Как провести отпуск сотруднику в 1С

Оформление отпуска в 1С:ЗУП сводится к созданию документа «Отпуск», который одновременно решает две задачи: кадровую (фиксация периода отсутствия сотрудника) и расчётную (начисление отпускных и удержание НДФЛ). Ошибка в датах, среднем заработке или дате выплаты приводит к неверным суммам, проблемам с налоговой отчётностью и претензиям со стороны сотрудника, поэтому документ стоит проверять до проведения, а не после.

Инструкция ниже ориентирована на конфигурацию «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 3.1 — именно в ней работает большинство организаций. В «1С:Бухгалтерии» механика похожа, но набор документов урезан. Перед началом убедитесь, что у вас есть права кадровика и расчётчика, а учётная политика по зарплате заполнена.

Подготовка: что проверить до создания документа

Корректность расчёта отпускных зависит от данных, накопленных в программе за расчётный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Если сотрудник работает давно, убедитесь, что в базе отражены все начисления и отсутствия за этот срок: больничные, командировки, отпуска без сохранения, простои. Эти периоды исключаются из расчёта среднего заработка, и их отсутствие в базе исказит сумму.

Для нового сотрудника, отработавшего меньше года, проверьте дату приёма на работу и наличие начислений с неё. Если человек принят в текущем месяце, а отпуск нужно оформить сразу, расчётный период будет нестандартным — программа обработает это автоматически, но сумму стоит перепроверить вручную.

Также сверьте график работы сотрудника и остаток дней отпуска. Остаток можно посмотреть в справочнике сотрудников по ссылке «Отсутствия» или через отчёт «Остатки отпусков» в разделе «Кадры — Отчёты по кадрам». Это поможет не отправить человека в отпуск авансом сверх положенного, если такая практика в организации не приветствуется.

Создание документа «Отпуск»

Основной документ находится в разделе «Кадры — Все кадровые документы» (кнопка «Создать — Отпуск») или в разделе «Зарплата — Отпуска». Оба пути ведут к одному и тому же документу, разницы в результате нет.

1. 1
   Откройте раздел «Зарплата — Отпуска» и нажмите «Создать».
2. 2
   Заполните организацию, дату документа и сотрудника.
3. 3
   Укажите период основного отпуска: даты начала и окончания, количество дней подставится автоматически.
4. 4
   При необходимости добавьте дополнительный отпуск или отпуск за свой счёт на соответствующих вкладках.
5. 5
   Проверьте автоматически рассчитанные суммы на вкладке «Начислено (подробно)».
6. 6
   Проведите документ и распечатайте приказ по форме Т-6 при необходимости.

После выбора сотрудника и периода программа автоматически рассчитывает средний дневной заработок, сумму отпускных и НДФЛ. Если зарплата за прошлые месяцы ещё не начислена (например, отпуск оформляется заранее, до закрытия текущего месяца), программа предложит доначислить её прямо из документа — соглашайтесь, иначе расчёт будет неполным.

Дата документа влияет на месяц отражения в учёте. Проводите отпуск тем месяцем, в котором он начинается, либо раньше — если отпускные выплачиваются заранее, что и требуется по закону. «Перетаскивать» документ в прошлые закрытые периоды не стоит: это ломает уже сданную отчётность.

Виды отпусков и особенности их оформления

В одном документе «Отпуск» можно оформить сразу несколько видов отпуска, если они следуют подряд. Основной ежегодный оплачиваемый указывается на первой вкладке; дополнительные (за вредные условия, ненормированный день, северные надбавки) — на вкладке «Дополнительные отпуска». Программа рассчитает их единой суммой, но в расчётном листке покажет раздельно.

Отпуск без сохранения зарплаты

Отпуск за свой счёт оформляется тем же документом на вкладке «Отпуск без сохранения оплаты» либо отдельным документом «Отпуск без сохранения оплаты». Начислений он не формирует, но исключает дни из табеля и влияет на стаж для основного отпуска. Не путайте его с прогулом: без документа дни отсутствия попадут в табель как неявки по невыясненной причине.

Учебный отпуск

Учебный отпуск оформляется отдельным видом начисления. В документе «Отпуск» выберите соответствующий вид отпуска — расчёт также идёт от среднего заработка, но оплачиваются все календарные дни, включая праздничные. Основание — справка-вызов из учебного заведения, её реквизиты стоит зафиксировать в комментарии документа.

Варианты оформления

Документ «Отпуск»

Подходит для основного, дополнительного, учебного отпуска и отпуска за свой счёт. Единый расчёт среднего заработка и НДФЛ.

Документ «Отсутствие (болезнь, прогул, отпуск)»

Используется, когда нужно только зафиксировать отсутствие без начислений — например, отпуск без сохранения сверх лимита или донорские дни.

Отдельный документ «Отпуск без сохранения оплаты»

Удобен для длительных неоплачиваемых периодов, когда кадровый и расчётный учёт ведут разные специалисты.

Проверка расчёта отпускных

Прежде чем провести документ, откройте вкладку «Начислено (подробно)» и форму печати «Расчёт среднего заработка». В ней видно, какие месяцы вошли в расчётный период, какие суммы учтены и какие дни исключены. Средний дневной заработок для оплачиваемого отпуска считается делением начисленной зарплаты за 12 месяцев на 12 и на 29,3 — среднемесячное число календарных дней.

Типичный признак ошибки — резко заниженная или завышенная сумма относительно оклада сотрудника. Занижение обычно означает, что в расчёт попал неполный месяц с отсутствиями или не прошла индексация; завышение — что в базе дублируются начисления или премия учтена дважды.

Контрольные точки

Как проверить результат

Средний дневной заработок

Норма

Сопоставим с месячным окладом, делённым на 29,3

Тревожный признак

Существенно ниже при полностью отработанном периоде — проверьте начисления и индексацию

Расчётный период

Норма

12 месяцев, предшествующих месяцу отпуска, исключены больничные и прошлые отпуска

Тревожный признак

Период обрезан или в нём месяцы без данных, хотя сотрудник работал

НДФЛ

Норма

Исчислен с полной суммы отпускных с учётом вычетов

Тревожный признак

Налог нулевой без причины или вычеты применены дважды

Проведение, приказ и кадровые данные

После проверки нажмите «Провести». Документ сформирует кадровое движение (период отсутствия в табеле), начисление отпускных, исчисление НДФЛ и страховых взносов. Приказ об отпуске по унифицированной форме Т-6 или по форме организации печатается прямо из документа кнопкой «Печать».

Если в организации включено согласование отсутствий, документ сначала проходит маршрут утверждения, и провести его сможет только пользователь с нужными правами после одобрения. Проверьте, что отпуск отразился в табеле: откройте «Зарплата — Отчёты по зарплате — Табель учёта рабочего времени (Т-13)» за соответствующий месяц — дни отпуска должны быть помечены кодом «ОТ» (или «ОД» для дополнительного).

Если отпуск захватывает два месяца (например, с 28 июля по 10 августа), программа корректно разнесёт начисление по месяцам в отчётах, но вся сумма начислится одним документом. Это нормально: не создавайте два отдельных отпуска — раздвоение документа ломает расчёт среднего заработка и остатки дней.

Выплата отпускных и НДФЛ

Отпускные должны быть выплачены не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. В 1С:ЗУП выплата оформляется документом «Ведомость в банк» (или «Ведомость в кассу», «Ведомость через раздатчика») с видом выплаты «Отпуск». Быстрый путь — кнопка «Выплатить» прямо из документа «Отпуск»: программа создаст ведомость с нужной суммой и датой.

Дата выплаты критична для НДФЛ: налог с отпускных удерживается при выплате, и именно дата ведомости определяет дату получения дохода и срок перечисления налога. Если ведомость провести задним числом или с неверной датой, данные в отчёте 6-НДФЛ исказятся, и исправлять их придётся корректировочными документами.

Типичные ошибки и как их избежать

Отдельная группа ошибок связана с перерасчётами: сотрудник заболел в отпуске, отпуск продлевается или переносится. В этом случае не редактируйте исходный документ, если период уже закрыт, — создайте новый документ «Отпуск» в текущем периоде, программа автоматически сторнирует пересекающиеся дни и доначислит нужные суммы.

Частые вопросы

Можно ли оформить отпуск в 1С:Бухгалтерии, если нет ЗУП?

Да, в «1С:Бухгалтерии 8» есть документ «Отпуск» в разделе «Зарплата и кадры». Он рассчитывает отпускные и НДФЛ, но кадровые возможности ограничены: нет полноценного учёта остатков отпусков и сложных графиков. Для регулярного кадрового учёта в организации с несколькими сотрудниками удобнее ЗУП.

Что делать, если сотрудник уходит в отпуск, а зарплата за прошлый месяц ещё не начислена?

При расчёте документа программа предложит доначислить зарплату за незакрытые месяцы — согласитесь на автоматическое доначисление. Либо сначала проведите документ «Начисление зарплаты и взносов» за расчётный период, а затем создавайте отпуск: так средний заработок будет рассчитан на полных данных.

Как отменить ошибочно проведённый отпуск?

Если выплаты по нему не было, достаточно отменить проведение или пометить документ на удаление. Если отпускные уже выплачены, сначала отмените ведомость, затем документ «Отпуск». В закрытом периоде вместо удаления используйте документ «Сторнирование начислений» — он корректно отразит отмену в текущем месяце без переписывания прошлого.

Почему программа не считает остаток отпуска сотрудника?

Остатки формируются из кадровых документов: приёма на работу и всех отпусков. Если сотрудник работал до начала учёта в программе, введите начальные остатки через документ «Начальная штатная расстановка» или специальный ввод остатков отпусков в карточке сотрудника. Без этих данных отчёт «Остатки отпусков» покажет только дни, заработанные с момента старта учёта в базе.

Нужно ли создавать отдельный документ на компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении?

Нет, компенсация рассчитывается автоматически в документе «Увольнение»: программа сама определит остаток дней и начислит компенсацию от среднего заработка. Документ «Отпуск» для этого не используется.

Как оформить отпуск внешнему совместителю?

Так же, как основному сотруднику: документ «Отпуск» создаётся по строке совместительства в справочнике сотрудников. Расчёт среднего заработка ведётся только по начислениям этого места работы. Если совместитель берёт отпуск одновременно с отпуском по основному месту, это фиксируется обычным документом — отдельного вида отпуска для этого не требуется.