Другое · 11 мин
Как провести увольнение в 1С: пошаговая инструкция
Пошаговая инструкция по проведению увольнения в 1С:ЗУП: оформление документа, расчёт компенсации отпуска, НДФЛ, взносы, печать приказа Т-8 и справок.
Увольнение сотрудника в 1С — это не один документ, а цепочка действий: кадровый приказ, окончательный расчёт с компенсацией за неиспользованный отпуск, удержания, начисление НДФЛ и страховых взносов, выплата и отчётность. Ошибка на любом этапе приводит к неверным суммам на руках, штрафам за нарушение сроков расчёта и расхождениям в отчётности.
Инструкция ниже ориентирована на конфигурацию «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП 3.1), как наиболее распространённую. В 1С:ERP и УПП логика похожа, но названия разделов могут отличаться. Для «1С:Бухгалтерии» с подсистемой зарплаты действует упрощённый сценарий, который описан отдельным разделом.
Перед оформлением убедитесь, что у вас есть права на проведение кадровых документов и расчёт зарплаты, а в программе актуальны данные по сотруднику: приём на работу, все переводы, отпуска, больничные и начисления за весь период работы. От полноты этих данных зависит корректность компенсации.
Подготовка: что проверить перед оформлением
Прежде чем создавать документ увольнения, сверьте остаток отпусков сотрудника. Откройте карточку сотрудника и отчёт «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» → «Отчёты, справки» → «Остатки отпусков» или справка из карточки сотрудника). Если остаток в программе не совпадает с фактическим — например, отпуск оформляли без документа в 1С, — введите недостающий документ «Отпуск» задним числом до увольнения.
Проверьте, нет ли у сотрудника неотражённых в программе данных: незакрытого больничного, аванса, который ещё не выплачен, задолженности по подотчётным суммам или займам. Увольнение с открытым больничным требует отдельного порядка: листок нетрудоспособности оплачивается даже после прекращения договора, если болезнь наступила в течение установленного срока после увольнения.
Создание документа «Увольнение» в 1С:ЗУП
Откройте раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» (или «Все кадровые документы») и создайте документ «Увольнение». Укажите организацию, сотрудника, дату увольнения и основание — статью Трудового кодекса. Основание выбирается из предустановленного списка, оно попадёт в приказ и трудовую книжку (сведения о трудовой деятельности).
Дата увольнения — последний рабочий день сотрудника. От неё программа рассчитает заработок за отработанные дни текущего месяца и компенсацию отпуска. Если сотрудник увольняется в последний день месяца, этот месяц полностью войдёт в расчётный период, что влияет на средний заработок.
На вкладке «Компенсации отпуска» документ показывает остаток отпуска и предлагает действие: компенсировать, удержать за использованный авансом отпуск или не рассчитывать. Проверьте количество дней — при расхождении с вашими данными вернитесь к остаткам отпусков, а не исправляйте цифру вручную без понимания причины.
- 1Проверьте остаток отпусков через справку «Остатки отпусков» и при необходимости введите недостающие документы
- 2Создайте документ «Увольнение»: раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения»
- 3Укажите дату увольнения и основание по ТК РФ
- 4Проверьте компенсацию отпуска и начисления на вкладке расчёта
- 5Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-8
- 6Оформите выплату окончательного расчёта ведомостью
- 7Сформируйте и выдайте справки, передайте сведения в СФР
Расчёт компенсации, НДФЛ и страховых взносов
При проведении документа «Увольнение» программа автоматически начисляет зарплату за отработанные дни месяца и компенсацию за неиспользованный отпуск по среднему заработку за последние 12 календарных месяцев. Состав начислений виден на соответствующей вкладке документа; по кнопке с расшифровкой можно посмотреть, какой среднедневной заработок применён и какие начисления вошли в базу.
НДФЛ исчисляется со всей суммы окончательного расчёта, включая компенсацию отпуска. Дата фактического получения дохода — день выплаты, поэтому налог должен быть перечислен не позднее следующего рабочего дня после выплаты. Страховые взносы начисляются на компенсацию и зарплату в обычном порядке; необлагаемыми являются только отдельные выплаты, например выходное пособие в пределах установленных лимитов.
Если при увольнении выплачивается выходное пособие (сокращение штата, соглашение сторон), добавьте его в документ через соответствующее начисление. Для пособий в пределах трёхкратного среднего месячного заработка (шестикратного — для районов Крайнего Севера) НДФЛ и взносы не начисляются, сверх лимита — облагаются. Проверьте, что в настройках начисления выбран правильный вид дохода.
Печать приказа и выдача документов сотруднику
Из проведённого документа «Увольнение» по кнопке «Печать» доступен приказ по унифицированной форме Т-8 или по форме, утверждённой в организации. Подпишите приказ у руководителя и ознакомьте с ним сотрудника под подпись. Если организация использует электронный документооборот, приказ подписывается электронной подписью.
Сотруднику в день увольнения выдаются: трудовая книжка (если она велась на бумаге) или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, справка о заработке за текущий и два предшествующих года (форма 182н отменена, но сведения о заработке выдаются по форме из приказа о справках — в 1С доступна печать «Справка о заработке для расчёта пособий»), выписки из отчётов СЗВ-СТАЖ (сведения о стаже), СЗВ-ТД и раздела 2 РСВ. Все эти формы формируются из карточки сотрудника или раздела отчётности.
Выплата окончательного расчёта
После проведения увольнения создайте ведомость на выплату: раздел «Зарплата» → «Ведомости в банк» (при зарплатном проекте), «Ведомости в кассу» или «Ведомости через раздатчика». В ведомости нажмите «Заполнить» — программа подтянет задолженность перед уволенным сотрудником. Сумма к выплате — это начисленное минус НДФЛ и удержания (алименты, займы, неотработанный аванс).
Удержания при увольнении ограничены: по общему правилу общий размер удержаний не может превышать установленной доли от выплаты, а удержание за отпуск, использованный авансом, производится только при наличии начислений, достаточных для покрытия. Если сотрудник должен организации больше, чем ему причитается, разницу взыскивают через добровольный возврат или суд — «обнулить» долг принудительным удержанием нельзя.
После выплаты проверьте отчёт «Расчётный листок» сотрудника: там должны быть все начисления, удержания, НДФЛ и итоговая сумма к выплате. Нулевое сальдо по расчётам с сотрудником видно в отчёте «Задолженность по зарплате».
Как проверить результат
Начислены зарплата и компенсация, удержан НДФЛ, сумма к выплате совпадает с ведомостью
Пустой листок, нулевая компенсация при неиспользованном отпуске, сумма ведомости не совпадает
По сотруднику нет долга ни у организации, ни у сотрудника
Осталась задолженность — выплата не проведена или удержание рассчитано неверно
Отчёт принят СФР без ошибок, дата и основание совпадают с приказом
Отчёт не отправлен в срок или возвращён с ошибками
Отчётность по уволенному сотруднику
Сведения об увольнении передаются в Социальный фонд России отчётом СЗВ-ТД не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа. В 1С отчёт создаётся в разделе «Отчётность, справки» → «СЗВ-ТД»: программа автоматически включает мероприятие «Увольнение» на основании проведённого документа. Проверьте дату мероприятия, основание и подписанта перед отправкой.
По итогам года (или при увольнении до сдачи годовой отчётности — по запросу) сотрудник включается в СЗВ-СТАЖ с датой увольнения. В РСВ уволенный отражается в периоде увольнения с начисленными взносами, а в 6-НДФЛ его доходы попадают в раздел по дате выплаты. Убедитесь, что НДФЛ с окончательного расчёта перечислен вовремя и отражён в уведомлении по ЕНП.
Особые сценарии увольнения
Увольнение в 1С:Бухгалтерии
В «1С:Бухгалтерии 8» с включённым учётом зарплаты документ называется «Увольнение» и находится в разделе «Зарплата и кадры» → «Кадровые документы». Приказ Т-8 печатается из документа, а окончательный расчёт проводится отдельным «Начислением зарплаты» за месяц увольнения — компенсация отпуска добавляется туда вручную или автоматически в зависимости от релиза. Из-за упрощённого кадрового учёта остатки отпусков программа может не отслеживать — количество дней компенсации придётся посчитать самостоятельно.
Увольнение по сокращению и с выходным пособием
При сокращении в документе «Увольнение» выбирается соответствующее основание, а выходное пособие и сохраняемый заработок на период трудоустройства начисляются отдельными начислениями. В ЗУП для этого предусмотрены типовые начисления «Выходное пособие» и «Сохраняемый средний заработок на период трудоустройства» — активируйте их в настройках состава начислений, если они недоступны.
Отмена ошибочного увольнения
Если документ проведён ошибочно, не удаляйте его сразу: сначала отмените связанные ведомости и сторнируйте отчётность, если она отправлена. В ЗУП для исправления кадровых событий предусмотрен механизм отмены документа, а при уже сданном СЗВ-ТД подаётся отменяющий отчёт. Удаление документа после сдачи отчётности создаст расхождение между учётом и данными фонда.
Что важно запомнить
Увольнение в 1С оформляется одним документом, который создаёт приказ и считает расчёт, но успех зависит от подготовки: корректных остатков отпусков и закрытых прошлых периодов. Проверьте расчётный листок, выплатите деньги в день увольнения и сдайте СЗВ-ТД не позднее следующего рабочего дня.
Частые вопросы
Как уволить сотрудника задним числом, если расчёт уже позади?
Технически документ можно провести прошлой датой, но это нарушение сроков расчёта по ТК РФ. В программе проверьте, не попадает ли дата в закрытый период: если месяц закрыт и отчётность сдана, начисления придётся отражать корректировками, а НДФЛ и взносы — с уточнёнными расчётами и возможными пенями.
Почему в документе «Увольнение» не заполняется компенсация отпуска?
Чаще всего в программе нет данных о рабочих годах сотрудника: например, приём оформлен не документом, а введён вручную, или история перенесена из другой программы без остатков отпусков. Проверьте справку «Остатки отпусков» и при необходимости введите начальные остатки через документ «Начальная штатная расстановка» или ввод остатков отпусков в карточке сотрудника.
Нужно ли удерживать за отпуск, использованный авансом?
Если сотрудник отгулял отпуск за рабочий год, который не отработал полностью, при увольнении из расчёта удерживается сумма за неотработанные дни отпуска — в документе это отражается как «удержать за использованный авансом отпуск». Исключения: увольнение по отдельным основаниям (сокращение, призыв на службу и др.), когда удержание не производится. Размер удержаний ограничен законодательно.
Как оформить увольнение, если сотрудник на больничном?
По инициативе работодателя уволить сотрудника в период болезни нельзя, а по собственному желанию или соглашению сторон — можно. В 1С документ «Увольнение» проводится в обычном порядке; если больничный продолжается после даты увольнения, листок оплачивается в размере, зависящем от ситуации: пособие положено, если нетрудоспособность наступила до увольнения или в течение 30 календарных дней после.
Что делать, если после увольнения обнаружена ошибка в расчёте?
При недоплате создайте документ «Доначисление, перерасчёт» (или разовое начисление) по сотруднику — увольнение не мешает доначислениям. Доплатите сумму, пересчитайте НДФЛ и при необходимости подайте уточнённые 6-НДФЛ и РСВ. При переплате вернуть деньги можно только с согласия бывшего сотрудника или через суд, если была счётная ошибка.
Можно ли провести массовое увольнение одним документом?
В ЗУП есть документ «Увольнение списком», который позволяет оформить несколько сотрудников сразу — он удобен при сокращении. Каждый сотрудник добавляется отдельной строкой со своей датой и основанием, а расчёты формируются индивидуально. Приказы Т-8 печатаются по каждому сотруднику отдельно.