Как провести увольнение сотрудника в 1С:Бухгалтерия

Увольнение сотрудника в 1С:Бухгалтерия — это не просто отметка в карточке работника, а полноценный расчёт: программа должна начислить зарплату за отработанные дни, рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Если последовательность нарушить, в отчётности возникнут расхождения, которые придётся исправлять уточнёнными расчётами.

Порядок действий зависит от того, ведёте ли вы кадровый учёт в самой 1С:Бухгалтерии или синхронизируете её с 1С:ЗУП. В первом случае документ «Увольнение» создаётся вручную в разделе «Зарплата и кадры», во втором — документ приходит из ЗУП при обмене, и править его в бухгалтерской программе не нужно. Ниже разобраны оба сценария, типичные ошибки и способы проверки результата.

Перед началом работы убедитесь, что в базе заполнены данные сотрудника: дата приёма, график работы, начисления и сведения об отпусках. От этих данных напрямую зависит корректность расчёта среднего заработка и компенсации.

Подготовка: что проверить до создания документа

До того как создавать документ увольнения, проверьте актуальность кадровых данных. Откройте карточку сотрудника (раздел «Зарплата и кадры» → «Сотрудники») и убедитесь, что указаны дата приёма на работу, подразделение, должность и действующее начисление (оклад или тарифная ставка). Если сотрудник принимался или переводился без оформления кадровых документов, расчёт среднего заработка будет некорректным.

Второй обязательный шаг — проверка остатка отпуска. В 1С:Бухгалтерия остатки отпусков рассчитываются на основании введённых документов «Отпуск» и начальных данных. Если сотрудник работает давно, а отпуска в программе не регистрировались, компенсация будет завышена. Проверить остаток можно из карточки сотрудника по ссылке «Отсутствия» или через справку по отпускам.

Также убедитесь, что все начисления за текущий месяц (премии, больничные, отпускные) уже введены. Документ «Увольнение» подхватывает начисления месяца, и документы, созданные после него, могут нарушить расчёт НДФЛ.

Создание документа «Увольнение»

Основной инструмент — документ «Увольнение». Перейдите в раздел «Зарплата и кадры» → «Все кадровые документы» (или сразу «Увольнения», если журнал выведен отдельно) и нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, сотрудника и дату увольнения — последний рабочий день по приказу.

После выбора сотрудника и даты программа автоматически рассчитает начисление за отработанные дни месяца и компенсацию за неиспользованный отпуск. Расчёт виден на вкладках документа: «Начисления», «Удержания», «НДФЛ», «Взносы». Если сотруднику положен выход на пенсию или есть долг по отпуску (отгулял авансом), программа вместо компенсации рассчитает удержание за неотработанные дни отпуска.

Обратите внимание на поле «Основание увольнения» — оно нужно для корректного заполнения приказа и трудовой книжки. Выберите статью ТК РФ из списка, например «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ» для увольнения по собственному желанию.

1. 1
   Откройте «Зарплата и кадры» → «Все кадровые документы» и создайте документ «Увольнение»
2. 2
   Укажите организацию, сотрудника и дату увольнения (последний рабочий день)
3. 3
   Выберите основание увольнения — статью ТК РФ
4. 4
   Проверьте автоматический расчёт на вкладках «Начисления», «НДФЛ», «Взносы»
5. 5
   При необходимости скорректируйте количество дней компенсации отпуска вручную
6. 6
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-8
7. 7
   Сформируйте расчётный листок и проверьте итоговую сумму к выплате

Как программа рассчитывает компенсацию за отпуск

Компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается исходя из среднего дневного заработка за последние 12 календарных месяцев и количества неиспользованных дней. Средний заработок программа считает автоматически, но только при условии, что весь расчётный период отражён в базе: начисления зарплаты, отпуска, больничные, командировки.

Если сотрудник работает меньше расчётного периода или история в базе неполная (например, учёт начат недавно), средний заработок будет занижен. В этом случае откройте в документе форму расчёта среднего заработка (кнопка с суммой среднего) и внесите данные по справке от прежнего работодателя или за фактически отработанный период.

Количество дней компенсации можно скорректировать вручную — поле доступно в документе. Это нужно, когда остаток отпуска в программе расходится с реальным: например, часть отпусков оформлялась приказами вне системы.

НДФЛ и страховые взносы при увольнении

Документ «Увольнение» одновременно является расчётным: на вкладке «НДФЛ» программа исчисляет налог со всех выплат при увольнении, на вкладке «Взносы» — страховые взносы. Компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ и взносами в полном объёме — в отличие, например, от выходного пособия в пределах трёхкратного среднего заработка.

Датой фактического получения дохода при увольнении считается последний рабочий день. Это важно для отчётности: НДФЛ с выплат при увольнении должен попасть в расчёт 6-НДФЛ корректным периодом. Перечислить налог нужно не позднее дня, следующего за днём выплаты.

Проверьте, что в документе корректно применены вычеты, если сотруднику они положены (на детей, стандартные). Если вычет за месяц увольнения не применился, откройте вкладку «НДФЛ» и убедитесь, что заявление на вычет введено и действует.

Контрольные точки

Как проверить результат расчёта

Расчётный листок сотрудника

Норма

В листке за месяц увольнения видны зарплата за отработанные дни, компенсация отпуска, НДФЛ и итог к выплате

Тревожный признак

Суммы дублируются или отсутствует компенсация — вероятно, есть конфликт с документом «Начисление зарплаты»

Дата увольнения в карточке сотрудника

Норма

В карточке отображается дата увольнения, сотрудник исключается из списков работающих

Тревожный признак

Сотрудник числится работающим — документ не проведён

Обороты по НДФЛ

Норма

Налог исчислен с полной суммы выплат при увольнении

Тревожный признак

НДФЛ меньше ожидаемого — проверьте вычеты и необлагаемые начисления

Печать приказа и расчётных документов

Из документа «Увольнение» доступна печать унифицированной формы Т-8 (приказ о прекращении трудового договора). Кнопка «Печать» в форме документа предложит готовый бланк с заполненными реквизитами: ФИО сотрудника, дата, основание. Если организация использует самостоятельно разработанную форму приказа, распечатайте Т-8 как черновик и перенесите данные.

Дополнительно сформируйте расчётный листок сотрудника (раздел «Зарплата и кадры» → «Отчёты по зарплате» → «Расчётный листок») — его нужно выдать работнику в день увольнения. Также подготовьте записку-расчёт по форме Т-61, если она используется в вашем документообороте.

Не забудьте про сведения для сотрудника: выписки из отчётов по взносам (СТВ-форма/сведения о стаже) и справку о заработке для расчёта пособий. В 1С:Бухгалтерия эти формы формируются из раздела отчётности при условии, что отчётный период закрыт корректно.

Особые сценарии увольнения

Увольнение в середине месяца до расчёта зарплаты

Это стандартная ситуация: документ «Увольнение» сам начислит зарплату за отработанные дни, отдельное «Начисление зарплаты» за этот месяц по сотруднику не требуется. При заполнении общего документа начисления зарплаты за месяц уволенный сотрудник в него не попадёт.

Увольнение после начисления зарплаты

Если зарплата за месяц уже начислена, а увольнение оформляется позже тем же месяцем, отмените проведение «Начисления зарплаты» по этому сотруднику, проведите увольнение, затем перепроведите начисление зарплаты по остальным. Иначе получите двойное начисление и ошибки в НДФЛ.

Увольнение при обмене с 1С:ЗУП

Если кадровый учёт ведётся в ЗУП, документ «Увольнение» создаётся там и переносится в бухгалтерию синхронизацией. В 1С:Бухгалтерия такой документ предназначен только для отражения в учёте — редактировать суммы не нужно, расхождения исправляются на стороне ЗУП.

Выплата и отражение в учёте

После проведения увольнения оформите выплату: документ «Ведомость в банк» (или «в кассу») за день увольнения. По ТК РФ все суммы должны быть выплачены в последний рабочий день; задержка влечёт обязанность выплатить компенсацию за просрочку. В ведомости выберите вид выплаты «Увольнение» или «Зарплата», чтобы программа корректно зафиксировала дату выплаты для НДФЛ.

Проводки по начислению и взносам формируются документом «Отражение зарплаты в бухучёте» в конце месяца. Убедитесь, что способы отражения для начислений (включая компенсацию отпуска) заполнены, иначе суммы попадут на счёт по умолчанию.

Завершающий этап — отчётность: данные об увольнении попадут в 6-НДФЛ, расчёт по взносам и сведения о стаже. Перед сдачей сверьте обороты по счетам 70 и 69 с расчётными листками — это быстрый способ поймать ошибку до отправки отчётов.

Удобный контрольный приём: после проведения увольнения сформируйте отчёт «Расчётный листок» за месяц и сравните итог «К выплате» с суммой в ведомости. Совпадение до копейки означает, что начисление, удержания и выплата сошлись.

Частые вопросы

Что делать, если компенсация за отпуск рассчиталась неверно?

Откройте документ «Увольнение» и проверьте две величины: количество дней компенсации и средний заработок. Дни скорректируйте вручную в поле документа, средний заработок — в форме его расчёта, добавив недостающие суммы за расчётный период. После правок перепроведите документ и пересчитайте расчётный листок.

Можно ли отменить проведённое увольнение?

Да, если по документу ещё не оформлена выплата и не сдана отчётность: распроведите документ «Увольнение» и удалите его или исправьте данные. Если выплата уже прошла, сначала отмените ведомость, затем увольнение. После сдачи отчётности исправления делаются корректирующими документами, а не удалением.

Как уволить сотрудника, который был в отпуске или на больничном?

Порядок тот же, но убедитесь, что документы отсутствий (отпуск, больничный) введены в программу до увольнения — они влияют на расчёт отработанных дней и среднего заработка. Увольнение в период болезни по инициативе работодателя ограничено законодательством, по собственному желанию сотрудника — допустимо.

Нужно ли отдельно начислять зарплату за месяц увольнения?

Нет. Документ «Увольнение» сам начисляет оплату за отработанные дни месяца. Если дополнительно создать «Начисление зарплаты», сумма задвоится. Исключение — премии и разовые доплаты, которые вводятся отдельными документами до увольнения.

Где посмотреть, что увольнение попало в отчётность?

Сформируйте 6-НДФЛ и проверьте, что доход и налог сотрудника отражены датой последнего рабочего дня. Для взносов сверьтесь с расчётом по страховым взносам за квартал. Быстрая предварительная проверка — отчёт «Анализ НДФЛ» и оборотно-сальдовая ведомость по счетам 70 и 69.