Другое · 10 мин
Как провести дополнительный отпуск в 1С
Как оформить и провести дополнительный отпуск в 1С:ЗУП: настройка вида отпуска, документ «Отпуск», расчет отпускных, проверка остатков и типичные ошибки.
Дополнительный отпуск положен сотрудникам за вредные условия труда, ненормированный рабочий день, работу в районах Крайнего Севера и по другим основаниям. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) такой отпуск оформляется тем же документом «Отпуск», что и основной, но требует предварительной настройки вида отпуска и проверки права сотрудника на дополнительные дни.
Главная сложность — не само проведение документа, а корректная первичная настройка: если вид отпуска не создан или сотруднику не назначено право на дополнительные дни, программа не даст выбрать нужный тип отсутствия или рассчитает отпускные неверно. Ниже разобран полный цикл: от создания вида отпуска до проверки расчета и остатков.
Инструкция ориентирована на 1С:ЗУП редакции 3.1 — наиболее распространенную конфигурацию для расчета зарплаты и кадрового учета. В 1С:Бухгалтерии 8 механика похожа, но часть настроек упрощена, о чем сказано отдельно.
Проверьте, создан ли вид дополнительного отпуска
Прежде чем оформлять документ, убедитесь, что в программе существует нужный вид отпуска. Откройте раздел «Настройка» → «Виды отпусков» (в некоторых версиях путь: «Настройка» → «Реквизиты и справочники» → «Виды отпусков»). В типовой поставке обычно уже присутствуют предопределенные виды: «Отпуск за вредные условия труда», «Отпуск за ненормированный рабочий день», «Дополнительный отпуск северянам» и другие.
Если нужного вида нет, создайте его кнопкой «Создать». Укажите наименование, количество дней в год, признак оплачиваемости и способ расчета стажа. Важно правильно заполнить реквизит «Вид стажа» — от него зависит, как программа будет накапливать право на дни отпуска (по календарному стажу, по стажу на вредных работах и т.д.).
Обратите внимание на флажок «Отпуск является ежегодным» — для дополнительных оплачиваемых отпусков он должен быть установлен, иначе дни не будут накапливаться в остатках и отражаться в справках об остатках отпусков.
Назначьте сотруднику право на дополнительный отпуск
Программа рассчитывает остаток дополнительных дней только в том случае, если право на отпуск закреплено за сотрудником или его позицией. Есть два основных способа: назначение через штатное расписание (для всех занимающих позицию) или персонально через кадровый документ.
При назначении через штатное расписание откройте позицию («Кадры» → «Штатное расписание») и на вкладке «Дополнительно» или в разделе отпусков укажите вид дополнительного отпуска и количество дней в год. Все сотрудники на этой позиции автоматически получат право на указанные дни.
Для персонального назначения используйте документы «Прием на работу», «Кадровый перевод» или «Изменение условий труда» — в них есть табличная часть «Отпуска», куда добавляется вид отпуска и число дней. Персональное назначение имеет приоритет над настройками позиции.
Как выбрать способ назначения
Оформите документ «Отпуск»
Основной документ находится в разделе «Зарплата» → «Отпуска» (или «Кадры» → «Все отсутствия сотрудников» → «Отпуск»). Создайте новый документ, выберите организацию, сотрудника и укажите период отпуска датами начала и окончания.
Ключевой момент — выбор вида отпуска. В документе может быть несколько строк видов отпусков: основной ежегодный и один или несколько дополнительных. Если сотрудник берет только дополнительный отпуск, снимите флажок с основного и установите его напротив нужного дополнительного вида, указав количество дней. Программа подскажет доступный остаток по каждому виду.
На вкладке «Начислено (подробно)» проверьте расчет отпускных: средний заработок, количество оплачиваемых дней и сумму. Дополнительный оплачиваемый отпуск рассчитывается по тем же правилам среднего заработка, что и основной. После проверки нажмите «Провести и закрыть» — документ сформирует начисление, НДФЛ и взносы, а также зарегистрирует отсутствие в табеле.
- 1Проверьте наличие вида отпуска: Настройка → Виды отпусков
- 2Убедитесь, что сотруднику назначено право на дополнительные дни
- 3Создайте документ: Зарплата → Отпуска → Создать
- 4Выберите сотрудника и период отпуска
- 5Отметьте нужный дополнительный вид отпуска и укажите дни
- 6Проверьте расчет на вкладке «Начислено (подробно)»
- 7Проведите документ и распечатайте приказ (форма Т-6 или своя)
Проверьте расчет и остатки после проведения
После проведения документа откройте отчет «Остатки отпусков» («Кадры» → «Отчеты, справки» → «Остатки отпусков») и убедитесь, что остаток по дополнительному виду уменьшился на использованные дни. Если остаток не изменился — вероятнее всего, вид отпуска не был назначен сотруднику, и дни списались «в минус» или не зарегистрировались вовсе.
Проверьте также табель учета рабочего времени («Зарплата» → «Отчеты» → «Табель учета рабочего времени (Т-13)»): дни дополнительного отпуска должны отображаться соответствующим кодом (например, «ОД» для дополнительного оплачиваемого отпуска). Неверный код в табеле — признак того, что выбран не тот вид отсутствия.
Для проверки денежной части сформируйте расчетный листок сотрудника: начисление отпускных должно быть отдельной строкой с указанием периода. Сумма НДФЛ по отпускным должна попасть в документ и в дальнейшем — в ведомость на выплату.
Как проверить результат
Остаток уменьшился на число использованных дней
Остаток не изменился или ушел в глубокий минус
Дни отпуска отмечены корректным кодом отсутствия
Дни пустые или отмечены как рабочие
Отпускные начислены отдельной строкой с верным средним заработком
Начисления нет или сумма явно не соответствует периоду
Особенности для отдельных сценариев
Отпуск за вредные условия труда
Такой отпуск рассчитывается пропорционально фактически отработанному во вредных условиях времени. В ЗУП для этого должен быть настроен вид стажа «Стаж на вредных работах», а в графике и начислениях сотрудника — признаки вредности. Если стаж не накапливается, проверьте, что в позиции штатного расписания установлены условия труда по результатам спецоценки.
Отпуск без сохранения зарплаты
Дополнительный отпуск за свой счет оформляется тем же документом «Отпуск», но с видом «Отпуск без оплаты». Начисление отпускных в этом случае не формируется, а дни отражаются в табеле кодом «ДО» или «ОЗ». Проверьте, чтобы в виде отпуска был снят признак оплачиваемости.
Дополнительный отпуск в 1С:Бухгалтерии 8
В 1С:Бухгалтерии кадровый блок упрощен: документ «Отпуск» находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Все начисления» → «Отпуск». Вид отпуска выбирается из ограниченного списка, детальной настройки стажа и остатков нет — остатки придется контролировать вручную или вести в отдельном учете.
Если дополнительный отпуск предоставляется вместе с основным, удобнее оформлять их одним документом «Отпуск» с двумя строками видов — тогда средний заработок посчитается один раз, а приказ сформируется на весь период. Раздельные документы оправданы, только когда отпуска идут в разное время.
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая проблема — документ проводится, но вид отпуска недоступен для выбора. Причина почти всегда в том, что вид не назначен сотруднику ни через штатное расписание, ни через кадровый документ. Вторая распространенная ситуация — неверный расчет остатка из-за того, что в виде отпуска неправильно настроен вид стажа или не указано количество дней в год.
Осторожность нужна при исправлении уже проведенных документов прошлых периодов: перепроведение отпуска может изменить средний заработок, НДФЛ и данные отчетности. Если период закрыт и отчеты сданы, корректировку лучше выполнять документом «Сторнирование начислений» или новым документом текущей датой, а не перепроведением старого.
Также учитывайте ограничение: программа не запрещает предоставить больше дней, чем накоплено в остатке. Отрицательный остаток — не ошибка программы, а сигнал, что отпуск предоставлен авансом, что должно быть осознанным решением кадровой службы.
Частые вопросы
Почему в документе «Отпуск» нельзя выбрать дополнительный вид отпуска?
Проверьте три вещи: существует ли вид в справочнике «Виды отпусков», установлен ли у него признак ежегодного отпуска и назначен ли он сотруднику через позицию штатного расписания или кадровый документ. Чаще всего причина именно в отсутствии назначения.
Можно ли оформить основной и дополнительный отпуск одним документом?
Да. В документе «Отпуск» отметьте оба вида отпуска и укажите дни по каждому. Программа рассчитает отпускные единым средним заработком и сформирует один приказ на весь период отсутствия.
Как узнать, сколько дней дополнительного отпуска накопил сотрудник?
Используйте отчет «Остатки отпусков» в разделе «Кадры» → «Отчеты, справки». Он показывает накопленные и использованные дни по каждому виду отпуска на выбранную дату. Также остаток виден в справке «Остатки отпусков» из карточки сотрудника.
Что делать, если остаток дополнительного отпуска стал отрицательным?
Отрицательный остаток означает, что отпуск предоставлен авансом. Если это ошибка — скорректируйте документ «Отпуск», уменьшив количество дней. Если решение осознанное, оставьте как есть, но учтите: при увольнении сотрудника излишне выплаченные отпускные могут удерживаться с ограничениями.
Как исправить ошибочно проведенный дополнительный отпуск?
Если период еще открыт, отмените проведение документа и создайте новый с правильными данными. Если период закрыт и отчетность сдана, используйте документ «Сторнирование начислений» текущей датой, затем оформите корректный отпуск — это сохранит историю учета без искажения прошлых отчетов.
Облагается ли дополнительный отпуск НДФЛ и взносами?
Да, оплачиваемый дополнительный отпуск облагается НДФЛ и страховыми взносами так же, как основной. Программа рассчитывает налоги автоматически при проведении документа «Отпуск» — проверить их можно на соответствующих вкладках документа.
Что важно запомнить
Дополнительный отпуск проводится документом «Отпуск» с выбором нужного вида. Успех зависит от предварительной настройки: вид отпуска должен существовать, быть назначен сотруднику и иметь корректные параметры стажа. После проведения обязательно сверьте остатки, табель и расчетный листок, а исправления в закрытых периодах делайте сторнированием, а не перепроведением.