Другое · 9 мин
Как провести медосмотр сотрудника в 1С
Как оформить медосмотр сотрудника в 1С:ЗУП: планирование, направление, регистрация результатов, учёт допуска к работе и отстранение при непрохождении осмотра.
Медицинские осмотры работников — обязательная часть кадрового учёта для организаций с вредными условиями труда, водителей, работников пищевой отрасли, торговли и ряда других категорий. В 1С:ЗУП весь цикл медосмотра можно вести внутри программы: от планирования и выдачи направления до регистрации заключения и блокировки допуска к работе при отрицательном результате.
Функциональность учёта медосмотров доступна в 1С:Зарплата и управление персоналом при включённой настройке охраны труда. Если раздела «Медицинские осмотры» нет в интерфейсе, чаще всего причина в отключённой функциональной опции, а не в ограничениях версии программы.
Ниже разобран полный сценарий: включение учёта, планирование осмотров, оформление направления, ввод результатов, действия при непрохождении и контроль сроков следующих осмотров.
Включение учёта медицинских осмотров в настройках
По умолчанию блок медосмотров в 1С:ЗУП может быть скрыт. Чтобы его активировать, перейдите в раздел «Настройка» → «Реквизиты и настройки» (или «Настройка» → «Организации» → вкладка «Учётная политика и другие настройки», в зависимости от релиза) и найдите группу настроек охраны труда или медицинских осмотров. Установите флажок, включающий учёт медосмотров и вредных факторов.
После включения опции в интерфейсе появятся новые объекты: справочники вредных производственных факторов и видов медосмотров, журналы направлений и результатов осмотров. Если после включения раздел не появился, обновите интерфейс (F5) или перезапустите сеанс — настройки функциональности применяются при пересчёте прав.
Проверьте также права пользователя: для работы с медосмотрами нужна роль, дающая доступ к кадровым документам и данным охраны труда. Пользователю с профилем только «Расчётчик» раздел может быть недоступен.
Подготовка справочников: виды осмотров и вредные факторы
Перед оформлением первого направления заполните базовые справочники. Откройте список вредных и опасных производственных факторов и укажите те, что присутствуют на рабочих местах вашей организации: химические, физические, биологические факторы, тяжёлые условия труда. Эти данные обычно берутся из результатов специальной оценки условий труда (СОУТ).
Затем настройте виды медицинских осмотров: предварительный (при приёме на работу), периодический, внеочередной. Для каждого вида можно указать периодичность прохождения — например, раз в год или раз в два года. Именно по этой периодичности программа будет рассчитывать дату следующего осмотра и формировать списки сотрудников, которым осмотр предстоит.
Привязку вредных факторов к должностям или рабочим местам выполните в карточке позиции штатного расписания. Это ключевой шаг: благодаря привязке программа автоматически определяет, какие сотрудники подлежат обязательным осмотрам и с какой периодичностью.
Планирование: списки сотрудников на осмотр
Когда справочники настроены, программа умеет формировать список сотрудников, которым требуется периодический медосмотр, на выбранную дату. В разделе медосмотров используйте отчёт или обработку планирования: укажите период, и система подберёт работников по двум критериям — наличию вредных факторов на должности и истёкшему сроку с даты предыдущего осмотра.
Сверьте сформированный список с реальной ситуацией. В него не должны попасть сотрудники в длительных отпусках (например, по уходу за ребёнком), уволенные или переведённые на должности без вредных факторов. При необходимости скорректируйте список вручную, но сначала проверьте, не является ли лишняя строка признаком устаревших данных в карточке должности.
Для предварительных осмотров при приёме на работу отдельное планирование не требуется: направление оформляется на кандидата или вновь принятого сотрудника в момент трудоустройства.
Оформление направления на медосмотр
Направление на медицинский осмотр создаётся из журнала документов медосмотров кнопкой «Создать». Выберите сотрудника, вид осмотра и медицинскую организацию, с которой заключён договор. Программа подставит вредные факторы согласно должности сотрудника — этот перечень определяет состав врачей и обследований в направлении.
Проверьте заполненные поля перед печатью: ФИО сотрудника, должность, подразделение, перечень факторов, вид осмотра. Распечатайте направление и передайте работнику под подпись. Печатная форма формируется типовым макетом; при необходимости её можно адаптировать через механизм печатных форм.
- 1Откройте журнал медицинских осмотров в разделе «Охрана труда» или «Кадры»
- 2Нажмите «Создать» и выберите документ направления на осмотр
- 3Укажите сотрудника, вид осмотра и медорганизацию
- 4Проверьте автоматически подставленные вредные факторы и должность
- 5Проведите документ и распечатайте направление для сотрудника
Регистрация результатов и заключения
После прохождения сотрудником осмотра внесите результат в программу. Создайте документ регистрации результатов (заключения) медосмотра: укажите дату прохождения, медицинскую организацию и итоговое заключение — годен к работе, годен с ограничениями, нуждается в дообследовании или не годен.
На основании введённого результата программа рассчитает дату следующего периодического осмотра с учётом периодичности, заданной в справочнике. Эта дата попадёт в контрольные отчёты и списки планирования, замыкая цикл учёта.
Храните бумажные заключения и справки в личном деле сотрудника: электронная запись в 1С фиксирует факт и результат осмотра для учёта и отчётности, но не заменяет первичный медицинский документ.
Как проверить результат
Дата рассчитана и соответствует периодичности вида осмотра
Поле пустое или дата неверна — проверьте периодичность в справочнике видов осмотров
После регистрации результата сотрудник исчез из списка просроченных
Сотрудник остался в списке — результат не проведён или введён не той датой
Все реквизиты и вредные факторы заполнены
Пустые поля — не заполнены данные должности или медорганизации
Действия при непрохождении или отказе от осмотра
Если заключение отрицательное или сотрудник отказался проходить обязательный осмотр, одной записи в журнале недостаточно — требуется кадровое действие. Оформите отстранение от работы соответствующим документом (в 1С:ЗУП это отсутствие с отстранением без сохранения оплаты либо иной предусмотренный вид отсутствия). Работник, не прошедший обязательный медосмотр, к выполнению обязанностей допущен быть не может.
Оплату за время отстранения начислять нельзя, если осмотр не пройден по вине работника. Если простой произошёл по вине работодателя (например, не был организован осмотр), применяются другие правила оплаты — зафиксируйте причину в документе корректно, это влияет на расчёт.
После прохождения осмотра и получения положительного заключения введите результат в программу и прекратите отстранение, вернув сотрудника к работе с даты допуска.
Контроль сроков и отчётность
Для текущего контроля используйте отчёты по медицинским осмотрам: списки сотрудников, которым осмотр предстоит в заданном периоде, и списки просроченных осмотров. Рекомендуется формировать такой отчёт ежемесячно, чтобы успеть выдать направления и согласовать даты с медицинской организацией.
Данные учёта осмотров пригодятся при проверках и при формировании статистической отчётности. Следите, чтобы все результаты были введены своевременно: «дыры» в истории осмотров приводят к тому, что сотрудники выпадают из автоматического контроля сроков.
Что важно запомнить
Включите опцию учёта медосмотров, заполните справочники факторов и видов осмотров, привяжите факторы к должностям. Дальше цикл простой: направление → результат → автоматический расчёт следующей даты. При отрицательном заключении оформляйте отстранение кадровым документом и не допускайте сотрудника к работе до нового заключения.
Частые вопросы
В 1С:ЗУП нет раздела медосмотров. Что делать?
Проверьте функциональные опции в настройках программы: включите учёт медицинских осмотров и охраны труда. Если опция включена, а раздел не виден, проверьте права пользователя и обновите интерфейс. В старых релизах часть функциональности может отсутствовать — тогда потребуется обновление конфигурации.
Можно ли вести медосмотры в 1С:Бухгалтерии?
Полноценного учёта медосмотров в 1С:Бухгалтерии нет. Там можно лишь отразить расходы на оплату услуг медицинской организации. Для кадрового учёта осмотров, направлений и контроля сроков используется 1С:ЗУП.
Как учесть осмотр сотрудника, принятого недавно?
Для нового сотрудника оформляется предварительный осмотр: создайте направление с видом «предварительный» сразу при приёме на работу, а после прохождения введите результат. Дата следующего периодического осмотра будет отсчитываться от даты этого заключения.
Программа не включает сотрудника в список на осмотр. Почему?
Чаще всего причина в том, что к должности сотрудника не привязаны вредные факторы или в карточке вида осмотра не задана периодичность. Проверьте также, что предыдущий результат осмотра введён корректной датой — от неё рассчитывается следующая.
Нужно ли начислять оплату за дни прохождения медосмотра?
За время прохождения обязательного осмотра за работником сохраняется средний заработок. В 1С:ЗУП это оформляется документом отсутствия с сохранением оплаты (например, «Отсутствие» с соответствующим видом), чтобы дни осмотра корректно попали в расчёт и табель.
Что делать, если сотрудник прошёл осмотр в другой клинике?
Зарегистрируйте результат как обычно, указав фактическую медицинскую организацию в документе результата. Главное — наличие действительного заключения и корректная дата, от которой рассчитается срок следующего осмотра.