Другое · 9 мин
Как провести договор с самозанятым в 1С:ЗУП
Пошаговая инструкция по оформлению договора ГПХ с самозанятым в 1С:ЗУП: настройка, начисление, чек, отчётность 6-НДФЛ и типичные ошибки.
Работа с самозанятыми (плательщиками налога на профессиональный доход) в 1С:ЗУП отличается от обычного договора ГПХ с физлицом. Главные отличия: организация не удерживает НДФЛ и не платит страховые взносы, а налог самозанятый считает сам через приложение «Мой налог». Задача бухгалтера — корректно завести физлицо, оформить договор, начислить вознаграждение и не попасть в отчётность, где самозанятому не место.
Ошибки на этом участке обходятся дорого: если случайно начислить взносы или включить самозанятого в 6-НДФЛ как обычного подрядчика, придётся сдавать уточнёнки и общаться с налоговой. Поэтому важно настроить программу правильно с первого раза и проверить результат до закрытия периода.
Ниже разобран полный цикл: от проверки статуса исполнителя до отражения выплаты и контроля отчётности. Инструкция ориентирована на актуальные релизы 1С:ЗУП 3.1, где поддержка НПД встроена штатно.
Проверка статуса самозанятого до оформления договора
До того как заводить документы в 1С, убедитесь, что исполнитель действительно зарегистрирован как плательщик НПД и имеет право работать по этому режиму. Статус проверяется по ИНН на сайте ФНС через сервис проверки статуса налогоплательщика НПД — достаточно ввести ИНН и дату, на которую нужна справка.
Также попросите у исполнителя справку о постановке на учёт в качестве самозанятого из приложения «Мой налог». Это стандартная практика: справка подтверждает, что на дату заключения договора режим НПД действует. Если исполнитель снялся с учёта, выплата ему облагается как обычный доход физлица — с НДФЛ и взносами.
Отдельный риск — переквалификация договора ГПХ в трудовой. Если самозанятый работает по графику, подчиняется внутренним правилам, получает регулярные одинаковые выплаты и ранее был сотрудником этой же организации (в течение последних двух лет режим НПД для таких отношений вообще запрещён), налоговая может доначислить взносы и НДФЛ.
Как завести самозанятого в справочниках 1С:ЗУП
Самозанятый заводится как обычное физическое лицо: раздел «Кадры» или «Налоги и взносы» → «Физические лица» → «Создать». Заполните ФИО, ИНН, СНИЛС (если есть), дату рождения. ИНН обязателен — именно по нему вы проверяете статус НПД, и он понадобится для сверки чеков.
Ключевой шаг — проставить признак плательщика НПД. В карточке физического лица есть поле или флажок, указывающий, что лицо применяет налог на профессиональный доход (в разных релизах он называется «Плательщик НПД» или располагается в данных о налоговом статусе). Именно этот признак отключает начисление НДФЛ и взносов по договорам с данным лицом.
Если признака НПД в карточке нет, обновите конфигурацию — поддержка самозанятых появилась в релизах 3.1 несколько лет назад и развивается. На старых релизах приходится использовать обходные пути (договор без обложения), что повышает риск ошибок в отчётности.
Оформление договора ГПХ с самозанятым
Договор создаётся в разделе «Кадры» → «Договоры ГПХ» (или «Все договоры и подрядчики» в зависимости от настроек интерфейса). Создайте документ «Договор (работы, услуги)», выберите заведённое физлицо, укажите период действия договора, сумму и организацию.
Проверьте, что программа подтянула статус НПД из карточки физлица. В документе договора или в его печатной форме не должно быть признаков обложения НДФЛ и взносами. Если в договоре указан код дохода для НДФЛ или вид расчёта страховых взносов — это сигнал, что признак НПД не сработал.
Текст самого договора готовится вне 1С или через печатную форму с доработанным шаблоном. В договоре рекомендуется прямо указать, что исполнитель является плательщиком НПД, обязуется предоставлять чеки из приложения «Мой налог» и уведомлять заказчика об утрате статуса. Это защищает организацию при спорах.
- 1Проверьте статус НПД по ИНН на сайте ФНС и запросите справку из «Мой налог»
- 2Создайте физлицо в справочнике и проставьте признак плательщика НПД
- 3Создайте документ «Договор (работы, услуги)», укажите период и сумму
- 4Убедитесь, что по договору не предусмотрены НДФЛ и взносы
- 5Подпишите договор и сохраните скан в присоединённых файлах документа
Начисление и выплата вознаграждения
Начисление по договору выполняется документом «Начисление по договорам ГПХ» (или через «Разовые начисления» / «Простои, отсутствия» в зависимости от настройки). Выберите договор, укажите сумму и дату начисления. При корректно проставленном признаке НПД программа начислит только сумму вознаграждения — без НДФЛ и без взносов.
Выплата оформляется стандартной ведомостью: «Выплаты» → «Ведомость в банк» (или в кассу). В ведомость подбирается задолженность перед самозанятым. Обратите внимание: сумма к выплате должна совпадать с суммой начисления, поскольку удержаний нет. Если программа показывает разницу — значит, где-то рассчитался НДФЛ, и нужно искать ошибку в настройках.
После выплаты получите от самозанятого чек из приложения «Мой налог». Чек — обязательный документ: без него расходы могут не принять в налоговом учёте, а выплату могут переквалифицировать. Чек можно сохранить как файл и прикрепить к документу начисления или выплаты в 1С.
Как проверить результат начисления
Равна сумме начисления по договору
Меньше начисления на 13% — рассчитался НДФЛ
По физлицу нет записей о взносах
Есть начисленные взносы на ОПС или ОМС
Чек получен, сумма и дата совпадают с выплатой
Чека нет или сумма не совпадает
Отражение в отчётности: что должно и чего не должно быть
Выплаты самозанятым не включаются в 6-НДФЛ, поскольку организация не является налоговым агентом по НПД. Если после заполнения отчёта вы видите самозанятого в разделе 2 или в приложении о доходах — проверьте признак НПД в карточке физлица и перезаполните отчёт.
В расчёт по страховым взносам (РСВ) самозанятый также не попадает: ни в персонифицированные сведения как застрахованное лицо по этому договору, ни в базу по взносам. Исключение — если физлицо одновременно является вашим штатным сотрудником: тогда в отчётность попадают только его трудовые выплаты.
В персонифицированные сведения о физлицах (ежемесячная форма) выплаты по ГПХ самозанятым не включаются. Перед сдачей отчётности полезно сформировать анализ начислений по физлицу и убедиться, что по договору НПД нет ни налога, ни взносов.
Настройки программы и типовые проблемы
Для штатной работы с НПД проверьте настройки учётной политики: в разделе «Настройка» → «Организации» на закладке учётной политики и в настройках налогов и взносов не должно быть особых исключений для договоров ГПХ. Основная логика управляется признаком в карточке физлица.
Если при проведении начисления программа всё равно считает НДФЛ, последовательно проверьте: признак НПД в карточке физлица, дату установки признака (она должна быть не позже даты начисления), актуальность релиза конфигурации. После исправления отмените проведение проблемного документа и создайте начисление заново.
В базах, где с одним физлицом оформлены и трудовой договор, и договор ГПХ как с самозанятым, важно, чтобы договоры были разными документами с корректными признаками. Смешивать выплаты в одном договоре нельзя — это ломает и расчёт, и отчётность.
Удобно хранить чеки самозанятых прямо в 1С: прикрепляйте PDF или скриншот чека к документу начисления через скрепку «Присоединённые файлы». При налоговой проверке вся цепочка «договор — начисление — выплата — чек» будет в одном месте.
Частые вопросы по договорам с самозанятыми в 1С:ЗУП
Нужно ли удерживать НДФЛ с выплаты самозанятому?
Нет. Организация не является налоговым агентом по НПД: налог самозанятый рассчитывает и платит сам через приложение «Мой налог». Если в 1С:ЗУП по договору рассчитался НДФЛ — значит, не проставлен признак плательщика НПД в карточке физлица.
Какой документ подтверждает расходы на оплату самозанятому?
Основной документ — чек, сформированный самозанятым в приложении «Мой налог». Дополнительно оформляются договор и, при необходимости, акт выполненных работ. Без чека расходы рискуют быть не принятыми в налоговом учёте.
Можно ли оформить договор с самозанятым, который раньше был нашим сотрудником?
Только если с момента увольнения прошло не менее двух лет. Выплаты бывшему работнику раньше этого срока не могут облагаться НПД — налоговая переквалифицирует их и доначислит НДФЛ и взносы.
Попадает ли самозанятый в 6-НДФЛ и РСВ?
Нет, по выплатам в рамках НПД он не включается ни в 6-НДФЛ, ни в РСВ, ни в персонифицированные сведения. Если физлицо появилось в этих отчётах по договору ГПХ — проверьте настройки и перезаполните отчёт.
Что делать, если самозанятый утратил статус НПД в середине договора?
Снимите признак плательщика НПД в карточке физлица с даты утраты статуса. Выплаты после этой даты облагайте как обычный доход по договору ГПХ: с удержанием НДФЛ и начислением взносов. Основание — уведомление исполнителя или результат проверки статуса по ИНН.
Нужен ли СНИЛС самозанятого для оформления в 1С?
Для самого договора НПД СНИЛС не критичен, так как самозанятый не попадает в персонифицированную отчётность. Но рекомендуется заполнить все доступные данные физлица — это упрощает идентификацию и исключает дубли в справочнике.
Что важно запомнить
Договор с самозанятым в 1С:ЗУП оформляется как договор ГПХ с обязательным признаком плательщика НПД в карточке физлица. Программа тогда не считает НДФЛ и взносы, выплаты не попадают в 6-НДФЛ и РСВ. Обязательные контрольные точки: действующий статус НПД, чек из «Мой налог» на каждую выплату и отсутствие налогов в расчёте по договору.