Другое · 10 мин
Как провести сотрудника по ГПХ в 1С:ЗУП
Пошаговая инструкция по оформлению сотрудника по договору ГПХ в 1С:ЗУП 3.1: создание договора, начисление вознаграждения, НДФЛ, взносы и отчётность.
Оформление исполнителя по договору гражданско-правового характера (ГПХ) в 1С:ЗУП 3.1 отличается от приёма штатного сотрудника: не создаётся приказ о приёме на работу, не назначается оклад, а вознаграждение начисляется отдельным документом по факту выполнения работ или оказания услуг. При этом программа автоматически рассчитывает НДФЛ и страховые взносы и включает подрядчика в регламентированную отчётность.
Типовой сценарий выглядит так: сначала заводится физическое лицо и договор ГПХ, затем по мере подписания актов создаются документы «Начисление по договорам (в т.ч. авторским)», после чего выплата и налоги обрабатываются стандартными документами зарплатного контура. Ошибки чаще всего возникают из-за неверно выбранного вида договора, неправильных дат начисления и попыток оформить подрядчика как штатного сотрудника.
Ниже разобран весь цикл — от проверки настроек программы до проверки отчётности, — а также типичные ошибки и способы их исправить.
Проверка настроек программы перед оформлением договора
Перед созданием первого договора ГПХ убедитесь, что в учётной политике организации включена возможность работы с подрядчиками. Откройте «Настройка» → «Реквизиты организации» → «Учётная политика и другие настройки» и проверьте, что используются договоры ГПХ. В свежих релизах 1С:ЗУП 3.1 этот функционал включён по умолчанию, но в старых базах после обновления он мог остаться отключённым.
Также проверьте настройки страховых взносов: «Настройка» → «Организации» → вкладка «Учётная политика» → «Вид тарифа». От тарифа зависит, какие взносы будут рассчитаны с вознаграждения подрядчика. Вознаграждения по ГПХ облагаются взносами на ОПС и ОМС, но не облагаются взносами на социальное страхование по временной нетрудоспособности и взносами на травматизм (если иное не прописано в самом договоре) — программа учитывает это автоматически при корректно выбранном виде договора.
Создание физического лица и договора ГПХ
Если исполнитель ранее не работал в организации, сначала создайте карточку физического лица: «Кадры» → «Физические лица» → «Создать». Заполните ФИО, дату рождения, ИНН, СНИЛС и паспортные данные. ИНН и СНИЛС обязательны — без них отчётность по НДФЛ и взносам не пройдёт форматно-логический контроль.
Далее создайте сам договор. Перейдите в «Кадры» → «Договоры ГПХ» (или «Зарплата» → «Договоры (в т.ч. авторские)» в зависимости от релиза) и нажмите «Создать». Выберите вид договора — для подряда и услуг это «Договор (работы, услуги)». Укажите организацию, физическое лицо, дату договора, период выполнения работ и сумму вознаграждения.
Поле «Подразделение» и «Сотрудник» заполняются по-разному в разных релизах: в части версий программа автоматически создаёт служебную запись сотрудника с видом занятости «По договорам ГПХ». Не создавайте приём на работу вручную — это приведёт к двойному учёту человека и ошибкам в отчётности по среднесписочной численности и персучёту.
- 1Создайте физическое лицо: Кадры → Физические лица → Создать, заполните ИНН и СНИЛС
- 2Откройте Кадры → Договоры ГПХ → Создать
- 3Выберите вид договора «Договор (работы, услуги)»
- 4Укажите физлицо, дату, период работ и сумму вознаграждения
- 5Проверьте подразделение и счёт учёта затрат
- 6Проведите документ и при необходимости распечатайте договор
Начисление вознаграждения по договору
Вознаграждение подрядчику начисляется не документом «Начисление зарплаты и взносов», а отдельным документом «Начисление по договорам (в т.ч. авторским)»: «Зарплата» → «Начисления по договорам (в т.ч. авторским)» → «Создать». Это принципиальный момент: если включить ГПХ-выплату в общее начисление зарплаты, налоги и отчётность могут сформироваться некорректно.
В документе выберите организацию, месяц начисления и дату выплаты, затем подберите договор по кнопке «Подбор» или «Заполнить». Программа подтянет сумму из договора; если акт подписан на часть суммы, отредактируйте её вручную. Дата выплаты важна для НДФЛ: именно на неё определяется дата фактического получения дохода и срок перечисления налога.
Если договоров много и акты подписываются ежемесячно, удобно создавать начисление по каждому акту отдельным документом — так проще сверять расчёты с первичкой и исправлять ошибки сторнированием конкретного документа.
НДФЛ и страховые взносы с выплат по ГПХ
НДФЛ с вознаграждения по ГПХ рассчитывается автоматически в документе начисления по ставке, соответствующей налоговому статусу физического лица. Код дохода для оплаты работ и услуг по ГПХ — 2010; программа подставляет его сама по виду договора, но проверить его стоит, особенно если договор авторский — там применяются другие коды и нормативные вычеты по расходам.
Страховые взносы рассчитываются при проведении документа начисления или в момент расчёта взносов за месяц. Проверить результат можно через отчёт «Анализ взносов в фонды» («Отчёты, справки» → «Анализ взносов в фонды»): выплаты подрядчику должны попасть в базу по пенсионным и медицинским взносам и не попасть в базу по взносам на случай временной нетрудоспособности.
Если исполнитель — самозанятый (плательщик НПД) или ИП, оформлять его в ЗУП как подрядчика с начислением налогов не нужно: организация не является налоговым агентом по таким выплатам. В программе для таких лиц договор либо не заводится вовсе, либо заводится без начислений — выплата проходит через бухгалтерскую программу.
Выплата вознаграждения и перечисление налогов
Выплата оформляется стандартными ведомостями: «Выплаты» → «Ведомости в банк» (или «в кассу»). При создании ведомости выберите способ выплаты «По договорам ГПХ» или убедитесь, что в настройках ведомости подтягиваются долги по договорам — в разных релизах это реализовано через отдельный вид ведомости или настройку заполнения.
После проведения ведомости программа фиксирует удержание НДФЛ и формирует данные для уведомления по ЕНП. Проверьте, что сумма к выплате равна начисленному вознаграждению за минусом НДФЛ, а в регистре взаиморасчётов не осталось долга по договору: отчёт «Задолженность по зарплате» или карточка договора покажут остаток.
Как проверить результат
Договор проведён, сумма и период указаны, вид — «работы, услуги»
Договор не проведён или создан как приём на работу
В документе начисления рассчитан НДФЛ с кодом дохода 2010
НДФЛ нулевой при положительной сумме или неверный код дохода
База есть по ОПС и ОМС, нет по ВНиМ
Сумма попала в базу по взносам на нетрудоспособность
Сумма к выплате = начисление минус НДФЛ, долг закрыт
Остаток задолженности по договору после выплаты
Отражение подрядчика в отчётности
Исполнитель по ГПХ попадает в расчёт по страховым взносам (РСВ) в составе застрахованных лиц с соответствующим признаком, в персонифицированные сведения о физических лицах и в справку о доходах (бывшая 2-НДФЛ) в составе 6-НДФЛ. Формируется всё это штатно при условии, что договор и начисления оформлены описанным выше способом.
Перед сдачей отчётности выполните проверку: в РСВ по подрядчику должны быть заполнены разделы с суммами выплат и взносов, а в персонифицированных сведениях — сумма вознаграждения за соответствующий месяц. Если человек не попал в отчёт, чаще всего причина в том, что начисление не проведено, дата выплаты относится к другому периоду или у физлица не заполнен СНИЛС.
Как выбрать действие
Типичные ошибки при работе с договорами ГПХ
Самая распространённая ошибка — оформление подрядчика через «Приём на работу» с последующим ручным начислением. Это искажает среднесписочную численность, кадровые отчёты и создаёт лишние записи в учёте. Вторая частая проблема — неверная дата выплаты в документе начисления, из-за чего НДФЛ попадает не в тот отчётный период 6-НДФЛ.
Ещё одна группа ошибок связана с редактированием прошлых периодов: если нужно исправить начисление по ГПХ за прошлый месяц, используйте механизм сторнирования или корректирующий документ, а не ручное изменение проведённого документа «задним числом» — иначе регистры налогового учёта разойдутся с отчётностью.
Частые вопросы по оформлению ГПХ в 1С:ЗУП
Нужно ли заводить подрядчика как сотрудника в справочнике «Сотрудники»?
Нет, вручную создавать сотрудника не требуется. При проведении договора ГПХ программа сама формирует служебную запись с видом занятости «По договорам ГПХ» — она нужна для учёта, но не является приёмом на работу и не влияет на штатное расписание.
Как начислить вознаграждение частями, если акт подписывается поэтапно?
Создавайте отдельный документ «Начисление по договорам» на каждый подписанный акт, указывая фактическую сумму этапа. Общая сумма по договору не ограничивает количество начислений, а сверку удобно вести по карточке договора.
Какой код дохода указывается для договора подряда?
Для оплаты работ и услуг по гражданско-правовым договорам применяется код дохода 2010. Программа подставляет его автоматически по виду договора, но при использовании авторских договоров коды отличаются — проверяйте их в табличной части документа начисления.
Почему с выплаты подрядчику не начислились взносы на травматизм?
Это норма: взносы на страхование от несчастных случаев начисляются с выплат по ГПХ только если такое условие прямо включено в договор. Если условие есть, включите соответствующую настройку в карточке договора или организации и пересчитайте взносы.
Как исправить ошибочное начисление по договору ГПХ за прошлый месяц?
Используйте документ «Сторнирование начислений» или создайте корректирующее начисление, не редактируя исходный документ вручную. После исправления пересчитайте взносы и сформируйте уточнённую отчётность за затронутый период.
Попадёт ли подрядчик по ГПХ в отчёт по среднесписочной численности?
Исполнители по договорам ГПХ не включаются в среднесписочную численность штатных работников. Если подрядчик попал в этот показатель, проверьте, не оформлен ли он ошибочно через приём на работу.
Что важно запомнить
Подрядчик оформляется документом «Договор (работы, услуги)» без приёма на работу, вознаграждение начисляется отдельным документом «Начисление по договорам», а НДФЛ и взносы программа считает автоматически. Контролируйте вид договора, дату выплаты, статус исполнителя и закрытие долга после ведомости — тогда отчётность сформируется без ошибок.