Другое · 12 мин
Как провести совмещение должностей в 1С:ЗУП
Как оформить совмещение должностей в 1С:ЗУП: документ «Совмещение», доплата, сроки, приказ, расчёт и прекращение совмещения. Пошаговая инструкция для кадровика.
Совмещение должностей — это выполнение сотрудником дополнительной работы по другой или той же должности в течение своего основного рабочего дня с доплатой за это. В 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) такая ситуация оформляется специальным документом «Совмещение», который назначает сотруднику плановое начисление и фиксирует сроки его действия.
Главная ошибка при отражении совмещения — путать его с внутренним совместительством. Совместительство требует отдельного трудового договора и отдельной карточки сотрудника, а совмещение оформляется в рамках основного договора дополнительным соглашением и одним документом в программе. Ниже разберём, как корректно провести совмещение в 1С:ЗУП от настройки начислений до прекращения доплаты.
Проверьте, что совмещение — именно тот вид оформления
Прежде чем создавать документ, убедитесь, что ситуация действительно является совмещением, а не другой формой привлечения сотрудника. От этого зависит и кадровое оформление, и механика расчёта в программе.
Совмещение применяется, когда сотрудник выполняет дополнительную работу в свою основную смену: подменяет отсутствующего коллегу, ведёт участок уволившегося сотрудника до приёма нового, расширяет зону обслуживания. Работа выполняется без отрыва от основных обязанностей, отдельное табельное время не выделяется.
Сравнение вариантов оформления
Дополнительная работа в основное рабочее время, доплата к окладу, один трудовой договор. Оформляется документом «Совмещение».
Работа в свободное от основной работы время, отдельный трудовой договор и отдельная карточка сотрудника в ЗУП.
Частный случай совмещения на период отсутствия основного работника, оформляется тем же документом «Совмещение».
Если работа нерегулярная и не требует планового начисления — проще использовать разовое начисление через документ «Разовое начисление».
Если сотрудник работает по другой должности вне своего графика — после основной смены или в выходные, — это совместительство, и в 1С:ЗУП его нужно проводить приёмом на работу по совместительству. Ошибочное оформление совместительства как совмещения приведёт к неверному расчёту среднего заработка, отпускных и отчётности.
Подготовьте вид начисления для доплаты за совмещение
Доплата за совмещение рассчитывается по отдельному виду начисления. В типовой конфигурации он обычно уже есть под названием «Доплата за совмещение должностей» или «Доплата за исполнение обязанностей отсутствующего работника». Если его нет или нужны особые настройки — создайте новый.
Перейдите в раздел «Настройка» → «Начисления» и проверьте параметры вида расчёта:
- назначение начисления — «Повременная оплата труда и надбавки»;
- начисление выполняется — «По отдельному документу», вид документа — «Совмещение»;
- способ расчёта — процентом от оклада сотрудника, от ФОТ совмещаемой должности или фиксированной суммой;
- на вкладке «Налоги, взносы, учет» — облагается НДФЛ и страховыми взносами, входит в базу среднего заработка.
Проверьте также, что начисление участвует в расчёте среднего заработка для отпускных и больничных — иначе суммы доплаты потеряются при расчёте отсутствий, и сотрудник недополучит деньги, а у вас возникнут вопросы при проверке.
Создайте документ «Совмещение»
Основной рабочий инструмент — документ «Совмещение». Он находится в разделе «Кадры» → «Совмещения» (в некоторых релизах — «Зарплата» → «Совмещения» или через журнал «Все кадровые документы»). Если пункта нет в интерфейсе, проверьте настройку «Настройка» → «Реквизиты и дополнительные сведения» / функциональность: должна быть включена опция совмещения должностей.
- 1Откройте «Кадры» → «Совмещения» и нажмите «Создать».
- 2Выберите организацию и сотрудника, которому поручается дополнительная работа.
- 3Укажите дату начала совмещения и, если срок известен, дату окончания.
- 4Выберите совмещаемую должность из штатного расписания или укажите сотрудника, которого подменяют.
- 5Задайте вид начисления и размер доплаты: процент или фиксированная сумма.
- 6Заполните номер и дату приказа, проведите документ и распечатайте приказ при необходимости.
Поле «Совмещаемая должность» выбирается из позиций штатного расписания. Если совмещение связано с отсутствием конкретного работника (отпуск, больничный, увольнение), удобно указать этого сотрудника — тогда программа может рассчитать доплату как процент от его ФОТ, что соответствует распространённой практике «доплата до оклада отсутствующего».
Дата окончания совмещения не обязательна. Если срок заранее не определён, оставьте поле пустым — начисление будет действовать, пока его не отменят отдельным документом. Если срок известен (например, на период отпуска основного работника), укажите дату окончания: доплата прекратится автоматически, и забыть её отменить не получится.
Сформируйте приказ и проверьте кадровые данные
Из документа «Совмещение» доступна печатная форма приказа о совмещении. Она формируется по кнопке «Печать» в форме документа. Проверьте, что в приказ попали корректные данные: ФИО сотрудника, наименование совмещаемой должности, период и размер доплаты.
Документ создаёт запись в кадровых данных сотрудника, но не меняет его основную должность, подразделение и график — это важно понимать. В штатном расписании совмещение не отражается как занятость позиции: позиция остаётся вакантной или занятой отсутствующим работником, в зависимости от ситуации.
Если в организации доплата за совмещение считается «до уровня оклада отсутствующего сотрудника», задайте расчёт процентом от ФОТ этого сотрудника, а не фиксированной суммой. Тогда при индексации оклада подменяемого работника доплата пересчитается автоматически, и не придётся править документы вручную.
Дополнительное соглашение к трудовому договору в программе специальной формой не формируется — его готовят в текстовом редакторе по шаблону организации. В 1С:ЗУП фиксируется только факт совмещения и параметры доплаты, этого достаточно для расчёта и отчётности.
Проверьте расчёт доплаты в зарплате
После проведения документа доплата становится плановым начислением сотрудника. Она автоматически подтянется в документ «Начисление зарплаты и взносов» за период, в который попадает совмещение. Отдельно заполнять её в расчётном документе не нужно.
Если совмещение началось или закончилось в середине месяца, программа рассчитает доплату пропорционально отработанному времени по графику сотрудника. Проверьте это на первом же расчёте: сумма должна соответствовать доле отработанных дней в периоде действия совмещения.
Как проверить результат
В карточке сотрудника по кнопке «Начисления и удержания» видна доплата за совмещение с корректным размером
Доплаты нет или размер нулевой — проверьте вид начисления и даты документа
Доплата за совмещение отображается отдельной строкой за соответствующий период
Строки нет либо сумма за полный месяц при совмещении с середины периода
Суммы доплаты входят в базу расчёта отпускных и больничных
Доплата не попадает в средний — исправьте настройки вида начисления
Удобный способ контроля — отчёт «Расчётный листок» («Зарплата» → «Отчёты по зарплате») по сотруднику за месяц начала совмещения. Там должна быть отдельная строка с видом начисления и суммой доплаты. Если строки нет, сначала проверьте даты документа «Совмещение», затем — настройки самого начисления.
Прекратите совмещение корректно
Если в документе «Совмещение» была указана дата окончания, доплата прекратится сама после этой даты — отдельных действий не требуется. Это самый надёжный сценарий для подмены на время отпуска или больничного.
Если срок не был задан, а совмещение нужно отменить (сотрудник досрочно отказался от дополнительной работы, вышел основной работник, принят новый сотрудник на должность), оформите документ «Прекращение совмещения». Он доступен из журнала «Совмещения» по кнопке «Создать» с выбором вида документа либо создаётся на основании исходного документа совмещения.
В документе прекращения укажите дату, с которой доплата отменяется. С этого момента начисление перестанет попадать в расчёт. Если прекращение оформлено задним числом за уже рассчитанный период, программа сторнирует лишнюю сумму при следующем расчёте — проверьте расчётный листок, чтобы убедиться в корректности сторно.
Типичные ошибки и как их избежать
Большинство проблем с совмещением в 1С:ЗУП возникают не из-за самой программы, а из-за неверного выбора механики или пропущенных настроек. Ниже — ошибки, которые встречаются чаще всего.
Отдельно проверьте ситуацию с несколькими совмещениями одновременно. Программа позволяет провести сотруднику несколько документов «Совмещение» на разные должности с разными периодами — это законно и поддерживается штатно. Но следите, чтобы периоды и размеры доплат соответствовали приказам: в расчётном листке каждая доплата показывается отдельной строкой, и расхождения заметны.
Ограничения и альтернативные способы
Документ «Совмещение» рассчитан на регулярную доплату на определённый период. Для разовых поручений без постоянного характера он избыточен — используйте «Разовое начисление» («Зарплата» → «Разовые начисления»), где сумму задают вручную за конкретный месяц.
Если дополнительная работа оформляется как увеличение объёма работ по той же должности без выделения отдельной позиции, некоторые организации обходятся постоянной надбавкой через документ «Изменение оплаты труда» или «Кадровый перевод». Это допустимо, но смешивает доплату с основным заработком: прекратить её потом сложнее, и в расчётном листке она не выделяется. Для прозрачности учёта документ «Совмещение» предпочтительнее.
Как выбрать действие
Часто задаваемые вопросы
Почему в меню нет документа «Совмещение»?
Скорее всего, отключена соответствующая функциональность. Проверьте настройки программы: «Настройка» → «Расчет зарплаты» или параметры учётной политики — должна быть включена возможность совмещения должностей. Также пункт может отсутствовать из-за ограниченных прав пользователя: проверьте роль доступа к кадровым документам.
Можно ли оформить совмещение сразу на несколько должностей?
Одним документом — нет, в нём указывается одна совмещаемая должность. На каждую дополнительную должность создайте отдельный документ «Совмещение» со своим размером доплаты и периодом. Все доплаты будут начисляться параллельно и отображаться в расчётном листке отдельными строками.
Как доплата за совмещение влияет на отпускные и больничные?
Если вид начисления настроен корректно, доплата входит в базу среднего заработка и увеличивает отпускные и пособия. Проверьте настройку вида начисления на вкладке «Средний заработок» и «Налоги, взносы, учет» — там должны быть отмечены соответствующие признаки.
Сотрудник вышел из отпуска раньше, а совмещение у подменяющего ещё действует. Что делать?
Оформите документ «Прекращение совмещения» с датой фактического окончания подмены. Если зарплата за период ещё не рассчитана, доплата просто обрежется по новую дату. Если период уже закрыт, лишняя сумма будет сторнирована при следующем расчёте.
Нужно ли отражать совмещение в табеле учёта рабочего времени?
Нет. Совмещение выполняется в основное рабочее время, поэтому в табеле сотрудник отмечается обычным образом по своему графику. Отдельные часы или коды для совмещаемой работы не выделяются — это одно из ключевых отличий от совместительства, где время учитывается раздельно по двум договорам.
Можно ли изменить размер доплаты в середине периода совмещения?
Да. Создайте новый документ, изменяющий условия, либо прекратите текущее совмещение и оформите новое с актуальным размером с нужной даты. Прямое редактирование проведённого документа, по которому уже есть расчёты, приведёт к перерасчётам — лучше оформлять изменения отдельными документами.
Что важно запомнить
Совмещение в 1С:ЗУП оформляется документом «Совмещение» с указанием сотрудника, должности, периода и размера доплаты. Доплата становится плановым начислением и попадает в расчёт автоматически. Указывайте дату окончания для временных подмен, прекращайте бессрочное совмещение отдельным документом и не путайте совмещение с внутренним совместительством.