Другое · 11 мин
Как провести материальную помощь в 1С
Как начислить и провести материальную помощь в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии: виды начислений, НДФЛ, взносы, документы, проводки и типичные ошибки.
Материальная помощь — выплата сотруднику, не связанная с результатами его труда: при рождении ребёнка, в связи со смертью родственника, к отпуску, в трудной жизненной ситуации. В программах 1С её проводят отдельным начислением, потому что у матпомощи особый режим налогообложения: часть сумм не облагается НДФЛ и страховыми взносами, а часть — полностью освобождена. Если провести её как обычную премию, налоги и взносы будут рассчитаны неверно, и это всплывёт при проверке отчётности.
Порядок действий зависит от того, в какой программе вы работаете. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) есть готовые механизмы: документ «Материальная помощь» и преднастроенные виды начислений. В 1С:Бухгалтерии придётся создать начисление вручную и правильно указать коды доходов. Ниже разобраны оба сценария, настройка налогообложения и проверка результата.
Определите вид материальной помощи и её налоговый режим
Прежде чем открывать программу, определите, к какой категории относится выплата. От этого зависят код дохода по НДФЛ, код вычета и обложение взносами. Ошибка на этом этапе — самая частая причина недочётов в расчёте 6-НДФЛ и РСВ.
Основные варианты: помощь к отпуску или в трудной ситуации (облагается НДФЛ сверх необлагаемого лимита, код дохода 2760, вычет 503), помощь при рождении (усыновлении) ребёнка (не облагается в пределах установленного лимита на каждого ребёнка при выплате в первый год, код 2762), помощь в связи со смертью члена семьи (полностью не облагается, код 2790), помощь пострадавшим от чрезвычайных ситуаций (код 2790 и аналогичные). Лимиты периодически индексируются, поэтому актуальную сумму сверяйте с действующей редакцией НК РФ.
Для выплат, облагаемых частично, программа сама рассчитает НДФЛ с превышения лимита — но только если в виде начисления правильно указаны код дохода и код вычета. Проверьте это до проведения документа, а не после сдачи отчётности.
Проверьте и настройте вид начисления
В 1С:ЗУП откройте раздел «Настройка» → «Начисления». В типовой поставке уже есть начисления «Материальная помощь», «Материальная помощь при рождении ребёнка» и другие. Откройте нужное и проверьте вкладки «Налоги, взносы, учёт»:
- на вкладке «Налоги» указан код дохода НДФЛ (например, 2760) и код вычета (503) — программа применит необлагаемый лимит автоматически;
- страховые взносы настроены аналогично: «Материальная помощь, частично облагаемая» для обычной помощи или «не облагается» для помощи при рождении и в связи со смертью;
- способ отражения в бухучёте — обычно счёт 91.02 «Прочие расходы», если помощь выплачивается за счёт прибыли, либо счета затрат, если локальные акты позволяют иное.
Если нужного начисления нет, создайте его копированием типового: так вы сохраните корректные настройки формулы и налогов. Не создавайте начисление «с нуля» без необходимости — легко пропустить код вычета, и весь доход попадёт под НДФЛ.
Проведите материальную помощь в 1С:ЗУП
Основной сценарий — документ «Материальная помощь». Он находится в разделе «Зарплата» → «Материальная помощь» (в некоторых версиях — «Зарплата» → «Все начисления» → кнопка «Создать» → «Материальная помощь»). Если документа нет в списке, включите его: «Настройка» → «Расчёт зарплаты» → установите флаг «Выплачивается материальная помощь».
- 1Проверьте, что в настройках расчёта зарплаты включена материальная помощь, а вид начисления имеет верные коды НДФЛ и взносов
- 2Создайте документ «Материальная помощь», укажите организацию, дату и месяц начисления
- 3Добавьте сотрудника, выберите вид материальной помощи и введите сумму
- 4Проверьте автоматически рассчитанный НДФЛ: при частичном обложении налог должен считаться только с превышения лимита
- 5Проведите документ и включите выплату в ведомость: отдельную или вместе с зарплатой, в зависимости от настройки «Выплата»
- 6Сформируйте расчётный листок сотрудника и убедитесь, что сумма и налог отражены корректно
В поле «Выплата» укажите, когда платить: с зарплатой, с авансом или в межрасчётный период. Для межрасчётной выплаты создайте ведомость с видом «Материальная помощь» — тогда дата получения дохода для НДФЛ совпадёт с датой фактической выплаты, что важно для корректного заполнения 6-НДФЛ.
Матпомощь при рождении ребёнка
Используйте отдельный вид начисления с кодом дохода 2762. Программа применит необлагаемый лимит при условии, что выплата производится в течение первого года после рождения. Приложите к делу заявление сотрудника и копию свидетельства о рождении — это обязательное основание для необложения.
Матпомощь в связи со смертью члена семьи
Выберите начисление с кодом 2790 — оно полностью не облагается НДФЛ и взносами. Круг «членов семьи» ограничен: супруг, родители, дети (включая усыновлённых), усыновители. Помощь в связи со смертью, например, брата или бабушки полностью освобождена не будет — проверьте состав семьи по документам до выбора кода.
Отразите материальную помощь в 1С:Бухгалтерии
В 1С:Бухгалтерии 8 нет отдельного документа для матпомощи — начисление выполняется через «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Создать» → «Начисление зарплаты». Сначала создайте вид начисления: «Зарплата и кадры» → «Настройки зарплаты» → «Расчёт зарплаты» → «Начисления».
В карточке начисления укажите: наименование («Материальная помощь»), код дохода НДФЛ (2760, 2762 или 2790), категорию дохода, обложение страховыми взносами и способ отражения в учёте. Если помощь выплачивается за счёт нераспределённой прибыли, создайте способ отражения с дебетом счёта 91.02 (или 84 при решении участников) — стандартный способ «Отражение начислений по умолчанию» отнесёт сумму на счёт затрат, что не всегда корректно для налога на прибыль.
После проведения начисления выплату оформляют ведомостью (в банк или в кассу), как обычную зарплатную выплату. Проверьте сформированные проводки: Дт 91.02 (или иной выбранный счёт) — Кт 70 на сумму помощи, Дт 70 — Кт 68.01 на удержанный НДФЛ, при необходимости проводки по взносам.
ЗУП или Бухгалтерия
Подходит, если зарплату ведёте в ЗУП: есть готовый документ, автоматический расчёт лимитов и корректное заполнение 6-НДФЛ и РСВ без ручных правок.
Подходит для небольших компаний, где зарплата ведётся в бухгалтерской программе. Требует ручной настройки начисления и внимательной проверки кодов доходов и проводок.
Проверьте результат в учёте и отчётности
После проведения документа и выплаты убедитесь, что данные правильно попали в регистры и отчёты. Это займёт несколько минут, но избавит от уточнённых расчётов.
Как проверить результат
Матпомощь показана отдельной строкой, НДФЛ рассчитан с учётом необлагаемого лимита
Сумма вошла в состав премии или НДФЛ посчитан со всей суммы без вычета
Верные коды дохода и вычета (2760/503, 2762, 2790)
Код дохода 2000 (оплата труда) или отсутствует код вычета при частичном обложении
Дт 91.02 (или 84) — Кт 70, НДФЛ на 68.01
Помощь попала на счета затрат 20/25/26/44, хотя должна идти за счёт прибыли
Дата получения дохода совпадает с датой выплаты, необлагаемая часть отражена как вычет
Доход размазан по месяцам начисления или вычет не отражён вовсе
Обратите внимание на дату получения дохода: для материальной помощи это день выплаты, а не последний день месяца начисления, как для зарплаты. Если в 6-НДФЛ даты расходятся с фактической выплатой, проверьте вид ведомости и дату документа начисления.
Типичные ошибки и как их избежать
Ещё одна проблема — отсутствие документального основания. Даже если в программе всё проведено верно, без заявления сотрудника и приказа руководителя (а для льготных видов — подтверждающих документов) налоговая может оспорить необложение. Храните основания вместе с расчётными документами.
Если материальная помощь выплачивается регулярно (например, ежегодно к отпуску всем сотрудникам), заведите в ЗУП отдельный вид начисления для каждого случая и закрепите порядок в положении об оплате труда. Разовые выплаты проще проводить типовым документом без создания новых начислений.
FAQ
Нужно ли начислять страховые взносы на материальную помощь?
Зависит от вида. Помощь в связи со смертью члена семьи, пострадавшим от чрезвычайных ситуаций и при рождении ребёнка (в пределах установленного лимита) взносами не облагается. Обычная помощь (к отпуску, к празднику) облагается сверх необлагаемого лимита — в программе это настраивается в виде начисления на вкладке «Налоги, взносы, учёт».
Как провести материальную помощь бывшему сотруднику?
В ЗУП создайте документ «Материальная помощь» и подберите уволенного сотрудника — программа позволяет выбирать бывших работников. Убедитесь, что начисление доступно для бывших сотрудников, и проверьте код дохода: для уволенных льготные коды применяются по тем же правилам, но помощь при рождении ребёнка обычно выплачивается только действующим работникам.
Документ «Материальная помощь» не отображается в меню ЗУП. Что делать?
Откройте «Настройка» → «Расчёт зарплаты» и включите флаг о выплате материальной помощи в настройках состава начислений и удержаний. После этого документ появится в разделе «Зарплата». Если флага нет, проверьте функциональность программы: «Администрирование» → «Настройка функциональности».
Можно ли выплатить матпомощь вместе с зарплатой одной ведомостью?
Да, если в документе начисления в поле «Выплата» указано «С зарплатой». Тогда сумма попадёт в зарплатную ведомость месяца. Учтите: датой получения дохода будет день выплаты, и 6-НДФЛ заполнится по этой дате автоматически.
Что делать, если НДФЛ рассчитан со всей суммы без учёта лимита?
Проверьте вид начисления: в нём должны быть указаны код дохода (например, 2760) и код вычета (503). Если поля пустые — заполните их, затем пересчитайте документ «Материальная помощь» через кнопку обновления налога или перепроведите начисление. Если выплата уже прошла, сформируйте перерасчёт и скорректируйте отчётность.
Нужен ли приказ на выплату материальной помощи?
Да. Основанием служат заявление сотрудника и приказ (распоряжение) руководителя с указанием суммы и причины выплаты. Для необлагаемых видов приложите подтверждающие документы: свидетельство о рождении, свидетельство о смерти, справки о чрезвычайной ситуации. Без этого необложение могут оспорить при проверке.
Что важно запомнить
Материальную помощь проводят отдельным начислением с правильными кодами дохода и вычета: в ЗУП — документом «Материальная помощь», в Бухгалтерии — через «Начисление зарплаты» с предварительно созданным видом начисления. Проверьте настройку НДФЛ и взносов до проведения, а после — расчётный листок, проводки и отчётность. Основание выплаты (заявление, приказ, подтверждающие документы) храните вместе с расчётными документами.