Как провести увольнение в 1С:ЗУП: пошаговая инструкция

Увольнение сотрудника в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» (1С:ЗУП) оформляется одним документом, но затрагивает сразу несколько участков учёта: кадровый приказ, расчёт компенсации за неиспользованный отпуск, удержания, окончательный расчёт зарплаты и отчётность в фонды. Ошибка на любом из этих этапов приводит к пересчётам, спорам с уволенным работником и замечаниям при проверках.

Инструкция ниже написана для конфигурации 1С:ЗУП редакции 3.1 — именно её использует большинство организаций. Интерфейс других релизов может незначительно отличаться, но логика документа и порядок действий сохраняются. Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на создание кадровых документов и начисление зарплаты, а период расчёта зарплаты открыт.

Порядок действий зависит от основания увольнения: по собственному желанию, по соглашению сторон, по сокращению штата. От этого зависят виды компенсаций, наличие выходного пособия и набор удержаний. Ниже разобраны все основные сценарии.

Подготовка: что проверить до создания документа

До оформления увольнения убедитесь, что в программе актуальны данные по сотруднику: все отпуска, больничные, командировки и отсутствия введены в систему. Если какой-то период отсутствия не зарегистрирован, расчёт среднего заработка для компенсации будет неверным, и исправлять его придётся сторнирующими документами.

Проверьте остаток отпуска сотрудника. Это можно сделать через отчёт «Остатки отпусков» (раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты»). Если остаток отрицательный — сотрудник отгулял отпуск авансом, при увольнении потребуется удержание за неотработанные дни отпуска, и документ «Увольнение» рассчитает его автоматически при соответствующей настройке.

Также уточните, есть ли у сотрудника непогашенные подотчётные суммы, займы или исполнительные листы. Алименты и другие удержания по исполнительным документам должны быть учтены при окончательном расчёте, а после увольнения работодатель обязан уведомить взыскателя или пристава.

Создание документа «Увольнение»

Перейдите в раздел «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» и нажмите «Создать» → «Увольнение». Если увольняется один сотрудник, используйте простой документ «Увольнение»; для массового увольнения (например, при сокращении) предусмотрен документ «Увольнение списком».

Заполните основные поля:

• Организация — выбирается автоматически, если в базе одна организация;
• Сотрудник — выберите из справочника; программа покажет должность и подразделение;
• Дата увольнения — последний рабочий день сотрудника, именно на эту дату рассчитывается компенсация и окончательный расчёт;
• Основание увольнения — статья и пункт ТК РФ, например п. 3 ч. 1 ст. 77 (по собственному желанию);
• Приказ — реквизиты приказа об увольнении (номер и дата).

После заполнения шапки программа автоматически рассчитывает компенсацию за неиспользованный отпуск на закладке «Начисления и удержания». Если флаг «Начислить компенсацию отпуска» установлен, сумма появится в табличной части вместе со средним заработком и количеством дней компенсации.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» → «Создать» → «Увольнение»
2. 2
   Укажите сотрудника, дату увольнения и основание (статью ТК РФ)
3. 3
   Проверьте автоматический расчёт компенсации отпуска на закладке «Начисления и удержания»
4. 4
   При необходимости добавьте выходное пособие или удержания
5. 5
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-8
6. 6
   Проверьте расчётный листок сотрудника и сформируйте ведомость на выплату

Расчёт компенсации за неиспользованный отпуск

Компенсация рассчитывается исходя из остатка дней отпуска на дату увольнения и среднего дневного заработка за расчётный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу увольнения. Программа выполняет этот расчёт сама, но бухгалтеру важно уметь его проверить.

Щёлкните по сумме компенсации в табличной части — откроется расшифровка с расчётом среднего заработка. Проверьте, какие начисления вошли в базу: туда должны попасть оклад, премии и надбавки, но не должны попасть больничные, отпускные и материальная помощь. Если какой-то вид расчёта настроен неверно, это станет видно именно здесь.

Количество дней компенсации определяется по данным учёта отпусков. Если сотрудник работал в организации с даты приёма без отпусков, программа рассчитает дни пропорционально отработанному времени. При обнаружении расхождений с кадровыми данными проверьте, все ли отпуска оформлены документами «Отпуск», а не только отражены в табеле.

Особые сценарии увольнения

Увольнение по сокращению штата

При сокращении сотруднику положено выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также сохраняемый заработок на период трудоустройства. В документе «Увольнение» для этого есть отдельные поля: «Выходное пособие» и «Сохраняемый средний заработок на период трудоустройства». Укажите количество дней или месяцев — программа рассчитает суммы по среднему заработку.

Учтите, что выходное пособие при сокращении в пределах установленных норм не облагается НДФЛ и взносами в части, не превышающей трёхкратный средний месячный заработок. Виды расчёта для пособия в 1С:ЗУП обычно уже настроены с корректным налогообложением, но при использовании самостоятельно созданных начислений проверьте их настройки.

Увольнение с удержанием за отпуск, использованный авансом

Если сотрудник отгулял отпуск за рабочий год, который не отработал полностью, при увольнении производится удержание. В документе «Увольнение» вместо компенсации появится удержание — программа покажет его на закладке «Начисления и удержания». Помните об ограничении: общий размер удержаний при окончательном расчёте ограничен нормами ТК РФ, и взыскать с сотрудника больше, чем позволяет закон, нельзя.

Увольнение в последний день месяца

Если день увольнения приходится на последний календарный день месяца, этот месяц включается в расчётный период среднего заработка. В 1С:ЗУП это учитывается автоматически, но при ручной корректировке расчётного периода будьте внимательны — неверный период исказит средний заработок.

Печатные формы и кадровые документы

После проведения документа «Увольнение» из него доступна печать приказа по унифицированной форме Т-8 (или по форме, утверждённой в организации). Проверьте в приказе дату, основание и формулировку статьи ТК РФ — они должны в точности совпадать с записью в трудовой книжке или сведениями о трудовой деятельности.

Дополнительно из программы формируются: записка-расчёт при увольнении (форма Т-61), расчётный листок сотрудника, справка о заработке для расчёта пособий (форма 182н) и выписки для СФР. Комплект документов выдаётся сотруднику в день увольнения вместе с окончательным расчётом.

Сведения о трудовой деятельности (форма ЕФС-1, подраздел кадровых событий) передаются в Социальный фонд России. В 1С:ЗУП сведения формируются в разделе отчётности по персонифицированному учёту. Подача сведений об увольнении имеет установленный срок — не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

Контрольные точки

Как проверить результат

Расчётный листок сотрудника за месяц увольнения

Норма

Есть компенсация отпуска, зарплата за отработанные дни, НДФЛ; нет долгов за организацией и сотрудником

Тревожный признак

Отсутствует компенсация, отрицательная сумма к выплате без удержаний, нерассчитанный НДФЛ

Остаток отпуска после увольнения

Норма

Остаток закрыт компенсацией или удержанием, в отчёте «Остатки отпусков» сотрудник не числится с долгом

Тревожный признак

Остаток «завис» — значит, компенсация не начислена

Отчётность по сотруднику

Норма

ЕФС-1 с кадровым событием «Увольнение» сформирован и принят фондом

Тревожный признак

Сведения не отправлены или отклонены с ошибкой

Окончательный расчёт и выплата

Все причитающиеся суммы — зарплата за отработанные дни, компенсация отпуска, пособия — должны быть выплачены в день увольнения. В 1С:ЗУП для этого создаётся ведомость: «Выплаты» → «Ведомости в банк» (или в кассу), в которой по кнопке «Заполнить» подтягиваются долги перед уволенным сотрудником.

Если окончательный расчёт выплачивается в межрасчётный период, убедитесь, что в настройках учёта корректно отражается выплата уволенным. НДФЛ с компенсации и зарплаты удерживается при выплате; срок перечисления налога стандартный, как и при обычной зарплате.

После выплаты сформируйте расчётный листок и сверьте итоговую задолженность: по сотруднику не должно остаться ни долга организации, ни долга сотрудника (кроме случаев, когда взыскание невозможно по закону). Отчёт «Расчётный листок» и свод начислений по сотруднику помогут убедиться в этом.

Удобный приём: перед проведением увольнения сформируйте по сотруднику отчёт «Полный свод начислений, удержаний и выплат» за текущий год. Он покажет всю картину взаиморасчётов, и вы сразу увидите, что должно попасть в окончательный расчёт.

Отмена и исправление увольнения

Если документ проведён ошибочно — например, указана неверная дата или сотрудник передумал увольняться до окончания срока предупреждения, — документ можно отменить. Для этого пометьте его на удаление или распроведите, при условии что по нему ещё не созданы ведомости на выплату и не отправлена отчётность.

Если выплата уже прошла или сведения отправлены в фонд, простое удаление недопустимо: потребуется сторнирование начислений документом «Сторнирование начислений» и подача корректирующих сведений. В 1С:ЗУП также есть механизм отмены увольнения через кадровый документ, если сотрудник продолжает работу.

Перед любыми исправлениями зафиксируйте текущее состояние: сохраните расчётный листок и суммы выплат. Это позволит сверить результат корректировки и объяснить расхождения при проверке.

Частые вопросы

Можно ли оформить увольнение задним числом в 1С:ЗУП?

Технически программа позволяет провести документ прошлой датой, если период не закрыт. Но если за этот период уже рассчитана зарплата и сдана отчётность, потребуется пересчёт начислений и корректировка отчётов. Оформляйте увольнение своевременно — в день издания приказа.

Почему компенсация отпуска рассчиталась нулевой?

Чаще всего причина в том, что в учёте нет остатка отпуска: все отпуска уже использованы или остатки не были введены при начале работы в программе. Проверьте отчёт «Остатки отпусков» и документ «Начальная штатная расстановка» / ввод остатков отпусков, если учёт вёлся не с момента приёма сотрудника.

Как уволить сотрудника, который находится на больничном?

Увольнение по инициативе работодателя в период больничного запрещено, но по собственному желанию сотрудника — допустимо. В программе документ «Увольнение» оформляется обычным порядком; больничный, приходящийся на период до увольнения, должен быть введён и оплачен до окончательного расчёта.

Что делать, если после увольнения обнаружена ошибка в расчёте?

Используйте документ «Сторнирование начислений» для отмены неверных сумм и введите корректный расчёт. Если выплата уже произведена, разницу доплачивают отдельной ведомостью; излишне выплаченные суммы взыскиваются только в случаях, предусмотренных законом.

Нужно ли увольнять сотрудника в программе, если он уволен по переводу в другую организацию?

Да, перевод к другому работодателю оформляется обычным увольнением с соответствующим основанием (п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). Компенсация за неиспользованный отпуск при этом выплачивается в полном объёме, как при любом увольнении.