Другое · 11 мин
Как провести в 1С больничный без оплаты
Как оформить в 1С:ЗУП больничный без оплаты: когда это нужно, как настроить начисление, отразить период в табеле и проверить расчёт зарплаты сотрудника.
Ситуации, когда листок нетрудоспособности не подлежит оплате, встречаются регулярно: нарушение режима, отпуск за свой счёт, совпадение с простоем, стаж менее шести месяцев при превышении лимита или освобождение от работы без сохранения зарплаты. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) такой период нужно отразить корректно — иначе программа либо начислит пособие, которое ФСС не примет, либо не закроет отсутствие в табеле.
Главная сложность в том, что «больничный без оплаты» в 1С можно реализовать несколькими способами: непосредственно в документе «Больничный лист», через отдельное отсутствие или комбинацией документов. Выбор зависит от причины неоплаты и от того, нужно ли передавать данные в СФР (бывший ФСС) для проактивного механизма выплат.
Ниже разобраны рабочие сценарии для типовой конфигурации 1С:ЗУП 3.1. В других конфигурациях (БП, УПП, КА) логика похожа, но названия документов и реквизитов могут отличаться.
Когда больничный оформляется без оплаты
Прежде чем настраивать документ, убедитесь, что основание для неоплаты действительно есть. Типовые случаи: сотрудник заболел во время отпуска без сохранения зарплаты, учебного отпуска, простоя или отстранения от работы; период нетрудоспособности пришёлся на время после увольнения сверх установленного срока; есть отметка о нарушении режима с неуважительной причиной; страховой случай наступил вследствие алкогольного опьянения.
Отдельная ситуация — сторонний работодатель: если сотрудник принес больничный, но у вас он работает по совместительству менее двух лет и пособие получает у основного работодателя, у вас период отражается без оплаты.
Способ 1: документ «Больничный лист» с отключённой оплатой
Это основной и самый прозрачный вариант. Откройте раздел «Зарплата» → «Больничные листы» и создайте новый документ. Заполните сотрудника, период нетрудоспособности, причину (например, «Общее заболевание»).
Чтобы пособие не начислялось, используйте один из приёмов. Если есть нарушение режима — укажите дату и тип нарушения в соответствующем поле: программа ограничит или обнулит оплату с даты нарушения в зависимости от настроек. Если больничный не оплачивается полностью, на вкладке «Оплата» можно вручную скорректировать процент оплаты или количество оплачиваемых дней до нуля — в типовой ЗУП доступно редактирование дней оплаты за счёт работодателя и за счёт ФСС.
После проведения откройте вкладку «Начислено (подробно)» и убедитесь, что суммы пособия равны нулю. Если начисление всё равно появляется — проверьте, не тянется ли оно из среднего заработка автоматически, и обнулите оплачиваемые дни.
Настройка вида расчета и причины нетрудоспособности
Если ситуация повторяется регулярно, имеет смысл проверить настройки начислений: раздел «Настройка» → «Начисления». Типовое начисление «Больничный» рассчитывается от среднего заработка и процента оплаты. Для особых случаев можно создать копию начисления с формулой, дающей нулевой результат, но в большинстве случаев это избыточно — достаточно управлять оплачиваемыми днями в самом документе.
Также проверьте учётную политику: в настройках организации (раздел «Настройка» → «Реквизиты организации», вкладка «Учётная политика») задаётся порядок выплат за счёт ФСС/СФР. При прямых выплатах неоплачиваемый больничный всё равно может потребовать отправки реестра с нулевыми суммами — уточните требование у своего отделения фонда или бухгалтера по расчётам с фондом.
Отражение в табеле и в расчёте зарплаты
После проведения документа сформируйте табель учёта рабочего времени (раздел «Зарплата» → «Отчёты по зарплате» → «Табель учёта рабочего времени (Т-13)»). Дни болезни должны быть отмечены кодом «Б» (или «Т» для отдельных случаев неоплачиваемой нетрудоспособности). Если вместо этого стоят «НН» — неявки по невыясненным причинам — значит, документ не проведён или период указан неверно.
Далее проверьте документ «Начисление зарплаты и взносов» за месяц: оплата по окладу должна быть уменьшена пропорционально дням отсутствия. Если сотрудник болел весь месяц без оплаты, начислений по основному месту работы может не быть вовсе — это нормально, но взносы и НДФЛ при нулевой базе также не начислятся.
Как проверить результат
Суммы пособия равны нулю
Есть начисленное пособие — обнуление не выполнено
Дни болезни с кодом «Б» или «Т»
Стоят «НН» или рабочие дни
Нет строки пособия, оклад уменьшен на дни болезни
Пособие присутствует или оклад не скорректирован
Сведения соответствуют решению о неоплате
Отправлен реестр с суммами к выплате
Особые сценарии
Больничный во время отпуска за свой счёт
Если сотрудник заболел в период отпуска без сохранения зарплаты, пособие за дни, совпадающие с отпуском, не назначается. В ЗУП сначала должен быть проведён документ отпуска без сохранения. При вводе больничного на пересекающийся период программа, как правило, выдаёт предупреждение о пересечении документов. Действие зависит от настройки: либо больничный вытесняет отпуск, либо отпуск остаётся, а больничный вводится без оплаты на совпадающие дни. Проверьте результат в табеле — там не должно быть двойного отражения одного дня.
Совместитель с пособием у другого работодателя
Для внешнего совместителя, который получает пособие по основному месту, в вашей базе достаточно кадрового отсутствия по болезни. Внутреннему совместителю пособие при необходимости считается отдельно по каждому месту — здесь «без оплаты» применимо только при наличии законного основания.
Нарушение режима
При отметке о нарушении режима в листке укажите в документе дату нарушения. Программа ограничит размер пособия с этой даты величиной МРОТ в пересчёте на месяц — это не полная неоплата, а законодательное ограничение. Полностью не оплатить период можно только при наличии решения комиссии по соцстрахованию о неуважительной причине нарушения.
Частые ошибки и ограничения
Главная ошибка — путать «не оплачивать» и «не отражать». Это разные вещи: отражать период нужно почти всегда, чтобы корректно закрыть табель и расчёт зарплаты. Вторая ошибка — ручная правка проведённого документа прошлого периода без перерасчёта: изменение оплаты больничного за закрытый месяц требует пересчёта зарплаты, НДФЛ и взносов, а иногда и уточнённой отчётности.
Учтите ограничение по сторнированию: если ошибочно начисленное пособие уже выплачено, простое обнуление документа создаст отрицательные суммы в следующем расчёте. Корректнее использовать механизм сторнирования начислений и согласовать удержание с сотрудником в установленном порядке.
Перед массовым вводом неоплачиваемых больничных полезно сделать тест на одном сотруднике в копии базы: проверьте табель, расчётный листок и отчёт по взносам. Это занимает десять минут и избавляет от исправлений в закрытом периоде.
FAQ
Можно ли вообще не вносить больничный в 1С, если он не оплачивается?
Технически можно, но не рекомендуется: период отсутствия не закроется в табеле, и зарплата за эти дни может быть начислена как за рабочие. Минимально корректный вариант — кадровый документ отсутствия по болезни.
Что делать, если пособие уже начислено и выплачено ошибочно?
Исправьте документ, выполните сторнирование начисления и пересчитайте НДФЛ и взносы. Удержание излишне выплаченных сумм из зарплаты возможно только в случаях, предусмотренных законодательством, поэтому при спорной ситуации согласуйте возврат с сотрудником письменно.
Нужно ли отправлять сведения в СФР по неоплачиваемому больничному?
Зависит от случая. Если пособие не назначается вашим работодателем (например, совместитель), сведения, как правило, не передаются. Если листок зарегистрирован, но оплата ограничена решением комиссии, фонд может запросить пояснения — будьте готовы предоставить основание.
Как отразить больничный без оплаты в 1С:Бухгалтерии, если ЗУП нет?
В 1С:БП зарплатный функционал ограничен. Создайте документ «Больничный лист» и вручную обнулите суммы начисления либо оформите отсутствие через документ отсутствия, если он доступен в вашей версии. Дни отсутствия уменьшат начисление по окладу при расчёте зарплаты.
Сотрудник принёс больничный после увольнения — оплачивать ли?
Если заболевание наступило в течение установленного законом срока после увольнения, пособие назначается в ограниченном размере — полностью без оплаты такой листок оставить нельзя. Если срок истёк, основания для оплаты нет, и период в учёте уволенного сотрудника отражать не требуется.
Как проверить, что НДФЛ и взносы не исказились?
Сформируйте расчётный листок сотрудника и отчёт «Анализ взносов в фонды» за период: при нулевом пособии не должно быть базы по пособию ни для НДФЛ, ни для взносов. Если аналитика показывает остатки — ищите неотменённое начисление в документах периода.
Что важно запомнить
Неоплачиваемый больничный в 1С отражают документом «Больничный лист» с нулевой оплатой или кадровым отсутствием по болезни — выбор зависит от причины и необходимости обмена с СФР. Обязательно проверьте табель, расчётный листок и отсутствие начислений пособия, а исправления в закрытых периодах делайте через сторнирование с перерасчётом налогов и взносов.