5. 5
   Сверьте результат по расчётному листку и отчётам по НДФЛ и взносам

Начислите пособие за второй и третий месяц

Если уволенный сотрудник не трудоустроился, он вправе получить средний заработок за второй месяц поиска работы, а по решению службы занятости — за третий. Эти выплаты в 1С:ЗУП оформляются отдельно, после увольнения, по заявлению бывшего работника.

Используйте документ «Разовое начисление» (раздел «Зарплата» → «Разовые начисления») или специализированный документ «Выходное пособие (сохраняемый заработок)», если он присутствует в вашем релизе. Укажите бывшего сотрудника — он остаётся доступен для начислений после увольнения. Вид расчета выберите тот же «Выходное пособие», период оплаты — рабочие дни второго (третьего) месяца после увольнения.

Количество оплачиваемых дней определяйте по производственному календарю с учётом графика, на котором работал сотрудник. Если в расчётном периоде для среднего заработка что-то изменилось, пересчитайте его заново — программа по умолчанию может подтянуть старый средний.

Выплатите пособие и проверьте налоги

Пособие за первый месяц выплачивается в день увольнения вместе с зарплатой и компенсацией отпуска. Создайте ведомость (раздел «Выплаты» → «Ведомости в банк/кассу») — документ увольнения подтянется автоматически по кнопке «Заполнить». Проверьте, что в ведомость попала вся сумма окончательного расчёта, а НДФЛ удержан только с облагаемых начислений.

Контроль налогообложения выполните через отчёты: «Анализ НДФЛ по сотрудникам» и «Анализ взносов в фонды». Пособие в пределах лимита не должно формировать налоговую базу. Если программа удержала НДФЛ с необлагаемой части — проверьте настройки вида расчета и актуальность релиза конфигурации.

В отчёте 6-НДФЛ необлагаемое пособие в пределах лимита не отражается, а облагаемая часть показывается с соответствующим кодом дохода. В расчёте по страховым взносам сумма в пределах лимита попадает в необлагаемые выплаты. Сверьте эти формы после закрытия квартала, в котором прошло увольнение.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок сотрудника

Норма

Строка «Выходное пособие» присутствует, НДФЛ с неё не удержан

Тревожный признак

Пособие обложено НДФЛ полностью или отсутствует в расчёте

Отчёт «Анализ взносов»

Норма

Пособие в пределах лимита в составе необлагаемых сумм

Тревожный признак

Вся сумма включена в базу для взносов

Ведомость на выплату

Норма

Полная сумма расчёта при увольнении, дата — день увольнения

Тревожный признак

Пособие не попало в ведомость или выплачено позже

Особые случаи и типичные ошибки

Для сотрудников в районах Крайнего Севера необлагаемый лимит увеличен вдвое — проверьте, что в карточке организации или подразделения корректно указана территориальная особенность, иначе программа применит стандартный трёхкратный лимит. Для совместителей пособие начисляется на общих основаниях по каждому месту работы отдельным документом увольнения.

Если увольнение по сокращению оформляется досрочно (с согласия работника до истечения двухмесячного срока предупреждения), дополнительно выплачивается компенсация пропорционально оставшемуся времени. В 1С:ЗУП она вводится отдельным видом расчета — не путайте её с самим пособием, у них разные основания и учёт.

Ещё одна частая проблема — пособие начислено, но не отражено в учёте для целей бухгалтерского учёта. Проверьте настройку «Способ отражения» в виде расчета: обычно пособие при сокращении относят на расходы по обычным видам деятельности, но учётная политика может предусматривать иное.

Перед массовым сокращением сделайте архивную копию базы и проведите один пробный расчёт от начала до конца: увольнение, пособие, ведомость, отчёты. Это займёт меньше часа, но позволит выявить ошибки настройки до того, как они размножатся на десятки сотрудников.

Частые вопросы

Облагается ли выходное пособие при сокращении НДФЛ и взносами?

В пределах трёх среднемесячных заработков (шести — для работников Крайнего Севера и приравненных местностей) — не облагается ни НДФЛ, ни страховыми взносами. Сумма превышения лимита облагается НДФЛ, но по взносам действует тот же лимит: сверх него взносы начисляются. В актуальных релизах 1С:ЗУП лимит контролируется автоматически.

Что делать, если вид расчета «Выходное пособие» не появляется в документе увольнения?

Проверьте настройку «Настройка состава начислений и удержаний» — флажок «Выходное пособие» должен быть установлен. Затем убедитесь, что основание увольнения выбрано корректно (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ): именно оно запускает автоматическое начисление. Если настройка включена, а строки нет — обновите релиз конфигурации.

Как выплатить пособие за второй месяц, если сотрудник уже уволен?

Бывший сотрудник остаётся в базе и доступен для начислений. Создайте документ «Разовое начисление» (или специализированный документ сохраняемого заработка), выберите сотрудника и вид расчета «Выходное пособие», укажите количество рабочих дней второго месяца. Выплату проведите отдельной ведомостью после получения подтверждения, что сотрудник не трудоустроен.

Можно ли выплатить пособие в повышенном размере, предусмотренном коллективным договором?

Да, Трудовой кодекс это допускает. В программе либо скорректируйте сумму в документе увольнения вручную, либо создайте отдельный вид расчета для доплаты. Учтите: необлагаемый лимит остаётся прежним, превышение будет облагаться НДФЛ и взносами.

Как быть, если после проведения увольнения обнаружилась ошибка в среднем заработке?

Отмените проведение документа увольнения (если выплата ещё не прошла), исправьте данные расчёта среднего и проведите заново. Если выплата уже состоялась, оформите доначисление документом «Доначисление, перерасчет» и доплатите разницу ближайшей ведомостью, чтобы избежать претензий по срокам расчёта.