Как провести ученический договор в 1С

Ученический договор в 1С:ЗУП оформляется отдельно от трудового договора, потому что отношения с учеником регулируются главой 32 ТК РФ, а не обычными правилами о трудовых договорах. От этого зависит и набор документов в программе, и порядок начисления стипендии, и налоговый учёт выплат.

Конкретная механика зависит от ситуации: учеником может быть соискатель, который ещё не работает в организации, либо действующий сотрудник, направленный на переобучение. В первом случае создаётся новый сотрудник с видом договора «Ученический», во втором — договор оформляется дополнительно к основному трудовому.

Ниже разобран весь цикл: подготовка настроек, создание начисления «Стипендия», приём ученика, начисление и выплата стипендии, отражение в учёте и отчётности. Инструкция ориентирована на 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3; в «1С:Бухгалтерии» полноценного кадрового учёта учеников нет, и там выплаты оформляются вручную.

Подготовка: что проверить в настройках программы

Перед оформлением первого ученического договора убедитесь, что в настройках расчёта зарплаты включена поддержка ученических договоров. Откройте «Настройка» → «Расчёт зарплаты» → «Настройка состава начислений и удержаний» и проверьте наличие соответствующего флага на закладках с прочими начислениями. Без него документ «Договор ученический» может быть недоступен в журнале кадровых документов.

Также проверьте, что в организации корректно заполнены реквизиты для отчётности: учётная политика по НДФЛ, настройки страховых взносов, график работы для табеля (если время обучения нужно отражать в учёте рабочего времени). Ошибки в этих настройках всплывут позже — при расчёте налогов или формировании 6-НДФЛ — и исправлять их задним числом сложнее.

Создание начисления «Стипендия»

Стипендия по ученическому договору — это отдельный вид расчёта. Перейдите в «Настройка» → «Начисления» и создайте новое начисление с наименованием «Стипендия по ученическому договору». Назначение — «Повременная оплата труда и надбавки» или «Прочие начисления», в зависимости от методики вашей организации; чаще используют фиксированную сумму или формулу с показателем.

Ключевой момент — вкладка «Налоги, взносы, учёт». Для НДФЛ укажите подходящий код дохода (стипендии, выплачиваемые организацией обучающимся, как правило, относят к облагаемым доходам; точный код сверьте с актуальным справочником кодов доходов — он периодически обновляется). По страховым взносам настройка зависит от того, является ли ученик работником организации: выплаты в рамках ученического договора с внешним лицом и с сотрудником могут облагаться по-разному. Если сомневаетесь в выборе — зафиксируйте позицию в учётной политике и согласуйте с бухгалтером.

На вкладке «Отражение в бухучёте» задайте способ отражения — обычно счёт затрат, соответствующий подразделению, где проходит обучение. Если способ не задан, при синхронизации с бухгалтерской программой проводки придётся дозаполнять вручную.

Оформление ученического договора с новым лицом

Если ученик не является сотрудником организации, сначала заведите физическое лицо: «Кадры» → «Сотрудники» → «Создать». Заполните ФИО, СНИЛС, ИНН, паспортные данные — они понадобятся для персонифицированной отчётности и НДФЛ-регистров.

Затем откройте журнал «Кадры» → «Договоры ученические» (или «Все кадровые документы» → «Договор ученический», если отдельного журнала нет) и создайте документ. Укажите организацию, физическое лицо, даты начала и окончания обучения, подразделение и вид начисления «Стипендия» с размером оплаты. После проведения документа программа создаст сотрудника с видом договора «Ученический».

1. 1
   Создайте физическое лицо и заполните СНИЛС, ИНН, документ удостоверяющий личность
2. 2
   Откройте Кадры → Договор ученический и создайте новый документ
3. 3
   Укажите период обучения, подразделение и начисление «Стипендия» с суммой
4. 4
   Проведите документ и проверьте, что появился сотрудник с видом договора «Ученический»
5. 5
   Сформируйте печатную форму договора и сверьте с бумажным оригиналом

Ученический договор с действующим сотрудником

Когда на переобучение направляется штатный работник, нового сотрудника создавать не нужно. В документе «Договор ученический» выберите существующего сотрудника — программа привяжет договор к нему как дополнительный. Основное место работы и трудовой договор при этом не меняются.

Обратите внимание на пересечение выплат: если сотрудник продолжает работать и одновременно обучается, ему могут начисляться и зарплата, и стипендия. Если же на время обучения он освобождён от работы, за ним по общему правилу сохраняется средний заработок — это оформляется отдельным документом отсутствия (например, «Простой, отсутствие» или кадровым переводом по правилам вашей методики), а не ученическим договором.

Два сценария оформления

Ученик — внешнее лицо

Создаётся новое физлицо и сотрудник с видом договора «Ученический». Ограничение: нет трудовых отношений, кадровые приказы о приёме не применяются.

Ученик — штатный сотрудник

Договор добавляется к существующему сотруднику, зарплата и стипендия могут начисляться параллельно. Ограничение: нужно следить за двойным учётом времени в табеле.

Начисление и выплата стипендии

Если стипендия назначена как плановое начисление в договоре, она подтянется в документ «Начисление зарплаты и взносов» автоматически при заполнении по сотруднику. Проверьте, что ученик попал в табельную часть: иногда его приходится добавлять вручную через «Подбор», если настройки заполнения документа ориентированы только на трудовые договоры.

Альтернатива — разовое начисление: «Зарплата» → «Разовые начисления» (или «Все начисления»). Этот вариант удобен, когда стипендия выплачивается нерегулярно или сумма каждый месяц разная. В документе выберите вид начисления «Стипендия», сотрудника-ученика и сумму.

Выплата оформляется стандартной ведомостью («Выплаты» → «Ведомость в банк» или «в кассу»). Ученик с ученическим договором доступен для подбора в ведомость так же, как и обычный сотрудник. Дата выплаты определит период отражения НДФЛ в 6-НДФЛ, поэтому сверяйте её с фактической датой перечисления денег.

Контрольные точки

Как проверить результат

Начисление в расчётном листке

Норма

Стипендия видна отдельной строкой с верным видом расчёта

Тревожный признак

Сумма отсутствует или прошла как «Прочие доходы» без настроек

НДФЛ в документе начисления

Норма

Налог рассчитан по ставке, код дохода соответствует настройке начисления

Тревожный признак

НДФЛ нулевой при облагаемой выплате или код дохода пустой

Ведомость на выплату

Норма

Ученик включён, сумма к выплате равна начисленной за минусом НДФЛ

Тревожный признак

Сотрудник не находится подбором — проверьте вид договора и период

Налоги, взносы и отчётность

Стипендия по ученическому договору, как правило, облагается НДФЛ — программа удержит его автоматически при выплате, если код дохода в начислении настроен верно. Данные попадут в регистры учёта НДФЛ и далее в 6-НДФЛ и справку о доходах физлица.

Со страховыми взносами ситуация тоньше: облагаемость зависит от того, кем является ученик и как квалифицируются выплаты. Настройка в виде расчёта («Настройка» → «Начисления» → вкладка «Налоги, взносы, учёт») определяет, попадёт ли сумма в базу РСВ. Перед первой отчётной кампанией с учениками сформируйте «Анализ взносов в фонды» и проверьте, как программа отнесла выплаты.

В персонифицированные сведения и другую отчётность в фонды ученик может попадать в зависимости от статуса договора и версии конфигурации. Сверьте списки застрахованных лиц после закрытия месяца — отсутствие или лишнее присутствие ученика проще исправить до сдачи отчётов.

Завершение обучения и закрытие договора

По окончании срока обучения ученический договор прекращается. В программе проверьте, что период действия договора в документе ограничен датой окончания — тогда плановое начисление стипендии прекратится автоматически. Если обучение завершилось досрочно, скорректируйте дату окончания или введите кадровый документ прекращения, предусмотренный вашей версией конфигурации.

Если ученик после обучения принимается в штат, оформите стандартный «Приём на работу» на то же физическое лицо. Не редактируйте ученический договор, превращая его в трудовой, — это нарушит историю кадровых данных и сломает отчётность за прошлые периоды.

Частые вопросы

Можно ли оформить ученический договор в 1С:Бухгалтерии, а не в ЗУП?

В 1С:Бухгалтерии нет полноценного документа «Ученический договор». Выплату стипендии там придётся отражать вручную через операцию или начисление с ручной настройкой налогов, а кадровый учёт вести вне программы. Для регулярной работы с учениками корректнее использовать 1С:ЗУП.

Облагается ли стипендия по ученическому договору страховыми взносами?

Это зависит от статуса ученика и квалификации выплаты. Практика различается для внешних лиц и штатных сотрудников, поэтому настройку в виде расчёта согласуйте с бухгалтером и зафиксируйте позицию организации. После настройки проверьте отражение в «Анализе взносов» до сдачи РСВ.

Почему ученик не попадает в документ «Начисление зарплаты и взносов»?

Чаще всего договор не проведён, дата начисления выходит за период действия договора или в документе стоит отбор, исключающий учеников. Добавьте сотрудника вручную через «Подбор» и проверьте даты договора.

Нужно ли показывать время обучения в табеле?

Для внешнего ученика табель обычно не ведётся. Для штатного сотрудника, совмещающего работу и обучение, время отражается по правилам учёта рабочего времени вашей организации — часто специальным видом времени, настроенным в графике работы.

Как выдать расчётный листок ученику?

Расчётные листки формируются стандартно: «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётный листок». Ученик с проведённым договором и начислениями доступен в отборе так же, как обычный сотрудник.

Что делать, если стипендию начислили с ошибкой в прошлом месяце?

Не редактируйте закрытый период напрямую. Используйте документ «Сторнирование начислений» или введите корректировку текущим месяцем, затем проверьте влияние на НДФЛ и при необходимости подготовьте уточнённый 6-НДФЛ за затронутый период.