Другое · 11 мин
Как провести совмещение в 1С ЗУП
Как оформить совмещение должностей в 1С ЗУП: виды совмещения, кадровое перемещение, доплата, расчёт зарплаты и прекращение. Пошаговая инструкция.
Совмещение в 1С ЗУП — это ситуация, когда сотрудник в течение основного рабочего дня выполняет дополнительную работу по другой или той же должности, а программа должна корректно отразить это в кадровом учёте и начислить доплату. Важно не путать совмещение с совместительством: совместительство — это отдельный трудовой договор и отдельный сотрудник в базе, а совмещение оформляется дополнительным соглашением к существующему договору без заведения новой карточки.
В типовой конфигурации 1С:ЗУП предусмотрено два основных механизма: документ «Кадровый перевод» с признаком совмещения (в редакции 3.1 чаще используется документ «Совмещение должностей») и назначение доплаты через «Изменение оплаты труда». Какой вариант выбрать — зависит от того, требуется ли отражать совмещение в штатном расписании и кадровых отчётах или достаточно только начислять доплату.
Ниже разобраны оба подхода, порядок настройки начислений, прекращение совмещения и типовые ошибки, из-за которых доплата не рассчитывается или считается неверно.
Чем совмещение отличается от совместительства в программе
Прежде чем оформлять документы, нужно правильно классифицировать ситуацию, потому что от этого зависит вся схема учёта. Совмещение — это выполнение дополнительной работы в основное рабочее время по приказу и допсоглашению. В базе остаётся один сотрудник, одна позиция штатного расписания, добавляется только доплата за совмещение.
Внутреннее совместительство — это отдельный трудовой договор на работу в свободное от основной работы время. В 1С ЗУП для этого заводится новый сотрудник (привязанный к тому же физическому лицу), принимается на отдельную позицию штатного расписания, для него ведётся отдельный табель и расчёт.
Совмещение или совместительство
Дополнительная работа в основное рабочее время. Один сотрудник в базе, оформляется доплатой. Не требует отдельного табеля.
Работа в свободное от основной время по отдельному договору. Новый сотрудник в базе, отдельная позиция, отдельный расчёт зарплаты.
Дополнительная работа по той же должности. Оформляется так же, как совмещение, — через доплату без кадрового перевода на другую позицию.
Если ошибочно оформить совместительство как совмещение, нарушится учёт рабочего времени и стажа, а отчёты по среднесписочной численности будут искажены. Обратная ошибка приведёт к потере кадровой истории и проблемам при увольнении.
Подготовка: настройка начисления доплаты за совмещение
Перед оформлением документов проверьте, что в программе существует подходящий вид расчёта. В типовой поставке обычно есть предопределённое начисление «Доплата за совмещение должностей», но оно может быть отключено или не подходить по формуле.
Откройте раздел «Настройка» → «Начисления» и найдите доплату за совмещение. Проверьте формулу: типичные варианты — процент от оклада по совмещаемой должности, процент от оклада сотрудника или фиксированная сумма. Если ни один вариант не подходит, создайте копию начисления и скорректируйте формулу и параметры расчёта базы.
Также убедитесь, что в настройках состава начислений и удержаний (раздел «Настройка» → «Расчёт зарплаты») включена возможность назначать доплаты за совмещение — иначе соответствующая вкладка в кадровых документах будет недоступна.
Оформление совмещения документом «Совмещение должностей»
В 1С ЗУП 3.1 основной инструмент — документ «Совмещение должностей» в разделе «Кадры» → «Приёмы, переводы, увольнения» или «Зарплата» → «Изменения оплаты сотрудников» (точное расположение зависит от настроек интерфейса). Документ одновременно регистрирует факт совмещения в кадровом учёте и назначает доплату.
- 1Создайте документ «Совмещение должностей» из журнала кадровых документов.
- 2Укажите организацию, сотрудника и дату начала совмещения.
- 3Выберите совмещаемую должность (позицию штатного расписания).
- 4Укажите размер доплаты: процент или сумму, при необходимости скорректируйте вид расчёта.
- 5Если срок совмещения известен — заполните дату окончания, тогда отдельный документ прекращения не потребуется.
- 6Проведите документ и проверьте назначение начисления в карточке сотрудника.
Если дата окончания указана сразу, программа автоматически прекратит начисление доплаты после этой даты — это удобно при совмещении на период отпуска или больничного основного работника. Если срок не определён, поле окончания оставляют пустым, а прекращение оформляют отдельным документом.
После проведения откройте карточку сотрудника и перейдите по ссылке «Начисления и удержания» — доплата должна появиться в списке плановых начислений с указанием периода действия.
Альтернатива: доплата через «Изменение оплаты труда»
Если кадровое отражение совмещения не требуется (например, штатное расписание не ведётся или доплата носит разовый характер), используйте документ «Изменение оплаты труда» из раздела «Зарплата». В табличной части добавьте сотруднику начисление «Доплата за совмещение должностей» с нужным размером и датой начала.
Этот способ проще, но имеет ограничение: в кадровых отчётах и приказах факт совмещения не отразится, документ сформирует только приказ об изменении условий оплаты. Для организаций, где важна полная кадровая история, предпочтителен первый вариант.
Как выбрать способ оформления
Расчёт зарплаты и проверка результата
Доплата за совмещение рассчитывается в документе «Начисление зарплаты и взносов» автоматически, как плановое начисление. Если совмещение действует неполный месяц, сумма рассчитается пропорционально отработанным дням — при условии, что в настройках начисления выбран расчёт по времени.
После расчёта откройте расчётный листок сотрудника и проверьте: доплата присутствует отдельной строкой, база расчёта соответствует ожиданиям (оклад совмещаемой должности или оклад сотрудника), период действия учтён корректно. При расхождениях первым делом сверьте даты в документе совмещения и формулу начисления.
Как проверить результат
Доплата за совмещение присутствует с верными датами и размером
Начисления нет или период не совпадает с приказом
Доплата рассчитана пропорционально дням действия совмещения
Сумма за полный месяц при неполном периоде или строка отсутствует
Отражается только основное время сотрудника
Появились двойные часы — признак ошибочного оформления совместительства вместо совмещения
Совмещение видно в истории изменений сотрудника
Записей нет — оформлено только изменением оплаты
Прекращение совмещения
Если дата окончания не была указана при оформлении, совмещение прекращается документом «Прекращение совмещения должностей» (в ряде релизов — тем же документом «Совмещение должностей» с видом операции «Прекращение»). Укажите сотрудника и дату прекращения — программа снимет плановое начисление с этой даты.
Альтернативный путь — документ «Изменение оплаты труда» с удалением доплаты из списка начислений или документ «Прекращение плановых начислений». Результат тот же, но кадровая запись о прекращении совмещения при этом не формируется.
Типичные ошибки при оформлении совмещения
Большинство проблем с доплатой возникает не из-за самих документов, а из-за настроек начислений и неверно выбранного способа оформления. Ниже — ситуации, с которыми сталкиваются чаще всего.
Если доплата не рассчиталась, проверяйте по цепочке: документ совмещения проведён → начисление есть в плановых у сотрудника → начисление активно в настройках → сотрудник попал в документ начисления зарплаты. Разрыв обычно находится на одном из этих шагов.
Перед массовым оформлением совмещений (например, на период отпусков) удобно сначала провести один документ и полностью рассчитать зарплату по одному сотруднику. Так вы проверите формулу, пропорциональный расчёт и отражение в расчётном листке, не исправляя потом десятки документов.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли оформить совмещение, если в штатном расписании нет позиции совмещаемой должности?
Да. Если штатное расписание не ведётся, совмещение оформляется без привязки к позиции — указывается только должность справочно. Если штатное расписание ведётся, но свободной позиции нет, доплату проще назначить через «Изменение оплаты труда» без кадрового перевода.
Как оформить совмещение на период отпуска другого сотрудника?
Создайте документ «Совмещение должностей», укажите даты начала и окончания, совпадающие с периодом отсутствия основного работника. Доплата прекратится автоматически, отдельный документ прекращения не нужен.
Почему доплата за совмещение не попала в расчёт зарплаты?
Проверьте: проведён ли документ совмещения, есть ли начисление в плановых начислениях сотрудника, включён ли вид расчёта в настройках состава начислений и не выходит ли дата расчёта за период действия совмещения.
Нужно ли заводить отдельный табель для совмещаемой работы?
Нет. Совмещение выполняется в основное рабочее время, поэтому в табеле отражаются только часы по основной должности. Двойной учёт времени — признак того, что вместо совмещения ошибочно оформлено совместительство.
Как исправить ошибочно указанный размер доплаты?
Не редактируйте проведённый документ, если по нему уже был расчёт. Создайте новый документ «Изменение оплаты труда» или новое совмещение с актуальной даты и корректным размером — программа перекроет прежнее назначение.
Учитывается ли доплата за совмещение при расчёте среднего заработка?
Да, доплата за совмещение входит в базу среднего заработка как выплата за труд, при условии что вид расчёта корректно настроен и входит в соответствующую базу начислений. Проверьте настройки начисления, если сумма не учитывается.
Что важно запомнить
Совмещение оформляется документом «Совмещение должностей» с указанием периода и размера доплаты; без кадрового отражения достаточно «Изменения оплаты труда». Совместительство — отдельный сотрудник и договор, путать их нельзя. Результат проверяйте по плановым начислениям, расчётному листку и табелю, а ошибки исправляйте новыми документами, не отменяя проведённые.