Другое · 10 мин
Как провести в 1С выдачу зарплаты из кассы
Как оформить выдачу зарплаты из кассы в 1С: ведомость, РКО, проводки, депонирование и проверка остатков. Пошаговая инструкция для ЗУП и Бухгалтерии.
Выдача зарплаты через кассу оформляется в 1С в два этапа: сначала создаётся ведомость на выплату, в которой формируется сумма к выдаче каждому сотруднику, затем на её основании регистрируется расход денег из кассы. В зависимости от конфигурации — «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) или «1С:Бухгалтерия» — набор документов и проводок отличается, но логика одна: программа должна увидеть, кому, сколько и когда выплачено, чтобы корректно рассчитать НДФЛ и закрыть задолженность перед персоналом.
Ошибки на этом этапе приводят к зависшей кредиторке по счёту 70, неверному НДФЛ в регистрах и расхождениям между кассовой книгой и фактическим остатком денег. Поэтому важно не просто «провести документ», а понимать, какие данные он формирует и как проверить результат. Ниже разобран полный цикл: от подготовки ведомости до обработки невыданных сумм.
Инструкция ориентирована на типовые конфигурации: «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» и «1С:Бухгалтерия 8.3». Если зарплата ведётся в ЗУП, а учёт — в Бухгалтерии, документы выплаты создаются в ЗУП и переносятся в бухгалтерскую программу синхронизацией.
Подготовка: что должно быть настроено до выплаты
Перед формированием ведомости убедитесь, что зарплата за период начислена и проведена — ведомость подтягивает суммы «к выплате» именно из расчётных документов. Если начисление не проведено, ведомость заполнится нулями или не заполнится вовсе.
Проверьте справочник «Кассы» (в Бухгалтерии — раздел «Банк и касса», в ЗУП настройка кассы не требуется, так как кассовые документы формируются на стороне бухгалтерской программы). Валюта кассы должна совпадать с валютой выплаты, иначе документ не проведётся.
Также убедитесь, что дата выплаты в ведомости соответствует фактической дате выдачи. От этой даты зависит период удержания НДФЛ: налог считается удержанным в момент фактической выплаты дохода, и неверная дата исказит отчётность 6-НДФЛ.
Создание ведомости на выплату зарплаты через кассу
В «1С:Зарплата и управление персоналом» откройте раздел «Выплаты» → «Ведомости в кассу» и создайте новый документ. Укажите организацию, месяц начисления и дату выплаты, затем нажмите кнопку «Заполнить» — программа подберёт всех сотрудников с невыплаченной задолженностью за выбранный период.
Проверьте состав табличной части: в неё не должны попасть сотрудники, получающие зарплату на карту, и суммы, уже выплаченные другими ведомостями. При необходимости строки удаляются вручную или ведомость заполняется по выбранному подразделению.
В «1С:Бухгалтерии» используется документ «Ведомость на выплату зарплаты» с видом выплаты «Через кассу» (раздел «Зарплата и кадры» → «Ведомости на выплату зарплаты»). Принцип тот же: указать период, заполнить по остаткам задолженности, проверить итоговую сумму.
- 1Начислите и проведите зарплату за период
- 2Откройте «Выплаты» → «Ведомости в кассу» (ЗУП) или «Ведомости на выплату зарплаты» (БП)
- 3Укажите организацию, месяц и дату выплаты
- 4Нажмите «Заполнить» и проверьте состав сотрудников и суммы
- 5Сверьте итог ведомости с наличными в кассе
- 6Проведите документ
Оформление расхода денег из кассы
В ЗУП сама ведомость после проведения фиксирует факт выплаты в регистрах зарплатного учёта, но движение денег по кассе отражается в бухгалтерской программе. При синхронизации в «1С:Бухгалтерию» переносятся ведомости, на основании которых формируется расходный кассовый ордер.
В «1С:Бухгалтерии» откройте раздел «Банк и касса» → «Расходные кассовые ордера» и создайте РКО с видом операции «Выплата заработной платы по ведомости». В поле «Ведомость» выберите созданный ранее документ — сумма подставится автоматически. Проводка будет Дт 70 Кт 50.01.
Если выдача идёт частями или по отдельным сотрудникам вне ведомости, используется вид операции «Выплата заработной платы работнику» с указанием конкретного лица. Такой способ применяют для разовых выплат, но для массовой выдачи он неудобен и усложняет сверку.
Проводки и отражение в учёте
Стандартный набор проводок при выдаче зарплаты из кассы выглядит так: начисление — Дт счёта затрат (20, 25, 26, 44) Кт 70; удержание НДФЛ — Дт 70 Кт 68.01; выплата из кассы — Дт 70 Кт 50.01. Все три проводки должны сойтись по сумме: начислено минус удержано равно выдано.
В ЗУП проводки формируются документом «Отражение зарплаты в бухучёте», а ведомость влияет на регистры взаиморасчётов и НДФЛ. Поэтому после выплаты полезно проверить не только бухгалтерские проводки, но и зарплатные отчёты: «Расчётный листок», «Свод начислений и удержаний», регистр НДФЛ.
| Операция | Дебет | Кредит | Документ в 1С |
|---|---|---|---|
| Начислена зарплата | 20 / 26 / 44 | 70 | Начисление зарплаты и взносов |
| Удержан НДФЛ | 70 | 68.01 | Начисление / ведомость |
| Выдана зарплата из кассы | 70 | 50.01 | Ведомость + РКО |
| Депонирована невыданная сумма | 70 | 76.04 | Депонирование / операция вручную |
Что делать с невыданной зарплатой
Если часть сотрудников не получила деньги в день выдачи, суммы по ведомости нужно депонировать. В ЗУП для этого предусмотрен документ «Депонирование зарплаты» (раздел «Выплаты»), который создаётся на основании ведомости и фиксирует невыплаченные суммы.
Фактически невыданные наличные сдаются обратно в банк или учитываются в кассе в пределах лимита — это уже кассовая дисциплина, а не настройка программы. В учёте же важно, чтобы депонированные суммы не «повисли» как выплаченные: иначе задолженность перед сотрудником закроется, хотя деньги он не получил.
При последующей выдаче депонированной зарплаты оформляется новая выплата — в ЗУП через разовую ведомость по сотруднику, в Бухгалтерии — РКО с видом «Выплата депонированной заработной платы» или через счёт 76.04.
Проверка результата после выплаты
После проведения всех документов сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 за период выплаты. Конечное сальдо по сотрудникам, которым выплачено полностью, должно быть нулевым. Кредитовый остаток означает, что задолженность не закрыта, дебетовый — что выплачено больше начисленного.
Сверьте кассовую книгу (отчёт «Кассовая книга» в разделе «Банк и касса») с фактическим остатком наличных. Сумма РКО должна уменьшить остаток ровно на итог ведомости. Расхождение указывает на непроведённый документ или ручную операцию мимо ведомости.
Дополнительно проверьте регистр НДФЛ: в отчёте «Анализ НДФЛ по датам получения дохода» удержанный налог должен появиться в периоде выплаты. Если выплата прошла, а удержанного НДФЛ нет — ведомость проведена некорректно или дата выплаты указана неверно.
Как проверить результат
Нулевое сальдо по выплаченным сотрудникам
Остаток долга или переплата после полной выдачи
Остаток уменьшился на сумму ведомости
Расхождение с фактическими наличными
Удержанный налог в периоде выплаты
Удержание отсутствует или в другом периоде
Типичные ошибки и как их избежать
Чаще всего проблемы возникают из-за рассинхронизации даты ведомости и даты РКО, ручного ввода сумм вместо автозаполнения и выплаты без проведённого начисления. Каждая из этих ошибок по-разному ломает учёт, но все они выявляются простой сверкой до проведения документов.
Если ошибка обнаружена после проведения, не удаляйте документы «задним числом» в закрытом периоде. Используйте сторнирование или корректировочные документы, предусмотренные конфигурацией, а в закрытом периоде — корректировку текущей датой.
Что важно запомнить
Выдача зарплаты из кассы = ведомость + расход денег по кассе. Дата выплаты определяет период удержания НДФЛ. Невыданные суммы депонируйте. Результат проверяйте по счёту 70, кассовой книге и регистру НДФЛ.
Частые вопросы
Можно ли выдать зарплату из кассы без ведомости?
В «1С:Бухгалтерии» технически возможно через РКО с видом «Выплата заработной платы работнику», но для массовой выплаты это не рекомендуется: усложняется сверка и контроль задолженности. В ЗУП выплата без ведомости не регистрируется — ведомость является обязательным документом.
Почему ведомость заполняется не всеми сотрудниками?
Программа включает только тех, у кого есть невыплаченная задолженность за выбранный период и способ выплаты не исключает кассу. Проверьте, проведено ли начисление, не выплачена ли сумма другой ведомостью и не указан ли у сотрудника зарплатный проект или лицевой счёт в банке.
Как исправить неверную дату выплаты в уже проведённой ведомости?
Если период открыт, дату можно изменить и перепровести документ — регистры НДФЛ перезапишутся. Если период закрыт или отчётность сдана, дату не меняют: корректировку делают документом «Операция учёта НДФЛ» или уточнённым расчётом 6-НДФЛ.
Нужен ли отдельный РКО на каждого сотрудника?
Нет. При выплате по ведомости оформляется один РКО на общую сумму с ссылкой на ведомость. Отдельные ордера нужны только для разовых выплат конкретным сотрудникам вне ведомости, например при выдаче депонированной зарплаты.
Что делать, если остаток в кассе меньше суммы ведомости?
Нужно снять деньги с расчётного счёта (документ «Получение наличных в банке») или уменьшить сумму выплаты. Проводить ведомость на сумму, превышающую наличные, нельзя — это приведёт к отрицательному остатку по счёту 50 и нарушению кассовой дисциплины.
Как отразить выплату, если зарплата ведётся в ЗУП, а учёт — в Бухгалтерии?
Ведомость создаётся и проводится в ЗУП, затем переносится в Бухгалтерию через настроенную синхронизацию данных. На стороне Бухгалтерии остаётся сформировать РКО по ведомости и проверить проводки. Дублировать ведомость вручную в обеих программах не нужно.